CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO – Tài liệu text

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản rất đầy đủ của tài liệu tại đây ( 1.07 MB, 106 trang )

NỘI DUNG

thức của cán bộ và nhân viên cơ quan đối với vấn đề công văn, giấy tờ, đồng

thời dần dần đưa công văn, giấy tờ ở các cơ quan vào nền nếp, làm tăng chất

lượng công tác hành chính của cán bộ nhân viên, góp phần vào việc tăng cường

bộ máy chính quyền các cấp”. Bản Điều lệ bao gồm 5 chương, 31 Điều, tập

trung vào các vấn đề: “Phân loại các công văn”; “Giải quyết công văn”; “Chế độ

trao đổi công văn giữa các cơ quan trung ương và địa phương”. Về lưu trữ công

văn tài liệu được qui định tại Điều 24, 25: “Tại mỗi cơ quan phải có một bộ

phận lưu trữ công văn có nhiệm vụ sắp xếp các tài liệu đưa vào lưu trữ để tiện

việc tham khảo khi cần đến, giữ gìn tài liệu được toàn vẹn, không bị ẩm, mốc,

cháy hoặc thất lạc. Bảo đảm giữ gìn các bí mật quốc gia. Những hồ sơ về công

việc vặt, sau 5 năm có thể huỷ bỏ, việc này phải rất thận trọng …”. [43; 5]

Tuy nhiên ở bản Điều lệ này, vấn đề lập hồ sơ hiện hành chưa được đề

cập một cách trực tiếp. Sau khi Cục Lưu trữ Phủ Thủ Tướng được thành lập

(04/9/1962), với nhiệm vụ giúp Phủ Thủ Tướng quản lý tập trung thống nhất

việc lưu trữ hồ sơ của Nhà nước, Cục Lưu trữ đã tham mưu cho Chính phủ ban

hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lƣu trữ kèm theo Nghị

định số 142-CP ngày 28 tháng 9 năm 1963. Điều 21, 22 và 23 của Điều lệ đã đề

cập khá đầy đủ về trách nhiệm lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của

các công chức, viên chức làm công văn giấy tờ và cả những viên chức làm việc

“có liên quan đến công văn giấy tờ”. Cụ thể như sau:

“Điều 21: Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ,

nhân viên làm các công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc

liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm.

Điều 22: Khi lập hồ sơ phải sắp xếp các văn bản ở trong hồ sơ theo thứ tự

ngày tháng và chú ý làm sáng tỏ mối liên hệ giữa các văn bản với nhau; làm cho

mỗi hồ sơ phản ảnh rõ ràng và có hệ thống hoạt động của cơ quan đối với việc

nói ở trong hồ sơ.

36

Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005

NỘI DUNG

Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị để

tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ…

Điều 23: Cuối mỗi năm, cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ

và cán bộ, nhân viên làm các công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm

công việc liên quan đến công văn, giấy tờ, phải kiểm điểm lại các hồ sơ, tài liệu

mình đang giữ, đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan hồ sơ, tài

liệu các việc đã xong và danh sách những hồ sơ, tài liệu đang giữ lại để theo dõi

nghiên cứu tiếp.” [40; 5 ]

Tiếp theo, ngày 22 tháng 3 năm 1969 Phủ Thủ tướng đã ban hành Thông

tư số 10- BT về đẩy mạnh việc thực hiện Điều lệ về công tác công văn giấy tờ

và công tác lưu trữ ở các cơ quan Trung ương và địa phương. Trong Thông tư

này Phủ Thủ tướng đã thẳng thắn chỉ ra những thiếu sót trong việc tổ chức thi

hành bản Điều lệ ban hành kèm theo Nghị định số 142/ CP trong đó có công tác

lập hồ sơ hiện hành:

“… Việc quản lý công văn giấy tờ trong cơ quan, công tác lập hồ sơ và

nộp lưu hồ sơ chưa được chú ý đầy đủ. Nhiều khâu của bản Điều lệ chưa được

thực hiện; việc bảo mật chưa được chú ý đúng mức. Nhiều cán bộ làm công tác

công văn giấy tờ nhưng không chịu tự sắp xếp hồ sơ những công việc của mình

làm, không nộp lưu đúng kỳ hạn và thủ tục. Do đó, công văn giầy tờ bề bộn, lộn

xộn, sinh ra nhầm lẫn không giúp cho lãnh đạo quản lý được tất cả công việc và

ảnh hưởng đến việc giải quyết công việc, thậm chí để thất lạc, mất mát cả những

tài liệu mật.

– Công tác lưu trữ còn nhiều khâu chưa làm được hoặc làm chưa tốt.

Nhiều tài liệu cần lưu giữ thì không có, trong khi đó, tài liệu nộp lưu không đáng

giữ cũng còn nhiều, làm cho hồ sơ lưu trữ bị lẫn lộn, bề bộn. Khối lượng hồ sơ

tài liệu tồn tích lại ở các cơ quan, các kho, chưa thống kê, chưa chỉnh lý còn rất

37

Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005

NỘI DUNG

nhiều, do đó việc khai thác hồ sơ lưu trữ để phục vụ cho lãnh đạo, phục vụ cho

mọi mặt công tác nghiên cứu và tổng kết kinh nghiệm còn hết sức hạn chế.”

Sau khi nêu ra nguyên nhân của những thiếu sót nói trên, Thông tư đã chỉ

rõ những công việc cần tiến hành trong đó có công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan. Thông tư viết: “ Phải kiên quyết thực hiện Điều 21 của

bản Điều lệ. Cán bộ, nhân viên làm công tác liên quan đến văn bản, giấy tờ phải

nghiêm túc thực hiện chế độ lập hồ sơ và thực hiện chế độ nộp lưu đúng kỳ hạn,

đúng thủ tục.” [ 75; 2 ]

Ngày 29 tháng 7 năm 1974 Phủ Thủ tướng lại ban hành thông tư số 120/BT

Về việc chấn chỉnh và kiện toàn công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu

trữ ở các cơ quan Trung ương và địa phương. Văn bản này đã yêu cầu tỷ mỷ,

cụ thể về việc cán bộ các cơ quan phải lập hồ sơ công việc. Đồng thời, trách

nhiệm của từng cá nhân các vị trí lãnh đạo trong các cơ quan đối với công tác

lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cũng được quy định rõ ràng, cụ

thể. Trong Thông tư, một lần nữa Phủ Thủ tướng yêu cầu:

“…Phải phấn đấu nhanh chóng làm cho công văn giấy tờ gọn nhẹ, chính

xác, có chất lượng, đúng thể thức, đúng pháp chế, tiến tới tiêu chuẩn hoá mẫu

mực một số văn kiện … Trước mắt, một mặt phải tinh giản những giấy tờ không

cần thiết, nhưng mặt khác phải tổ chức cho bằng được những giấy tờ cần thiết.

Tổ chức quản lý chặt chẽ công văn, giấy tờ từ khâu văn thư (khởi thảo, đánh

máy, đi, đến) quản lý và theo dõi công văn trong quá trình giải quyết cho đến lúc

lập hồ sơ và chọn hồ sơ nộp lưu.

Cán bộ văn thư, bằng các sổ sách của mình, phải giúp cho Thủ trưởng cơ

quan làm tốt việc quản lý và theo dõi đó. Phải đặc biệt chú ý đến hồ sơ, tài liệu

“mật” và có chế độ quản lý, kiểm tra chặt chẽ.

Công tác lập hồ sơ trong một cơ quan là rất cần thiết và việc lập hồ sơ

công việc là một việc mà mỗi cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ

38

Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005

NỘI DUNG

(hay có liên quan đến công văn giấy tờ) nhất thiết phải làm. Thủ trưởng, cán bộ

phụ trách cần kiểm tra đôn đốc việc thực hiện…

Khi sự việc giải quyết xong, hồ sơ đã hoàn thành thì nộp lưu theo hướng

dẫn của Phòng lưu trữ cơ quan, không để tản mạn và giữ lâu ở cán bộ và đơn vị

thừa hành.” [ 76; 3 ]

Để cụ thể hóa việc thực hiện những văn bản có tính pháp lý cao nêu trên,

Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã ban hành một số văn bản hướng dẫn mang tính

chuyên môn sâu như: Công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975 ban hành

Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu, mục đích là nhằm giúp cơ quan

nhà nước các ngành, các cấp có tài liệu làm căn cứ xây dựng Bảng thời hạn bảo

quản tài liệu văn kiện của cơ quan để làm căn cứ cho công tác xác định giá trị

tài liệu. Đồng thời, bảng thời hạn bảo quản này cũng là căn cứ quan trọng giúp

cho việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành đảm bảo chất

lƣợng tại các cơ quan.

Ngày 12 tháng 10 năm 1977, Cục đã ra công văn số 261/NV ban hành

“Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan”. Văn bản hướng

dẫn nghiệp vụ này đã hướng dẫn khá tỷ mỷ quy trình lập hồ sơ hiện hành theo

Danh mục hồ sơ khi giải quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức

viên chức trong các cơ quan Nhà nước. Cũng trong văn bản này còn quy định về

thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, về việc lập Mục lục hồ sơ nộp lưu.

Có thể nói rằng, so với các văn bản ban hành trước đó, công văn số 216/ NV của

Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng là văn bản hướng dẫn tỷ mỷ nhất về lập hồ sơ hiện

hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Tiếp theo, Cục Lưu trữ Phủ Thủ

tướng đã ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thu thập tài liệu lưu trữ

như: Bản hướng dẫn về việc thu nộp và quản lý hồ sơ tài liệu ở các tỉnh hợp

nhất và các khu giải thể ban hành kèm theo công văn số 335-NV ngày 19 tháng

11 năm 1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng. Các văn bản hướng dẫn nói trên

đã có tác dụng thiết thực giúp các cơ quan hành chính thời kỳ này có cơ sở

39

Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005

NỘI DUNG

nghiệp vụ quan trọng để chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành,

nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, giúp cho việc quản lý văn bản, lưu giữ hồ sơ

hiện hành ở các cơ quan, công sở được tốt, không để mất mát, thất lạc; giúp

chuyển giao tài liệu vào lưu trữ Quốc gia sau này được thuận lợi.

Vấn đề lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cũng đã được quy

định cụ thể tại Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia ban hành ngày 11

tháng 12 năm 1982. Điều 8 của Pháp lệnh quy định: “Các cơ quan nhà nước, tổ

chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, trong quá trình hoạt động phải tổ chức

lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ trong cơ quan, đơn vị; đến thời hạn nộp lưu thì phải

nộp vào các cơ quan lưu trữ Nhà nước theo quy định của Hội đồng bộ trưởng.”

[53; 2 ]

Tại Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Ủy ban Thường vụ Quốc hội nước

CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001 thay thế Pháp lệnh

Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982, vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào

lưu trữ được quy định ở Điều 11 của Chương II: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân

trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thƣ phải

lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn. Tài liệu văn thƣ có giá trị lƣu trữ của cơ

quan, tổ chức phải đƣợc giao nộp vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan tổ chức

đó theo thời hạn quy định tại khoản 1 Điều 14 của Pháp lệnh này.” [ 54; 3 ]

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công

tác Văn thư đã dành hẳn Mục 3 của Chương III để quy định và hướng dẫn cụ thể

về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ

chức. Cụ thể như sau:

“Điều 21. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được

lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:

a) Mở hồ sơ;

40

Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005

NỘI DUNG

b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,

giải quyết công việc vào hồ sơ;

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị

hoặc của cơ quan, tổ chức;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ

với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết

công việc;

c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương

đối đồng đều.

Điều 22. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức

a) Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ

sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời

hạn được quy định tại khoản 2 Điều này.

b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã

đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ

chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.

c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay

chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người

kế nhiệm.

2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:

a) Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;

41

Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005

NỘI DUNG

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau

một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và

tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

3. Thủ tục giao nộp

Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và

hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và

lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.

Điều 23. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào

lưu trữ hiện hành

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập

hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ

chức thuộc phạm vi quản lý của mình.

2. Chánh văn phòng, trưởng phòng Hành chính, người được giao trách

nhiệm có nhiệm vụ:

a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo,

kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện

hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới;

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình.

3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước

người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ,

tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ

sơ về công việc đó.

42

Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005

NỘI DUNG

Điều 24. Nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào

lưu trữ hiện hành được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước.[ 42; 10 – 11 ]

Có thể thấy Nghị định đã cụ thể hóa được quy định của Pháp lệnh lưu trữ

quốc gia 2001 về trách nhiệm lập hồ sơ công việc và trách nhiệm nộp lưu hồ sơ

vào lưu trữ cơ quan. Đây cũng chính là vấn đề tồn tại trong công tác văn thư bấy

lâu nay.

Để thực hiện những quy định nói trên, một số bộ như Bộ Công nghiệp, Bộ

Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Bộ Quốc phòng… đã ban hành các văn bản

quy định và hướng dẫn cụ thể về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ

vào lưu trữ cơ quan của bộ mình. Nói chung, vấn đề này lồng trong các văn bản

quy định chung về công tác văn thư. Ví dụ: Quy chế tiệp nhận, xử lý, ban hành

và lưu trữ văn bản của Bộ Công nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số

06/QĐ – BCN ngày 03/3/2003. Ở bản Quy chế này đã dành 05 Điều để quy định

về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ. Hoặc như Quy chế của Bộ Kế hoạch

và Đầu tư được ban hành bởi Quyết định số 456/QĐ – BKH ngày 12/5/2004

cũng đã có tới 05 Điều quy định về vấn đề này.

Điều đáng quan tâm là cho tới nay, vẫn còn rất nhiều bộ không ban hành

các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào

lưu trữ cơ quan. Đặc biệt, đối với việc lập danh mục hồ sơ hầu như không được

các bộ quan tâm và thể chế hoá bằng văn bản ngoại trừ Bộ Công nghiệp, Bộ

Quốc phòng và Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Cũng có bộ, tuy có ban hành văn bản

quy định hướng dẫn về công tác văn thư nhưng nội dung văn bản lại không đề

cập tới công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Chẳng

hạn như Quy định tiếp nhận và xử lý thông tin văn bản đến … của Bộ Nông

nghiệp và Phát triển Nông thôn được ban hành kèm theo Quyết định số

82/2000/QĐ-BNN-VP ngày 08/8/2000.

43

Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005

NỘI DUNG

Các văn bản quy định của Nhà nước về trách nhiệm lập hồ sơ công việc

và trách nhiệm nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có thể coi là khá đủ, tuy nhiên

điều đáng tiếc là vấn đề triển khai thực hiện của phần lớn các cơ quan bộ có thể

nói là chưa tốt. Trừ những bộ mà chúng tôi vừa nêu trên, nhiều bộ kể từ năm

2004 đến nay vẫn chưa ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo công tác văn

thư theo tinh thần của Nghị định số 110/ NĐ – CP.

2.2. Tình hình lập hồ sơ hiện hành tại các bộ hiện nay.

2.2.1. Lập Danh mục hồ sơ.

Theo quy trình nghiệp vụ về lập hồ sơ hiện hành thì tất cả các cơ quan

đều phải lập danh mục hồ sơ cho năm sau vào tháng cuối năm của năm trước.

Thế nhưng thực tế tại nhiều bộ hiện nay có không ít cán bộ chuyên môn nhầm

Danh mục hồ sơ với Mục lục hồ sơ. Mục lục hồ sơ là bản thống kê các hồ sơ đã

lập được ở bộ phận văn thư hoặc ở các phòng, kho lưu trữ khi chỉnh lý hoặc bàn

giao tài liệu. Mục lục hồ sơ thường được coi là một trong những công cụ tra cứu

của các phòng, kho lưu trữ. Do đó, nó phản ánh đầy đủ, chính xác các hồ sơ đã

có trong thực tế của cơ quan, tổ chức. Còn Danh mục hồ sơ như phần trên chúng

tôi đã đề cập thì đó là bản dự kiến danh sách các hồ sơ mà các cán bộ, công chức

sẽ lập trong năm, được lập ra trước khi hồ sơ hình thành. Do đó, nó có thể ít

nhiều sai lệch với số hồ sơ sẽ lập trong thực tế. Tác dụng chủ yếu của bản danh

mục hồ sơ này là hướng dẫn các cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công

việc mình phụ trách. Việc lập danh mục hồ sơ là do Văn phòng của cơ quan phụ

trách, có phối hợp với các đơn vị chuyên môn khác trong cơ quan. Danh mục hồ

sơ mỗi năm lập một lần và phải hoàn thành vào cuối năm trước để tiện sử dụng.

Qua thực tế khảo sát ở các bộ, chúng tôi phát hiện ra là hầu hết các bộ hàng năm

không thường xuyên lập danh mục hồ sơ. Tại Bộ Văn hoá – Thông tin đến tháng

6/2005 không có ai biết gì về Danh mục hồ sơ, ngay cả các cán bộ văn thư lưu

trữ cũng rất lúng túng khi chúng tôi hỏi về bản Danh mục hồ sơ của Bộ. Các chị

44

Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005

NỘI DUNG

thú thực là : “ Làm công chức lưu trữ tại bộ đã 14 năm nhưng chưa hề nhìn thấy

bản Danh mục hồ sơ.” Có bộ như Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn vẫn

đang dùng Bản danh mục hồ sơ ban hành từ năm 1980. Tại Bộ Lao động

Thương binh và Xã hội hiện có 3 cán bộ Văn thư, 3 cán bộ Lưu trữ nhưng khi

chúng tôi hỏi về Danh mục hồ sơ thì cả 06 người đều khẳng định: “Không hề có

danh mục hồ sơ từ nhiều năm nay”. Bộ Y tế thì: “Danh mục hồ sơ đã ban hành

từ trước năm 1994! Nhưng năm nào thì… không ai nhớ!”.

2.2.2. Lập hồ sơ.

Qua thực tế nghiên cứu chúng tôi thấy bức tranh chung toàn cảnh về lập

hồ sơ hiện hành của các bộ như sau:

1) Hầu hết cán bộ, công chức, viên chức của các bộ chƣa thực hiện

việc lập hồ sơ hiện hành theo quy định của Nhà nƣớc.

Hầu hết các tài liệu hành chính ở các thời kỳ tại các bộ đều chưa được lập

hồ sơ, khi giao nộp vào phòng, kho lưu trữ cơ quan bộ trong những năm qua đa

phần là dạng cặp, gói. Có thể nói rằng tình hình công tác lập hồ sơ hiện hành từ

năm 1977 – năm mà Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành Văn bản số 216/NV

đến nay hầu như không có chuyển biến đáng kể. Đa số các cán bộ, công chức,

viên chức các bộ khi giải quyết công việc đều chỉ đặt các văn bản vào cặp ba

dây hoặc vào một tờ bìa hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc. Bên ngoài bìa

hoặc cặp chỉ ghi chung chung nội dung công viêc. Các văn bản, tài liệu trùng

thừa, hết giá trị vẫn để nguyên trong cặp hoặc bìa. Chỉ có rất ít cán bộ ở các vụ

chức năng của các bộ loại bỏ giấy mời, giấy giới thiệu ra khỏi các tập tài liệu

trong bìa hoặc trong các cặp ba dây.

Trong số các vụ tại các bộ mà chúng tôi đã khảo sát vụ nào cũng có các

cặp tài liệu để trên nóc tủ, dưới sàn nhà. Trong các cặp đó rất nhiều tài liệu tham

khảo, công văn gửi để biết lẫn lộn trong các tài liệu, văn bản quan trọng. Có rất

nhiều cặp tài liệu mà trong một cặp chứa hàng chục vấn đề, sự việc khác nhau.

45

Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005

NỘI DUNG

Thậm chí, ngay trong một tờ bìa hồ sơ cũng có bìa chứa tới ba, bốn vấn đề. Cá

biệt, có một số cán bộ cấp bộ, cấp vụ ở một số bộ còn không hiểu thế nào là hồ

sơ công việc; không phân biệt được hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự và hồ sơ

nguyên tắc. Có thể nói rằng: Trong số các bộ mà chúng tôi đã khảo sát, Bộ Lao

động Thương binh và Xã hội là Bộ có công tác lập hồ sơ hiện hành kém nhất.

Điều này có nguyên nhân sâu xa về nhận thức và chỉ đạo: Khi Văn phòng Bộ

Lao động- Thương binh và Xã hội tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn

thư – lưu trữ cho các cán bộ, nhân viên trong Bộ, có một vị Vụ trưởng còn nói:

“Công tác văn thƣ lƣu trữ là của các cán bộ, nhân viên văn thƣ lƣu trữ, việc

gì phải cử các cán bộ chuyên môn các vụ đi tập huấn làm gì?”. Sau đó, vị Vụ

trưởng này đã không cử cán bộ đi dự tập huấn. Trong đợt khảo sát của chúng tôi,

tình cờ chúng tôi đã gặp đúng dịp các cán bộ Lưu trữ của Bộ Lao động – Thương

binh và Xã hội thu tài liệu ở lãnh đạo bộ về, có một vị Thứ trưởng đã giao nộp

cho Lưu trữ 4 thùng Carton đựng 48 cặp tài liệu. Chúng tôi đã xin phép được

xem các cặp tài liệu này. Hầu hết là các văn bản, tài liệu rời lẻ, ít quan trọng

được xếp vào các cặp theo thời gian. Trong các cặp còn có nhiều Bản tin tham

khảo nội bộ, thư mời, thư cảm ơn… Không hề có một hồ sơ nào đƣợc lập. Vì

vậy, việc nhiều cán bộ, chuyên viên Bộ này không lập hồ sơ cũng là điều có thể

hiểu được.

Ở một số bộ tình trạng các cán bộ, công chức, viên chức không lập hồ sơ

hiện hành đã trở nên nặng nề và phổ biến hơn so với năm năm trước. Do đó, tài

liệu không được lập hồ sơ tồn đọng tích đống ở các cơ quan cấp bộ ngày càng

nhiều hơn.

Mặc dù những năm gần đây Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã có cố

gắng nhất định trong việc tuyên truyền về Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia nhưng tại

hầu khắp các cơ quan bộ công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu

trữ cơ quan vẫn chưa có nhiều tiến bộ. Chẳng hạn, ngay ở Bộ Nội vụ – cơ quan

trực tiếp giúp Chính phủ quản lý Nhà nước về công tác Văn thư Lưu trữ nhưng

46

Luận văn Thạc sỹ Nguyễn Xuân Trung Tháng 10/2005