Tạo ấn tượng với đối tác qua email

Thực ra yếu tố không hề phức tạp như những bạn vẫn nghĩ. Một bức thư thương mại quốc tế hiệu suất cao thường sử dụng những câu đơn thuần, ngắn gọn cùng ngôn từ dễ hiểu. Bức thư càng dễ hiểu thì hiệu suất cao nó đem lại càng cao. Khó khăn lớn nhất chỉ là diễn đạt sao cho bức thư mạch lạc, những câu link ngặt nghèo với nhau theo một logic hài hòa và hợp lý .

 
1. Cách xưng hôBài hướng dẫn dưới đây sẽ giúp những bạn tự tin về ngu phap tieng Anh hơn trong thanh toán giao dịch bằng email và tạo những ấn tượng tốt trong lần đàm phán tiên phong .

Trước hết, bảo vệ rằng bạn viết đúng chuẩn tên của người nhận. Bạn cũng nên xác nhận giới tính và chức vụ đúng mực của người đó. Người Anh thường dùng Ms. cho phái đẹp và Mr. cho phái mạnh. Chỉ sử dụng Mrs. khi bạn trọn vẹn chắc như đinh rằng người phụ nữ ấy đã kết hôn .

Người bản xứ thường chỉ dùng tên không đầy đủ trong những trường hợp thân mật hoặc sau khi đã trao đổi, qua lại trong một thời gian khá dài. Khi không biết tên của người nhận và không thể tìm được thông tin này bạn có thể viết “To Whom It May Concern” (tới những ai có liên quan). Trong văn viết của người Mỹ, sau lời đầu thư bạn sẽ cần thêm dấu phẩy. Ví dụ: Dear Ms Mackenzie, …
 
2. Đoạn đầu tiên

Đối với hầu hết những loại thư tín thương mại, câu tiên phong thường là lời hỏi thăm biểu lộ sự chăm sóc của bạn so với người đọc. Ví dụ :

– I hope you are enjoying a fine summer. ( Tôi hy vọng ngài đang có một mùa hè mê hoặc ) .

– Thank you for your kind letter of January 5 th. ( Cảm ơn ngài vì bức thư ngày 5/1 ) .

– I came across an ad for your company in The Star today. ( Tôi vô tình nhìn thấy quảng cáo của công ty anh trên tờ The Star ngày thời điểm ngày hôm nay ) .

– It was a pleasure meeting you at the conference this month. ( Rất hân hạnh vì đã được gặp ngài tại buổi hội thảo chiến lược vừa mới qua ) .

– I appreciate your patience in waiting for a response. ( Tôi nhìn nhận cao sự kiên trì chờ đón hồi âm của ngài ) .

– Sau lời hỏi thăm đầu thư ngắn gọn, hãy nêu những điểm chính của bức thư trong một hoặc hai câu. Ví dụ :

–   I’m writing to enquire about… (Tôi viết thư để yêu cầu….)

– I’m interested in the job opening posted on your company website. ( Tôi rất chăm sóc đến vị trí tuyển dụng mà công ty ngài đã đăng trên website của công ty ) .

– We’d like to invite you to a members only luncheon on April 5 th. ( Chúng tôi rất mong ngài xuất hiện trong bữa ăn trưa với những thành viên khác vào ngày 5/4 ) .

3. Những đoạn tiếp theo

Sử dụng vài đoạn văn ngắn gọn để nêu những cụ thể đơn cử hơn của yếu tố bạn đang muốn đề cập. Nếu một đoạn văn đã diễn đạt đủ ý của bạn, đừng cố viết thêm để làm bức thư trông dài hơn. Nếu bạn muốn đề cập đến những yếu tố tế nhị như khước từ một lời ý kiến đề nghị hay thông tin cho một nhân viên cấp dưới anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều này ở những đoạn văn tiếp theo thay vì khởi đầu thư. Dưới đây là một vài cách thông tin những tin tức không mấy thoải mái và dễ chịu thuộc loại này :

– We regret to inform you … ( Chúng tôi rất tiếc phải thông tin với ông / bà rằng … )

– It is with great sadness that we … ( Vô cùng thương tiếc báo tin … )

– After careful consideration we have decided … ( Sau khi đã xem xét xem xét, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định hành động … )

4. Đoạn kết

Đoạn kết trong bức thư của bạn cần có những nhu yếu, ghi chú về những tài liệu gửi kèm theo ( nếu có ). Nếu thiết yếu, hãy thêm cả địa chỉ liên lạc của bạn trong đoạn văn cuối thư. Dưới đây là 1 số ít cách diễn đạt thông dụng để viết đoạn kết một bức thư thương mại :

– I look forward to … ( Tôi rất trông đợi … )

– Please respond at your earliest convenience. ( Xin hãy hồi âm ngay khi những ngài hoàn toàn có thể ) .

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Doanh Nghiệp