Lưu trữ tài liệu kế toán | Thời hạn & Thủ tục tiêu hủy

THỜI HẠN LƯU TRỮ TÀI LIỆU, CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH KẾ TOÁN, BÁO CÁO TÀI CHÍNH

( Last Updated On : Tháng Năm 11, 2021 )

Dưới đây là chế độ lưu trữ tài liệu kế toán áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế và các hộ kinh doanh cá thể; các đơn vị hành chính sự nghiệp, đơn vị vũ trang, các tổ chức chính trị, chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp có sử dụng vốn, kinh phí của Nhà nước, của tập thể.

CÁC QUI TẮC CHUNG VỀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN

Thứ nhất, tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định của Chế độ này là bản chính các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy, có giá trị pháp lý về kế toán, bao gồm:

1. Chứng từ kế toán, gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ;

2. Sổ kế toán, gồm: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;

3. Báo cáo Tài chính, gồm: Báo cáo Tài chính tháng, báo cáo Tài chính quý, báo cáo Tài chính năm;

4. Tài liệu khác liên quan đến kế toán, là các tài liệu ngoài các tài liệu nói trên, được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán; các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế (như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng liên doanh…) các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ, lợi tức (như quyết định bổ sung vốn từ lợi tức, phân phối các quỹ từ lợi tức…); các tài liệu liên quan đến thu, chi ngân sách, sử dụng vốn, kinh phí (như quyết toán sử dụng kinh phí, quyết toán quỹ ngân sách Nhà nước, quyết toán vốn đầu tư…); các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước (như quyết định miễn, giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế, quyết toán thuế hàng năm…); các tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản (như các biều mẫu kiểm kê, biên bản định giá…); các tài liệu liên quan đến kiểm tra, kiểm toán, thanh tra (như kết luận thanh tra, kiểm tra, báo cáo kiểm toán…); tài liệu về chương trình kế toán trên máy vi tính, tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán.

Thứ hai, các tài liệu kế toán nếu được ghi chép trên máy, trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy và phải có đủ các yếu tố pháp lý theo quy định của Nhà nước về tài liệu kế toán (như mẫu biểu, mã số, chữ ký, con dấu).

Thứ ba, Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ (hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính…). Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, bảo đảm hợp lý, để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.

Thứ tư, Lưu trữ tài liệu kế toán phải theo quy định sau:

1. Việc tàng trữ của niên độ kế toán đã kết thúc và không còn sử dụng để ghi sổ kế toán trong niên độ kế toán tiếp theo, đưa vào tàng trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán ;
2. Tài liệu kế toán về báo cáo giải trình quyết toán vốn góp vốn đầu tư dự án Bất Động Sản hoàn thành xong, phải đưa vào tàng trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày báo cáo giải trình quyết toán vốn góp vốn đầu tư dự án Bất Động Sản hoàn thành xong được duyệt ;
3. Việc tàng trữ tương quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, quy đổi hình thức chiếm hữu, đưa vào tàng trữ chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc mỗi việc làm nói trên .

Thứ 5, nơi lưu trữ tài liệu kế toán quy định như sau:

7. việc tàng trữ của đơn vị chức năng nào được tàng trữ tại kho tàng trữ của đơn vị chức năng đó .
8. Tài liệu kế toán của công ty liên kết kinh doanh, công ty 100 % vốn góp vốn đầu tư quốc tế trong thời hạn hoạt động giải trí tại Nước Ta theo giấy phép góp vốn đầu tư được cấp, phải được tàng trữ tại công ty trong chủ quyền lãnh thổ nước CHXHCN Nước Ta .
9. Tài liệu kế toán của đơn vị chức năng giải thể, phá sản ( kể cả công ty liên kết kinh doanh, công ty 100 % vốn quốc tế ), gồm có tài liệu kế toán của những niên độ kế toán và tài liệu kế toán tương quan đến sự kiện giải thể, phá sản được tàng trữ tại cơ quan quyết định hành động xây dựng ( cấp giấp phép ) hoặc cơ quan cấp giấy ĐK kinh doanh thương mại hoặc tàng trữ tại nơi theo quyết định hành động của cấp quyết định hành động giải thể, phá sản .
10. Tài liệu kế toán của đơn vị chức năng cổ phần hoá, quy đổi hình thức chiếm hữu, gồm có tài liệu kế toán của những niên độ kế toán và tài liệu kế toán tương quan đến cổ phần hoá, quy đổi hình thức chiếm hữu phải được tàng trữ tại đơn vị chức năng của chủ sở hữu mới hoặc tàng trữ tại nơi theo quyết định hành động của cấp quyết định hành động cổ phần hoá, quy đổi hình thức chiếm hữu .
11. Tài liệu kế toán của những niên độ kế toán đã hết thúc của những đơn vị chức năng được chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị chức năng mới : Nếu tài liệu kế toán phân loại được thì tàng trữ tại đơn vị chức năng mới ; Nếu tài liệu kế toán không phân loại được thì tàng trữ tại nơi theo quyết định hành động của cấp quyết định hành động chia, tách đơn vị chức năng. Tài liệu kế toán tương quan đến chia, tách thì tàng trữ tại đơn vị chức năng mới chia, tách .
12. Tài liệu kế toán của những niên độ kế toán đã kết thúc và tài liệu kế toán tương quan đến sát nhập của những đơn vị chức năng bị sát nhập, tàng trữ tại đơn vị chức năng nhận sát nhập. Trường hợp tại đơn vị chức năng không tổ chức triển khai bộ phận hoặc kho tàng trữ thì hoàn toàn có thể thuê tàng trữ tài liệu kế toán tại những tổ chức triển khai tàng trữ trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa những bên. Hợp đồng phải ghi đơn cử nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên so với tài liệu kế toán thuê tàng trữ, ngân sách thuê và phương pháp giao dịch thanh toán ngân sách thuê .
13. Tài liệu kế toán tàng trữ phải được dữ gìn và bảo vệ trong kho tàng trữ của đơn vị chức năng. Kho tàng trữ phải có đủ trang bị, thiết bị dữ gìn và bảo vệ và những điều kiện kèm theo bảo vệ sự an toàn tài liệu kế toán tàng trữ, như : giá, tủ, phương tiện đi lại phòng chống hoả hoạn ; chống ẩm, mốc ; chống lũ lụt, mối xông, chuột cắn .. Người đứng đầu đơn vị chức năng phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước pháp lý về sự bảo đảm an toàn, rất đầy đủ và hợp pháp những tài liệu kế toán của đơn vị chức năng đang tàng trữ .
14. Người được giao trách nhiệm quản trị, dữ gìn và bảo vệ tài liệu kế toán tàng trữ phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị chức năng, trước pháp lý về sự mất mát, hư hỏng hoặc sự cố khác so với tài liệu kế toán đang tàng trữ do chủ quan mình gây ra .
15. Người quản trị và dữ gìn và bảo vệ tài liệu kế toán tàng trữ không được phép cho bất kể tổ chức triển khai, cá thể nào xem, sử dụng tài liệu kế toán tàng trữ nếu không có sự chấp thuận đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu hoặc người được uỷ quyền của người đứng đầu đơn vị chức năng. Trường hợp có rủi ro tiềm ẩn hoặc phát hiện tài liệu kế toán tàng trữ bị mất, mối mọt, hư hỏng, người quản trị, dữ gìn và bảo vệ tài liệu kế toán phải báo cáo giải trình ngay cho người đứng đầu đơn vị chức năng để kịp thời có giải pháp giải quyết và xử lý, khắc phục .
16. Tài liệu kế toán đang trong thời hạn tàng trữ, có giá trị pháp lý trong mọi trường hợp khai thác, sử dụng hợp pháp. Việc khai thác, sử dụng tài liệu kế toán tàng trữ phải được sự chấp thuận đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu hoặc người được uỷ quyền của người đứng đầu đơn vị chức năng và được thực thi tại nơi tàng trữ .

THỜI HẠN LƯU TRỮ

Tất cả tài liệu kế toán được phân loại và được dữ gìn và bảo vệ, tàng trữ theo thời hạn sau đây :

Thời hạn tối thiểu là 5 năm

• Tài liệu kế toán dùng cho quản trị, quản lý tiếp tục không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo giải trình Tài chính năm ( như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi không lưu trong tập chứng từ kế toán của phòng kế toán ; báo cáo giải trình kế toán hàng ngày, tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng … ) .

Thời hạn 20 năm

Tất cả tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo Tài chính năm cụ thể như sau:

1. Lưu trữ tài liệu thuộc niên độ kế toán : tàng trữ 20 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế toán ;
2. Lưu trữ tài liệu của những đơn vị chức năng Chủ góp vốn đầu tư, gồm có tài liệu kế toán của những niên độ kế toán, tài liệu kế toán về báo cáo giải trình quyết toán vốn góp vốn đầu tư dự án Bất Động Sản hoàn thành xong : tàng trữ 20 năm tính từ khi báo cáo giải trình quyết toán vốn góp vốn đầu tư dự án Bất Động Sản triển khai xong được duyệt ;
3. Lưu trữ tài liệu về gia tài cố định và thắt chặt kể cả tài liệu kế toán tương quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ : tàng trữ 20 năm tính từ khi hoàn thành xong việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ ;
4. Lưu trữ tài liệu tương quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, quy đổi hình thức chiếm hữu : tàng trữ 20 năm tính từ khi kết thúc mỗi việc làm nói trên ;
5. Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán tàng trữ và những tài liệu tương quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán : tàng trữ 20 năm tính từ khi lập biên bản .

Thời hạn trên 20 năm

Tài liệu kế toán tàng trữ trên 20 năm là những tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa kinh tế tài chính, chính trị xã hội so với đơn vị chức năng, ngành, địa phương, như :

1. Sổ kế toán tổng hợp .
2. Báo cáo Tài chính năm .
3. Hồ sơ báo cáo giải trình quyết toán vốn góp vốn đầu tư dự án Bất Động Sản hoàn thành xong .
4. Chứng từ và tài liệu kế toán khác. Việc xác lập tài liệu kế toán tàng trữ trên 20 năm, do đơn vị chức năng, ngành hoặc do cơ quan có thẩm quyền địa thế căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa vĩnh viễn của tài liệu, thông tin để quyết định hành động cho từng trường hợp đơn cử và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác tàng trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác .

THỦ TỤC TIÊU HỦY

Tài liệu kế toán đã hết thời hạn tàng trữ, nếu không có chỉ định nào khác của người hoặc của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu huỷ theo quyết định hành động của người đứng đầu đơn vị chức năng. Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn tàng trữ phải làm khá đầy đủ, đúng những thủ tục theo lao lý của chính sách này .

Thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ

1. Tài liệu kế toán tàng trữ của đơn vị chức năng nào thì đơn vị chức năng đó thực thi tiêu huỷ ;

2. Người đứng đầu đơn vị quyết định thành lập “Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ“. Thành phần Hội đồng có lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng hoặc người phụ trách công tác kế toán và đại diện của bộ phận lưu trữ;

3. Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải thực thi kiểm kê, nhìn nhận, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, lập “ Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ ” và Danh mục tài liệu kế toán tàng trữ trên 20 năm ” ;
4. Lập “ Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn tàng trữ ” và triển khai tiêu huỷ tài liệu kế toán. Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn tàng trữ, ngoài những nội dung lao lý của một văn thư biên bản, còn phải ghi rõ những nội dung : Loại tài liệu kế toán đã tiêu huỷ, thời hạn tàng trữ của mỗi loại ( từ năm, đến năm ), hình thức tiêu huỷ, Kết luận và chữ ký của những thành viên hội đồng. Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn tàng trữ kèm theo Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ và Danh mục tài liệu kế toán tàng trữ trên 20 năm được dùng làm địa thế căn cứ để ghi “ Sổ theo dõi tài liệu kế toán tàng trữ ” và tàng trữ 20 năm tại kho tàng trữ của đơn vị chức năng .

Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn tàng trữ phải được thực thi ngay trong khi lập Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán. Tuỳ theo điều kiện kèm theo đơn cử của mỗi đơn vị chức năng để thực thi tiêu huỷ tài liệu kế toán theo những hình thức như : đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công bằng tay, bảo vệ tài liệu kế toán đã tiêu huỷ không hề sử dụng lại được những thông tin, số liệu trên đó. Trường hợp tận thu giấy vụn làm nguyên vật liệu, Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải thực thi những hình thức tiêu huỷ nói trên trước khi đưa giấy vụn ra ngoài đơn vị chức năng .

Làm thế nào để quản lý và đảm bảo cho tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ và lưu trữ tài liệu kế toán đúng cách, phòng ngừa rủi ro về hồ sơ, chứng từ ? Hãy tham khảo gói dịch vụ Quản lý hồ sơ trong kinh doanh của VIVA.

GIỚI THIỆU NHANH VỀ VIVA

• VIVA là công ty tư vấn doanh nghiệp được tín nhiệm bởi hằng ngàn khách hàng danh tiếng từ năm 2006. Chúng tôi liên tục nỗ lực tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng bằng cách cung cấp các dịch vụ may đo và độc quyền liên quan đến việc gia nhập thị trường và tuân thủ kinh doanh, giúp giữ tín nhiệm doanh nghiệp theo cách tối ưu, xuyên suốt trong kinh doanh tại Việt Nam.
• Dịch vụ của VIVA là sự kết hợp đồng thời của: Luật pháp trong kinh doanh – Tài chính kế toán và thuế – Nhân sự và lao động tiền lương – Tài chính doanh nghiệp – Quản trị hành chính văn phòng.
• Chúng tôi đã phục vụ thành công nhiều khách hàng là những công ty hàng đầu đến từ các nước như Hồng Kông, Nhật Bản, Hoa Kỳ… chia làm năm nhóm tiêu biểu gồm Công ty FDI, Văn phòng đại diện nước ngoài, Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, Các doanh nghiệp Việt Nam, Các giám đốc điều hành và nhà quản trị doanh nghiệp.
• Logo của VIVA với hình ảnh đầu tiên là cách điệu của tên Công ty, dưới hình thức của chữ ký có gạch chân, với ý chí khẳng định sự ngay thẳng – tự lực tự cường – rõ ràng và trung thành vì lợi ích của khách hàng. Chứ ký là lời cam kết, là danh dự về khả năng chuyên môn vượt trội và các hành xử chuyên nghiệp trong kinh doanh. Chứ ký của VIVA hướng tới là bảo chứng giúp đối tác, ngân hàng, cơ quan nhà nước nhận diện và tôn trọng khách hàng của VIVA vì sự kinh doanh lành mạnh và tử tế.

Xem thêm:

Thuế – Kế toán – Kiểm toán

Lưu Ý Của Bộ Tài Chính Về Việc Lưu Trữ Tài Liệu

THỜI HẠN LƯU TRỮ TÀI LIỆU, CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH KẾ TOÁN, BÁO CÁO TÀI CHÍNH was last modified: by

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Chia Sẻ Kiến Thức