Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán – Hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng 8.4 Mục – StuDocu

8. Hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng

8.4 Mục tiêu kiểm soát chung của chu trình

• Thu thập và xử lý các dữ liệu hoạt động kinh doanh được xét duyệt đầy đủ, đúng
  đắn
• Các hoạt động được xét duyệt này thực sự xảy ra
• Tất cả các hoạt động thực sự xảy ra được ghi chép đầy đủ
• Tất cả các hoạt động thực sự xảy ra phải được ghi chép chính xác
• An toàn cho tất cả các tài sản, thông tin
• Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác để người quản lý kiểm soát các hoạt động bộ
  phận chức năng và đảm bảo các hoạt động kinh doanh hiệu quả và hiệu năng.
  Vì vậy, ở phần này, cần xem xét kiểm soát theo 2 nội dung: kiểm soát các hoạt
  động kinh doanh liên quan đến quá trình mua hàng và kiểm soát liên quan đến hệ
  thống thông tin.

8.4. Kiểm soát hoạt động giải tríT T

Hoạt động trong chu
trình

Rủi ro hoàn toàn có thể xảy ra1 Đề nghị mua hàng – Đặt mua hàng không thiết yếu hoặc không tương thích với mục tiêu sử dụng hoặc đặt hàng trùng lắp dẫn đến tiêu tốn lãng phí vì số hàng này thường không sử dụng được .

• Đặt hàng mua nhiều hơn
  nhu cầu sử dụng cũng sẽ dẫn đến lãng
  phí do số hàng thừa sẽ phải tồn trữ, vừa
  gây ứ đọng vốn, vừa tốn kém chi phí
  lưu kho, lại còn có thể dẫn đến hàng bị
  kém phẩm chất.
• Đặt mua hàng quá trễ
  hoặc quá sớm: Nếu đặt hàng trễ sẽ dẫn
  đến thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản
  xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán, còn
  nếu đặt hàng quá sớm có thể gây lãng
  phí chi phí lưu kho hoặc nghiêm trọng
  hơn có thể làm giảm phẩm chất của
  hàng hóa.
• Đặt mua với chất lượng

kém và / hoặc giá cao, thông đồng với người giao : sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng đến hoạt động giải trí kinh doanh thương mại của đơn vị chức năng nếu lê dài .

• Nhân viên đặt hàng xóa
  dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị
  mua hàng lần hai đối với hàng đã nhận
  được.
  2 Chọn lựa nhà cung cấp – Nhân viên mua hàng có
  thể thông đồng với nhà cung cấp để
  chọn họ tuy rằng nhà cung cấp này
  không có hàng hóa/dịch vụ phù hợp
  nhất hoặc không có mức giá hợp lý
  nhất.
• Nhân viên bộ phận xử lý
  báo giá thông đồng với nhà cung cấp
  nên giấu bớt hồ sơ báo giá của các nhà
  cung cấp có giá hợp lý hơn giá của nhà
  cung cấp được nhân viên này ủng hộ.

3 Nhận hàng – Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã đặt .

• Nhận và biển thủ hàng và
  không nhập kho.
  4 Bảo quản hàng – Hàng tồn kho có thể bị
  mất cắp.
• Công nhân có thể hủy
  hoặc giấu những sản phẩm có lỗi để
  tránh bị phạt.
• Hàng hóa bị hư hỏng, mất
  phẩm chất.
  5 Trả tiền – Lập chứng từ mua hàng
  khống để được thanh toán.
  – Chi trả nhiều hơn giá trị
  hàng đã nhận.
• Ghi nhận sai thông tin về
  nhà cung cấp như tên, thời hạn thanh
  toán, thời hạn hưởng chiết khấu.
• Ghi chép hàng mua và nợ
  phải trả sai niên độ, sai số tiền, ghi
  trùng, ghi sót hóa đơn
• Trả tiền cho nhà cung cấp

những lao lý về vệ sinh, bảo đảm an toàn, nhiệt độ, nhiệt độ, xếp dỡ trong luân chuyển, dữ gìn và bảo vệ và những pháp luật khác .Những thủ tục kiểm soát đơn cử trong từng quá trình Yêu cầu mua hàngĐể kiểm soát tốt quy trình mua hàng, công dụng mua hàng nên giao cho một bộ phận độc lập và cần giám sát ngặt nghèo việc thực thi .Chu trình mua hàng xuất phát từ ý kiến đề nghị mua hàng của những bộ phận có nhu yếu, thường thì là kho hoặc phân xưởng sản xuất trải qua giấy đề xuất mua hàngCác thủ tục kiểm soát quan trọng so với đề xuất mua hàng là :

• Tất cả những nhiệm vụ mua hàng đều phải có giấy ý kiến đề nghị mua hàng đã được phê duyệt ( phê duyệt đơn cử trải qua chuyển nhượng ủy quyền bằng chủ trương ). Chỉ những người được phân công mới được lập phiếu đề xuất mua hàng. Thủ tục này nhằm mục đích đối phó với một sai phạm thông dụng là đề xuất mua hàng chưa thật sự có nhu yếu hoặc ý kiến đề nghị mua nhiều hơn nhu yếu. Nguyên nhân hoàn toàn có thể do nhân viên cấp dưới đề xuất mua hàng thông đồng với nhà cung ứng để hưởng lợi từ việc mua hàng. Mục tiêu của thủ tục này là mua hàng đúng nhu yếu sử dụng. Hơn thế nữa, trải qua giấy đề xuất mua hàng, đơn vị chức năng hoàn toàn có thể xác lập nghĩa vụ và trách nhiệm của những người tương quan, nhất là trong trường hợp phát hiện có tín hiệu thông đồng giữa nhân viên cấp dưới ý kiến đề nghị mua hàng và nhà cung ứng .
• Giấy ý kiến đề nghị mua hàng phải có vừa đủ thông tin như bộ phận và người ý kiến đề nghị, tên, quy cách, số lượng hàng cần mua, mục tiêu mua hàng, … Giấy ý kiến đề nghị phải được người có thẩm quyền ký và lập tối thiểu hai liên : một liên lưu tại bộ phận nhu yếu, một liên chuyển cho bộ phận mua hàng để làm địa thế căn cứ đặt hàng. Tùy theo sự phân quyền của đơn vị chức năng, người phê duyệt giấy đề xuất mua hàng thường là người đứng đầu bộ phận có nhu yếu sử dụng và được sự chuyển nhượng ủy quyền của quản trị cấp cao .

Ngoài ra cần chú ý quan tâm 😮 Phân công cụ thể cho một người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm lập phiếu đề xuất mua hàng cho từng bộ phận nhằm mục đích tránh thực trạng ý kiến đề nghị mua nhiều lần cho cùng một nhu yếu .o Giấy đề xuất mua hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và giao cho người đảm nhiệm ý kiến đề nghị mua hàng dữ gìn và bảo vệ. Thủ tục này nhằm mục đíchbảo vệ chỉ những người này mới hoàn toàn có thể đề xuất mua hàng. Việc đánh số thứ tự liên tục theo từng bộ phận có nhu yếu giúp thuận tiện theo dõi những hàng đã ý kiến đề nghị mua. Nếu có bị thất lạc, những nhân viên cấp dưới đảm nhiệm đề xuất mua hàng sẽ nhận ra, và thông tin ngay cho những bộ phận tương quan ( quan trọng nhất là bộ phận mua hàng ) để nhu yếu không thực thi những thủ tục tiếp theo như đặt hàng, lựa chọn nhà cung ứng … so với những giấy ý kiến đề nghị mua hàng bị thất lạc .o Thường xuyên theo dõi tiến trình triển khai so với giấy ý kiến đề nghị mua hàng đã phát hành để bảo vệ hàng đề xuất mua được giải quyết và xử lý kịp thời ở những bước tiếp theo. Để làm được điều này, thủ tục cần thực thi là tổ chức triển khai lưu riêng hồ sơ . Hồ sơ lưu những giấy đề xuất mua hàng chưa lập đơn đặt hàng nhằm mục đích theo dõi những giấy ý kiến đề nghị mua hàng đã phát hành nhưng bộ phận mua hàng chưa đặt hàng. Chúng cần được theo dõi ngặt nghèo để đốc thúc bộ phận mua hàng thực thi đặt hàng trong trường hợp thời hạn giải quyết và xử lý vươt quá lao lý . Hồ sơ về giấy đề xuất mua hàng đã được lập đơn đặt hàng : Để theo dõi những giấy đề xuất mua hàng đã phát hành và bộ phận mua hàng đã đặt hàng. Khi nhận được đơn đặt hàng, bộ phận đề xuất mua hàng cần kiểm tra lại để bảo vệ hàng đặt mua đúng nhu yếu đã ý kiến đề nghị về số lượng, chất lượng, chủng loại … trước khi lưu Phê duyệt việc mua hàng

• Cần giao nghĩa vụ và trách nhiệm cho những bộ phận tương quan xem xét liên tục nhu yếu về hàng tồn dư và ước tính hài hòa và hợp lý thời hạn thiết yếu để giải quyết và xử lý nhiệm vụ mua hàng từ lúc đề xuất mua hàng đến khi thực sự nhận được hàng để đề xuất mua hàng đúng lúc, tức là không quá sớm hay quá trễ. Điều này là như phần trên đã đề cập, việc đặt hàng quá sớm sẽ gây ứ đọng vốn, tiêu tốn lãng phí … do tồn dư quá mức thiết yếu, còn nếu đặt hàng quá trễ sẽ thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thiếu sản phẩm & hàng hóa tiêu thụ .
• Cần mở sổ theo dõi loại sản phẩm nào đã được đặt hàng và mẫu sản phẩm nào cần đặt thêm. Nếu kho hàng không lớn, thủ tục này rất quan trọng để tránh thực trạng không đủ chỗ chứa hàng nếu đặt hàng cùng lúc cho nhiều loại sản phẩm
• Cần lưu bản sao những mẫu sản phẩm đang đặt hàng theo khu vực tồn trữ để kiểm tra mức tồn dư

o Đối với sản phẩm & hàng hóa có giá trị cao nên đấu thầu để lựa chọn nhà phân phối .o Mỗi khi mua hàng hoăc khi mua hàng trên một mức giá trị nào đó đơn vị chức năng cần có tối thiểu 3 bảng làm giá từ 3 nhà phân phối độc lập .o Nên luân chuyển những nhân viên cấp dưới mua hàng để tránh thực trạng một người có quan hệ với một số ít nhà phân phối trong một thời hạn dàio Kỷ luật nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên cấp dưới nhận tiền hoa hồng và cần có chiêu thức tích lũy thông tin về yếu tố này. Đơn vị nên lấy quan điểm phản hồi về Chi tiêu, chất lượng hàng mua từ những phòng ban hoặc xác lập đường dây nóng để nhận được thông tin về hoạt động giải trí của bộ phận mua hàng .o Nên phát hành quy tắc đạo đức trong đó nghiêm cấm nhân viên cấp dưới mua hàng nhận quà cáp hay quyền lợi từ nhà phân phối

• Mọi thông tin ( giá thành, chất lượng, quy cách, điều kiện kèm theo giao dịch thanh toán, điều kiện kèm theo giao hàng, mức chiết khấu … ) trong bảng làm giá đều phải được ghi chép, tàng trữ và tổng hợp để báo cáo giải trình cho người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm phê duyệt. Chức năng ghi chép bắt đầu về những nhà sản xuất có tham gia làm giá cần tổ chức triển khai với bộ phận giải quyết và xử lý làm giá, điều này giúp tránh được thực trạng nhân viên cấp dưới bộ phận giải quyết và xử lý làm giá giấy hồ sơ làm giá của 1 số ít nhà cung ứng có giá hài hòa và hợp lý hơn để đơn vị chức năng phải chọn nhà cung ứng được nhân viên cấp dưới này ủng hộ .
• Việc phê duyệt để lựa chọn nhà cung ứng hoàn toàn có thể do nhà quản trị hạng sang trực tiếp triển khai, hoặc ủy quyền cho chỉ huy bộ phận mua hàng. Việc phê duyệt thích hợp sẽ hạn chế xấu đi hoàn toàn có thể xảy ra do sự thông đồng giữa nhân viên cấp dưới giải quyết và xử lý làm giá với nhà phân phối .
• Để kiểm soát tốt việc lựa chọn nhà phân phối, cần thực thi nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa công dụng đặt hàng và xét chọn nhà cung ứng để tránh thực trạng nhân viên cấp dưới đặt hàng thông đồng với nhà phân phối .
• Ngoài ra, đơn vị chức năng cần quản trị list những nhà sản xuất và update liên tục. Một mặt, thủ tục này giúp đơn vị chức năng bảo vệ rằng những thanh toán giao dịch mua hàng chỉ thực thi với những nhà phân phối đơn vị chức năng có hiểu biết, đủ năng lượng cũng như hạn chế thanh toán giao dịch với những nhà sản xuất có quan hệ mật thiết với nhân viên cấp dưới mua hàng. Mặt khác, thủ tục này giúp chỉ mời những nhà cung ứng vẫn còn có thanh toán giao dịch với đơn vị chức năng, không mời những nhà phân phối đã ngừng thanh toán giao dịch với đơn vị chức năng do từng phát sinh xích míc hai bên .

 Đặt hàngĐơn đặt hàng là chứng từ TT của việc kiểm soát chu trình mua hàng và lập ngay sau khi lựa chọn được nhà cung ứng. Đơn đặt hàng phải được lập bởi bộ phận mua hàng địa thế căn cứ trên giấy đề xuất mua hàng và hiệu quả lựa chọn nhà phân phối .

 Các thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng:

• Đơn đặt hàng trước khi thực thi phải được phê duyệt, trách nhiệm này thường được phân công cho trưởng bộ phận mua hàng hoặc một cán bộ mua hàng cấp cao được trưởng bộ phận mua hàng ủy quyền. Thủ tục này nhằm mục đích bảo vệ việc mua hàng được quản trị tập trung chuyên sâu, tránh mua hàng tùy tiện, gây tiêu tốn lãng phí .
• Chỉ có bộ phận mua hàng ( được tổ chức triển khai độc lập với những bộ phận khác ) mới được phép đặt hàng. Để làm điều này, cần in sẵn những đơn đặt hàng và giao cho bộ phận đặt hàng dữ gìn và bảo vệ. Để hoàn toàn có thể hạn chế rủi ro đáng tiếc do mất đơn đặt hàng ( hoàn toàn có thể do sơ ý làm mất, hoặc đã thực sự đặt hàng nhưng sau đó có người cố ý xóa dấu vết của nhiệm vụ mua hàng nhằm mục đích biển thủ hàng ), ngụy tạo đơn đặt hàng không có thật ( ví dụ điển hình để lập chứng từ giao dịch thanh toán khống ), phải đánh số thứ tự liên tục trước trên những đơn đặt hàng chưa sử dụng và dữ gìn và bảo vệ cẩn trọng, hoặc setup ứng dụng đánh số liên tục so với những đơn đặt hàng được lập bằng máy tính, và đơn đặt hàng phải lập thành nhiều liên gửi cho những bộ phận có tương quan để phát huy công dụng kiểm tra chéo .
• Tổ chức theo dõi ngặt nghèo việc phát hành và sử dụng những đơn đặt hàng được sẵn. Nếu phát hiện bị mất những đơn đặt hàng in sẵn, bộ phận mua hàng cần nhanh gọn thông tin cho những bộ phận tương quan để ngừng giải quyết và xử lý so với những đơn đặt hàng này .
• Thông báo cho những nhà sản xuất biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng so với từng nhóm hàng đơn cử. Nếu có biến hóa nhân sự cần thông tin ngay cho những nhà sản xuất. Thủ tục này nhằm mục đích tránh thực trạng những nhân viên cấp dưới cấp dưới trực tiếp thực thi thanh toán giao dịch và tự động hóa xét duyệt đơn đặt hàng để gian lận .
• Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng hàng vẫn chưa nhận được. Để nhận diện chúng bộ phận mua hàng cần tổ chức triển khai hồ sơ riêng để lưu :

• Các đơn đặt hàng chưa nhận được báo cáo giải trình nhận hàng : Hồ sơ này theo dõi những đơn đặt hàng đã phát hành nhưng chưa nhận được hàng. Các đơn đặt hàng này cần được theo dõi ngặt nghèo để đốc thúc nhà cung ứng giao hàng trong trường hợp quá hạn vẫn chưa nhận được hàng. Kiểm soát nội bộ tốt còn nhu yếu bộ phận mua hàng phải trao đổi với nhà cung ứng nhằm mục đích xác lập thời hạn trễ dự kiến để những bộ phận có nhu yếu sử dung hàng có
• 01 liên gửi cho bộ phận mua hàng để theo dõi. Thông tin về những lần nhận hàng trước sẽ hữu dụng cho bộ phận mua hàng ở những lần sau

 Các thủ tục kiểm soát quan trọng so với khâu nhận hàngĐể kiểm soát tốt, việc nhận hàng nên được giao cho 1 bộ phận độc lập thực thi, bộ phận này tách biệt với bộ phận đặt hàng. Đối với đơn vị chức năng có quy mô trung bình, tính năng này hoàn toàn có thể được giao hẳn cho bộ phận kho nếu toàn bộ hàng mua đều được nhập kho. Cần pháp luật thủ kho chỉ được nhận hàng khi có đơn đặt hàng hay hợp đồng hợp lệ do bộ phận mua hàng gửi đếnĐối với đơn vị chức năng có hàng mua không qua kho hoặc tồn trữ hàng ở nhiều kho khác nhau, việc tổ chức triển khai riêng bộ phận nhận hàng là thiết yếu để bảo vệ kiểm soát tập trung chuyên sâu so với kiểm nhận hàng mua. Bộ phận nhận hàng độc lập, nếu có, sẽ kiểm nhận tổng thể hàng mua rồi chuyển giao lại cho kho hoặc cho những bộ phận khác .Khi nhận hàng, cần lập báo cáo giải trình nhận hàng. Một liên của báo cáo giải trình nhận hàng sau khi đã triển khai xong phải được gửi cho kế toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho bộ phận mua hàng để làm vật chứng là quy trình mua hàng đã hoàn thành xong. Báo cáo nhận hàng phải được đánh số trước liên tục hoặc dùng ứng dụng đánh số tự động hóa khi lập báo cáo giải trình và phải được dữ gìn và bảo vệ cẩn trọng. Nếu phát hiện mất báo cáo giải trình nhận hàng, bộ phận nhận hàng phải thông tin ngay cho những bộ phận có tương quan .

• Bộ phận nhận hàng phải từ chối nhận hàng nếu hàng giao không đúng với đơn đặt
  hàng hay hợp đồng đã được phê duyệt. Nhân viên nhận hàng phải kiểm tra nhằm
  đảm bảo hàng thực nhận phù hợp với đơn đặt hàng. Ngoài ra, nên bố trí một nhân
  viên kiểm tra độc lập, hỗ trợ việc nhận hàng nếu mặt hàng có quy cách, phẩm chất
  phức tạp khiến cho nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được. Để
  kiểm soát tốt vấn đề này, bộ phận nhận hàng cần tổ chức hồ sơ riêng để theo dõi:

• Các đơn đặt hàng chưa nhận được hàng
• Các đơn đặt hàng đã nhận được hàng

• Để tránh thực trạng nhận hàng cẩu thả hoặc vô tình bỏ sót những phương diện quan trọng, đơn vị chức năng nên phong cách thiết kế những bảng kiểm tra check list bao quát toàn bộ những đặc thù quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng ( như quy cách, số lượng, chất lượng ) và nhu yếu bộ phận nhận hàng phải hoàn thành xong những bảng kiểm tra này và gửi kèm với báo cáo giải trình nhận hàng cho bộ phận mua hàng .
• Nhanh chóng chuyển hàng đã nhận được đến đúng vị trí tồn trữ đã được xác lập hoặc chuyển ngay đến nơi cần sử dụng để tránh thực trạng đề xuất mua hàng lần thứ hai so với hàng đã nhận được .

 Thanh toán nợ công cho người bán

• Cần phải có các quy định về luân chuyển chứng từ để đảm bảo hóa đơn của nhà

cung ứng được chuyển ngay đến phòng kế toán. Đối với 1 số ít đơn vị chức năng, kế toán nợ côngsẽ theo dõi và lưu hóa đơn theo ngày đến hạn thanh toán giao dịch. Khi nhận được hóa đơn, kế toánnợ công sẽ kiểm tra so sánh giữa hóa đơn với những chứng từ khác như đơn đặt hàng, hợpđồng, báo cáo giải trình nhận hàng, phiếu nhập kho … để bảo vệ nhiệm vụ mua hàng đã đượcxét duyệt không thiếu, hàng nhận đúng số lượng, Ngân sách chi tiêu, chất lượng theo đúng thỏa thuận hợp tác cuốicùng giữa hai bên. Bộ phận mua hàng có nghĩa vụ và trách nhiệm thông tin cho phòng kế toán mọibiến hóa về nhiệm vụ mua hàng, ví dụ điển hình như thời hạn thanh toán giao dịch, chiết khấu thanhtoán, điều kiện kèm theo mua hàng …

• Nếu có sai sót trên hóa đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu

nguyên do và giải quyết và xử lý sớm. Để kiểm soát tốt, cũng cần ghi số tham chiếu của đơn đặthàng hay hợp đồng và biên bản nhận hàng cùng với tên viết tắt của nhân viên cấp dưới kiểm tratrên hóa đơn nhằm mục đích giúp cho quy trình so sánh chứng từ. Sau khi kế toán nợ công kiểmtra, mọi hóa đơn nên được sắp xếp theo thứ tự kèm theo phiếu nhập kho để tiện kiểm tra .Kế toán nợ công cũng nên kiểm tra mọi chi tiết cụ thể của hóa đơn so với đơn đặt hàng và biênbản giao nhận hàng và lưu giữ chung những chứng từ này cùng với hóa đơn. Hóa đơn là cơsở để giao dịch thanh toán cho nhà sản xuất, được so sánh và đính kèm với đơn đặt hàng, báocáo nhận hàng, phiếu nhập kho cung ứng sự bảo vệ rằng những thanh toán giao dịch mua hàng hợplệ và đơn vị chức năng đã nhận đúng hàng .

• Sau khi kiểm tra sự chính xác của hóa đơn, kế toán công nợ sẽ lưu vào hồ sơ các

hóa đơn chưa thanh toán theo thứ tự của thời hạn thanh toán. Hàng ngày, kế toán công nợ

sẽ địa thế căn cứ vào hồ sơ hóa đơn chưa giao dịch thanh toán để liệt kê list những khoản phải trảđến hạn thanh toán giao dịch và lập chứng từ giao dịch thanh toán. Cụ thể, kế toán nợ công phải tập hợp tấtcả chứng từ tương quan và đính kèm với phiếu chi và / hoặc ủy nhiệm chi để trình kế toán

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục