7 Công cụ quản lý và cải tiến chất lượng mới (7 New Tools)

Chất lượng từng được xem là lĩnh vực riêng của bộ phận Kiểm tra chất lượng KCS và bộ phận sản xuất, nhưng ngày nay nó đã trở thành công việc của tất cả mọi người, từ khâu lập kế hoạch, thiết kế, xây dựng sản phẩm mới đến khâu bán hàng và dịch vụ sau khi bán. Việc áp dụng quản lý chất lượng vào quá trình nghiên cứu được xem là xu hướng mới. Bảy công cụ mới khác với bảy công cụ truyền thống ở chỗ chủ yếu áp dụng cho giai đoạn thiết kế.

Bảy công cụ mới gồm có :

• Biểu đồ cây (

  Tree Diagram

  Bạn đang đọc: 7 Công cụ quản lý và cải tiến chất lượng mới (7 New Tools)

  )

• Biểu đồ ma trận (Matrix Diagram)
• Biểu đồ mũi tên (Arrow Dìagram)
• Biểu đồ phân tích dữ liệu ma trận (Matrix Data Analysis Chart)
• Biểu đồ quá trình ra quyết định (PDPC Chart)
• Biểu đồ quan hệ (Relation Chart)
• Biểu đồ tương đồng  (Affinity Diagram)

Một trong những nguyên tắc cơ bản trong quản trị chất lượng là trấn áp quy trình trải qua tài liệu bằng số. Tuy nhiên, những sự kiện thực tiễn không hề trình diễn đày đủ, chi tiết cụ thể với những tài liệu bằng số. Bảy công cụ mới được thiết kế xây dựng với mục tiêu sắp xếp những tài liệu được diễn đạt bằng lời theo dạng biểu đồ. Cùng chúng tôi đi khám phá 7 công cụ quản trị mới này :

1. BIỂU ĐỒ CÂY (TREE DIAGRAM)

Biểu đồ cây là một đồ thị trình diễn những việc làm thiết yếu phải triển khai xong nhằm mục đích đạt được một tiềm năng. Đặc biệt, biểu đồ tập trung chuyên sâu vào một tiềm năng được xác lập trên cơ sở những tiềm năng nhỏ và những hành vi tương thích để đạt được tiềm năng đó .

Biểu đồ cây hay còn gọi là biểu đồ hệ thống là một ứng dụng của phương pháp có nguồn gốc từ phương pháp phân tích chức năng trong kỹ thuật giá trị (Value Engineering). Phương pháp được bắt đầu từ việc đặt mục tiêu sau đó xây dựng chiến lược để đạt mục tiêu đó.

Biểu đồ cây được phân ra thành hai loại : thiết kế xây dựng kế hoạch hoặc kiến thiết xây dựng những yếu tố theo mục tiêu sử dụng .

Lợi ích áp dụng biểu đồ cây

1 ) Tạo một mạng lưới hệ thống kế hoạch để xử lý yếu tố hoặc những giải pháp để đạt tiềm năng một cách có mạng lưới hệ thống và logic, do vậy không bỏ sót những yếu tố thiết yếu .
2 ) Tạo ra sự nhất trí giữa những thành viên trong nhóm .

Cách áp dụng biểu đồ cây

Biểu đồ cây thường sử dụng để tìm ra những chiêu thức nâng cấp cải tiến. Sau khi đã xác lập được nguyên do của yếu tố, biểu đồ cây sẽ giúp tất cả chúng ta tìm ra giải pháp để vô hiệu những nguyên do này. Các bước phong cách thiết kế Biểu đồ gồm có :

• Bước 1: Viết chủ đề của vấn đề cần được giải quyết bằng màu mực đỏ trên một thẻ hoặc nhãn dính, trình bày nó như một mục tiêu cụ thể hoặc mục tiêu bằng số. Thẻ này được gọi là thẻ mục tiêu.
• Bước 2: Xác định và liệt kê các trở ngại có ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu đề ra.
• Bước 3: Thảo luận các biện pháp tức thời để đạt được mục tiêu sau đó thu hẹp xuống còn từ hai đến bốn biện pháp và viết thẻ riêng biệt. Chiến lược mức đầu tiên được gọi là biện pháp cấp đầu tiên.
• Bước 4: Đặt thẻ ghi mục tiêu vào giữa mép cạnh trái của tờ giấy rộng và sắp xếp các thẻ biện pháp cấp đầu tiên bên phải của nó. Về các đường bút chì nối thẻ mục tiêu và thẻ biện pháp cấp đầu tiên.
• Bước 5: Xem thẻ biện pháp cấp đầu tiên này là thẻ mục tiêu và tiếp tục tìm các cách khác nhau để đạt mục tiêu này – đây gọi là biện pháp cấp thứ hai – rồi xếp các biện pháp này về bên phải của thẻ biện pháp cấp đầu tiên. Tương tự, vẽ các đường nối bằng bút chì.
• Bước 6: Tiếp tục thảo luận nhóm để mở rộng biểu đồ theo cách này cho đến mức 4.
• Bước 7: Khi đã xây dựng biểu đồ đến mức 4, xem xét các tầng biện pháp theo cả hai phía (từ mục tiêu tới biện pháp và từ biện pháp tới mục tiêu). Thêm các thẻ mới nếu cần thiết.
• Bước 8: Dán các thẻ này vào tờ giấy, vẽ bằng mực các đường kết nối và ghi lại chủ đề, tên các thành viên nhóm và các thông tin cần thiết khác.

2. BIỂU ĐỒ MA TRẬN (MATRIX DIAGRAM)

Biểu đồ ma trận gồm có một ma trận hai chiều hàng và cột ma trải qua việc xem xét sự giao nhau đó để xác lập vị trí, thực chất yếu tố và những quan điểm quan trọng để xử lý. Khám phá ra những quan điểm quan trọng bằng cách kiểm tra mối quan hệ biểu lộ trên những ô của ma trận là một giải pháp hiệu suất cao để xử lý yếu tố trong quy trình .
Có năm loại biểu đồ ma trận chính gọi tên theo hình dạng của chúng : dạng L, dạng T, dạng Y, dạng X và dạng C .

Lợi ích áp dụng 

• Cho phép các dữ liệu ở dạng ý kiến dựa trên kinh nghiệm thực tế được đưa ra hết sức nhanh chóng. Đôi lúc các dữ liệu này được ứng dụng hiệu quả hơn các dữ liệu bằng số .
• Chỉ rõ mối quan hệ giữa các yếu tố khác nhau của trạng thái và xây dựng cấu trúc chung của vấn đề rất rõ ràng .
• Thông qua việc phối hợp hai hay nhiều loại biểu đồ, chúng có thể xác định vị trí của vấn đề rõ ràng hơn.

Cách áp dụng 

Ma trận dạng L : được sử dụng để đánh giá chiến lược và phân công trách nhiệm .

• Bước 1: Viết các biện pháp ở mức cuối cùng từ biểu đồ cây (các biện pháp ở mức 4 ) vào mép bên trái của tờ giấy và nó sẽ tạo nên trục tung của biểu đồ ma trận .
• Bước 2: Viết các nội dung đánh giá, tính hiệu quả, tính thực thi và đưa lên trục hoành. Chia nhóm này thành ba cột đánh giá .
• Bước 3: Xem xét các biện pháp ở mức cuối cùng để xác định các đơn vị tổ chức thực hiện và viết tên của chúng dọc theo trục hoành bên cạnh các nội dung đánh giá. Gọi cột này là cột trách nhiệm .
• Bước 4: Viết ghi chú vào phần cuối bên phải trục hoành .
• Bước 5: Vẽ các đường trục hoành và trục tung của ma trận .
• Bước 6: Kiểm tra từng ô của ma trận và vẽ các biểu tượng phù hợp theo danh mục sau :

• Bước 7: Xác định cách tính điểm cho mỗi sự phối hợp của các biểu tượng và ghi lên cột cho điểm .
• Bước 8: Kiểm tra các ô dưới cột trách nhiệm và vẽ vòng tròn đúp để xác định trách nhiệm chính và vòng tròn đơn xác định trách nhiệm thứ yếu .
• Bước 9: Ghi các ghi chú với các ngôn ngữ đặc biệt .
• Bước 10: Ghi ý nghĩa các biểu tượng sử dụng và các thông tin cần thiết khác .

Ma trận dạng T: được sử dụng để chỉ rõ hiện tượng, nguyên nhân và các biện pháp khắc phục .

• Bước 1: Viết nguyên nhân gốc từ biểu đồ quan hệ lên một nhãn dính. Đây là các yếu tố sử dụng cho biểu đồ ma trận dạng T.
• Bước 2: Xem xét các nguyên nhân mức cuối cùng từ biểu đồ quan hệ, xác định những nguyên nhân cần loại bỏ và viết lên nhãn dính. Đây là các nguyên nhân đối với biểu đồ ma trận hình T.
• Bước 3: Lấy các biện pháp ở mức cuối cùng trên biểu đồ cây và viết lên nhãn dính, đây là các biện pháp khắc phục của biểu đồ ma trận hình T.
• Bước 4: Vẽ trục tung và trục hoành trên tờ giấy rộng .
• Bước 5: Đặt các hiện tượng lên trên cùng của trục tung, biện pháp khắc phục vào phần dưới của trục tung và trục hoành là nguyên nhân .
• Bước 6: Sắp xếp các nhãn hiện tượng, nguyên nhân và biện pháp khắc phục dọc theo trục tương ứng.
• Bước 7: Xem xét các nhãn hiện tượng, nguyên nhân, biện pháp khắc phục và sắp xếp lại theo thứ tự quan trọng, tần suất xảy ra hoặc man theo tiêu chí khác, sau đó dán vào tờ giấy .
• Bước 8: Bước này sử dụng các biểu tượng chỉ ra dưới đây để nêu rõ mức độ quan hệ tại mỗi ô của ma trận

Xem xét từng hiện tượng kỳ lạ, vẽ những hình tượng tương thích tại mỗi ô với mỗi nguyên do. Thực hiện điều này cho tổng thể những nguyên do – hiện tượng kỳ lạ .
Tương tự, xem xét từng nguyên do và vẽ bằng bút chì những hình tượng tương thích tại những ô với giải pháp khắc phục. Thực hiện điều này cho toàn bộ những ô nguyên do – giải pháp khắc phục .
Xem xét từng giải pháp khắc phục và kiểm tra những hình tượng trên những ô với từng nguyên do, đổi khác hình tượng nếu thiết yếu. Tiến hành tựa như cho những cặp nguyên do – hiện tượng kỳ lạ .
Vẽ những hình tượng và ghi chú đề, tên những thành viên nhóm và những thông tin khác .

3. BIỂU ĐỒ MŨI TÊN (ARROW DIAGRAM)

• Biểu đồ mũi tên là một loại biểu đồ vạch thời gian biểu được sử dụng trong “kỹ thuật xem xét và đánh giá ” (PERT). PERT là một kỹ thuật lập kế hoạch và thời gian biểu được xây dựng ở Mỹ vào năm 1957 .
• Nó bao gồm một mạng mũi tên và các nút chỉ ra mối quan hệ giữa các nhiệm vụ cần thiết để thực hiện kế hoạch. Các nhóm dự án và nhóm chất lượng thường sử dụng để vẽ và kiểm tra thời gian biểu giải quyết vấn đề. Khi tất cả các thành viên của nhóm cùng xây dựng biểu đồ mũi tên qua việc sử dụng các thẻ, việc kiểm soát tiến độ trở nên hiệu quả hơn nhiều .
• Biểu đồ hình mũi tên cung cấp cho chúng ta một bức tranh trực quan về các hoạt động được triển khai để hỗ trợ cho công tác hoạch định và trao đổi thông tin về dự án .

Xem thêm: Mẹo để lựa chọn đúng công ty gắn bó lâu dài

Lợi ích của biểu đồ mũi tên

• Hiểu và quản lý dự án hay nhiệm vụ một cách toàn diện thông qua việc phân chia dự án thành các hoạt động và sắp xếp chúng theo thứ tự hợp lý .
• Xem xét toàn bộ nhiệm vụ và xác định được các khó khăn tiềm tàng trước khi bắt đầu công việc. Việc vẽ hệ thống mạng dẫn đến sự phát hiện ra những điểm có thể cải tiến mà có thể trước đó chưa được chú trọng .
• Cải tiến việc trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm, thúc đẩy sự hiểu biết và tạo điều kiện để sự thỏa thuận trở nên ác dễ dàng. Biểu đồ hình mũi tên có thể được áp dụng trong giai đoạn đầu của các dự án để xác định thời gian và quản lý kế hoạch .

Cách áp dụng biểu đồ mũi tên

Biểu đồ mũi tên được cấu trúc bởi những mũi tên đặc, mũi tên đen và những vòng tròn sử dụng theo những cách đơn cử. Các bước phong cách thiết kế Biểu đi mũi tên gồm có :

• Bước 1: Từ các chiến lược đã đề ra, chọn một chiến lược với các hoạt động cần thực hiện. Đây là mục tiêu của biểu đồ mũi tên.
• Bước 2: Chỉ rõ mọi yêu cầu bắt buộc với các mục tiêu
• Bước 3: Thảo luận về mục tiêu và lập danh mục tất cả các hoạt động cần thiết .
• Bước 4: Khi đã tìm ra đầy đủ các hoạt động, viết tất cả lên các nhãn (Label) riêng.
• Bước 5: Sắp xếp các nhãn theo thứ tự các hoạt động cần hoàn thành. Quyết định khoảng thời gian cho từng nhiệm vụ .
• Bước 6: Loại bỏ các nhãn không cần thiết hoặc trùng lặp và nối chúng với nhau bằng các mũi tên vẽ bằng bút chì. Tính toán thời gian triển khai ngắn nhất có thể, thời gian bắt đầu và kết thúc sớm nhất cho từng nhiệm vụ.
• Bước 7: Xem xét biểu đồ và thêm nhãn cho các hoạt động bị bỏ sót.
• Bước 8: Tìm các đường nối thông qua mạng công việc với số nhãn hoạt động lớn nhất theo chiều dài của nó và sắp xếp chúng theo đường thẳng và đặt các vòng nút giữa chúng. Bước 9 : Sắp xếp các hoạt động song song tại các vị trí đúng.
• Bước 10: Khi đã quyết định vị trí của tất cả các nhãn hoạt động, vẽ các đường mũi tên và vòng nút. Đánh số các nút theo thứ tự từ trái qua phải và ghi tên các thành viên nhóm và các thông tin cần thiết khác vào biểu đồ.

4. BIỂU ĐỒ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU MA TRẬN ( MATRIX DATA ANALYSIS CHART )

Phân tích tài liệu ma trận là kỹ thuật nghiên cứu và phân tích loại tài liệu đã sử có bằng chiêu thức ma trận. Trong bảy công cụ mới, sáu công cụ gồm biểu đồ tương đương, biểu đồ quan hệ, biểu đồ cây, biểu đồ mà trận, biểu đồ mũi tên và biểu đồ PDCPC đều là những kỹ thuật tổ chức triển khai tài liệu bằng lời. Phân tích tài liệu ma trận là kỹ thuật duy nhất dựa trên số liệu .

Lợi ích áp dụng biểu đồ phân tích dữ liệu ma trận

Phân tích tài liệu ma trận được sử dụng trong nhiều nghành khác nhau như khảo sát thị trường, lập kế hoạch tăng trưởng loại sản phẩm mới, nghiên cứu và phân tích quy trình. Biểu đồ nghiên cứu và phân tích tài liệu ma trận giúp tìm ra mức độ ưu tiên cho những giải pháp khi thực thi tiềm năng nâng cấp cải tiến của tổ chức triển khai

Cách Áp dụng

• Xác định các hạng mục sẽ được so sánh, phân tích và mục đích sử dụng phân tích dữ liệu ma trận. Ví dụ, đối với một nhà hàng có thể so sánh các món ăn trong thực đơn với mục đích tìm ra những món ăn nào phổ biến nhất.
• Xác định đơn vị đánh giá cho trục tung và trục hoành của biểu đồ. Ví dụ, các nhà hàng có thể tiến hành việc khảo sát để tìm ra các món ăn khách hàng đánh giá cao nhất.
• Đánh giá các yếu tố xác định ở bước 2 để có được giá trị khách quan, thực tế. Trường hợp này, nhà hàng có thể tính trung bình xếp hạng của khách hàng về kết cấu và hương vị của từng món ăn trong một vài tháng.
• Vẽ biểu đồ.
• Xem xét các điểm mấu chốt và làm nổi bật chúng bằng cách liên kết chúng lại với nhau thành một vòng.
• Diễn giải biểu đồ và tiến hành biện pháp dựa trên kết quả đưa ra.

5. BIỂU ĐỒ QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH (PDPC DIAGRAM)

Quá trình hiểm khi diễn ra đúng chuẩn như kế hoạch khởi đầu. Các yếu tố không Dự kiến trước rất hay xảy ra trong mạng lưới hệ thống phức tạp, đôi lúc dẫn đến hàng loạt những biến cố nghiêm trọng. Biểu đồ quy trình ra quyết định hành động ( biểu đồ PDPC ) là một công cụ phòng ngừa những điều này và giúp đạt được tiềm năng mong ước. Nó sử dụng để lập kế hoạch dự trù những năng lực khác nhau hoàn toàn có thể diễn ra. Ngoài ra nó còn được sử dụng để đưa những hoạt động giải trí trở lại quỹ đạo mong ước một cách nhanh gọn trong trường hợp những hoạt động giải trí này do những nguyên do không dự kiến trước đã diễn ra không như kế hoạch .
Có hai loại biểu đồ PDPC với giải pháp thiết kế xây dựng trọn vẹn ngược nhau : loại theo chiếu thuận và loại theo chiếu ngược .

Lợi ích của biểu đồ quá trình ra quyết định

Phương pháp sử dụng biểu đồ PDPC tương hỗ cho việc ra quyết định hành động và xử lý yếu tố ; dự báo được những yếu tố có năng lực xảy ra qua việc lập kế hoạch cho những yếu tố giật mình giúp tất cả chúng ta xử lý những yếu tố này một cách dữ thế chủ động .

Cách áp dụng biểu đồ quá trình ra quyết định

1 ) Các quy luật cơ bản đề kiến thiết xây dựng biểu đồ PDPC

• Biểu tượng: Hình dưới đây minh họa tên và ý nghĩa của các biểu tượng sử dụng trong biểu đồ PDPC.
• Trình tự thời gian: trên biểu đồ PDPC cần phải từ trên xuống hoặc từ trái qua phải. Hình dưới đây thể hiện quan hệ giữa vị trí điêm bắt đầu và mục đích.

• Bắt giữa trên mục đích giữa dưới Bắt đầu tại đểm trên cùng bên trái và mục đích tại điểm dưới cùng bên trải Bắt đầu Bắt đầu Mục đích Mục đích
• Vòng lặp: có thể chuyên hướng của các mũi tên và quay về ban đầu hoặc bước trung gian. Biểu đồ PDPC có thể bao gồm chu trình kín, không giống như biểu đồ mũi tên.
• Sự lặp lại: các hoạt động có thể được lặp lại nếu cần thiết.

2 ) Xây dựng biểu đồ tiến trình PDPC Biểu đồ tiến trình PDPC là một công cụ rất hữu hiệu để hoạch định những dự án Bất Động Sản điều tra và nghiên cứu và tăng trưởng, vô hiệu những khuyết tật mãn tính, đàm phán kinh doanh thương mại và những hoạt động giải trí tương tự như. Biểu đồ PDPC cần được bổ trợ khi cần phải lan rộng ra, liên tục đổi khác những hoạt động giải trí hiện tại hoặc thêm những hoạt động giải trí mới cho đến khi đạt được tiềm năng .

Bước 1: Lựa chọn dự án khó thực hiện hoặc cần “thử nghiệm và sai lỗi” để đạt được mục đích cuối cùng. Xác định chính xác các công việc cần làm, lập mục tiêu và giá trị mục tiêu.

Bước 2: Xác định tình trạng bắt đầu và các điều kiện ràng buộc.

Bước 3: Lập kế hoạch ban đầu theo các bước sau sử dụng các mũi tên mờ để nối các hoạt động. Bắt đầu thực hiện kế hoạch, theo tuyến có khả năng dễ dẫn đến mục tiêu nhất. Thay đổi các mũi tên mờ bằng các mũi tên đậm tại mỗi hoạt động đã hoàn thành.

• Đặt nhãn có ký hiệu bắt đầu vào vị trí trên cùng ở giữa và nhãn mục tiêu vào vị trí dưới cùng.
• Viết các hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu và trình bày vắn tắt các vấn đề tiềm ẩn trên các thẻ riêng, sắp xếp chúng theo tuần tự thời gian và nối lại.
• Thảo luận về biểu đồ, viết các nhãn bổ sung cho những hoạt động hoặc những vấn đề còn sót.
• Thêm chúng vào biểu đồ và hoàn thành quá trình bắt đầu đến kết thúc.
• Chuẩn bị các kế hoạch đột xuất thông qua việc xem xét lại từng bước và thảo luận về những hành động cần thiết nếu bước này chưa đạt được .
• Kiểm tra cẩn thận biểu đồ để xem có sự mâu thuẫn nào không quan và xem kế hoạch đột xuất có phù hợp và có đầy đủ mọi yếu tố trọng không ?
• Dán các nhãn, vẽ các mũi tên, viết chủ đề và các thông tin cần thiết khác.

Bước 4: Theo dõi tình trạng và chia theo kế hoạch lựa chọn nếu xuất hiện các sự kiện không mong muốn và tình trạng mới xảy ra. Để làm điều này, thay đổi biểu đồ PDPC ban đầu bằng cách thêm các hoạt động phối hợp vào kế hoạch ban đầu còn chưa đầy đủ. Thay có mũi tên mờ bằng các mũi tên đậm cho từng hoạt động đã được hoàn thành.

Bước 5: Tiếp tục xây dựng và thực hiện kế hoạch theo quy trình trong bước 4 cho đến khi đạt mục tiêu.

6. BIỂU ĐỒ QUAN HỆ ( REALATION DIAGRAM )

Biểu đồ quan hệ còn gọi là đồ thị đối sánh tương quan là một công cụ để xử lý những yếu tố phức tạp bằng cách tháo gỡ mối link logic giữa từng cặp nguyên do và tác dụng ( hoặc giữa tiềm năng và kế hoạch ). Khi vận dụng kỹ thuật này, một nhóm liên tục kiến thiết xây dựng và sửa đổi biểu đồ, từng bước hình thành sự thống nhất. Đây là một giải pháp có ích để biến hóa tâm lý của con người, chỉ ra mấu chốt của yếu tố và mở ra hướng xử lý .

Lợi ích áp dụng biểu đồ quan hệ 

• Biểu đồ quan hệ cho phép sắp xếp một cách logic vấn đề có mối quan hệ nhân quả phức tạp nên chúng rất hữu ích trong giai đoạn lập kế hoạch để đạt được tầm nhìn rộng trong tình trạng chung.
• Giúp cho việc xác định sự ưu tiên một cách chính xác và có thể nhận rõ vấn đề bằng cách chỉ ra mỗi quan hệ giữa các nguyên nhân.

Cách áp dụng biểu đồ quan hệ 

• Bước 1: Trình bày vấn đề ở dạng chỉ ra kết quả mong muốn chưa đạt được. Ví dụ: Tại sao X không xảy ra? Viết câu này lên thẻ hoặc nhãn.
• Bước 2: Mỗi thành viên của nhóm nghĩ ra 5 nguyên nhân ảnh hưởng đến vấn đề và viết lên từng thẻ riêng biệt. Các thẻ này được gọi là thẻ nguyên nhân. Cũng như các thông tin trên thẻ tương đồng, các nguyên nhân cần trình bày ở dạng câu ngắn gọn.
• Bước 3: Đặt thẻ vấn đề vào giữa tờ giấy khổ rộng.
• Bước 4: Mỗi thành viên của nhóm đọc thẻ của mình và thảo luận về ý nghĩa của nó. Nhóm các thẻ tương tự với nhau.
• Bước 5: Bằng cách liên tục hỏi các câu hỏi tại sao. Điều tra mối quan hệ nhân – quả và chia các thẻ thành nguyên nhân chính, nguyên nhân thứ cấp … và các cấp xa hơn. Đặt thẻ có quan hệ gần với vấn đề nhất vào chỗ gần thẻ vấn đề nhất. Liên kết các thẻ bằng các mũi tên để nt chỉ mối quan hệ nhân quả.
• Bước 6: Thảo luận về biểu đồ cho đến khi xác định được các nguyên nhân có thể có và cho đến khi các thành viên hiểu rõ vấn đề. Thêm các thẻ nguyên nhân nếu cần thiết và vẽ lại các mũi tên.
• Bước 7: Khi nguyên nhân đã được hiểu rõ, xem xét toàn bộ biểu đồ để tìm mối quan hệ giữa các nhóm nguyên nhân. Nối các nhóm có liên quan bằng các mũi tên .
• Bước 8: Dán các nhãn này vào tờ giấy. Vẽ các mũi tên và ghi các thông tin cần thiết như: chủ đề và tên các thành viên nhóm.
• Bước 9: Thảo luận và quyết định nguyên nhân quan trọng nhất. Chỉ rõ nguyên nhân này bằng các khoanh tròn. Khi chọn nguyên nhân quan trọng nhất, có thể rất hữu ích nếu sử dụng hệ thống chấm điểm (ví dụ mỗi thành viên của nhóm cho 2 điểm với nguyên nhân quan trọng nhất và cho 1 điểm với những nguyên nhân ít quan trọng hơn).
• Bước 10: Trên cơ sở biểu đồ quan hệ, viết báo cáo về vấn đề và các nguyên nhân của nó.

7. BIỂU ĐỒ TƯƠNG ĐỒNG (AFFINITY DIAGRAM)

Biểu đồ tương đương được sử dụng để xử lý những yếu tố chính yếu. Đây là một công cụ rất có hiệu suất cao để nghiên cứu và phân tích tìm ra yếu tố cần xem xét trong một trường hợp hỗn độn. Đó là một giải pháp lu chọn và sắp xếp yếu tố khi thực trạng còn đang rất mơ hồ, khó xác lập ( ví dụ như khi yếu tố có tương quan đến những sự kiện trong tương lại, những trường hợp không hiểu rõ hoặc những kinh nghiệm tay nghề mới ). Điều này được thực thi bằng cách tích lũy những tài liệu, những quan điểm, những ý tưởng sáng tạo khác nhau ở dạng tài liệu miêu tả và tổng hợp vào một biểu đồ dựa trên đặc tính tương đương .

Lợi ích của biểu đồ tương đồng

• Phát hiện ra vấn đề bằng cách thu thập các dữ liệu bằng lời từ tình trạng hỗn độn và sắp xếp thành từng nhóm (tương đồng).
• Cho phép chỉ rõ bản chất của vấn đề và đảm bảo rằng mọi người liên quan đều nhận rõ vấn đề đó.
• Thông qua việc phối hợp ý kiến của mọi thành viên trong nhóm, khuyến khích tinh thần đồng đội, tăng nhận thức của mọi người và kích thích nhóm hoạt động.

Cách Áp dụng biểu đồ tương đồng

Biểu đồ tương đương hoàn toàn có thể do từng cá thể hoặc tập thể thiết kế xây dựng. Mỗi trường hợp sử dụng một quá trình khác nhau .

1) Phương pháp cho cá nhân:

• Bước 1: Xác định chủ đề.
• Bước 2: Thu thập các dữ liệu bằng lời liên quan đến chủ đề đã chọn: các sự kiện thực tế, ý kiến, các ý tưởng. Có thể sử dụng các phương pháp khác nhau để thu thập dữ liệu.
• Bước 3: Viết từng nội dung của các thông tin mô tả trên từng thẻ riêng biệt, có thể dùng thẻ dạng nhãn dính cho mục đích này. Đó là thẻ dữ liệu
• Bước 4: Đảo kỹ các thẻ dữ liệu và rải chúng một cách ngẫu nhiên trên mặt bàn làm việc lớn. Đọc cẩn thận các thẻ hai đến ba lần. Mỗi lần xem xét chúng dưới một góc độ khác nhau. Khi đọc thẻ, cố gắng phát hiện từng cặp có mối quan hệ gần gũi.
• Bước 5: Kiểm tra hai thẻ đã chọn có đúng là có mối quan hệ mật thiết không.
• Bước 6: Kết hợp hai thẻ thành một và viết vào thẻ mới. Thẻ mới phải trình bày không được khác nội dung hai thẻ trước. Tránh làm cho thông tin trên thẻ mới bị trừu tượng hơn. Thẻ mới được gọi là thẻ tương đồng.
• Bước 7: Đặt thẻ tương đồng lên trên hai thẻ gốc. Sau đó đưa trở lại bộ ba thẻ đó với các thẻ còn lại.
• Bước 8: Tiếp tục xem xét từng đối thẻ có mối liên quan bằng cách lặp lại từ bước 4 đến bước 7. Trong quá trình như vậy, mức độ tương đồng giữa các thẻ trong một cặp sẽ giảm dần. Tiếp tục quy trình này đến khi ta có 5 hoặc ít hơn các nhóm thẻ. Vào lúc cuối này có thể có một số thẻ dữ liệu không xếp vào nhóm. Đừng cố ghép đôi chúng với thẻ khác nếu thực sự không có quan hệ với nhau. Xem chúng là các nhóm riêng cho các bước tiếp theo.
• Bước 9: Xếp các nhóm thẻ trên tờ giấy rộng, sắp xếp chúng theo cấu trúc của thẻ tương đồng cuối cùng để có thể dễ đánh giá.
• Bước 10: Rải các thẻ ra nhưng giữ các thẻ có mối tương đồng với nhau.
• Bước 11: Quyết định vị trí cuối cùng của các thẻ và dán chúng vào một tờ giấy. Hoàn thành biểu đồ bằng cách vẽ các đường biên giới xung quanh nhóm tương đồng và chỉ ra mối quan hệ tương hỗ của chúng bằng mũi tên. Thêm tiêu đề và mọi thông tin cần thiết khác vào biểu đồ.

2 ) Phương pháp cho nhóm :

• Bước 1: Chọn chủ đề
• Bước 2: Thu thập dữ liệu bằng lời bằng phương pháp động não (brainstorming).
• Bước 3: Thảo luận các thông tin thu được cho đến khi mọi người trong nhóm hiểu rõ. Viết lại mọi thông tin trình bày chưa rõ, không hiểu được hoặc mập mờ.
• Bước 4: Xây dựng biểu đồ theo như quy định từ bước 3 đến bước 10 của phương pháp cho cá nhân, nhưng ở đây các thành viên của nhóm thảo luận và thống nhất để nhóm các thẻ.

LỢI ÍCH MANG LẠI CỦA 7 CÔNG CỤ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG MỚI

• Bảy công cụ mới rất hữu ích trong việc tạo ra một nền văn hóa sáng tạo trong tổ chức/ doanh nghiệp, lôi kéo mọi người tham gia, khuyến khích họ cùng suy nghĩ, tìm tòi cách giải quyết vấn đề.
• Bảy công cụ mới giúp trình bày các dữ liệu bằng lời dưới dạng biểu đồ, tạo thông tin trực quan, dễ hiểu, có tính tổng thể.

CÁCH ÁP DỤNG 7 NEW TOOLS VÀO SẢN XUẤT 

• Xác định chính xác vấn đề cần giải quyết;
• Lựa chọn đúng công cụ thích hợp và khả thi;
• Thực hiện thu thập dữ liệu bằng lời một cách chính xác, phù hợp;
• Phân tích và giải thích kết quả phân tích.

Bảy công cụ mới cho quản trị và nâng cấp cải tiến chất lượng đã được thực hành thực tế khá thông dụng trong những tổ chức triển khai / doanh nghiệp. Sử dụng những công cụ này giúp họ đạt được tiềm năng và tạo ra một nguồn động lực lớn cho những nhóm chất lượng. Nội dung, cách lập và vận dụng đơn cử được trình diễn chi tiết cụ thể trong nội dung từng công cụ .

Để được tư vấn 7QC vui lòng liên hệ thuvientieuchuan.org thông qua Hotline 0948.690.698

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Chia Sẻ Kiến Thức