Tiêu Chuẩn 5S – Công Cụ Cải Tiến Năng Suất Nhật Bản

Trước tiên cần hiểu 5S không phải là một công cụ mà là một phương pháp quản lý doanh nghiệp. Gọi là 5S vì nó là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng). Nội dung cụ thể của mỗi S này sẽ được trình bày cụ thể hơn trong phần Hướng dẫn áp dụng 5S trong doanh nghiệp.

Phương pháp này vốn được hình thành ở Nhật Bản. Nơi vốn được biết đến là một quốc gia có tính kỷ luật cao. TOYOTA là thương hiệu đầu tiên áp dụng 5S. Nhờ tính hiệu quả rõ rệt mà 5S đã không những trở nên phổ biến ở nhiều công ty Nhật Bản mà còn được áp dụng rộng rãi tại nhiều tổ chức, doanh nghiệp trên thế giới.

5S được sử dụng lần đầu ở Nước Ta vào năm 1993 tại công ty Nhật ( VYNIKO ). Cho tới nay đã có rất nhiều cơ quan, đơn vị chức năng sản xuất cũng vận dụng giải pháp này để thiết kế xây dựng quy mô quản trị của mình, trong đó hoàn toàn có thể kể tới công ty CNC VINA, Bệnh viện Phụ sản TP.HN, Sở ngoại vụ Thành phố Thành Phố Đà Nẵng, …

PHẠM VI ÁP DỤNG CỦA TIÊU CHUẨN 5S

• 5S có thể áp dụng cho mọi ngành nghề, lĩnh vực: kỹ thuật, y tế, nông nghiệp, thủy điện, hành chính,…
• 5S có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, tổ chức: doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), công ty TNHH 1 thành viên, công ty cổ phần, công ty hợp doanh, cơ quan nhà nước,…
• 5S có thể áp dụng cho mọi quy mô: siêu nhỏ, nhỏ, vừa, lớn,…

LỢI ÍCH CỦA TIÊU CHUẨN 5S ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP                             

• Loại bỏ lãng phí trong quy trình sản xuất (Minh chứng: Công ty sản xuất gỗ và phân phối vật liệu xây dựng Boise Cascade của Mỹ đã giảm lượng phụ từng lưu trữ trong kho tại 1 nhà máy tới 300.000 USD khi áp dụng 5S)
• Hạn chế tình trạng hỏng hóc, thất lạc, thất thoát tài nguyên, tránh lãng phí cho doanh nghiệp
• Tiết kiệm thời gian, công sức trong công việc, tránh được những sai sót nhờ mọi thứ đều được sắp xếp gọn gàng theo đúng quy định (Minh chứng: Việc áp dụng 5S tại 1 số bệnh viện trên thế giới giúp tăng diện tích lưu trữ thêm 10% và giảm thời gian tìm kiếm tài liệu xuống 20%)
• Phát hiện kịp thời các nguy cơ tiềm ẩn hay sự cố bất thường trong quá trình kiểm tra định kỳ để giải quyết nhanh chóng
• Cắt giảm các hoạt động dư thừa, không mang lại giá trị và lợi nhuận cho doanh nghiệp
• Cải thiện môi trường, điều kiện làm việc an toàn, sạch sẽ từ đó bảo vệ sức khỏe nhân viên, giúp người lao động hăng say hơn với công việc (Minh chứng: Tỷ lệ sự cố của Boise Cascade giảm 1.5%)
• Nâng cao tính tự giác và kỷ luật của người lao động
• Nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm hàng hóa (Minh chứng: Khi áp dụng 5S, Trung tâm hỗ trợ khách hàng của Hewlett-Packard ghi nhận giảm số lượng các cuộc gọi lại của khách hàng về cùng một vấn đề và giảm thời lượng gọi trên một khách hàng)
• Mở ra nhiều cơ hội phát triển, hợp tác kinh doanh hơn cho doanh nghiệp (Minh chứng: Một xí nghiệp in tại Hà Nội khi ứng dụng 5S đã được hãng Cannon lựa chọn là một trong 3 nhà cung ứng dịch vụ in ấn tốt nhất tại khu vực Đông Nam Á)

HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG 5S CHO DOANH NGHIỆP

Việc vận dụng tiêu chuẩn 5S cho doanh nghiệp sẽ thường trải qua 3 tiến trình đơn cử như sau :

Giai đoạn 1: Chuẩn bị và khởi động 5S

1. Thành lập ban chỉ đạo và thực hiện 5S: Dựa trên quy mô công ty, số lương các ban và nhân viên mà có thể thành lập: ban chỉ đạo, ban đào tạo, ban quảng bá, ban đánh giá
2. Xác định cá nhân chịu trách nhiệm chính về hoạt động 5S
3. Xây dựng sơ đồ mặt bằng và phân công trách nhiệm: Xác định tất cả các khu vực trong công ty, kể cả khu vực công cộng. Hình thành các nhóm, chỉ định trưởng nhóm và phân công mỗi nhóm chịu trách nhiệm một khu vực, lưu ý không bỏ sót khu vực nào.
4. Đào tạo về 5S: Triển khai đào tạo với sự tham gia của mọi thành viên trong doanh nghiệp để nâng cao nhận thức và xây dựng tính tự giác, kỷ luật cho mỗi cá nhân
5. Chuẩn bị các dụng cụ vệ sinh: Cần dụng cụ nào? Số lượng bao nhiêu? Cất giữ ở đâu? Ai là người sẽ chuẩn bị và quản lý các dụng cụ đó?
6. Thông báo chính thức của lãnh đạo cao nhất: Lãnh đạo cao nhất tuyên bố cam kết của công ty về hoạt động 5S và các nội dung liên quan
7. Tổng vệ sinh toàn công ty: Cung cấp các dụng cụ vệ sinh đã chuẩn bị cho từng cá nhân, có thể ghi lại hình ảnh trước, trong và sau buổi tổng vệ sinh để làm tư liệu đào tạo, quảng bá và phân tích hiệu quả của hoạt động 5S.

Giai đoạn 2: Thực hiện Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke

Xem thêm: Giới thiệu 5s trong y tế – Bệnh Viện Nhi Đồng Thành Phố

1. Seiri – Sàng lọc (S1):

• Liệt kê, phân loại, lựa chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc (Bao gồm: máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, vật dụng, đồ dùng, tài liệu…).
• Với những thứ cần thiết thì cần xác định rõ số lượng và thời gian cần sử dụng.
• Những thứ không cần thiết có thể di dời (với những thứ hoàn toàn không có giá trị), bán đi (với những thứ có giá trị để bán) hoặc tái sử dụng nếu có thể (với những thứ không có giá trị nhưng lại mất chi phí để loại bỏ). Khâu này cần được thực hiện định kỳ.

2. Seiton – Sắp xếp (S2):

• Những vật dụng được lựa chọn giữ lại cần được bố trí tại những nơi dễ thấy, dễ lấy, dễ trả theo mức độ cần thiết. (Đồ vật thường dùng phải để gần người sử dụng; Đồ thỉnh thoảng dùng có thể đặt xa hơn; Đồ không dùng nhưng phải lưu giữ phải để ở kho riêng có kèm nhãn mác ghi chú).
• Điểm mấu chốt ở khâu thứ 2 này là tuân thủ triệt để yêu cầu mọi vật dụng đều cần có một vị trí quy định riêng đi kèm với dấu hiệu nhận biết rõ ràng. Làm tốt khâu này sẽ tránh được những nhầm lẫn, thất lạc, thất thoát đồ dùng tại cơ sở.

3. Seiso – Sạch sẽ (S3):

• Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc và khu vực lân cận (bao gồm: máy móc, thiết bị, vật dụng, môi trường, cảnh quan, mỹ quan,… thông quan các hoạt động cá nhân vệ sinh hằng này và tập thể tổng vệ sinh.
• Chú ý tới các nội dung: Ai là người thực hiện? Vệ sinh cái gì? Phương pháp vệ sinh như thế nào? Sử dụng dụng cụ gì? Tiến hành vệ sinh ra sao?
• S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn cho người lao động và nâng cao độ bền, đảm bảo máy móc vận hành chính xác, ít bị hỏng hóc. Tương tự như S1, S3 cũng cần tiến hành định kỳ.

4. Seiketsu – Săn sóc (S4):

• Xây dựng hệ thống để duy trì và chuẩn hóa S1, S2, S3 ở trên bằng cách thiết lập các quy trình, quy định, cảnh báo bằng văn bản, hình ảnh trong đó nêu rõ phạm vi hoạt động (những gì được làm và không được làm), tài liệu hướng dẫn, trách nhiệm 3S của mỗi cán bộ công nhân viên, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí cụ thể, chế độ khen thưởng
• S4 thực chất là quá trình rèn giũa và nâng cao ý thức tuân thủ các điều luật của mỗi cá nhân tại doanh nghiệp.

5. Shitsuke – Sẵn sàng (S5):

• Hình thành thói quen, nề nếp, tác phong để mỗi một thành viên trong doanh nghiệp đều tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn với các chuẩn mực 5S.
• Thực hiện tốt khâu này không chỉ nâng cao năng suất lao động cá nhân mà còn góp phần cải thiện hiệu suất chung của toàn bộ doanh nghiệp.

Giai đoạn 3: Tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S và hoạt động cải tiến

1. Tự kiểm tra, đánh giá 5S trong doanh nghiệp

• Mục đích đánh giá 5S: Xem xét các hiệu quả mà 5S mang lại; Các khía cạnh tích cực khi thực hiện 5S; Động viên, khuyến khích các cá nhân, đơn vị có thành tích tố và nhân rộng sáng kiến cải tiến; Tìm ra các hạn chế và khắc phục
• Nội dung đánh giá 5S: Lập kế hoạch đánh giá định kỳ; Thành lập ban đánh giá 5S và tiến hành đánh giá; Báo cáo kết quả đánh giá; Tiến hành khen thưởng cho các nhóm và cá nhân

2. Các bước đánh giá 5S

2.1. Chuẩn bị nhìn nhận :

• Thành lập đoàn đánh giá; lên kế hoạch đánh giá (Mục đích và phạm vi đánh giá; Phân nhóm và chia khu vực chịu trách nhiệm; Nội dung đánh giá; Thời gian, địa điểm và bộ phận được đánh giá; Nguồn lực cần thiết)
• Xây dựng Tiêu chí đánh giá
• Chuẩn bị tài liệu (bảng hỏi, phiếu kiểm tra, mẫu báo cáo) và phương tiện (máy ảnh, máy điện thoại, máy ghi âm, máy quay) cần thiết

2.2. Tiến hành nhìn nhận :

• Họp khai mạc: Nêu mục đích, nội dung đánh giá và thành phần tham gia
• Tiến hành đánh giá
• Họp kết thúc: Trình bày thực trạng, kết quả đánh giá, những điểm cần khắc phục

3. Trao thưởng sau đánh giá

3.1. Tổ chức các cuộc thi 5S trong doanh nghiệp

3.2. Hoạt động nâng cấp cải tiến

• Tiếp cận hệ thống chu trình

  P (Plan)-D (Do)-C (Check)-A (Act)

  : Lập kế hoạch – Triển khai thực hiện – Kiểm tra kết quả– Điều chỉnh, cải tiến

• Sử dụng phương pháp quản lý trực quan (dùng bảng hiển thị, bảng biểu thông tin, bảng màu, chỉ dẫn bằng hình ảnh,…)
• Triển khai nhóm kiểm soát chất lượng: Đóng góp các cải tiến cho doanh nghiệp.
• Khuyến khích cải tiến liên tục: Sử dụng công cụ Kaizen
• Áp dụng các chỉ số đánh giá hiệu suất chủ yếu KPIs

Để đánh được tư vấn 5S vui lòng liên hệ thuvientieuchuan.org thông qua Hotline 0948.690.698

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Chia Sẻ Kiến Thức