Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 mới nhất

Việc hiểu đúng và làm đúng Quy trình ISO 9001:2015 là một thành công bước đầu trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, chungnhanquocte.com sẽ chia sẻ một số hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 giúp các doanh nghiệp giải quyết vấn đề này.

Những nội dung cơ bản về quy trình ISO 9001:2015

Để hoàn toàn có thể biết cách viết quy trình ISO 9001 : năm ngoái trước hết bạn cần tìm hiểu và khám phá những nội dung cơ bản của ISO 9001 : năm ngoái. Sau khi đã nắm rõ mới hoàn toàn có thể vận dụng vào để viết quy trình ISO 9001 : năm ngoái một cách hiệu suất cao nhất .

Quy trình ISO 9001:2015 được định nghĩa như thế nào?

Hai khái niệm quy trình ( Process ) và quy trình ( Procedure ) trong ISO 9001 rất dễ gây nhầm lẫn. Vì vậy trước khi đưa ra cách viết một quy trình ISO 9001 : năm ngoái, cần phân biệt được quy trình và quy trình ISO 9001 : năm ngoái, chúng khác nhau như thế nào ?

Theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2015, Quá trình được định nghĩa như sau: “Tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác lẫn nhau, sử dụng đầu vào để cho ra kết quả dự kiến”. Kết quả dự kiến chính là đầu ra của quy trình, ở đây đầu ra có thể là sản phẩm hoặc dịch vụ. Trong một doanh nghiệp sẽ có rất nhiều quá trình.

=> Ví dụ: quá trình mua vật tư, quá trình theo dõi sự thoả mãn của khách hàng, quá trình bán hàng,…

Thủ tục/quy trình, theo ISO 9001:2015, là “Cách thức xác định để thực hiện một hoạt động hay quá trình”. Như vậy, việc xây dựng quá quy trình có vai trò hỗ trợ tổ chức trong việc thực hiện các quá trình nhằm đạt được mục tiêu chung.

=> Ví dụ Quá trình mua vật tư là tập hợp các quy trình đi kèm như Quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, Quy trình mua hàng, Quy trình kiểm tra và khiếu nại nhà cung ứng,…

Tuy nhiên không phải toàn bộ những quy trình đều cần có quy trình đi kèm. Trong tiêu chuẩn mạng lưới hệ thống quản trị, việc thiết lập những quy trình là bắt buộc, còn có thiết kế xây dựng quy trình hay không là tuỳ theo nhu yếu của tổ chức triển khai đó .

Các quy trình phổ biến trong hệ thống quản lý chất lượng

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một mạng lưới hệ thống những quy trình ISO khác nhau, tương thích với mô hình và phương pháp quản lý và vận hành của doanh nghiệp đó. Tuy nhiên, những quy trình này hoàn toàn có thể được phân thành 3 nhóm chính : Quy trình quản trị, quy trình quản lý và vận hành và quy trình tương hỗ. 3 nhóm quy trình này sẽ tương tác, bổ trợ và tương hỗ nhau để bảo vệ mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng được quản lý và vận hành trơn tru và đạt được mục tiêu dự kiến .

Quy trình quản lý: là các quy trình lập kế hoạch và cung cấp nguồn lực để vận hành và hỗ trợ. Đồng thời giám sát, đo lường và đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng và sự hài lòng của khách hàng.

Ví dụ: Quy trình đánh giá nội bộ và xem xét lãnh đạo.

Mục đích của quy trình này là pháp luật tần suất và những bước triển khai một cuộc nhìn nhận nội bộ và xem xét của chỉ huy Hệ thống quản trị chất lượng .

Quy trình vận hành: là các quy trình cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng, liên quan mật thiết với việc thực hiện hoá các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.

Ví dụ: Quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung ứng

Mục đích : Quy định phương pháp mua hàng, bảo vệ mẫu sản phẩm hoặc dịch vụ được mua thỏa mãn nhu cầu được nhu yếu ship hàng cho hoạt động giải trí sản xuất – kinh doanh thương mại của Công ty .

Quy trình hỗ trợ: là các quy trình cung cấp các tài nguyên và nguồn lực cần thiết cho quy trình quản lý và quy trình vận hành. Mặc dù chỉ mang tính chất bổ trợ nhưng chúng vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành hệ thống.

Ví dụ: Quy trình theo dõi sự thỏa mãn và khiếu nại của khách hàng

Mục đích của quy trình này lao lý phương pháp thống nhất xử lý sự khiếu nại của người mua và đo lường và thống kê sự thỏa mãn nhu cầu của người mua nhằm mục đích cung ứng nhu yếu của người mua một cách tốt nhất .

Ý nghĩa của việc áp dụng quy trình ISO 9001:2015

Trong một tổ chức triển khai, mỗi cá thể khác nhau sẽ có năng lượng và nhận thức khác nhau dẫn đến cách thao tác và hiệu suất cao việc làm cũng khác nhau. Do vậy, việc thiết lập những quy trình giúp cho cá thể mỗi người lao động hoàn toàn có thể nắm rõ được việc làm đơn cử của mình là gì, triển khai thế nào cũng như hiệu quả cần phải đạt được như thế nào .
Ngoài ra, việc thiết lập và vận dụng những quy trình sẽ giúp những hoạt động giải trí sản xuất, kinh doanh thương mại được diễn ra trơn tru, hạn chế tối đa những sai lỗi, ảnh hưởng tác động đến chất lượng của mẫu sản phẩm và dịch vụ. Từ đó giúp giảm thiểu ngân sách hoạt động giải trí và quản trị doanh nghiệp và nâng cao hiệu suất việc làm .
Đây còn là một công cụ hữu dụng dành cho doanh nghiệp trong việc theo dõi và trấn áp chất lượng cùng quá trình việc làm của nhân viên cấp dưới. Do vậy để một mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng đạt được hiệu suất cao như mong đợi thì việc thiết kế xây dựng những quy trình ISO là một điều vô cùng quan trọng .

Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015

Bước 1: Xác định bối cảnh của tổ chức và các bên quan tâm

Bối cảnh của tổ chức triển khai sẽ gồm có những yếu tố bên trong như trình độ, văn hóa truyền thống, năng lượng, hạ tầng, .. và những yếu tố bên ngoài như những điều kiện kèm theo kinh tế tài chính, xã hội, luật định, công nghệ tiên tiến, .. Ở đây tất cả chúng ta hoàn toàn có thể sử dụng công cụ nghiên cứu và phân tích SWOT để nghiên cứu và phân tích điểm mạnh, điểm yếu, thời cơ, thử thách của doanh nghiệp. Từ việc xác lập toàn cảnh của mình, tổ chức triển khai sẽ nhìn thấy được những yếu tố xung quanh tổ chức triển khai, những yếu tố hoàn toàn có thể ảnh hưởng tác động hoặc chi phối lên mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng của tổ chức triển khai .
Tiếp theo, tổ chức triển khai cần phải xác lập những bên chăm sóc và nhu yếu và mong đợi của họ so với tổ chức triển khai là gì. Từ đó, vạch ra khoanh vùng phạm vi và những quy trình thiết yếu và mối tương tác giữa những quy trình của mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng .
Các bên chăm sóc hoàn toàn có thể là người mua, người lao động, nhà sản xuất, những cơ quan quản trị, cơ quan báo chí truyền thông, hội đồng địa phương, nhà đầu tư, …

Bước 2: Xác định rủi ro và cơ hội

Xác định rủi ro đáng tiếc và thời cơ tức là ứng với mỗi quy trình tất cả chúng ta phải xác lập được có ảnh hưởng tác động nào đến việc đạt hiệu quả như dự tính, gồm có cả những tác động ảnh hưởng tích cực và xấu đi .
Ở bên trên tổ chức triển khai đã thiết lập được toàn cảnh, xác lập được nhu yếu và mong đợi của những bên chăm sóc, khoanh vùng phạm vi và những quy trình thiết yếu trong mạng lưới hệ thống. Theo nhu yếu của tiêu chuẩn ISO 9001 : năm ngoái, tổ chức triển khai cần phải xác lập rủi ro đáng tiếc và thời cơ cho ba yếu tố lớn sau : Rủi ro và thời cơ từ toàn cảnh của tổ chức triển khai ( 4.1 ) ; Rủi ro và thời cơ từ những bên chăm sóc ( 4.2 ) ; Rủi ro va thời cơ từ những quy trình của mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng ( 4.3 ) .

Bước 4: Thiết lập danh sách các quy trình cần thiết

Không phải các rủi ro nào tổ chức cũng cần phải kiểm soát, chỉ những rủi ro ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đạt được các kết quả như dự định của hệ thống quản lý chất lượng thì chúng ta mới kiểm soát. Để quản lý được các rủi ro này, chúng ta cần phải xây dựng các quy trình cần thiết (Bảng 3. Rủi ro từ các quá trình). Doanh nghiệp sẽ bàn bạc, thống nhất và quyết định để lập một danh sách các quy trình cần xây dựng để xử lý các rủi ro. Việc này được lưu trữ dưới dạng văn bản để làm bằng chứng

Bước 3: Thu thập thông tin

Yêu cầu về quy trình trong tiêu chuẩn ISO 9001 : năm ngoái là những quy trình cần phải được miêu tả mọi hoạt động giải trí một cách chi tiết cụ thể và rõ ràng. Chính vì thế, để viết được một quy trình ISO đơn cử, bạn cần phải tích lũy những thông tin. Gồm những hoạt động giải trí nguồn vào, đầu ra, nghĩa vụ và trách nhiệm, quyền hạn của từng người, từng bộ phận của mỗi quy trình và chiêu thức nhìn nhận ( những phép đo ) hiệu suất cao của quy trình .
Để dễ tưởng tượng được những gì sẽ diễn ra trong một quy trình, doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng lưu đồ hoặc kiến thiết xây dựng những sơ đồ quy trình. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn toàn có thể sắp xếp những hoạt động giải trí trong quy trình một cách khoa học. Đồng thời bảo vệ mọi thông tin thiết yếu sẽ được tích lũy và khá đầy đủ .
Một trong những giải pháp rất hữu hiệu để tích lũy thông tin trong việc kiến thiết xây dựng quy trình là chiêu thức đơn cử, đây là giải pháp đặt ra những câu hỏi mà trong đó mỗi câu vấn đáp sẽ giúp cung ứng thêm những thông tin thiết yếu hoặc đưa ra những giải pháp giúp xử lý yếu tố .
Cụ thể như sau :

• WHY

  : Tại sao phải thực hiện quy trình này là gì? 

• WHO

  : Ai là người chịu trách nhiệm chính thực hiện quy trình đó?

• WHOM

  : Phối hợp với ai để thực hiện quy trình đó?

• WHAT

  : Nguồn lực cần thiết cho việc triển khai quy trình gồm những gì? 

• WHEN

  : Quy trình sẽ được diễn ra ở khâu nào trong hệ thống quản lý chất lượng? Thời hạn thực hiện quy trình?

• HOW

  : Phương pháp, các bước triển khai quy trình cụ thể như thế nào?

Như vậy, với giải pháp này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tích lũy mọi thông tin thiết yếu và bảo vệ không bỏ sót bất kỳ thông tin có ích nào trong từng quy trình .

Bước 4: Xác định cấu trúc của các quy trình

Một quy trình hoàn toàn có thể được ghi lại dưới nhiều dạng như dạng lưu đồ hoặc qua một chuỗi những đoạn văn. Tuy nhiên, dù được biểu lộ dưới dạng nào thì cấu trúc của nó vẫn phải bảo vệ có không thiếu những nội dung sau :

• Phạm vi vận dụng và mục tiêu của quy trình .
• Các định nghĩa, thuật ngữ .
• Trách nhiệm của người / bộ phận triển khai quy trình đó .
• Các thủ tục, trình tự để thực thi quy trình .
• Các tài liệu tìm hiểu thêm ( những biểu mẫu, list, tài liệu, hồ sơ sẵn có ) .
• Lịch sử những phiên bản của quy trình ( phiên bản số bao nhiêu, ngày biên soạn, ngày phê duyệt, người thực thi, … )

Bước 5: Ghi chép, xem xét và phê duyệt các quy trình

Sau khi tích lũy rất đầy đủ những thông tin, xác lập được rõ những quy trình cần phải kiến thiết xây dựng cùng mục tiêu, số lượng giới hạn của nó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bắt tay vào viết được quy trình ISO 9001 : năm ngoái cho mạng lưới hệ thống của mình. Việc thực thi ghi chép và kiến thiết xây dựng quy trình này thường thì sẽ do những thàng viên ban ISO được xây dựng bởi doanh nghiệp đó thực thi .
Do đối tượng người dùng mà quy trình hướng đến là đội ngũ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp, nên quy trình cần viết một cách dễ hiểu và ngắn gọn. Tránh lạm dụng những thuật ngữ trình độ hoặc thêm quá nhiều những cụ thể phức tạp thừa thãi gây khó hiểu thậm chí còn là nhầm lẫn cho người sử dụng. Điều này chỉ khiến cho những quy trình trở nên cồng kềnh và không đạt được hiệu suất cao như mong ước
Bước tiếp theo để triển khai xong và bảo vệ tương thích với mạng lưới hệ thống, những quy trình sau khi được viết ra cần có xem xét, nhìn nhận và góp ý từ những bên tham gia vào mạng lưới hệ thống quản trị. Cuối cùng, để những quy trình có hiệu lực thực thi hiện hành, chúng cần được trình lên và phê duyệt bởi chỉ huy cao nhất của doanh nghiệp trước khi thông tin và vận dụng trong hoạt dộng sản xuất của doanh nghiệp .

Bước 6: Truyền đạt và đào tạo nội bộ về quy trình

Sau khi quy trình được phê duyệt và có hiệu lực, doanh nghiệp cần phải thông tin cho đội ngũ nhân viên tham gia vào hệ thống quản lý chất lượng về các quy trình đã được xây dựng. Doanh nghiệp cũng nên tổ chức các khóa đào tạo nội bộ về quy trình để đảm bảo toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp hiểu rõ được vai trò, quyền hạn của mình. Cũng như nắm được cách thức thực hiện các công việc hàng ngày của mình để công việc đạt hiệu quả tối ưu.

Lưu ý : Đối với bất kể sự đổi khác nào về quy trình cũng phải được thông tin kịp thời và rõ ràng tới những nhân viên cấp dưới. Tránh trường hợp quy trình mới không được vận dụng sẽ gây ảnh hưởng tác động đến hiệu suất của doanh nghiệp .

Trên đây là những kinh nghiệm về việc hướng dấn viết quy trình ISO 9001:2015. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp các doanh nghiệp phần nào trong việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng.

ĐÁNH GIÁ DỊCH VỤ
ĐÁNH GIÁ DỊCH VỤ

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Chia Sẻ Kiến Thức