Một số quy tắc soạn thảo văn bản cơ bản dành cho Word
Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững những nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất mà chúng tôi sắp trình diễn thời điểm ngày hôm nay. Bản thân tôi đã quan sát và nhận thấy rằng 90 % sinh viên tốt nghiệp những trường ĐH không nắm vững ( thậm chí còn chưa biết ) những quy tắc này !
Vì vậy các bạn cần bình tĩnh và hãy đọc cẩn thận bài viết này.
Bạn đang đọc: Một số quy tắc soạn thảo văn bản cơ bản dành cho Word
Đối với những bạn đã biết thì đây là dịp kiểm tra lại những thói quen của mình, còn so với những bạn chưa biết thì những quy tắc này sẽ thật sự có ích. Các quy tắc này rất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi thì bạn sẽ không khi nào lặp lại những lỗi này nữa khi soạn thảo văn bản .
Một điều nữa rất quan trọng muốn nói với những bạn : những quy tắc soạn thảo văn bản này luôn đúng và không nhờ vào vào ứng dụng soạn thảo hay hệ quản lý đơn cử nào .
Nội Dung Chính
Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn
Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự (Character). Các ký tự phần lớn được gõ vào trực tiếp từ bàn phím.
Nhiều ký tự khác ký tự trắng (Space) ghép lại với nhau thành một từ (Word).
Tập hợp các từ kết thúc bằng dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu (Sentence). Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó tạo thành một đoạn văn bản (Paragraph).
Trong những ứng dụng soạn thảo, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Như vậy phím Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới .
Đoạn là thành phần rất quan trọng của văn bản. Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng,… Nếu trong một đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter. Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn.
Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ… Có thể tạm định nghĩa dòng là một tập hợp các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo.
Như vậy những định nghĩa và khái niệm cơ bản khởi đầu của soạn thảo và trình diễn văn bản là Ký tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn .
Nguyên tắc tự xuống dòng của từ
Trong quy trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, ứng dụng sẽ triển khai động tác tự xuống dòng. Nguyên tắc của việc tự động hóa xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ. Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo. Vị trí của từ bị ngắt dòng do vậy phụ thuộc vào vào rất nhiều yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng hành lang cửa số màn hình hiển thị, kích cỡ chữ. Do đó, nếu không có nguyên do để ngắt dòng, ta cứ liên tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng. Việc quyết định hành động ngắt dòng tại đâu sẽ do máy tính lựa chọn .
Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo ra các ngắt dòng “nhân tạo” như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter. Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính sẽ luôn ngắt dòng tại vị trí đó.
Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Đây là đặc trưng chỉ có so với việc làm soạn thảo trên máy tính và không có so với việc gõ máy chữ hay viết tay. Chính vì điều này mà đã phát sinh một số ít quy tắc mới đặc trưng cho việc làm soạn thảo trên máy tính .
Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản
1. Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng
Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho ứng dụng tự động hóa triển khai việc xuống dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn hảo. Chú ý rằng điều này trọn vẹn ngược lại so với thói quen của máy chữ. Với máy chữ tất cả chúng ta luôn phải dữ thế chủ động trong việc xuống dòng của văn bản .
2. Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách, không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề
Một dấu trắng là đủ để ứng dụng phân biệt được những từ. Khoảng cách bộc lộ giữa những từ cũng do ứng dụng tự động hóa đo lường và thống kê và bộc lộ. Nếu ta dùng nhiều hơn một dấu cách giữa những từ ứng dụng sẽ không đo lường và thống kê được đúng mực khoảng cách giữa những từ và vì thế văn bản sẽ được biểu lộ rất xấu .
3. Các dấu ngắt câu
Dấu chấm (. ), phẩy (, ), hai chấm ( :), chấm phẩy ( ; ), chấm than ( ! ), hỏi chấm ( ? ) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung .
Lý do đơn thuần của quy tắc này là nếu như những dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ sau cuối, ứng dụng sẽ hiểu rằng những dấu này thuộc vào một từ khác và do đó hoàn toàn có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của những dấu này .
4. Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ
Do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của những dấu này .
Tương tự, những dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự sau cuối của từ bên trái .
Một số cách khắc phục các lỗi thông thường trong soạn thảo văn bản word
1. Khắc phục lỗi nhảy chữ trong Word
Khi soạn thảo những văn bản tiếng Việt với bộ gõ Vietkey hay Unikey, tất cả chúng ta thường hay gặp lỗi những chữ có dấu bị nhảy cách, ví dụ điển hình ” t iếng V iệt ” …
Lỗi này phát sinh thường sau khi bạn dùng những thao tác copy, paste hoặc cũng hoàn toàn có thể là … tự nhiên .
Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools > Options… từ giao diện soạn thảo của MS Word, chọn thẻ Edit và vào mục Settings. Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence and word spacing automatically và kích OK
Bây giờ, bạn hãy gõ lại và sẽ không còn gặp lỗi những chữ nhảy cách nữa .
2. Lỗi mất chữ viết sau khi viết chèn
Word bị lỗi ” gõ chữ trước, chữ phía sau lại bị mất ” .
Khi bạn muốn xóa một ký tự hay một đối tượng nào đó, thay vì bạn ấn phím Delete để xóa mà bạn ấn lộn phím Insert thì sẽ gây ra hiện tượng “gõ chữ trước, chữ phía sau lại bị mất”. (Nếu chú ý, xem thanh trạng thái có chữ OVR nổi lên).
Vậy để khắc phục tình trạng trên bạn hãy ấn lại phím Insert 1 lần nữa.
Lúc ấy, chữ OVR sẽ mờ lại, bây giờ word trở lại như bình thường.
3. Cách một chữ thì có một dấu chấm
Hiện tượng cách một chữ thì có một dấu chấm này là do bạn đã vô tình kích hoạt nút “Show/hide“. Nút có hình biểu tượng giống như chữ q tô đậm (hoặc giống như cái muỗng múc canh).
Chỉ cần kích lại nút ” Show / hide ” là hết ngay .
Hoặc vào Tools > Options > Thẻ View, phần Formatting marks, bỏ dấu kiểm ở ô All.
4. Không căn đều hai bên
Khi căn đều cả hai bên phải và trái, ở những dòng ít chữ ( không đủ một dòng ) thường gặp sự cố sau :
- Có dòng thì xếp như căn trái. ( đúng )
- Có dòng thì giãn ra đến hết bên phải, mặc dầu dòng đó chỉ có vài chữ ( xấu )
Cách chỉnh lại :
- Để chuột ( dấu nháy ) tại đầu dòng 6 ( dòng sau đó ở dưới )
- Kích phím BackSpace ( để nối 2 dòng lại )
- Kích Enter ( để đưa dòng 6 quay trở lại vị trí cũ ) .
5. Khi thực hiện vẽ hình bằng Draw có khung
Khi thực thi chọn hình bằng Draw ngay lập tức trên màn hình hiển thị Open một khung hình chữ nhật lớn. Xoá khung này thì những hình trong đó đề bị xoá theo. Khung này làm cho tất cả chúng ta thấy không dễ chịu. Để không Open khung này khi vẽ ta thực thi :
- Bước 1 :Tools > Options >Hộp thoại ( hình 5 )
- Bước 2 : Chọn thẻ General
- Bước 3 : Bỏ mục chọnAutomatically create drawings…
- Bước 4 : Kích chọn Ok
6. Có các dấu (¶, ,. ) trong văn bản
Những dấu này dùng để phân biệt được dấu cách trống, dấu Tab, hay kết thúc đoạn. Tuy nhiên, nó làm cho tất cả chúng ta rất không dễ chịu. Để tránh sự không dễ chịu đó ta triển khai :
Cách 1 : Kích chọn hình tượng ¶ a trên thanh công cụ Standard
Cách 2 :
- Bước 1 : Tools > Options > Hộp thoại ( hình 6 )
- Bước 2 : Chọn thẻ View
- Bước 3 : Bỏ mục chọn trong Formatting mark
- º Tab characters
- º Spaces
- º Paragraph
- º All
-
Bước 4: Kích chọn Ok
Trên đây là những quy tắc và cách khắc phục lỗi để bạn hoàn toàn có thể sử dụng Word soạn thảo văn bản tốt hơn. Chúc bạn thành công xuất sắc !
Tổng hợp
Nhật Bản IT Works
Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục
