Quy định về chữ ký trên văn bản theo quy định mới nhất 2022

Hiện nay, công tác văn thư luôn được chú trọng đối nhất là đối với việc ban hành m văn bản. Và phần vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong các văn bản hành chính là ký tên và đóng dấu cuối văn bản. Việc ký tên và đóng dấu có vai trò khẳng định giá trị của văn bản vì vậy mà pháp luật đặt ra quy định về vấn đề này. Quy định về chữ ký trên văn bản như thế nào? Mời quý khách theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi để hiểu thêm về vấn đề này.

Quy định về chữ ký trên văn bản theo quy định

1. Khái quát về văn bản

Căn cứ tại điều 3 Nghị định 30/2020 / NĐ-CP thì văn bản được hiểu là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn từ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai và được trình diễn đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định .
+ Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quy trình chỉ huy, điều hành quản lý, xử lý việc làm của những cơ quan, tổ chức triển khai .
+ Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp tài liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình diễn đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định .

2. Thẩm quyền ký ban hành văn bản

Theo quy định tại điều 13 nghị định số 30/2020 / NĐ-CP thì người có thẩm quyền ký phát hành văn bản sẽ tùy thuộc vào từng loại cơ quan khác nhau, đơn cử như sau :
– Đối với cơ quan, tổ chức triển khai thao tác theo chính sách thủ trưởng

+ Với quy định về chữ ký trên văn bản thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.

+ Trường hợp cấp phó được giao đảm nhiệm, quản lý thì triển khai ký như cấp phó ký thay cấp trưởng .
– Đối với Cơ quan, tổ chức triển khai thao tác theo chính sách tập thể
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai thay mặt đại diện tập thể chỉ huy ký những văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai .
+ Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai được đại diện thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc nghành được phân công đảm nhiệm .
– Trong trường hợp đặc biệt quan trọng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai hoàn toàn có thể chuyển nhượng ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng thuộc cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của mình ký thừa ủy quyền 1 số ít văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực thi bằng văn bản, số lượng giới hạn thời hạn và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa chuyển nhượng ủy quyền được thực thi theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức triển khai ủy quyền .
– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai hoàn toàn có thể giao người đứng đầu đơn vị chức năng thuộc cơ quan, tổ chức triển khai ký thừa lệnh 1 số ít loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định đơn cử trong quy định thao tác hoặc quy định công tác làm việc văn thư của cơ quan, tổ chức triển khai .
Trách nhiệm của người ký vào văn bản : Người ký văn bản phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước pháp lý về văn bản do mình ký phát hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước pháp lý về hàng loạt văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành .

3. Quy định về chữ ký trên văn bản

Theo quy định về chữ ký trên văn bản tại điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì chữ ký trên văn bản phải thực hiện theo quy định như sau:

+ Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng những loại mực dễ phai .
+ Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền triển khai ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020. Cụ thể thì hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền thực thi lý số là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (. png ) nền trong suốt ; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký .

4. Quy định về ghi chức vụ, chức danh và họ tên của người ký văn bản

Việc ghi chức vụ, chức danh và họ tên của người ký văn bản hành chính theo quy định về chữ ký trên văn bản phải thực hiện theo các quy định như sau:

+ Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ chỉ huy chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức triển khai ; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định ;
+ Chức danh ghi trên văn bản do những tổ chức triển khai tư vấn phát hành là chức vụ chỉ huy của người ký văn bản trong tổ chức triển khai tư vấn ;
+ Họ và tên người ký văn bản gồm có họ, tên đệm và tên của người ký văn bản. Ví dụ : Hoàng Văn A .

+ Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.

4. Một số câu hỏi thường gặp

4.1 Cần đóng dấu như thế nào theo đúng quy định?

– Đóng dấu của cơ quan, tổ chức triển khai : Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký .
– Đóng dấu treo : Các văn bản phát hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục : Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc tiêu đề phụ lục .
– Đóng dấu giáp lai : Dấu giáp lai được đóng vào khoảng chừng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần những tờ giấy ; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản .

4.2 Chứ ký nháy là gì?

Chữ ký nháy là chữ ký của người có nghĩa vụ và trách nhiệm, nhằm mục đích xác lập văn bản trước khi phát hành ; đã được thanh tra rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản .

Theo quy định về chữ ký trên văn bản, chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân đã rà soát văn bản; hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

Người ký nháy phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trong những nội dung văn bản do mình ký nháy ; trước khi trình chỉ huy ký chính thức ; so sánh quy định của pháp lý về bảo vệ bí hiểm Nhà nước xác lập việc đóng dấu mật .

4.3 Ý nghĩa của chữ ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản

 Trong công tác văn thư về quy định về chữ ký trên văn bản thì chữ ký nháy này là của người soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.

5. Dịch vụ tại Luật ACC

Luật ACC xin gửi lời chào tới hành khách !
Tại ACC, hành khách hoàn toàn có thể nhận được dịch vụ tư vấn và làm thủ tục trọn gói vô cùng nhanh gọn. Chúng tôi luôn đặt quyền lợi người mua lên số 1 : Chúng tôi phân phối dịch vụ tư vấn về quá trình, thủ tục triển khai ; hồ sơ cần sẵn sàng chuẩn bị ; hướng dẫn hành khách ký và hoàn thành xong theo quy định ; Tư vấn, tương hỗ những yếu tố pháp lý tương quan 24/7 .

Trên đây là một số chia sẻ về quy định về chữ ký trên văn bản. Trong những năm vừa qua, Luật ACC luôn là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý. Công ty chúng tôi với đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp luôn sẵn lòng hỗ trợ và đáp ứng tối đa những yêu cầu của quý khách. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu sử dụng dịch vụ vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh và chính xác nhất theo:

E-Mail : [email protected]
đường dây nóng : 1900 3330
Zalo : 084 696 7979

Đánh giá post

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục