Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp

Vấn đề lưu trữ hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ vô cùng quan trọng của bộ phận hành chính ở trong một cơ quan, doanh nghiệp. Vì thế mà nhân viên hành chính luôn cần có những cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, rất quan trọng cho chất lượng của công việc thuộc bộ phận hành chính.

Hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Tùy vào từng nhu yếu của công ty và theo hợp đồng của nhân sự mà bộ hồ sơ nhân sự sẽ nhu yếu những sách vở khác nhau. Dưới đây là những sách vở cơ bản, tối thiểu cần phải có trong hồ sơ như :

• Đơn xin việc
• Sơ yếu lý lịch
• Chứng minh thư photo công chứng
• Bằng cấp có photo công chứng

Tại sao phải lưu và quản lý hồ sơ nhân sự?

Nhiều nhân viên ở bộ phận nhân sự sẽ thắc mắc rằng tại sao lại cần lưu hồ sơ nhân sự. Đây là một số lý do để cho các doanh nghiệp cần phải lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học.

• Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là do yêu cầu bắt buộc của Luật Việt Nam. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải tuân thủ những nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự này. Bộ phận hành chính cần phải có trách nhiệm là ghi lại toàn bộ những thông tin cá nhân liên quan trực tiếp đến người lao động ở trong doanh nghiệp.
• Khi quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, chắc chắn nó sẽ giúp cho các anh chị quản lý tốt hơn nguồn nhân lực ở trong doanh nghiệp. Nếu cần có những quyết định trong việc phát triển nhân sự, sẽ kịp thời đưa ra quyết định hơn.
• Lưu trữ hồ sơ nhân sự thông minh giúp quản lý nhân sự có cơ sở để giải quyết những tranh chấp với người lao động khi có sự cố ngoài ý muốn xảy ra.

Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Hiện nay có hai cách để tàng trữ hồ sơ nhân sự được những doanh nghiệp vận dụng phổ cập. Đó chính là triển khai tàng trữ bằng tay thủ công với những bản cứng trực tiếp tại doanh nghiệp hoặc trong kho tàng trữ. Hoặc, anh chị hoàn toàn có thể lựa chọn tàng trữ hồ sơ nhân sự bằng bản mềm ở trong máy tính .

1. Phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ hồ sơ

Trước khi đưa hàng loạt hồ sơ đi tàng trữ, hãy thực thi công tác làm việc phân loại nó. Việc triển khai phân loại hồ sơ sẽ giúp cho việc làm của bạn trở nên thuận tiện hơn. Đây là cách tàng trữ hồ sơ nhân sự hiệu suất cao mà những doanh nghiệp nên vận dụng .
Một số nhóm hồ sơ nhân sự thường được phân loại như : Hồ sơ lý lịch nhân sự, hồ sơ bảo hiểm nhân sự, hồ sơ công tác làm việc .. Và ở trong những nhóm hồ sơ này, để tiện hơn trong việc tìm kiếm, bạn hoàn toàn có thể thực thi phân loại thành từng nhóm nhỏ nữa .
Một mẹo nhỏ để tàng trữ hồ sơ nhân sự khoa học mà những bạn hoàn toàn có thể vận dụng đó chính là tàng trữ hồ sơ dựa trên những mốc thời hạn. Và với cách tàng trữ này, bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể triển khai tách ra thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau. Cách tàng trữ này cũng sẽ giúp bạn tìm hồ sơ khi cần một cách thuận tiện hơn .

2. Tìm kiếm địa điểm thích hợp để lưu hồ sơ nhân sự

Một số doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn lưu hồ sơ nhân sự tại chính cơ quan của mình. Còn 1 số ít công ty hoàn toàn có thể thuê kho để lưu, đó là cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu suất cao. Tùy vào đặc thù việc làm và cả kinh tế tài chính, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn những cách tàng trữ hồ sơ khác nhau .
Dù là tàng trữ hồ sơ nhân sự ở đâu thì doanh nghiệp vẫn cần phải bảo vệ được 1 số ít những yếu tố như sau :

• Địa điểm lưu trữ thông thoáng và đặc biệt là không bị thấm nước
• Nơi lưu trữ hồ sơ cần phải đảm bảo không có các loại động vật chuyên gặm nhấm như gián, chuột….
• Địa điểm lưu trữ hồ sơ cần phải đảm bảo được lưu trữ ở trong thời hạn nhiều năm.

3. Tiến hành công tác lưu trữ hồ sơ nhân sự

Khi đã phân loại được những hồ sơ đơn cử, lúc này anh chị hoàn hoàn toàn có thể phong cách thiết kế những muc tàng trữ riêng không liên quan gì đến nhau dựa trên bản mềm. Bản mềm sẽ lưu bởi những tệp trên máy, song song với đó, bản cứng sẽ được tàng trữ một cách khoa học trong kho .

4. Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên

Trong quy trình tàng trữ, cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel và cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu suất cao bằng bản cứng đó là tiếp tục kiểm tra và update hồ sơ nhân sự. Ngày nay, quản lý hồ sơ nhân sự qua sách vở và excel dần được hạn chế, thay vào đó là sử dụng ứng dụng quản lý hồ sơ nhân sự .
Khi hồ sơ tại doanh nghiệp gặp phải 1 số ít sự cố như bị ướt, mốc hay thất lạc, sử dụng những bản scan hồ sơ trên thiên nhiên và môi trường số sẽ giúp dữ gìn và bảo vệ thông tin, update tài liệu nhanh gọn và bảo đảm an toàn hơn. Hạn chế những thất thoát, sai sót hay nhầm lẫn trong quy trình tàng trữ hồ sơ .

Quản lý hồ sơ nhân sự trên phần mềm quản lý nhân sự AMIS Nhân sự giúp doanh nghiệp: Đính kèm bản scan hồ sơ theo từng nhân viên, dễ dàng tra cứu, giảm được thời gian lục tìm hồ sơ. Dữ liệu hồ sơ từng nhân viên được quản lý tập trung, sâu chuỗi xuyên suốt từ khi mới tiếp nhận vào làm việc đến khi nghỉ việc.

Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả với – Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự AMIS HRM

Ngoài quản lý hồ sơ, AMIS tin tức nhân sự còn giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể những nhiệm vụ quản trị nhân sự khác như : Chấm công, Tính lương, hợp đồng lao động, quản lý nghỉ phép, công tác làm việc, bảo hiểm xã hội, thuế TNCN, Đánh giá, Đào tạo, Phát triển …

Anh chị phụ trách phần việc hành chính nhân sự của toàn doanh nghiệp sẽ cần phải đề cao việc lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả, thông minh để có thể tìm kiếm và trích xuất khi nào cần thiết. Điều này vừa giúp anh chị có trách nhiệm với công việc, để đem đến nhiều thuận tiện trong công việc nhân sự nói chung.

Tính năng nổi bật của AMIS Thông tin nhân sự

AMIS tin tức nhân sự chính công cụ tối ưu hoá thời hạn và hiệu suất thao tác của một nhân viên cấp dưới HR, đơn cử như sau :

• Số hóa thông tin & tối ưu thủ tục nhân sự theo cách toàn diện nhất.
• Quản lý vòng đời nhân viên hiệu quả, từ khi bắt đầu ứng tuyển đến khi nghỉ việc
• Tự động trích xuất báo cáo về số lượng hồ sơ
• Theo dõi cụ thể tình hình biến động nhân sự tại doanh nghiệp
• ++20 loại báo cáo nhân sự cụ thể, đánh giá hồ sơ năng lực của từng nhân viên trong tổ chức để quy hoạch cán bộ nguồn, xây dựng đội ngũ kế cận…

Đây chính là những tính năng rất quan trọng với mọi nhà quản lý nhân sự, cũng chính là thông tin tương hỗ ban chỉ huy đưa ra kế hoạch quy hoạch, tăng trưởng đội ngũ, để hoàn toàn có thể tối ưu kế hoạch nhân sự theo cách toàn vẹn nhất !

Đăng ký dùng thử AMIS Thông tin nhân sự miễn phí trong vòng 15 ngày

5/5 – ( 1 bầu chọn )

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục