Quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp – QUẢN LÝ TÀI LIỆU

* Hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc quản lý các hoạt động cụ thể của doanh nghiệp như: Thống kê, kiểm tra vật tư, tiền vốn, hàng hóa, thiết bị…

* Hồ sơ, tài liệu góp thêm phần thiết kế xây dựng một cách khoa học những kế hoạch sản xuất kinh doanh thương mại, tiền lương, định ra những tiêu chuẩn, định mức lao động …
* Giúp chỉ huy nắm được thành phần, số lượng hồ sơ tài liệu hiện có của doanh nghiệp, của những phòng ban và tình hình dữ gìn và bảo vệ để có cách chỉ huy hài hòa và hợp lý. Giúp chỉ huy doanh nghiệp thống nhất chỉ huy những mặt về nhân lực tài vụ kỹ thuật, kinh doanh thương mại … nhằm mục đích làm cho hoạt động giải trí của doanh nghiệp được thuận tiện, đúng mục tiêu .
*. Nguyên tắc tổ chức triển khai quản trị hồ sơ tài liệu
Trong doanh nghiệp của mình, chỉ huy doanh nghiệp cần chỉ huy việc tổ chức triển khai quản trị hồ sơ tài liệu, ra những lao lý về chính sách lập, lưu và khai thác hồ sơ tài liệu. Đồng thời thực thi kiểm tra, nhìn nhận hoạt động giải trí này nhằm mục đích kiểm soát và chấn chỉnh lề lối thao tác của nhân viên cấp dưới, nâng cao nhận thức và ý thức nghĩa vụ và trách nhiệm trong quản trị hồ sơ tài liệu, không những bảo vệ hồ sơ tài liệu không bị thất lạc, mất mát, bảo vệ được bí hiểm kinh doanh thương mại mà còn phát huy được tác đụng tích cực của hồ sơ, tài liệu trong những mặt hoạt động giải trí của doanh nghiệp. Chính thế cho nên việc tổ chức triển khai, quản trị hồ sơ tài liệu cần phải triển khai theo những nguyên tắc sau :
* Thống nhất quản trị hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp, đây là nguyên tắc cơ bản, vì muốn hoạt động giải trí của doanh nghiệp theo đúng tiềm năng kế hoạch thì việc chỉ huy những mặt hoạt động giải trí phải thống nhất. Thống nhất ở đây phải là thống nhất về mặt tổ chức triển khai, nhiệm vụ để qua đó mặc dầu không cần tập chung hồ sơ tài liệu của những phòng ban vào một nơi nhưng vẫn nắm được hàng loạt hồ sơ tài liệu để ship hàng hoạt động giải trí SXKD, điều tra và nghiên cứu và quản trị nhanh gọn, hiệu suất cao .
* Xác định hàng loạt hồ sơ tài liệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của doanh nghiệp là gia tài chung của doanh nghiệp, vì thế mọi thành viên cần tuân thủ những pháp luật về tổ chức triển khai, quản trị hồ sơ tài liệu, không được phân tán, huỷ hoại, chiếm giữ hoặc bật mý .
* Việc quản trị hồ sơ, tài liệu phải do một bộ phận hoặc nhân viên cấp dưới chuyên trách đảm nhiệm và được đặt dưới sự chỉ huy trực tiếp của chỉ huy doanh nghiệp. Bộ phận này giúp chỉ huy quản trị hàng loạt hồ sơ. Tài liệu trong doanh nghiệp, khi có sự biến hóa nhân sự thì việc chuyển giao hồ sơ tài liệu phải được thực thi trang nghiêm, đúng lao lý .
* Phải thiết kế xây dựng được pháp luật đơn cử về những mặt nhiệm vụ quản trị hồ sơ, tài liệu như : Chế độ lập và phân loại hồ sơ, chính sách dữ gìn và bảo vệ và Giao hàng khai thác, chính sách nhìn nhận, tiêu hủy hồ sơ tài liệu tàng trữ …
* Thường xuyên hay định kỳ tổ chức triển khai những cuộc họp chuyên đề để kiếm tra tình hình tổ chức triển khai quản trị hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp, từ đó góp thêm phần thiết thực vào hoạt động giải trí của doanh nghiệp nói chung và của từng bộ phận nói riêng .

Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, đề lập và quản trị rất đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên 1 số ít tiêu chuẩn nhất định. Việc phân loại khoa học, hài hòa và hợp lý giúp cho việc quản trị, khai thác, sử đụng hồ sơ được hiệu suất cao đem lại quyền lợi thiết thực. Về cơ bản hoàn toàn có thể phân loại theo :
Hồ sơ, tài liệu bành chính văn phòng, gồm có :
* Các văn bản quy phạm pháp luật những lao lý thông tư của ban chỉ huy doanh nghiệp … ( hồ sơ nguyên tắc ) .
* Những hồ sơ tài liệu về những cuộc họp, những hội nghị, đại hội người lao động hàng năm .
* Các công văn, sách vở “ đi ” và “ đến ” hàng năm .
* Hồ sơ, tài liệu về việc shopping trang thiết bị, gia tài, máy móc, sản phẩm & hàng hóa …
* Báo cáo sơ kết, tổng kết về những mặt hoạt động giải trí của doanh nghiệp .
* Các loại sách vở, văn bản khác .

* Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp (đơn xin thành lập, quyết định thành lập, giấy phép kinh doanh và các tài liệu khác có liên quan).

* Tài liệu và những quyết định hành động chỉ định, bầu cử ban chỉ huy doanh nghiệp, công dụng trách nhiệm đơn cử .
* Hồ sơ về tuyên dụng, đảm nhiệm, thuyên chuyển nhân viên cấp dưới, người lao động .
* Các quyết định hành động khen thưởng, kỷ luật người lao động. .
* Hồ sơ, tài liệu về bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động …
* Hồ sơ cá thể của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp ( sơ yếu lý lịch bản sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định hành động nâng lương … ) .

* Hồ sơ tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động giải trí sản xuất – kinh doanh thương mại của doanh nghiệp .
* Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý .
* Hồ sơ về những hợp đồng kinh tế tài chính, hợp đồng thương mại, mua và bán sản phẩm & hàng hóa, mẫu sản phẩm …
* Các tài liệu khác có tương quan đến hoạt động giải trí sản xuất, kinh doanh thương mại .
Hồ sơ tài liệu kỹ thuật
* Hồ sơ phong cách thiết kế mẫu mã mẫu sản phẩm, ĐK bản quyền, chiếm hữu .
* Tài liệu về máy móc, thiết bị, quá trình công nghệ tiên tiến, những sáng tạo, nâng cấp cải tiến kỹ thuật công nghệ tiên tiến …
* Các tài liệu khác có tương quan .
Hồ sơ, tài liệu về kinh tế tài chính, kế toán
* Văn bản quy phạm pháp luật, pháp luật hướng dẫn về công tác làm việc kinh tế tài chính, kế toán .
* Hồ sơ dự trù, quyết toán kinh phí đầu tư .
* Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê gia tài, kiểm tra kinh tế tài chính hàng năm .
* Hồ sơ về kế hoạch kinh tế tài chính, Báo cáo kinh tế tài chính .
* Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán …

Các loại hồ sơ, tài liệu khác của doanh nghiệp
Có thể nói ý nghĩa của hoạt động giải trí quản trị hồ sơ, tài liệu là rất lớn, tuy nhiên trong thực tiễn cho thấy việc quản trị hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp chưa tốt, chưa cân đối với những mặt hoạt động giải trí khác. Chính thế cho nên nhận thức đúng đắn về giá trị của hồ sơ, tài liệu cũng như việc quản trị, khai thác, sử dụng tương thích sẽ đem lại những tính năng tích cực, góp thêm phần thôi thúc sự quản lý và vận hành và tăng trưởng của doanh nghiệp trong thiên nhiên và môi trường cạnh tranh đối đầu kinh khủng lúc bấy giờ .

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Chia Sẻ Kiến Thức