Thư ký là gì? Bản mô tả công việc của Thư ký chuẩn nhất
Thư ký là một công việc mơ ước của nhiều người. Vậy thư ký là gì? Để hiểu hơn về công việc của thư ký là gì và các nghiệp vụ thư ký là gì? Hay những năng lực để trở thành một thư ký chuyện nghiệp thì mời bạn đón đọc bài viết dưới đây! Chúng tôi sẽ cung cấp cả bản mô tả công việc thư ký chi tiết để các bạn tham khảo.
Nội Dung Chính
I. Thư ký là gì ?
Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công việc hỗ trợ việc quản lý, sắp xếp hồ sơ, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, soạn thảo văn bản, làm các công việc tạp vụ hành chính, tổ chức cuộc họp, tiếp khách, lên lịch trình và các kế hoạch cho giám đốc.
II. Mô tả công việc của Thư ký giám đốc
1. Nghiệp vụ Thư ký giám đốc
- Sắp xếp các lịch làm việc, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, ghi chép và tổng hợp các nội dung trong cuộc họp cho giám đốc.
-
Chuẩn bị các tài liệu và thu thập những thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
Bạn đang đọc: Thư ký là gì? Bản mô tả công việc của Thư ký chuẩn nhất
- Truyền đạt lại những thông tin của Giám Đốc đến những phòng ban, bộ phận tương quan và gửi phản hồi trực tiếp đến Ban Giám Đốc .
- Thực hiện những công tác làm việc phục vụ hầu cần cho những chuyến công tác làm việc của Giám đốc như : đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, liên hệ với đối tác chiến lược …
- Gửi hoa và quà vào những dịp lễ, kỷ niệm trong những quan hệ đối nội và đối ngoại của giám đốc .
- Phiên dịch các tài liệu của giám đốc khi có yêu cầu.
- Những công việc khác theo sự chỉ định của giám đốc .
Công việc của thư ký
2. KPI với công việc của Thư ký giám đốc
- Tỷ lệ xử lý yếu tố ngay từ lần gọi tiên phong ( First Contact Resolution – FCR )
- Số lượng báo cáo giải trình định kỳ ( tuần, tháng, quý, năm )
3. Yêu cầu với nhiệm vụ Thư ký giám đốc
- Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học chuyên ngành ngôn từ Anh, thư ký văn phòng, văn thư tàng trữ, quản trị văn phòng, …
- Thuần thục những kiến thức và kỹ năng tin học văn phòng tốt .
- Có những kỹ năng và kiến thức quản trị hồ sơ, tài liệu, kỹ năng và kiến thức lên kế hoạch năng động, nhạy bén .
- Thư ký giám đốc phải có tác phong chuyên nghiệp, tự tin, nhanh gọn .
4. Những năng lượng cần có để trở thành Thư ký giám đốc giỏi
Ngoài những kỹ năng về chuyên môn liên quan đến công việc thì để một thư ký giám đốc chuyên nghiệp còn phải trang bị các kỹ năng mềm khác như xử lý tốt các vấn đề trong công việc, trong giao tiếp hàng ngày với các phòng ban, bộ phận. Bên cạnh đó thư ký giám đốc còn phải có sự mềm dẻo và khéo léo với các nhân viên xung quanh và đặc biệt tránh gây xung đột, cãi vã với các nhân viên khác tại nơi công sở.
Trong một số trường hợp thư ký giám đốc được coi là người tham mưu cho giám đốc. Nghiệp vụ Thư ký giám đốc đòi hỏi bạn có thể đề xuất các giải pháp cho giám đốc, giúp giám đốc giải quyết các vấn đề trong công việc. Chính vì thế, thư ký giám đốc phải có chính kiến riêng của mình và không được thể hiện mình là người ba phải.
Công việc của thư ký
5. Bộ câu hỏi phỏng vấn Thư ký giám đốc
-
Bạn hãy kể về những công việc của thư ký trong 1 ngày?
- Hãy nêu tiến trình sắp xếp một buổi họp, hội nghị
- Nêu những tiến trình đón rước khách khi giám đốc vắng mặt ?
- Bạn có sử dụng công cụ gì để tương hỗ cho công việc của thư ký giám đốc không ?
- Cách tàng trữ và sắp xếp những sách vở hoặc thông tin của giám đốc như thế nào ?
- Bạn hoàn toàn có thể soạn thử một E-Mail mời đối tác chiến lược là công ty X đến dự hội thảo chiến lược ra đời loại sản phẩm mới của công ty chúng tôi được không ?
- Hãy tự nhìn nhận năng lực tin học văn phòng và tiếng Anh của mình như thế nào ? Nếu tôi là một vị khách quốc tế tới sớm 15 phút trước khi buổi họp khởi đầu thì bạn sẽ nói những gì ?
- Bạn sẽ sẵn sàng chuẩn bị những tài liệu gì cho buổi họp định kỳ của ban chỉ huy công ty ?
6. Download bản miêu tả công việc của Thư ký giám đốc tại đây
TẠI ĐÂY
III. Mô tả nhiệm vụ Thư ký văn phòng
1. Các công việc của Thư ký văn phòng
- Giám sát những tiến trình quản trị, nội quy công ty cạnh bên đó phải quản trị những loại hồ sơ, tài liệu và dụng cụ trong văn phòng .
-
Bảo đảm các thiết bị sử dụng trong văn phòng hoạt động tốt, liên kết với các nhà cung cấp dịch vụ để phục vụ việc bảo trì máy móc, thiết bị, các nhu yếu phẩm khác trong văn phòng.
- Cung cấp rất đầy đủ những đồ vật thiết yếu cho nhân viên cấp dưới mới đến như : chỗ thao tác, máy tính, văn phòng phẩm, card, …
- Tổ chức, sắp xếp lịch trình những cuộc họp, hội nghị .
- Sắp xếp lịch trình công tác làm việc cho sếp và lập kế hoạch hàng loạt chuyến đi .
- Thành lập báo cáo giải trình ngân sách cụ thể cho những chuyến đi và làm thủ tục với bộ phận kế toán .
- Các công việc khác theo chỉ huy của cấp trên .
Nghiệp vụ thư ký
2. Yêu cầu công việc của Thư ký văn phòng
- Tốt nghiệp Trung cấp hoặc Cao đẳng trở lên chuyên ngành có tương quan tới nhiệm vụ thư ký văn phòng .
- Có năng lực tiếp xúc tiếng Anh, kỹ năng và kiến thức tin học văn phòng tốt .
- Có năng lực sắp xếp công việc, lập kế hoạch tốt .
3. Những năng lượng cần có để trở thành Thư ký văn phòng giỏi
- Có những kỹ năng và kiến thức trình độ cần có của một thư ký văn phòng để hoàn toàn có thể thành thạo những nhiệm vụ tương quan đến công việc .
- Thư ký văn phòng cần có kiến thức và kỹ năng quản trị tốt để sắp xếp được công việc, thời hạn một cách hài hòa và hợp lý .
- Kỹ năng giao tiếp tốt là điều cần thiết của một thư ký vì thư ký là người có rất nhiều mối quan hệ ở trong công việc từ cấp trên đến cấp dưới. Nên thư ký phải điều hoà các mối quan hệ để tránh xảy ra xích mích.
- Thư ký văn phòng cần phải thành thạo những kiến thức và kỹ năng tin học văn phòng Giao hàng cho việc soạn thảo văn bản, hợp đồng, thư mời, …
- Thư ký được xem như một trợ thủ đắc lực của sếp, cho nên vì thế để nhìn nhận, tiếp thu và giải quyết và xử lý tốt công việc thì người thư ký phải nhạy bén trong công việc .
- Thư ký văn phòng cần có trí nhớ tốt để tránh bị quên béng những công việc quan trọng .
- Thư ký văn phòng còn phải có tính độc lập và chính kiến để khi cấp trên vắng mặt thì họ có năng lực thoả thuận với người mua, …
- Người thư ký nên có hiểu biết về nhiều mảng kiến thức và kỹ năng để hoàn toàn có thể trò chuyện với sếp trong bất kỳ chuyện gì trong xã hội, tránh làm câu truyện bị mất tự nhiên .
4. Bộ câu hỏi phỏng vấn Thư ký văn phòng
- Hãy cho biết như thế nào là hình thức của một văn bản hành chính theo đúng pháp luật ?
- Bạn có biết gì về những pháp luật hành chính không ?
- Các doanh nghiệp trong và ngoài nước có sự khác nhau về công tác làm việc hành chính như thế nào ?
- Ban có biết quản trị và sử dụng con dấu thế nào không ? Ai và bộ phận nào được giao trách nhiệm sử dụng và dữ gìn và bảo vệ con dấu ?
- Công văn đi và công văn đến được hiểu như thế nào ?
- Các pháp luật cho việc quản trị và sử dụng con dấu ?
- Theo bạn có bao nhiêu loại công văn, loại văn bản ?
- Các nguyên tắc soạn thảo một công văn, văn bản ?
-
Hãy cho biết các nhiệm vụ và trách nhiệm của một thư ký ?
- Để làm tốt công việc của thư ký thì bạn phải có những trình độ và năng lượng như thế nào
5. Download bản miêu tả nhiệm vụ Thư ký văn phòng tại đây
TẠI ĐÂY
IV. Kết luận
Cuối cùng bí quyết để trở thành thư ký chuyên nghiệp chính là hãy thường xuyên trau dồi kiến thức và cọ xát với công việc nhiều. Bên cạnh đó cần bồi dưỡng các kỹ năng trong công việc cũng như các kỹ năng mềm, kỹ năng tin học văn phòng cũng như kỹ năng xử lý tình huống. Chúc bạn có được nghiệp vụ thư ký như mong muốn. Chúc các bạn thành công!
Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Việc Làm
