Hướng dẫn cách soạn thảo văn bản hành chính 2022

Việc soạn thảo văn bản hay soạn thảo văn bản hành chính đều là những hoạt động vô cùng quan trọng đối các cá nhân hay tổ chức. Có thể nói hiệu quả hoạt động một phần tùy thuộc vào chất lượng của hệ thống văn bản được ban hành. Văn bản là thứ công cụ hiệu quả để thể hiện hình ảnh và uy tín của các chủ thể. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ một số thông tin quan trọng về cách soạn thảo văn bản hành chính.

Hướng dẫn cách soạn thảo văn bản hành chính

1. Yêu cầu về nội dung văn bản

– Văn bản phải có tính mục tiêu. Văn bản quản trị hành chính nhà nước được phát hành với danh nghĩa là cơ quan Nhà nước nhằm mục đích đề ra các chủ trương, chủ trương hay xử lý các yếu tố vấn đề đơn cử thuộc tính năng, trách nhiệm của cơ quan đó. Do đó, khi soạn thảo tiến tới phát hành một văn bản nào đó yên cầu phải có tính mục tiêu rõ ràng. Yêu cầu này yên cầu văn bản phát hành phải biểu lộ được tiềm năng và số lượng giới hạn của nó, thế cho nên trước khi soạn thảo cần phải xác lập rõ mục tiêu văn bản phát hành để làm gì ? nhằm mục đích xử lý yếu tố gì ? và số lượng giới hạn yếu tố đến đâu ? hiệu quả của việc triển khai văn bản là gì ?

– Văn bản phải có tính khoa học. Nhất là khi “soạn thảo văn bản” thì văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán. Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:

2. Trình bày trên khổ giấy A4

Thay vì được phép trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 như trước, thì hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm) theo như quy định về thể thức văn bản mới nhất.

Ngoài ra, cách căn lề được lao lý như sau :
– Lề trên : cách mép trên từ 2 – 2,5 cm ;
– Lề dưới : cách mép dưới từ 2 – 2,5 cm ;
– Lề trái : cách mép trái từ 3 – 3,5 cm ;
– Lề phải : cách mép phải từ 1,5 – 2 cm .

3. Chọn phông chữ và cỡ chữ

Dù nội dung khác nhau nhưng bất cứ một văn bản hành chính nào cũng phải soạn văn bản bằng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Riêng cỡ chữ sẽ tùy thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản .
Ví dụ :
– Phần Quốc hiệu và tiêu ngữ gồm 2 dòng chữ :

Đặc biệt, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ .
Theo đó, Quốc hiệu “ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ” : Được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13 .
Tiêu ngữ “ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ” : Được trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 .

4. Cách ghi tên cơ quan ban hành văn bản

Thực tế có rất nhiều loại văn bản khác nhau do nhiều cơ quan, tổ chức triển khai phát hành. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm chắc cách ghi tên cơ quan phát hành, đặc biệt quan trọng là những người mới vào nghề .

Để tránh sai sót và làm mất đi giá trị của văn bản thì phải tuân theo quy tắc soạn thảo văn bản như sau:

– Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản gồm tên của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp ( nếu có ) .
– Tên của cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng, được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng .
– Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 – 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 – 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ .

5. Số, ký hiệu văn bản

* Số của văn bản

Ý nghĩa của số văn bản như sau :

Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định trình bày văn bản mới nhất, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.

Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức triển khai ( sau đây gọi chung là tổ chức triển khai tư vấn ) được ghi là “ cơ quan ban hành văn bản ” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai để phát hành văn bản thì phải lấy mạng lưới hệ thống số riêng .
Từ “ Số ” được trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng ; sau từ “ Số ” có dấu hai chấm ( 🙂 ; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước .

* Ký hiệu của văn bản

Tương tự như các thành phần khác, ký hiệu văn bản cũng phải tuân theo tiêu chuẩn chung, hay quy chuẩn văn bản hành chính riêng thì không phụ thuộc vào ý muốn của người soạn thảo.

Theo đó, ký hiệu của văn bản gồm có chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước có thẩm quyền phát hành văn bản .
Đối với Công văn, ký hiệu gồm có chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước phát hành Công văn và chữ viết tắt tên đơn vị chức năng soạn thảo hoặc nghành nghề dịch vụ được xử lý .
Ký hiệu của văn bản được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng .
Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo ( / ), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối ( – ), không cách chữ .

Ví dụ:

Nghị định do nhà nước phát hành : Số : … / NĐ-CP
Quyết định do Thủ tướng nhà nước phát hành : Số : … / QĐ-TTg
Công văn của Bộ Tài chính do Vụ Chính sách thuế soạn thảo : Số : … / BTC-CST
…

6. Quy ước viết tắt tên loại văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Theo đó tất cả các văn bản khi ban hành đều phải ghi tên loại trừ công văn theo đúng như quy định soạn thảo văn bản.

Văn bản hành chính gồm có tổng thể 32 thể loại, trong đó nổi bật có một số ít loại thường gặp như :
Nghị quyết ( riêng biệt ), Quyết định ( riêng biệt ), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Giấy ghi nhận, Giấy uỷ quyền, Giấy mời, Giấy trình làng, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường …
Khi trình diễn văn bản hành chính, người soạn thảo cần phải “ nằm lòng ” quy ước viết tắt tên loại văn bản theo Phụ lục I được phát hành kèm theo Thông tư 01/2011 Bộ Nội vụ, đơn cử :

7. Cách ký tên, đóng dấu

Theo quy định trình bày văn bản mới nhất thì chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

Việc ghi quyền hạn của người ký được thực thi như sau :
– Trường hợp ký thay mặt đại diện tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “ TM. ” vào trước tên tập thể chỉ huy hoặc tên cơ quan, tổ chức triển khai .
– Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “ Q. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai .
– Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai thì phải ghi chữ viết tắt “ KT. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao đảm nhiệm hoặc điều hành quản lý thì thực thi ký như cấp phó ký thay cấp trưởng .
– Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “ TL. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai .
– Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “ TUQ. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai .

8. Quy trình soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng.

Quy trình soạn thảo văn bản nói chung quy trình soạn thảo văn bản hành chính nói riêng phải đảm bảo các nội dung: đề xuất văn bản, khởi thảo văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánh máy văn bản, chỉnh lý bản đánh máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn bản đi và lưu văn bản. Trong trình tự này, công đoạn sửa chữa, chỉnh lý và đánh máy có thể được thực hiện nhiều lần vào giai đoạn tiền thông qua. Riêng công đoạn đánh máy văn bản mang tính kỹ thuật thuần túy và không có ý nghĩa quyết định đối với trình tự ban hành. Cũng còn có thể thấy là trong từng công đoạn còn có các tiểu công đoạn nhất định.

9. Dịch vụ tại Luật ACC

Luật ACC xin gửi lời chào tới hành khách !
Tại ACC, hành khách hoàn toàn có thể nhận được dịch vụ tư vấn và làm thủ tục trọn gói vô cùng nhanh gọn. Chúng tôi luôn đặt quyền lợi người mua lên số 1 : Chúng tôi phân phối dịch vụ tư vấn về quy trình tiến độ, thủ tục triển khai ; hồ sơ cần sẵn sàng chuẩn bị ; hướng dẫn hành khách ký và hoàn thành xong theo pháp luật ; Tư vấn, tương hỗ các yếu tố pháp lý tương quan 24/7 .

Trên đây là một số chia sẻ về cách soạn thảo văn bản hành chính. Trong những năm vừa qua, Luật ACC luôn là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý. Công ty chúng tôi với đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp luôn sẵn lòng hỗ trợ và đáp ứng tối đa những yêu cầu của quý khách. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu sử dụng dịch vụ vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh và chính xác nhất theo:

E-Mail : [email protected]
đường dây nóng : 1900 3330
Zalo : 084 696 7979

Đánh giá post

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục