5 Bước xây dựng quy trình giao việc hiệu quả nhất – BEMO

1. Tại sao nên xây dựng quy trình quản lý giao việc?

Một quá trình quản trị giao việc là điều nên làm của ban giám đốc và cấp quản trị, vì họ sẽ theo dõi, nhìn nhận, xử lý những “ nút thắt cổ chai ” ( bottlenecks ) tức thời. Những quyền lợi khi thiết kế xây dựng quá trình quản trị giao việc như :

• Hạn chế triệt để những rủi ro vận hành: Trong một quy trình giao việc, nhiệm vụ của mỗi thành viên đã được phân chia rõ ràng và có trình tự, nên doanh nghiệp không lo sự chồng chéo, khó kiểm soát công việc.
• Nâng cao hiệu suất: Không khó để doanh nghiệp nhận thấy khi có một quy trình giao việc được chuẩn hóa trên cùng một hệ thống, sẽ rút ngắn thời gian trao đổi, theo dõi, nhắc việc. Hoặc doanh nghiệp có thể phân bổ công việc đúng người, đúng việc. Hiệu quả làm việc cũng từ đó được nâng cao.
• Khả năng kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc: Bạn có gặp khó khăn khi giao việc, sau đó phải tự ghi chú để nhắc nhở? Hay phải đau đầu khi nhận hàng loạt các tin nhắn trao đổi công việc từ rất nhiều nhóm làm việc? Hoặc khó khăn khi đánh giá hiệu quả nhân viên? Nếu mọi hoạt động, mức độ hoàn thành công việc…đều được thể hiện trên một hệ thống, thì các vấn đề trên có còn gây trở ngại cho bạn? Về phần nhân viên cũng dễ dàng kiểm tra mức độ hoàn thành KPIs để phân bổ thời gian và sức lực hợp lý.
• Tối ưu nguồn nhân lực và chi phí vận hành: Từ các lợi ích đề cập trên, bạn thử làm một bài toán so sánh giữa việc trả một khoản phí ban đầu lớn hơn so quỹ lương bỏ ra cho đội ngũ kiểm soát. Nhưng xét về lâu dài, thì bạn sẽ nhận lại rất nhiều lợi ích và kể cả tiết kiệm chi phí hơn.
• Nâng cao vị thế cạnh tranh: Trong thời đại chuyển đổi số, khi doanh nghiệp có quy trình giao việc chuyên nghiệp, dễ dàng đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, vị thế doanh nghiệp cũng được nâng tầm hơn rất nhiều.

Vì vậy, các doanh nghiệp không nên bỏ qua việc xây dựng một quy trình giao việc chuẩn chỉnh, nhưng nên bắt đầu triển khai như thế nào? Hãy đọc tiếp phần bên dưới nhé.

2. Những bước xây dựng quy trình giao việc hiệu quả

Để thiết kế xây dựng một tiến trình giao việc hiệu suất cao cấp chỉ huy phải có nhiều yếu tố quản trị, nhưng sẽ thuận tiện hơn cho doanh nghiệp khi tìm hiểu thêm 5 bước dưới đây :

Bước 1: Xác định danh sách công việc

Để hiệu quả việc làm được hiệu suất cao hơn, mỗi phòng ban cần phải xác lập rõ ràng đầu mục việc làm của những nhân viên cấp dưới theo tuần, tháng, và quý. Vì họ sẽ theo dõi, bám sát hơn về trách nhiệm được giao. Và dựa vào đây, cấp quản trị cũng hoàn toàn có thể :

• Nắm bắt được những ai đang làm nhiệm vụ gì?
• Thời hạn khi nào hoàn thành?

Bước 2: Phân quyền giao việc đúng người

Trong một tiến trình doanh nghiệp có quy mô tầm trung trở lên, những cấp chỉ huy nên phân loại quyền hạn cho trưởng phòng thao tác với nhân viên cấp dưới cấp dưới. Vì như vậy, họ sẽ theo dõi tác dụng và nhận báo cáo giải trình từ đối tượng người tiêu dùng đơn cử, thay vì nhiều nguồn tài liệu của nhân viên cấp dưới những phòng ban đổ về .

Và doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng mô hình 5W-1H-5M, cụ thể như sau:

5W-1 H là :

• What – cần xác định nội dung công việc cụ thể
• Why – Mục tiêu cần đạt được
• When – Thời gian cho công việc khi nào bắt đầu, kết thúc
• Who – Ai là người thực hiện, quản lý là ai, và phòng ban hỗ trợ cần có
• How – Công việc được hoàn thành như thế nào?

5M sẽ bào gồm :

• Man (nguồn lực) – Phía doanh nghiệp cần xác định trình độ, nghiệp vụ, kinh nghiệm của nhân viên, và nhiều yếu tố khác nếu cần.
• Money (tiền bạc) – Các công việc triển khai cần lên ngân sách bao nhiêu? Và được thanh toán như thế nào?
• Material (nguyên vật liệu cần thiết) – Cần xác định tiêu chuẩn vật liệu, hoặc nhà cung cấp để hỗ trợ công việc ra sao?
• Machine (công nghệ/ thiết bị) – Doanh nghiệp nên áp dụng công nghệ nào? hoặc sử dụng thiết bị có tiêu chuẩn ra sao để phục vụ công việc?
• Method (cách làm việc) – Công việc được triển khai theo phương pháp nào?

Bước 3: Áp đặt các chỉ số KPIs phù hợp

Tùy vào trách nhiệm của mỗi phòng ban mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể đưa ra chỉ số tương thích. Vì những chỉ số này sẽ là thước đo hiệu suất cao của phòng ban, chất lượng việc làm mỗi nhân viên cấp dưới đã hoàn thành xong. Thế nên, đưa ra những chỉ số nhìn nhận sẽ thôi thúc tổ chức triển khai thao tác hiệu suất hơn, cũng như không tiêu tốn lãng phí nguồn lực dựa trên những yếu tố :

• Đơn vị áp dụng đo lường
• Sử dụng phần mềm, công cụ nào để  đo lường?
• Cần kiểm tra những phần nào của công việc, và người phụ trách?

Bước 4: Định hướng rõ ràng về mục tiêu công việc

Dù các bộ phận có tài giỏi nhưng công ty thiếu định hướng kinh doanh sẽ không thể mang lại hiệu quả. Vì nhân viên không thấy được những giá trị mà khối công việc được giao là gì? Cấp lãnh đạo lại có đánh giá không tốt về hiệu suất của họ, từ đó dẫn đến chán nản, nghỉ việc. Vì vậy, doanh nghiệp nên đưa ra định hướng rõ ràng và áp đặt công việc sẽ dễ dàng hơn.

Bước 5: Tổng hợp báo cáo

Giao việc và hoàn thành xong xuất sắc sẽ không có ý nghĩa gì nếu thiếu đi báo cáo giải trình, vì điều đó cho thấy những hiệu quả đạt được của phòng ban, nhân viên cấp dưới để nhận thưởng, hoặc cảnh báo nhắc nhở. Thế nên, doanh nghiệp cần phải có một người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm để nhận báo cáo giải trình và tổng hợp để chuyển giao lại cho chỉ huy hạng sang .
Tuy nhiên, tiến trình này chỉ tương thích cho những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ ( SEMs ), và khi quy mô tăng trưởng yên cầu tổ chức triển khai phải có mạng lưới hệ thống quản trị như ERP để giám sát hết mọi hoạt động giải trí mà không cần phải thực thi thủ công bằng tay .
Với những bước cơ bản trên, BEMO tin rằng bạn hoàn toàn có thể kiến thiết xây dựng được một quá trình quản trị giao việc chỉnh chu và ít tốn kém nhất. Nhưng nếu bạn thấy rằng quy mô hiện tại không hề vận dụng thì hãy nghĩ đến ERP – mạng lưới hệ thống quản trị tổng thể và toàn diện, và liên hệ với BEMO để tư vấn nhé .

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Việc Làm