Kiến Thức Cho Người lao Động Việt Nam > Doanh Nghiệp > Các bước xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả – Open End

Các bước xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả – Open End

Chuẩn hóa doanh nghiệp thông qua hệ thống quy trình làm việc luôn là điều các doanh nghiệp hướng tới. Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp là công việc tương đối mất thời gian, đòi hỏi nhiều kiến thức cũng như kỹ năng. Tuy nhiên, đây là yêu cầu gần như bắt buộc phải thực hiện nếu doanh nghiệp có tầm nhìn chiến lược, muốn đi vững, bước xa. 

Tuy yên cầu nhiều thời hạn và sức lực lao động, nhưng việc thiết kế xây dựng và quản trị quá trình trong doanh nghiệp cũng sẽ trở nên tương đối dễ thở hơn nếu được tuân thủ theo quy mô Chu trình quản trị nhiệm vụ ( BPM Life Cycle ) gồm 5 quy trình tiến độ :

1. Design: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp

2. Modeling : Mô hình hóa quá trình
3. Execution : Dùng công cụ để theo dõi và quản trị, trấn áp quá trình
4. Monitoring : Theo dõi quy trình thao tác trên quá trình, nhìn nhận hiệu suất cao ( thời hạn giải quyết và xử lý, chất lượng đầu ra, … )
5. Optimization : Điều chỉnh và tối ưu hóa quá trình .

Giai đoạn 4 và 5 thường bị bỏ qua do suy nghĩ quy trình đề ra là cố định không thay đổi. Nhưng thực tế quy trình phải linh hoạt và theo sát sự thay đổi của doanh nghiệp. Cùng Open End tìm hiểu các hành động cụ thể trong từng giai đoạn qua bài viết dưới đây:

Giai đoạn 1 : DESIGN – XÂY DỰNG QUY TRÌNH

Việc xây dựng các quy trình trong doanh nghiệp cần được tuân thủ theo 5 nội dung chủ đạo, bao gồm:

1. Xác định nhu yếu, khoanh vùng phạm vi và mục tiêu của việc làm

Bước tiên phong trong việc thiết kế xây dựng một quy trình tiến độ tiêu chuẩn, nhà quản trị cần phải xác lập được nhu yếu, khoanh vùng phạm vi vận dụng của chúng ( trên những cá thể, phòng ban nào ? ) và mục tiêu sau cuối mà họ muốn hướng đến khi đề ra quy trình tiến độ. Chỉ khi nghiên cứu và phân tích và chỉ ra được vừa đủ những yếu tố này, quy trình tiến độ mới hoàn toàn có thể được đưa vào vận hành trơn tru, liên kết hiệu suất cao tới đội ngũ nhân viên cấp dưới và đưa đến những hiệu quả nhất định .

2. “ Chuẩn hóa ” quá trình thành những bản miêu tả

Để thuận tiện tiến hành trong trong thực tiễn, nhà quản trị cần quy mô hóa những yếu tố thiết yếu trong quá trình thành những bản miêu tả. Các bản miêu tả này hoàn toàn có thể được tàng trữ và truyền đạt lại tới đội ngũ nhân viên cấp dưới, đóng vai trò làm khung tham chiếu để họ hoàn toàn có thể ứng dụng và kiểm soát và điều chỉnh việc làm thực tiễn sao cho đạt được những hiệu quả tốt nhất .

Nội dung của yếu của bản diễn đạt quá trình được khuyến khích kiến thiết xây dựng trên công thức 5W – H – 5M. Công thức này được coi như xương sống để định hình được quy trình tiến độ, nó giúp nhà quản trị :

  • Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức triển khai hữu hiệu hơn
  • Tập trung vào những tiềm năng chính của tiến trình
  • Nắm vững những trách nhiệm cơ bản của nhân viên cấp dưới để phối hợp hiệu suất cao

Nội dung công thức 5W – H – 5M gồm có :

Why – Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc

Trước khi kiến thiết xây dựng bất kỳ một tiến trình nào, bạn cần phải vấn đáp được những câu hỏi :

  • Tại sao bạn phải kiến thiết xây dựng quá trình này ?
  • Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức triển khai, bộ phận của bạn ?
  • Nếu không làm thì sao ?

Nói cách khác, đây chính là nội dung truyển tải tiềm năng của quy trình tiến độ, giúp bạn hoàn toàn có thể trấn áp và nhìn nhận được hiệu suất cao ở đầu cuối .

What – Xác định nội dung công việc

Sau khi vạch rõ tiềm năng, nhu yếu việc làm ; bạn đã hoàn toàn có thể xác lập được nội dung việc làm bạn cần làm là gì. Cụ thể những bước triển khai được phần việc làm đó là ra làm sao ?

Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc

Tùy thuộc vào đặc trưng của mỗi quá trình, nhà quản trị lại có những câu vấn đáp khác nhau cho những nội dung này :
• Where : việc làm được thực thi ở đâu ? Bộ phận nào kiểm tra ? Giao hàng tại khu vực nào ?
• When : Công việc được triển khai khi nào, khi nào thì chuyển giao, khi nào kết thúc …
• Who : Ai chịu nghĩa vụ và trách nhiệm chính cho việc làm ? Ai là người kiểm tra ? Ai là người tương hỗ ? …

How – Xác định phương pháp thực hiện công việc

Ở bước này, bản miêu tả tiến trình cần vạch rõ những thức thực thi việc làm, những loại tài liệu tương quan, tiêu chuẩn cho việc làm, phương pháp vận hành máy móc …

5M: Xác định nguồn lực

Nhiều quy trình tiến độ thường chỉ chú trọng đến những bước thực thi, đầu việc làm mà lại không chú trọng đến những nguồn lực. Trong khi trong thực tiễn, việc quản trị và phần phối nguồn lực tốt luôn là yếu tố số 1 để bảo vệ cho quy trình tiến độ được diễn ra hiệu suất cao .
Nguồn lực gồm có những yếu tố :

  • Man = nguồn nhân lực : người thực thi việc làm có đủ trình độ, kiến thức và kỹ năng, kinh nghiệm tay nghề, phẩm chất không ? …
  • Money = Tiền bạc : Chi tiêu thực thi những việc làm này là bao nhiêu ? Sẽ được giải ngân cho vay mấy lần ? …
  • Material = nguyên vật liệu / mạng lưới hệ thống đáp ứng : tiêu chuẩn để trở thành nhà đáp ứng là gì ? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra làm sao ? …
  • Machine = máy móc / công nghệ tiên tiến : Tiêu chuẩn của máy móc là gì ? Áp dụng những công nghệ tiên tiến nào để thực thi việc làm ? …
  • Method = giải pháp thao tác : thao tác theo cách nào

3. Phân loại đối tượng người tiêu dùng tham gia vào quá trình

Để quy trình diễn ra được chặt chẽ, nguồn lực con người – các đối tượng tham gia trực tiếp tiến hành phải được phân chia vai trò phù hợp và hiệu quả. Trong đó, các đối tượng tham gia vào quy trình sẽ được chia thành 3 nhóm cụ thể, bao gồm:

  • Người thực thi : Là những cá thể thực tiếp đảm nhiệm việc hoàn thành xong những bước / đầu việc làm trong quy trình tiến độ
  • Người giám sát : Là người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về hiệu quả thực thi những đầu việc làm của người thực thi. Các cá thể này có vai trò góp phần quan điểm và phản hồi để người triển khai có khuynh hướng giải quyết và xử lý tiến trình hiệu suất cao hơn .
  • Người tương hỗ : Là những cá thể không trực tiếp thực thi tiến trình, nhưng gián tiếp tương hỗ người thực thi triển khai xong nó qua những góp ý, truyền tải kiến thức và kỹ năng / kinh nghiệm thực tiến mang tính trình độ .

4. Kiểm soát – Kiểm tra tiến trình

Không có bất kể quy trình tiến độ nào hoàn toàn có thể vận hành hiệu suất cao, trơn tru nếu chỉ dựa trên những quy mô kim chỉ nan cả. Bởi vậy, trong quy trình thiết kế xây dựng quy trình tiến độ, nhà quản trị cần phải đồng thời xác lập những chiêu thức trấn áp, kiểm tra liên tục, nhằm mục đích nhìn nhận mức độ tối ưu và đưa những cải tổ tương thích cho cỗ máy vận hành .

Xác định phương pháp kiểm soát

Việc trấn áp quá trình hoàn toàn có thể được thực thi trải qua hành vi xác lập những yếu tố sau :

  • Đơn vị giám sát việc làm
  • Đo lường bằng công cụ, dụng cụ nào ?
  • Có bao nhiêu điểm trấn áp và điểm trấn áp trọng điểm

Xác định phương pháp kiểm tra

Đây là một bước quan trọng và cần tuân thủ theo nguyên tắc Pareto : chỉ kiểm tra 20 % số lượng nhưng tìm ra 80 % khối lượng sai sót .
Người quản trị cần xác lập được những nội dung dưới đây để quy trình kiểm tra đạt được hiệu suất cao như mong ước :

  • Cần phải kiểm tra những bước việc làm nào ?
  • Tần suất kiểm tra là bao lâu ?
  • Người thực thi kiểm tra là ai ?
  • Những điểm kiểm tra nào là trọng điểm ?

5. Hoàn thiện tài liệu

Một quy trình tiến độ sẽ không hề triển khai xong được nếu thiếu đi những tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng. Vì vậy, bạn cần phải dự trù được và cung ứng thêm những thông tin, biểu mẫu, hướng dẫn vào một văn bản quy chuẩn để tương hỗ nhân viên cấp dưới tiếp thu quá trình tốt hơn .

Giai đoạn 2 : MODELLING – MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH

Modelling – quy mô hóa là quy trình tiến độ thứ hai trong hoạt động giải trí quản trị quy trình tiến độ, khi những nội dung mang tính triết lý ở tiến trình đầu được minh họa lại thành hình ảnh, gồm có những bước định tuyến với việc làm và người tham gia được xác lập rõ ràng. Mục đích của hoạt động giải trí quy mô hóa là để :

  • Nhìn vào quá trình vận hành tiêu chuẩn, hoàn toàn có thể phần nào nhìn nhận chất lượng mẫu sản phẩm đầu ra
  • Làm bản tham chiếu cho tái thiết kế tiến trình. Hỗ trợ bằng cách khi ánh xạ thực tiễn ngược lại lưu đồ, hoàn toàn có thể nhận ra đâu là quy trình cần vô hiệu hoặc nâng cấp cải tiến thêm
  • Là tài liệu vừa đủ giúp nhân viên cấp dưới hiểu được phương pháp hoạt động giải trí của quy trình tiến độ, đặc biệt quan trọng là nhân viên cấp dưới mới ( có bao nhiêu bước, cần sử dụng công cụ gì, cần tương hỗ từ ai, … )

Có rất nhiều những để quy mô hóa tiến trình, nhưng thông dụng nhất hoàn toàn có thể kể đến là Flowchart. Flowchart ( hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ tiến trình ), là một phương tiện đi lại đồ họa trực quan hóa những bước trong quá trình thành những hình ảnh đơn thuần, gồm có những bước / việc làm, những điều kiện kèm theo biến hóa tác dụng, …

Giai đoạn 3 : EXECUTION – TRIỂN KHAI QUY TRÌNH

Sau khi đã hoàn tất 2 quá trình thiết kế xây dựng và quy mô hóa, đã đến lúc bạn đưa quy trình tiến độ của mình vận dụng tiến hành vào trong thực tiễn. Hoạt động tiến hành này hoàn toàn có thể được triển khai theo 2 cách : ( 1 ) vận dụng tiến trình trên sách vở hay ( 2 ) sử dụng những ứng dụng công nghệ tiên tiến .
Tuy nhiên, thay vì lựa chọn giải pháp ( 1 ) với hàng tá quy trình tiến độ phức tạp được tổng hợp và thủ công bằng tay, đồng thời cũng không hề trấn áp được tiến trình trong thực tiễn của nhân viên cấp dưới, thì những nhà quản trị thời nay đều ưng ý với việc sử dụng giải pháp ( 2 ) .
Việc sử dụng ứng dụng tiến hành và quản trị quá trình tự động hóa có nhiều ưu điểm so với phương pháp tự “ tiến trình hóa ” truyền thống cuội nguồn của doanh nghiệp như :

  • Tiết kiệm khoảng trống / dung tích tàng trữ văn bản hướng dẫn quá trình đáng kể .
  • Tính tương tác cao, dễ hiểu do đó tiết kiệm chi phí thời hạn hướng dẫn .
  • Tính năng phân luồng việc làm và thiết lập trật tự ưu tiên cho việc làm
  • Có năng lực tàng trữ những tác vụ quá trình cùng những file tác vụ trên mạng lưới hệ thống .
  • Có năng lực thống kê, đo lường và thống kê hiệu suất cao việc làm của nhân viên cấp dưới để liên tục nâng cao chất lượng tiến trình .

Giai đoạn 4 : MONITORING – THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH

Giai đoạn MONITORING chính là nền tảng cho việc nâng cấp cải tiến và tăng trưởng của không riêng gì với tiến trình đơn cử, mà còn là hàng loạt hoạt động giải trí vận hành của doanh nghiệp. Thử nghĩ mà xem, bạn sẽ cải tổ quy trình tiến độ của mình như thế nào, nếu còn không biết chúng đang thực tiễn diễn biến ra làm sao ?
Để nhìn nhận hiệu suất cao hoạt động giải trí của quá trình, bạn phải theo dõi được những chỉ số Process Performance Indicators ( PPIs ) – đại điện để nhìn nhận những tiềm năng và hiệu quả đầu ra của cả quá trình. Các chỉ số này hầu hết thuộc về 3 nhóm chính, gồm có :

  • Nhóm chỉ số về chất lượng hiệu quả đầu ra ( mẫu sản phẩm / dịch vụ ) : Tùy thuộc vào từng loại hiệu quả đầu ra, chỉ số này hoàn toàn có thể được thống kê giám sát theo những cách khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, việc thống kê giám sát chỉ số này hoàn toàn có thể được phụ thuộc vào rất nhiều vào việc khảo sát Độ hài lòng của người mua / người tiếp đón hiệu quả đầu ra .
  • Nhóm chỉ số về thời hạn để thực thi và đưa tác dụng đầu ra đến với người mua / người đảm nhiệm .
  • Nhóm chỉ số về ngân sách : Bao gồm những loại như ngân sách chênh lệch giữa những yếu tố nguồn vào và hiệu quả đầu ra ; ngân sách làm lại do sai sót / hỏng hóc trong quá trình ; ngân sách doanh thu từ những tác dụng đầu ra …

Giai đoạn 5 : OPTIMIZATION – ĐIỀU CHỈNH, TỐI ƯU QUY TRÌNH

Dựa vào những chỉ số được nhìn nhận trong tiến trình 4, bạn sẽ từ đó xác lập được những thiếu sót và hạn chế trong những tiến trình hiện tại, nhờ vậy hoàn toàn có thể phong cách thiết kế, kiểm soát và điều chỉnh ( Quay lại quy trình tiến độ 1 ) chúng để đạt được những tác dụng tốt hơn trong tương lai .

Open End tổng hợp

Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End
Địa chỉ : Tầng 14, tòa nhà HM Tower, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, P. 5, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh

Chi nhánh Miền Bắc: Số 108 Ngõ Trung Tả, Phường Văn Chương, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội

SĐT : 0938 838 493
E-Mail : [email protected]
Website : OpenEnd. vn

Bài viết liên quan
Bài Mới Nhất