QUY TRÌNH XÁC NHẬN VĂN BẰNG CHỨNG CHỈ, CẤP LẠI CHỨNG NHẬN TỐT NGHIỆP – Cao đẳng KTCN Việt Nam – Hàn Quốc

ĐẶC TẢ QUY TRÌNH XÁC NHẬN VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ, CẤP LẠI CHỨNG NHẬN TỐT NGHIỆP

Stt

Tên bước công việc

Đặc tả

Bộ phận/đơn vị thực hiện

Bộ phận/ĐV phối hợp

Kết quả đạt được

Hạn hoàn thành

Biểu mẫu

1

Tiếp nhận đơn yêu cầu

Đơn yêu cầu ghi rõ: loại giấy tờ xin xác nhận hoặc cấp lại, các thông tin cá nhân liên quan, khoá học, năm tốt nghiệp, lý do xin cấp lại…; có xác nhận của chính quyền địa phương

Phòng Đào tạo

Phòng Tổ chức Hành chính

Công văn, đơn yêu cầu được tiếp nhận đầy đủ, chính xác

BM01

2

Thực hiện thủ tục  thu lệ phí và hẹn ngày trả

Người tiếp nhận thu lệ phí và ghi giấy biên nhận, trong đó ghi rõ ngày trả kết quả.

Theo quy định sau 07 ngày trả kết quả

Cán bộ phụ trách

CBPTVB; PĐT

Lệ phí cấp lại được thu và giấy biên nhận được phát cho người nộp đơn

BM02

3

Tổng hợp

CBPTVB tổng hợp danh sách đơn yêu cầu

CBPTVB

PĐT

Danh sách đơn yêu cầu được lập

BM03

4

Kiểm tra

Cán bộ phụ trách văn bằng căn cứ vào đơn yêu cầu, sẽ kiểm tra, đối chiếu các thông tin ở trong sổ cấp phát bằng nhằm đảm bảo chính xác thông tin: Họ tên, ngày sinh, quê quán, khóa học, nghề, loại tốt nghiệp, số hiệu bằng, vào sổ số, quyết định tốt nghiệp

CBPTVB

PĐT

Thông tin cần xác minh, xác nhận, cấp lại được kiểm tra, đối chiếu

5

Phân loại hồ sơ

Sau khi kiểm tra, CBPTVB sẽ phân loại:

+ Chứng chỉ:

+ Bằng nghề: 2000 – 2008 (Công nhân kỹ thuật)

+ Bằng nghề: 2008 – nay (Trung cấp nghề và cao đẳng nghề)

CBPTVB

PĐT

Hồ sơ được phân loại

BM04

BM05

6

Xác nhận và in bản sao văn bằng

+ Chứng chỉ: Cấp giấy xác nhận

+Bằng nghề: 2000 – 2008 (Công nhân kỹ thuật): cấp giấy xác nhận

+Bằng nghề: 2008 – nay (Trung cấp nghề và cao đẳng nghề): cấp bản sao

CBPTVB

PĐT

Chứng chỉ, bằng được xác nhận và in bản sao

BM03

BM04

7

Lập tờ trình

CBPTVB lập tờ trình kèm tổng hợp danh sách đề nghị xác nhận, cấp lại bằng tốt nghiệp, chứng chỉ để trình Hiệu trưởng.

CBPTVB, PĐT

Hiệu trưởng

Tờ trình đề nghị xác nhận, cấp lại văn bằng, chứng chỉ được lập

8

Ký  xác nhận, cấp lại

Hiệu trưởng căn cứ vào tờ trình đề nghị của phòng Đào tạo để xác nhận chứng chỉ và ký bản sao bằng tốt nghiệp

Hiệu trưởng

CBPTVB, PĐT

Chứng chỉ, bằng tốt nghiệp được xác nhận hoặc ký

9

Đóng dấu

CBPTVB chuyển chứng chỉ, bằng tốt nghiệp đã được xác nhận, ký cấp lại, đưa cho văn thư của phòng Tổ chức Hành chính đóng dấu

Phòng tổ chức Hành chính

PĐT

Chứng chỉ, bằng tốt nghiệp đã xác nhận hoặc ký được đóng dấu

10

Giao nhận

CBPTVB bàn giao số bằng đã ký và đóng dấu cho Cán bộ phụ trách

Cán bộ phụ trách

CBPTVB

Chứng chỉ, bản sao bằng tốt nghiệp được bàn giao

11

Cấp phát

Nhập danh sách vào sổ lưu (dành cho chứng chỉ và bản sao bằng) và cấp phát cho học sinh, sinh viên

Cán bộ phụ trách

PĐT

Danh sách được nhập vào sổ lưu và chứng chỉ, bản sao được cấp phát cho học sinh, sinh viên

12

Lưu trữ hồ sơ

Lưu trữ Sổ lưu (dành cho chứng chỉ và bản sao bằng) đúng quy định

Cán bộ phụ trách

PĐT

Hồ sơ được lưu trữ