Kỹ năng làm việc nhóm và xây dựng nhóm làm việc hiệu quả

Mỗi người chúng ta đều có năng lực và tính cách riêng biệt nên sẽ có những ảnh hưởng khác nhau lên nhóm. Học sinh, sinh viên cần trang bị kỹ năng làm việc nhóm để vừa phát triển bản thân, vừa góp phần vào sự thành công của nhóm.

1. Tìm hiểu về cách phát triển kỹ năng làm việc nhóm

Con người là một sinh vật xã hội, điều đó có nghĩa là tất cả chúng ta không hề sống và làm việc một mình. Ngay từ khi sinh ra, tất cả chúng ta đã gắn mình với một nhóm cơ bản nhất : Gia đình. Khi lớn lên, tất cả chúng ta lại là thành viên của những nhóm bạn học tập, nhóm đồng nghiệp …
Bản thân tất cả chúng ta với năng lượng và tính cách riêng không liên quan gì đến nhau nên sẽ có những ảnh hưởng tác động khác nhau lên nhóm, song song đó cũng chịu những tác động ảnh hưởng của bạn hữu cả về điều tốt lẫn xấu : “ Gần mực thì đen, gần đèn thì sáng ”. Nhờ những hoạt động giải trí trong nhóm, tất cả chúng ta vừa tăng trưởng những kỹ năng cá thể, thu nạp những kiến thức và kỹ năng, kinh nghiệm tay nghề cho bản thân, đồng thời góp thêm phần vào những hoạt động giải trí đem lại những giá trị về vật chất và ý thức cho tập thể, hội đồng .

2. Nhóm là gì? Thế nào là làm việc nhóm?

Không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý, nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Vì thế, các thành viên trong nhóm cần có sự tương tác với nhau và với trưởng nhóm, đồng thời cũng cần có sự phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình.

Một nhóm hoàn toàn có thể hình thành theo nhiều cách khác nhau : nhóm bạn học tập hình thành do sự chỉ định của thầy cô, nhóm sở trường thích nghi hình thành do sự rủ rê nhau, nhóm làm việc trong một cơ quan do sự tuyển dụng theo nhu yếu của đơn vị chức năng đó … Vậy nên, có những nhóm hình thành và kết nối rất lâu nhưng cũng có những nhóm chỉ hoạt động giải trí cùng nhau trong một thời gian nhất định. Hơn hết là toàn bộ đều phải xây dựng trên ý thức đồng đội, tin cậy và tôn trọng lẫn nhau. Ngoài ra, tất cả chúng ta phải tạo môi trường tự nhiên hoạt động giải trí mà những thành viên trong nhóm cảm thấy tự tin, tự do để cùng làm việc, hợp tác và tương hỗ nhau để đạt tiềm năng đã đặt ra. Điều quan trọng là phải giúp cho những thành viên tin rằng sự góp sức của mình cho tập thể được nhìn nhận đúng đắn, đúng mực và nhận được sự tưởng thưởng xứng danh, không có sự nhập nhằng tác động ảnh hưởng đến quyền hạn của mỗi người .

3. Hình thành và phát triển nhóm

Tùy theo nhu yếu, mục tiêu được đề ra cho nhóm cũng như số lượng, năng lượng của mỗi thành viên mà những nhóm được hình thành và tăng trưởng theo nhiều hình thức và thời hạn hoạt động giải trí khác nhau. Nhưng nhìn chung đều trải qua 4 bước cơ bản :

Bước 1 – Tạo dựng: Khi được mời gọi hay đưa vào nhóm, các thành viên còn rụt rè, chưa bộc lộ nhu cầu, năng lực cá nhân và điều không thể thiếu là sẽ thử khả năng lãnh đạo của trưởng nhóm. Thường không có nhóm nào có được sự tiến bộ trong giai đoạn này.

Bước 2 – Công phá: Đây có lẽ là giai đoạn khó nhất. Các thành viên thường thiếu kiên nhẫn khi cảm thấy công việc thiếu phát triển nhưng vẫn chưa có kinh nghiệm làm việc như một nhóm thật sự. Họ có thể sẽ tranh cãi về công việc được giao vì phải đối mặt với những điều trước đây chưa bao giờ nghĩ tới và sẽ cảm thấy không thoải mái. Tất cả “sức mạnh” của họ dành để chĩa vào các thành viên khác thay vì tập trung lại và hướng tới mục tiêu chung.

Bước 3 – Ổn định: Ở giai đoạn này, các thành viên quen dần và điều hòa những khác biệt. Sự xung đột về tính cách và ý kiến giảm dần, tính hợp tác tăng lên. Khi đó họ có thể tập trung nhiều hơn cho công việc và bắt đầu có sự tiến bộ đáng kể.

Bước 4 – Hoàn thiện: Các thành viên đã hiểu và thích nghi với điểm mạnh, yếu của từng người, biết được vai trò của họ là gì. Mọi người cởi mở và tin tưởng nhau hơn, nhiều ý kiến hay được nêu ra thảo luận vì họ không còn e ngại như lúc đầu. Họ linh hoạt sử dụng quyết định của mình như một công cụ để hiện thực hóa ý tưởng, ưu tiên những nhiệm vụ cần thiết và giải quyết những vấn đề khúc mắc. Rất nhiều việc được hoàn thiện và sự gắn bó giữa các thành viên trong nhóm là rất cao.

4. Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả

Mỗi thành viên đều phải biết kỹ năng làm việc nhóm để kết nối và vận dụng tốt những kỹ năng này để đạt được những hiệu suất cao nhất định. Có hai kỹ năng làm việc nhóm cần phải có :

4.1. Kỹ năng tổ chức các hoạt động cho nhóm

Để có thể tổ chức một hoạt động đem lại kết quả tốt nhất, theo quan điểm của người xưa phải dựa vào 3 yếu tố: thiên thời (đúng thời cơ), địa lợi (địa điểm thích hợp) và nhân hòa (mọi người đồng lòng, hòa thuận). Còn hiện nay, chúng ta có thể dựa vào nguyên lý 5W + 1H như sau:

• What – Kế hoạch hay chương trình đó dùng để làm gì
• Where – Kế hoạch đó xuất phát từ đâu, ở đâu ra
• When – Khi nào thì bắt đầu tiến hành
• Who – Ai sẽ là người thực hiện hay phụ trách việc này
• Why – Tại sao phải tiến hành hoạt động này
• How – Chúng ta sẽ thực hiện nó như thế nào

4.2. Kỹ năng giao tiếp

Để thực thi được những hoạt động giải trí chung thì mỗi thành viên cần có một số ít kỹ năng làm việc nhóm sau :

• Lắng nghe: Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng ý kiến giữa các thành viên. Lắng nghe không chỉ là sự tiếp nhận thông tin mà còn phải biết phân tích, nhìn nhận theo hướng tích cực và phản hồi bằng thái độ tôn trọng ý kiến của người nói dù ý kiến đó hoàn toàn trái ngược với quan điểm của bản thân.
• Chất vấn: Kỹ năng thể hiện tư duy phản biện tích cực mà bất kỳ ai cũng cần phải rèn luyện. Thực tế thì đây là một kỹ năng khó, đòi hỏi mức độ tư duy cao và tinh thần xây dựng cho nhóm. Chất vấn bằng những câu hỏi thông minh dựa trên những lý lẽ tán đồng hay phản biện chặt chẽ, sử dụng lời lẽ mềm mại và tế nhị, không xoáy vào những điểm yếu hay chê bai dẫn đến tranh luận vô ích. Điều quan trọng là trong nhóm cần có sự cởi mở để khuyến khích mọi người tiếp nhận những ý kiến trái với quan điểm của mình mà không tự ái.
• Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra, đồng thời biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình. Khi thuyết phục phải dựa vào những ý kiến chung để củng cố hay làm cho nó hợp lý hơn chứ không chỉ dựa vào lý lẽ cá nhân. Đặc biệt là không dựa vào vị trí hay tài năng của mình để buộc người nghe phải chấp nhận.
• Tôn trọng ý kiến của người khác, thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực. Khi các thành viên thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau nghĩa là đang đóng góp sức mình vào sự thành công trong việc tổ chức các hoạt động của nhóm.
• Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau vì trong một nhóm sẽ có người mạnh lĩnh vực này, người khác lại mạnh lĩnh vực khác. Đôi khi, vấn đề mà nhóm đang giải quyết cần kiến thức ở nhiều lĩnh vực, mức độ và đòi hỏi kỹ năng khác nhau. Đây là kỹ năng mà mỗi người cần rèn luyện để sẵn sàng đóng góp vào thành quả chung của nhóm.
• Chia sẻ: Người nào càng chia sẻ được nhiều kinh nghiệm quý giá hoặc đưa ra các ý kiến sáng suốt cho nhóm thì sẽ càng nhận được sự yêu mến và vị nể của các thành viên còn lại. Khi mỗi thành viên đều nhận thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ, không khí làm việc nhóm sẽ cởi mở và tích cực hơn.
• Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. Nghĩa là cả nhóm cần hiểu rõ mục đích của nhóm cần đạt được là gì và có cùng chung khao khát hoàn thành nó. “Hãy tưởng tượng, chúng ta đang cùng ở trên một con thuyền, tất cả đều phải cùng chèo để đưa con thuyền về đến đích!”.

5. Khó khăn trong tổ chức hoạt động nhóm

Tổ chức việc làm hay hoạt động giải trí cho nhóm là một kỹ năng thiết yếu mà ngay từ khi còn là học viên, sinh viên, mỗi tất cả chúng ta đều cần phải học hỏi để vừa giúp cho sự tăng trưởng của bản thân, vừa góp thêm phần vào sự tăng trưởng chung cho tập thể mà tất cả chúng ta đang hoạt động giải trí trong đó .
Tổ chức hoạt động giải trí nhóm là điều không thuận tiện, có nhiều yếu tố khách quan và chủ quan hoàn toàn có thể đưa đến sự thất bại, thậm chí còn là tan rã nhóm. 4 yếu tố gây nhiều trở ngại nhất là :

5.1. Quá nể nang các mối quan hệ

Chúng ta thường lẫn lộn giữa tình cảm cá thể hay sự tôn trọng vị trí của những thành viên để không đưa ra những góp ý, phỏng vấn hay tranh luận nhằm mục đích đạt đến những hiệu quả tốt nhất .

5.2. Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý

Có người chọn thái độ thụ động, “ ngồi mát ăn bát vàng ”, ai làm gì cũng gật nhưng bản thân không làm gì cả, hoặc chờ người ta làm trước rồi nương theo, hay động viên bằng miệng. Đây chính là thái độ có hại nhất cho những hoạt động giải trí của nhóm. Còn có người thì thích làm thỏa mãn nhu cầu người khác bằng cách luôn tỏ ra chấp thuận đồng ý khi ai đó đưa ra quan điểm trong khi mình thực sự không chấp thuận đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu nhầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc mạnh ai nấy làm .

5.3. Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác

Do luận bàn không dứt điểm, phân loại việc làm không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Ngược lại, nếu phải đứng ra làm thì lại chuẩn bị sẵn sàng có đủ nguyên do để biện minh cho những hạn chế của mình và khi gặp thất bại thì luôn tìm mọi lý lẽ để đổ nghĩa vụ và trách nhiệm cho người khác hoặc khước từ không dám nhận nghĩa vụ và trách nhiệm về mình .

5.4. Không chú ý đến công việc của nhóm

Đây là yếu tố quan trọng gây ra sự chia rẽ trong nhóm. Khi luận bàn với nhau, 1 số ít thành viên cho rằng đề tài quá chán hoặc quan điểm của mình không tốt nên không chịu nói ra. Thế là thay vì phải bàn luận kỹ hơn để xử lý yếu tố thì lại chuyện trò riêng cho đến khi sắp hết thời hạn thì đùn đẩy nhau phát biểu. Kết quả là họ không hiểu sẽ làm gì, hoặc sẽ thực thi với sự bất mãn, không đem lại hiệu suất cao cao cho nhóm .

Khuynh hướng trái ngược là một số thành viên cho rằng mình giỏi nên chỉ bàn luận trong phạm vi những người mà họ cho là tài giỏi, hoặc luôn xem ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chấp nhận ý kiến của bất kỳ ai khác.

6. Kết luận

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu suất cao là tổng hợp của nhiều kỹ năng sống quan trọng như : kỹ năng tiếp xúc, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng san sẻ … Vì thế, muốn làm việc nhóm thành công xuất sắc, mỗi cá thể trong nhóm cần chú trọng tăng trưởng bản thân và tin cậy, tương hỗ lẫn nhau vì tiềm năng chung. Mình vì mọi người thì mọi người sẽ vì mình. Đó là yếu tố đem lại thành công xuất sắc cho đời sống của mỗi người tất cả chúng ta .
Nguồn : Kênh Tuyển Sinh

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Việc Làm