Cách so sánh dữ liệu 2 cột trong excel bằng Hàm chuẩn nhất

Mục lục

Excel – công cụ thông minh nhất mà chuyên viên văn phòng thường hay gọi, tại sao lại vậy, bởi vì sự thông minh và các tính năng chuyên nghiệp, hỗ trợ người dùng từ những việc khó nhất đến đơn giản tùy theo yêu cầu công việc. Bình thường khi bạn muốn so sánh gì đó bạn thường so sánh thủ công bằng mắt thường, nhưng số lượng phải so sánh quá nhiều và chất lượng so sánh phải chi tiết nhất thì 1 trong các tính năng của Excel sẽ giúp bạn. Nhưng cách để so sánh dữ liệu 2 cột thế nào để chuẩn nhất thì bạn hãy tham khảo dưới đây. 

1. Khi nào cần so sánh dữ liệu 2 cột

– Khi nhắc đến việc so sánh thì chắc như đinh là phải có tối thiểu là 2 đối tượng người tiêu dùng để so sánh, điều cơ bản của việc so sánh là tìm ra sự giống và khác nhau .
– So sánh tài liệu 2 cột trong Excel cũng vậy, mục tiêu của việc so sánh là phải tìm ra sự giống và khác cho mục tiêu của việc làm cần làm .

2. Cách so sánh dữ liệu 2 cột trong excel

– Excel cung ứng tính năng so sánh tài liệu 2 cột bằng nhiều cách khác nhau, nhưng chuẩn nhất và thuận tiện nhất cho người sử dụng bằng hàm COUNTIF. Đây là hàm thống kê được sử dụng nhiều nhất khi thực thi thủ pháp so sánh hai cột tài liệu trong Excel .

2.1. Sử dụng hàm COUNTIF để so sánh dữ liệu 2 cột

– Hàm COUNTIF được dùng để đếm những ô thỏa mãn nhu cầu những điều kiện kèm theo nào đó được đưa ra trong khoanh vùng phạm vi điều kiện kèm theo khoanh vùng. Khi triển khai so sánh hai cột tài liệu trong Excel sẽ dùng hàm này để so sánh .
– Đây cũng là một trong số những công thức hàm cơ bản của mạng lưới hệ thống hàm trên trang tính Excel, với công dụng đếm ô theo nhu yếu trong khoanh vùng phạm vi nhất định đã được định ra sẵn, ngoài những được dùng với công dụng đa phần là để so sánh tài liệu trong 2 cột nhất định để tìm ra sự tương đương giống và khác nhau .
– Ưu điểm của hàm COUNTIF : Hàm này không phân biệt chữ hoa, chữ thường, so sánh được 2 cột tài liệu đúng chuẩn .
– Nhược điểm của hàm COUNTIF : Các bước thực thi phức tạp .

– Cú pháp của hàm: =COUNTIF(Range;Criteria)

Trong đó :

+ Range: Vùng chứa dữ liệu cần đếm (tham số bắt buộc).

+ Criteria: Điều kiện dùng để đếm dữ liệu (tham số bắt buộc).

– Cách triển khai như sau :

– Bước 1: Truy cập trang tính Excel và mở 2 dữ liệu cần so sánh

Truy cập trang tính Excel và mở 2 dữ liệu cần so sánh

– Bước 2: Chọn bảng hàng cột thứ nhất khoanh vùng chọn > thay đổi tên bất kì viết liền không dấu, rồi Enter, tương tự với cột thứ 2 cũng vậy.

Cách so sánh 2 cột tài liệu trong excel

– Bước 3: Thao tác tiếp theo ở giữa khoảng trống của hàng so sánh thứ nhất nhập theo công thức hàm =COUNTIF(list2,A5), sau đó Enter và thực hiện thao tác bắt đầu so sánh theo công thức từ hàng đầu tiên.

Cách so sánh 2 cột tài liệu trong excel
Như vậy sau khi thực thi so sánh cho ra hiệu quả :

Cách so sánh 2 cột tài liệu trong excel

– Bước 4: Vào phần name box để chọn theo kí hiệu tam giác chọn list1 > vào mục Styles > chọn Conditional Formatting > chọn New ruler

Cách so sánh 2 cột tài liệu trong excel

– Hiện lên cửa sổ New formatting Rule, click vào dòng cuối cùng

Cách so sánh 2 cột tài liệu trong excel

– Bước 5: Tab mới mở ra, nhập công thức của hàm COUNTIF > Format > chọn trong bảng màu một màu > Format để hoàn thành.

. => Bạn sẽ thấy được Open trong bảng tính ở cột 1 những những giá trị được bôi theo màu bạn chọn, đó là những giá trị không có ở trong cột 2 .

Cách so sánh 2 cột tài liệu trong excel

Thực hiện thao tác tương tự với cột 2, trên màn hình sẽ hiện những giá trị không được trùng lặp trên trang tính là những giá trị được bôi màu trong cả 2 cột, như vậy việc khảo sát và kiểm tra so sánh dữ liệu 2 cột Excel của bạn đã hoàn thành.

>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết 4 cách in file PDF mới nhất 2022

2.2. Sử dụng hàm EXACT để so sánh dữ liệu 2 cột trong Excel

– Hàm EXACT cũng là một trong những hàm được dùng để so sánh trong Excel .
– Ưu điểm của hàm EXACT : Dễ sử dụng dành cho những người mới tiếp xúc và làm quen với Excel .
– Nhược điểm của hàm EXACT : Hàm này phân biệt chữ hoa và chữ thường, ngoài những hàm này chỉ so sánh được tài liệu trên một hàng ngang .

– Cú pháp hàm: =EXACT(Text1;Text2)

Trong đó :

– Text1: Dữ liệu thứ 1 cần so sánh.

– Text2: Dữ liệu thứ 2 cần so sánh.

– Cách triển khai như sau :

– Bước 1: Quan sát ví dụ sau và so sánh 2 cột như hình.

Hàm EXACT để so sánh tài liệu – Hình 1

– Bước 2: Nhập công thức =Exact($A$2:$A$7;$B$2:$B$7) vào ô cần so sánh. 

Trong đó :

– $A$2:$A$7: Dữ liệu của cột 1 cần so sánh

– $B$2:$B$7: Dữ liệu của cột 2 cần so sánh.

Hàm EXACT để so sánh tài liệu – Hình 2

– Bước 3: Nhấn Enter để nhận kết quả: True – giống nhau, False – khác nhau. 

Hàm EXACT để so sánh tài liệu – Hình 3

– Bước 4: Nhấn giữ ô vuông ỏ góc nhỏ ô vừa mới nhập công thức. Bạn kéo xuống để nhận kết quả ở những ô còn lại. 

Hàm EXACT để so sánh tài liệu – Hình 4
Trên đây là những thao tác đơn thuần và tối ưu nhất để thực thi so sánh tài liệu 2 cột trong Excel, bạn đọc hãy vừa tìm hiểu và khám phá vừa thực hành thực tế và vận dụng ngay để nhanh gọn tối ưu thời hạn thao tác của mình .

Để nâng cao kiến thức cũng kỹ năng thực hành mời bạn đọc tham khảo những khoá học Excel, học Word,… xoay quanh chủ đề tin học văn phòng trên trang Unica của chúng tôi nhé.

>> Xem thêm: Thủ thuật in nhiều sheet trong bảng tính Excel

Đánh giá :

Tags:

Excel

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Hỏi Đáp