Các bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe cụ thể, chi tiết

Bắt tay vào kinh doanh quán cafe quá vội vàng mà không chuẩn bị gì rất dễ khiến bạn phải chịu thất bại. Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe là công việc quan trọng nhất trước khi mở quán cafe. Trong bài viết này, 20S Factory sẽ hướng dẫn mở quán cafe với 11 bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe từ A – Z thành công, hiệu quả nhất.

1. Nghiên cứu thị trường

Nhiều người nghĩ rằng kinh doanh quán cafe rất dễ nên không cần lên kế hoạch. Thực tế, để mở quán cafe thành công thì cần phải có kế hoạch kinh doanh quán cafe bài bản. Một trong số đó là sự nhạy bén của bạn trong việc nắm bắt tình hình thị trường.

Thị trường quán cafe tại Việt Nam có tính cạnh tranh lớn, nhiều biến động. Khi nghiên cứu thị trường kinh doanh quán cafe, bạn cần lưu ý những điều sau:

Thị trường tổng quan

Quán cafe của bạn có tiềm năng phát triển, thành công hay không phụ thuộc nhiều vào thị trường tổng quan ngành tại thời điểm đó. Bạn cần tìm hiểu quy luật cung – cầu, thị trường đang đi lên hay bão hòa, các yếu tố nào đang chi phối thị trường,… Từ đó, bạn sẽ có được cái nhìn tổng thể để từng bước định hình mô hình kinh doanh của mình.

Đối thủ cạnh tranh

Nhu cầu uống cà phê của người Việt ngày càng nhiều dẫn đến các quán cafe ra đời liên tục. Đây là một trong những lĩnh vực cạnh tranh khốc liệt nhất hiện nay. Để thành công, kế hoạch mở quán cafe của bạn cần phải có sự đột phá, sáng tạo trong từng công việc như: thiết kế, concept, menu, địa điểm, chương trình ưu đãi,…

Bên cạnh đó, bạn cần phải nghiên cứu đối thủ cạnh tranh của mình xung quanh địa điểm mà bạn định mở quán. Bạn có thể nhờ bên thứ 3 đưa ra những số liệu phân tích cụ thể về các quán cafe bên cạnh. Cách họ đang vận hành, thu hút khách, quảng cáo,… Sau đó, phát triển những điểm mạnh và khắc phục điểm yếu của họ trong mô hình kinh doanh của bạn.

Nhu cầu khách hàng

Khách hàng là mục tiêu cuối cùng khi lên bản kế hoạch kinh doanh quán cafe. Do đó, bạn cần nghiên cứu khách hàng để xác định mô hình quán cafe phù hợp. Những nhóm khách hàng khác nhau sẽ có nhu cầu khác nhau.
Có nhóm khách hàng sẽ tìm đến quán cafe yên tĩnh để nghỉ ngơi, thư giãn, làm việc. Có nhóm sẽ đến quán để chụp ảnh, check in.

Một quán cafe không thể đáp ứng cùng lúc nhiều nhu cầu. Bạn nên nghiên cứu sở thích, thói quen của nhóm khách hàng nơi bạn sinh sống. Sau đó, phân loại nhóm khách hàng và tìm nhóm phù hợp nhất với mô hình cafe của mình.

2. Lên ý tưởng kinh doanh quán cafe

Khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe bạn cần có những ý tưởng cho quán rõ ràng từ mô hình cho đến phong cách của quán. Một số mô hình quán cafe được ưa chuộng tại Việt Nam, kể đến như: quán cafe sân vườn, quán cafe cóc, quán cafe vỉa hè, cafe công sở, cafe check in, cafe nhạc, cafe sách, cafe thú cưng,… Mỗi mô hình sẽ có những ưu và nhược điểm riêng. Nếu bạn chọn mô hình nào thì nên đào sâu vào tìm hiểu mô hình đó.

3. Thiết lập mục tiêu và định hướng kinh doanh quán cafe

Bản kế hoạch kinh doanh cafe sẽ không thể thực hiện nếu như bạn không lập những mục tiêu rõ ràng. Bạn cần thiết lập mục tiêu, định hướng kinh doanh trong 6 tháng đầu, 1 năm, 3 năm, 5 năm,… Xác định những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn sẽ giúp bạn đưa ra được chiến lược phù hợp. Một số tiêu chí khi thiết lập mục tiêu và định hướng:

• Mục tiêu doanh thu: Mục tiêu doanh thu cần được đề ra để cân đo lợi nhuận và chi phí. Bạn nên dự kiến xem doanh số bán ra bao nhiêu? Mức lợi nhuận là bao nhiêu? Trong thời gian bao nhiêu lâu thì hoàn vốn?
• Quy mô quán cafe: Khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe, bạn cần xác định rõ những vấn đề như: sức chứa, các tiện ích & dịch vụ đi kèm, diện tích quán, số lượng khách tối đa,… Từ đó, bạn mới có thể đưa ra được quy mô phù hợp nhằm tạo không gian thoải mái nhất cho khách hàng.

4. Lập kế hoạch tài chính

Một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe hoàn chỉnh thì không thể thiếu kế hoạch tài chính. Để quán cafe đi vào hoạt động suôn sẻ thì bạn cần tính toán tài chính kỹ lưỡng. Một số hạng mục bạn cần quan tâm khi lập kế hoạch tài chính, bao gồm:

• Cơ cấu nguồn vốn: Bạn dự định mở quán cafe cần bao nhiêu vốn? Vốn có sẵn bao nhiêu? Vốn vay bao nhiêu? Lãi suất vay là bao nhiêu? Có nên đầu tư ở bên ngoài hay không?
• Vốn đầu tư ban đầu: Các khoản chi phí ban đầu khi kinh doanh quán cafe: thuê mặt bằng, đặt cọc mặt bằng, trang trí nội thất, xây dựng không gian, mua sắm thiết bị, phần mềm quản lý,…
• Vốn lưu động: Các khoản phí như tiền điện, nước, nguyên liệu pha chế, khoản dự phòng tiền mặt, lương nhân viên theo tháng.
• Doanh thu và chi phí trong 1 năm, 2 năm,…
• Dự định thu hồi vốn trong bao lâu, thời gian chịu lỗ ban đầu là bao lâu?

Tham khảo: Chi phí mở quán cafe nhỏ gồm những gì? 6 bước mở quán cafe nhỏ

5. Lựa chọn và bố trí mặt bằng

Lựa chọn và bố trí mặt bằng ảnh hưởng khá nhiều đến sự thành công của bản kế hoạch kinh doanh cafe.

Lựa chọn mặt bằng quán cafe

Dù quán bạn có chất lượng nước uống tốt, không gian ấn tượng nhưng mặt bằng sai vị trí thì khả năng cao quán cafe sẽ thất bại. Chẳng hạn, quán bạn ở trong hẻm, thường xuyên tắc nghẽn giao thông thì sẽ khiến khách hàng ngại trong việc di chuyển.

Nhiều mô hình quán cafe dù không xuất sắc ở mặt không gian, chất lượng đồ uống nhưng lại sở hữu vị trí đắc địa thì vẫn có thể thành công khi kinh doanh quán cafe. Một số lưu ý khi lựa chọn quán cafe:

• Vị trí mặt bằng gần với nhóm khách hàng mục tiêu, ở khu vực có khách hàng tiềm năng.
• Mặt bằng nên có chỗ đậu xe, thuận tiện cho khách.
• Giao thông thuận lợi, khách hàng dễ ghé quán.
• Diện tích mặt bằng phù hợp với lượng khách dự tính.
• Chi phí mặt bằng phù hợp với khả năng tài chính.

Bố trí mặt bằng quán cafe

Sau khi đã chọn được mặt bằng, bạn cần lên kế hoạch bố trí mặt bằng. Đầu tiên, bạn cần phân bổ từng khu vực trong không gian quán: chỗ phục vụ khách, quầy pha chế, nhà vệ sinh, kho, chỗ để xe,…

Các khu vực cần có diện tích hợp lý, đảm bảo sự thoải mái cho khách hàng. Ngoài ra, bạn cũng có thể chia các khu vực thành khu vực nhỏ hơn chẳng hạn như: chỗ yên tĩnh cho khách, chỗ cho các cặp hẹn hò,…
Khi đã bố trí mặt bằng hợp lý, bạn sẽ bắt tay vào việc thiết kế, xây dựng và trang trí quán cafe theo concept đã định hướng.

Xem thêm: 6 Kinh nghiệm chinh phục mô hình cafe sân thượng rooftop

6. Hoàn tất các thủ tục pháp lý

Dù mở quán cafe hay bất kỳ hình thức kinh doanh nào thì bạn cũng cần đăng ký kinh doanh. Bạn có thể đến phường, xã nơi mở quán cafe để thực hiện các thủ tục pháp lý. Quán cafe bình dân sẽ đóng thuế theo hình thức Hộ kinh doanh cá thể.

7. Xây dựng thực đơn

Để khách hàng ghé lại quán bạn trong những lần sau thì việc xây dựng thực đơn hoàn chỉnh trong kế hoạch kinh doanh quán cafe là không thể bỏ qua. Mỗi nhóm khách hàng sẽ có nhu cầu cũng như khẩu vị riêng. Bạn nên cân nhắc kỹ và lựa chọn theo đúng nhóm khách hàng mục tiêu.

Menu sẽ bao gồm những món đồ uống nào, có kèm bánh ngọt hoặc đồ ăn kèm không,… Tất cả đều được xây dựng trên sự nghiên cứu thói quen, sở thích của nhóm khách hàng. Menu của quán cũng cần được xây dựng dựa trên concept quán mà bạn hướng đến. Điều này thường thể hiện qua màu sắc và tên của đồ uống.

Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến sự đa dạng trong menu để có thể “chiều” mọi khách hàng. Bạn cần nắm bắt và cập nhật xu hướng thường xuyên để có kế hoạch điều chỉnh menu hợp lý nhất.

8. Lựa chọn nhà cung cấp và lập kế hoạch mua hàng

Khi lập bản kế hoạch kinh doanh cafe, bạn cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín cùng 1 kế hoạch mua hàng chi tiết. Hoạt động kinh doanh quán dễ bị ảnh hưởng nếu bạn chọn nhà cung cấp không đáp ứng đúng với nhu cầu của quán. Nếu bạn có điều kiện, hãy đăng ký lớp học quản lý quán cafe để giảm thiểu những lỗi sai hay mắc phải khi mở quán.

Lựa chọn nhà cung cấp

Chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đồ uống. Tính ổn định và uy tín của nhà cung cấp cũng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của quán. Do đó, bạn nên chọn những nhà cung cấp lớn, nguyên liệu sạch, có nguồn gốc rõ ràng.

Nhiều trường hợp, chủ quán vì muốn thu lợi nhuận cao mà bất chấp sử dụng những nguyên liệu rẻ tiền. Điều này không chỉ gây hại cho sức khỏe khách hàng mà còn khiến uy tín của quán cafe giảm sút.

Ngoài nguyên liệu, bạn cũng cần mua máy móc, dụng cụ, thiết bị pha chế. Bạn nên chọn những thiết bị chất lượng, có khả năng phục vụ lâu dài và tối ưu công việc của nhân viên pha chế.

Lập kế hoạch mua hàng

Sau khi chọn nhà cung cấp, bạn hãy xây dựng kế hoạch mua hàng dựa trên hoạt động kinh doanh và doanh số của quán. Việc mua hàng trong kế hoạch kinh doanh quán cafe càng chi tiết sẽ càng đảm bảo hoạt động của quán và tránh lãng phí những nguyên vật liệu không cần thiết.

Để xây dựng kế hoạch rõ ràng, bạn cần phải định mức nguyên liệu cụ thể. Ví dụ, ly cafe 50.000 vnđ thì sẽ cần bao nhiêu lượng cafe, lượng đường, sữa, đá, cốc,… Từ đó, bạn sẽ ước tính được số nguyên liệu cần cho 1 ngày, 1 tuần, 1 tháng hoạt động của quán.

Từ đó, bạn sẽ biết mình cần mua bao nhiêu nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp và tần suất mua hàng. Khi quán cafe đã đi vào hoạt động thì bạn cần điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp với tình hình thực tế.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý để chủ động trong việc điều chỉnh lượng hàng nhập kịp thời.

9. Xây dựng quy trình phục vụ

Xây dựng quy trình phục vụ bài bản sẽ giúp quá trình hoạt động của quán cafe thông suốt, hạn chế nhầm lẫn, sai sót gây ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.

Bạn cần chuẩn bị kịch bản cho từng khâu chi tiết nhất, bao gồm: chuẩn bị trước giờ mở quán, đón khách, tiếp nhận order, xử lý order, phục vụ khách, xử lý phản hồi của khách,… Tất cả đều cần tạo thành một bộ quy tắc chung.

10. Lập kế hoạch quản lý điều hành quán cafe

Lập kế hoạch quản lý nhân viên

khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe thì bạn quan tâm đến việc quản lý nhân viên. Mô hình cafe càng lớn thì việc quản lý nhân viên cần phải chặt chẽ. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh để bạn xác định được số lượng nhân viên.

Bạn cần sắp xếp thời gian làm việc linh hoạt cho từng nhân viên, vị trí công việc của họ. Bên cạnh đó, bạn cần phải trao đổi rõ về chế độ lương thưởng, đào tạo và quy chuẩn với nhân viên. Điều này sẽ giúp tránh ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ cũng như tạo động lực để nhân viên phát triển.

Lập kế hoạch quản lý hoạt động kinh doanh

Quản lý hoạt động kinh doanh bao gồm: Theo dõi thu chi, kiểm soát nguyên liệu, kiểm soát lượng khách hàng, chương trình khuyến mãi,… Khi lập kế hoạch, bạn cần đưa ra những phương án quản lý từng hoạt động như thế nào.

Bạn sẽ không thường xuyên ở quán hay kiểm tra hoạt động thu chi, nguyên liệu liên tục được. Cách tốt nhất là bạn có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý quán cafe. Như vậy, bạn có thể quản lý quán cafe từ xa. Quy trình quản lý cũng đơn giản, minh bạch và thuận tiện hơn.

11. Lập kế hoạch marketing cho quán cafe

Khách hàng là mục tiêu cuối cùng của bản kế hoạch kinh doanh quán cafe. Muốn khách hàng biết đến quán cafe của bạn thì bạn cần có một kế hoạch marketing chi tiết, hiệu quả.

Bạn sẽ tập trung marketing trên kênh nào? Thông điệp marketing của bạn là gì? Các chương trình khuyến mãi, ưu đãi như thế nào? Làm sao để giữ chân khách hàng?…. Đó là những câu hỏi mà bạn cần trả lời khi lập kế hoạch marketing cho quán cafe.

Hiện nay, bạn có thể tận dụng mạng xã hội để quảng bá cho quán cafe của mình với chi phí rẻ hoặc không mất chi phí như: đăng bài facebook cá nhân, hội nhóm,… thuê các food reviewers. Ngoài ra, bạn có thể chạy các chương trình ưu đãi offline hoặc voucher online trên các app đặt đồ ăn mừng khai trường. Tùy thuộc vào đối tượng khách hàng để bạn xây dựng chiến lược marketing phù hợp.

Lưu ý, dù bạn chọn hình thức marketing nào thì cũng cần xây dựng rõ mục tiêu, tính khả thi và thời hạn.

Kinh doanh quán cafe tại Việt Nam tiềm ẩn nhiều thách thức nhưng cũng là cơ hội để bạn bắt đầu xây dựng sự nghiệp cho riêng mình. Hy vọng những chia sẻ về việc lập kế hoạch kinh doanh quán cafe trên đây có thể giúp mô hình quán cafe của bạn thành công.

Có thể bạn quan tâm: 12 Bước cần chuẩn bị để kinh doanh trà sữa thành công