Nhân viên hành chính là gì? Lộ trình thăng tiến từ “A – Z”
Khi nhắc đến hai từ “văn phòng” chắc hẳn đầu tiên mọi người sẽ nghĩ đến những tính như “nhàm chán…”. Nếu bạn đang có những suy nghĩ ấy thì có vẻ như bạn đã sai, vậy Nhân viên hành chính là gì? Thực chất của công việc là một nhân viên văn phòng có như bạn đã và đang nghĩ đến? Trong bài viết này BlogTOPCV sẽ giúp bạn giải đáp những câu hỏi này nhé!
Nhân viên hành chính là gì?
Nhân viên hành chính là gì? Nhân viên hành chính nhân sự là gì? hay nhân viên hành chính văn phòng là gì? là những câu hỏi mình thường gặp và đang là thắc mắc của rất nhiều bạn, và trong phần này mình sẽ gửi câu trả lời ấy đến bạn đọc.
Nhân viên hành chính văn phòng là một thành phần (bộ phận) không thể thiếu đối với mỗi công ty, doanh nghiệp nào. Được đảm nhiệm vị trí công việc như: Lễ tân đón khách, soạn thảo và lưu trữ hồ sơ, văn bản, thư kí hỗ trợ và một số công việc liên quan đến thủ tục hành chính… Vì tính chất và đặc điểm công việc nên bộ phận hành chính nhân sự ở nhiều công ty được tổ chức và sắp xếp theo phòng ban đẻ dễ dàng cho việc trao đổi và hỗ trợ lẫn nhau.
Xem thêm: Nhà tuyển dụng cần gì khi tuyển dụng nhân viên hành chính văn thư?
Nhân viên hành chính là gì?
Công việc của nhân viên hành chính nhân sự là gì?
Sau khi hiểu được khái niệm Nhân viên hành chính là gì? sau đây mời các bạn cùng đi tìm hiểu cụ thể những công việc của một nhân viên hành chính nhân sự nhé!
Công việc văn phòng nói chung và nghề hành chính nói riêng đã từng được các bạn hiểu sai khi coi nó là công việc nhàm chán chỉ thủi thui ở văn phòng với một mớ giấy tờ. Tuy nhiên đặc thù mỗi công việc là khác nhau, cách hiểu trên không thể bao quát được toàn bộ những công việc của nhân viên hành chính được. Công việc hành chính được ví như “bảo mẫu” của công ty, bởi không có sự hiện diện của những nhân viên này thì công ty sẽ trở nên rối loạn ngay.
Vậy Công việc của nhân viên hành chính nhân sự là gì? họ đảm nhận trách nhiệm gì trong công việc? mời các bạn cùng tìm hiểu ngay sau đây:
- Lễ tân văn phòng: Đây là công việc đóng khách, trả lời điện thoại, hướng dẫn khách hàng đến với từng bộ phận với chức năng riêng để giải đáp nhu cầu của họ.
- Thư ký hỗ trợ: Lên lịch chuẩn bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, sắp xếp lịch làm việc, liên hoan…
- Chấm công: Bộ phận này thực thi những chính sách của công ty và chấm công cho nhân viên.
- Soạn thảo văn bản và lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ và tổng hợp các loại giấy tờ, dịch văn bản tiếng anh, soạn thảo các văn bản và thư từ kinh doanh…
- Hỗ trợ vấn đề pháp lý: Hỗ trợ cấp trên trong các công việc của công ty, tư vấn những vấn đề liên quan đến giấy tờ pháp lý…
- Quản lý trang thiết bị, cơ sở hạ tầng: Kiểm kê số lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, mua sắm trang thiết bị…
- Duy trì môi trường làm việc: Chăm sóc tổ chức khám định kỳ và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên. Đôi ki họ sẽ là người đứng ra để giải quyết các mâu thuẫn cá nhân duy trì lợi ích của công ty…
Công việc của nhân viên hành chính nhân sự là gì?
Cơ hội thăng tiến và mức lương bao nhiêu?
Nhiều bạn lo lắng khi công việc nhân viên văn phòng khó hoặc là không có cơ hội thăng tiến trong tương lai. Tuy nhiên đây mới chính là nghề nghiệp có nhiều cơ hội thăng tiến. Cơ hội thăng tiến của nhân viên hành chính là gì? Sau đây là 3 cấp bậc thăng tiến cũng như mức lương của một nhân viên hành chính (dựa vào báo cáo của Adecco Vietnam năm 2016):
Cấp bậc nhân viên
- Chức vụ: Nhân viên lễ tân đón tiếp và xử lý thắc mắc của khách hàng.
- Nhân viên hành chính: Lưu trữ những tài liệu, hồ sơ, thư tín, đánh máy soạn thảo văn bản…
Công việc này phù hợp với sinh viên chuyên ngành quản lý nhân sự, ngoại ngữ hoặc mới ra trường và yêu thích công việc hành chính nhân sự… Đã qua đào tạo. ( Mức lương của vị trí này từ 5 triệu – 12 triệu/ tháng)
Cấp bậc thư ký
- Vị trí: trợ lý riêng hỗ trợ cấp trên soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch học và làm việc…
- Thư ký tổng quát: Thực hiện các công việc liên quan đến hành chính, quản lý hồ sơ….
Công việc này yêu cầu có chuyên môn cao, khả năng phân tích, phán đoán tình huống, sáng tạo trong việc ra quyết định… ( Mức lương ở vị trí này từ 7 triệu – 14 triệu/ tháng)
Cơ hội thăng tiến và mức lương
Cấp bậc quản trị
- Vị trí nhân viên hành chính văn phòng
Yêu cầu về trình độ chuyên môn cao, hiểu biết về nhiều lĩnh vực khác nhau, đã có kinh nghiệm làm việc, tốt nghiệp khoa ngôn ngữ, quản trị kinh doanh, nhân sự… ( Mức lương từ 9 triệu – 25 triệu/ tháng)
- Trưởng phòng/ giám đốc hành chính
Đây có thể là cấp độ cao nhất của nhân viên hành chính, tuy nhiên để đạt được vị trí này đòi hỏi tố chất là kỹ năng của một nhà quản trị, kinh nghiệm nhiều năm và trình độ chuyên môn cao.
Yêu cầu: có đầy đủ kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm từ 4 năm trở lên. (Mức lương ở vị trí này có thể lên tới 25 triệu – 55 triệu/ tháng)
Vì đặc thù công việc nên công việc nhân viên hành chính nhân sự thường thu hút nữ giới nhiều hơn. Mặc dù đây không phải là một trong những ngành “Hot” nhất hiện nay nhưng đây vẫn là công việc đáng để thử sức với những ai mong muốn tìm cho mình một công việc “văn phòng” ổn định và lâu dài phù hợp với năng lực của mình.
Để trở thành nhân viên hành chính cần những yếu tố gì?
Về tố chất: Là những người tháo vát, nhanh nhẹn, nhiệt tình có sức khỏe. Vì đặc thù công công việc yêu cầu nên người nhân viên phải có tư duy logic khoa học, tỉ mỉ và chính xác trong công việc
Về kỹ năng: Kỹ năng cần thiết của một nhân viên hành chính là: Tin học văn phòng, làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian và đực biệt là ngoại ngữ…
Về kinh nghiêm: Là những người ‘đa năng” hiểu biết về nhiều lĩnh vực sẽ giúp ích cho bạn trong công việc cũng như khi gặp nhà tuyển dụng.
Tham khảo thêm: Bí quyết ứng tuyển vị trí hành chính nhân sự thành công.
Tìm việc làm hành chính ở đâu?
sau khi đi tìm hiểu Nhân viên hành chính là gì? và những yếu tố cần có của một nhân viên văn phòng, nếu bạn đang muốn tìm việc làm hành chính ổn định và lâu dài có thể tham khảo tại các JOB mới nhất tại TOPCV. Dù đây không phải là ngành quá hot nhưng rất phù hợp với những bạn sinh viên hay những người yêu thích công việc văn phòng.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ của BlogTOPCV về chủ đề “Nhân viên hành chính là gì?”, Hy vọng qua những thông tin trên TOPCV đã mang lại cho bạn nhiều hiểu biết hơn về việc làm nhân viên văn phòng nói chung và nhân viên hành chính nói riêng. Cảm ơn bạn đã dành thời gian và quan tâm đến chủ đề này. Chúc bạn sẽ tìm được công việc cũng như công việc hành chính văn phòng với thu nhập cao, ổn định và lâu dài!
