Lưu ý Khi Gửi Hồ Sơ ứng Tuyển Qua đường Bưu điện – Tomoni

  Trong quá trình tìm việc tại Nhật, ngoài việc gửi hồ sơ ứng tuyển qua email, sẽ có những lúc bạn phải gửi qua cả đường bưu điện. Khi đó, ngoài các giấy tờ được công ty yêu cầu, bạn còn cần gửi kèm theo một thư ứng tuyển  (送付状) hay còn gọi là Cover Letter nữa. Cũng tương tự như khi gửi business email, bạn cũng cần phải tuân thủ 1 số manner cơ bản khi viết bản cover letter này. Trong bài dưới đây, Tomoni sẽ tóm tắt một số điều cần lưu ý khí chuẩn bị hồ sơ gửi qua đường bưu điện, và cách viết cover letter cho đúng chuẩn Nhật. Hi vọng bài viết sẽ giúp các bạn có thêm thông tin và kinh nghiệm để ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Mục lục

1. Chuẩn bị những thứ cần thiết

2. Cách viết cover letter

3. Ghi thông tin công ty và địa chỉ ngoài phong bì

4. Những điều cần chú ý trước khi gửi đi 

Có rất nhiều phong bì thư được bán trên thị trường với các kích cỡ và màu sắc khác nhau phù hợp cho từng mục đích sử dụng. Trong trường hợp gửi hồ sơ cho nhà tuyển dụng, bạn nên chọn phong bì khổ A4 vừa với khổ của các giấy tờ bạn gửi, và nên chọn màu trắng.

Nếu được thì nên mua sẵn, sau đó viết tại nhà, không nên mang hồ sơ ra bưu điện rồi mới vội vàng mua phong bì, vì khi vội có thể chữ bạn sẽ không được chỉn chu, hoặc thông tin bị ghi xót. 

Cover letter có ý nghĩa rất quan trọng trong bộ hồ sơ bạn gửi đi, vì nó giúp nhà tuyển dụng biết được các giấy tờ bạn gửi trong phong bì bao gồm những gì, lý do tại sao bạn lại gửi cá giấy tờ đó,…đó giống như một lời chào hỏi ban đầu khi các bạn gửi hồ sơ đi. Các bạn nên tạo sẵn trên máy tính bằng Word rồi in ra. Chi tiết cách viết Cover letter Tomoni có tổng hợp cụ thể ở bên dưới, các bạn tham khảo thêm để soạn sẵn 1 mẫu cho bản thân mình nhé. 

Trong quá trình vận chuyển, để tránh hồ sơ bị ướt thì chúng ta nên sử dụng Clear file (クリアファイル), cho toàn bộ hồ sơ cũng như Cover letter vào đó rồi mới cho vào phong bì. 

Con tem 120Yen là dùng để dán cho tập hồ sơ nào dưới 50g, có bán tại các cửa hàng tiện lợi, bạn có thể mua và dán sẵn, nếu không thì chúng ta có thể mua và dán tại bưu điện lúc gửi đi.

Có 7 mục cần lưu ý khi viết thư ứng tuyển

Ngày tháng ghi phía trên bên phải, ngày tháng ghi trên đó cũng là ngày tháng năm của ngày mà bạn mang đi gửi.

Thông tin của người nhận như tên công ty, bộ phận, và tên của người đó được ghi phía trên bên trái và dưới phần ngày tháng. Chú ý: Không ghi tắt tên công ty, cũng như không ghi tắt chữ 株式会社, và phải viết đúng vị trí của chữ 株式会社. 株式会社 có 2 vị trí là bên trái hoặc bên phải tên của công ty. Tiếp đến là Tên và họ của người nhận phải được cách nhau bằng dấu cách trắng. Trong trường hợp người gửi không phải là một đối tượng cụ thể thì có thể ghi là 「人事部　採用ご担当者様」hay 「人事部　新卒採用課　御中」

Thông tin liên lạc của bản thân như tên trường đại học, khoa, tên, số điện thoại và địa chỉ được ghi phía trên bên phải và phía dưới của thông tin người gửi. Chú ý: Cần phải chú ý để tránh sai sót hay nhầm lẫn. Về phần địa chỉ mail thì nên đặt địa chỉ mail là tên mình, đừng nên đặt địa chỉ mail theo tên của nhân vật nào đó nổi tiếng hay tên nhân vật anime, vì như vậy sẽ mất điểm trong mắt người nhận.

Tiêu đề của Cover letter nên đặt theo mục đích của việc gửi hồ sơ. Ví dụ: 「選考応募書類の送付につきまして」

Trong nội dung chính sẽ có 3 phần:Lời mở đầu và câu kết, Phần chào hỏi, Lý do viết thư.

1. Mở đầu thư là kính gửi （拝啓）và lời chúc, trong trường hợp không biết phải viết như thế nào thì câu 「拝啓、時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」là phương án an toàn nhất.

2. Tiếp theo đó là lý do viết 送付状, một lý do dễ viết và hợp lý nhất là sau khi chúng ta tham gia buổi setsumeikai của công ty, và quyết định ứng tuyển vào công ty này, ví dụ 「会社説明会では、貴社の新エネルギー事業に対する果敢な取り組みに注目いた しまし た。ぜひプロジェクトの一員として私も貢献したいと考えております。」

3. Kết thúc thư bằng 「敬具」với ý nghĩa là kính gửi.

   Ngoài ra các bạn cũng có thể tham khảo tại hình kèm theo.

Cuối cùng là　記書き, trong phần này ta sẽ liệt kê những thứ được gửi kèm theo. ví dụ: エントリーシート１枚、履歴書一枚

以上 được viết ở cuối trang bên phải, với ý nghĩa kết thúc nội dung của bức thư.

Khi ghi thông tin trên phong bì thì theo nguyên tắc là ghi đứng như trong hình minh hoạ. Và ghi cả mặt trước và mặt sau của phong bì.

Nguồn: Mynavi

Đầu tiên chúng ta ghi ở phía trên bên trái địa chỉ của công ty Sau đó cách ra một khoảng cách, và ghi tên công ty, tên người gửi, nội dung là giống như trong phần thông tin công ty Cover Letter. Chú ý: Nếu trên phong bì có điền sẵn chữ 「行」thì gạch ngang 2 gạch vào chữ đó và viết kế bên là chữ 「御中」. Để người nhận có thể dễ dàng biết được gì bên trong phòng bì thì ta nên ghi ở bên trái phía dưới phong bì chữ エントリーシート在中 hay 「履歴書在中」.

Ở phía mặt sau thì ghi thông thông tin người gửi: Mã bưu điện, địa chỉ, tên người gửi như trong hình mẫu kèm theo

• Đơn xin việc, Entry sheet,… có bị sai chính tả hay thiếu chữ hay không.

  Đặc biệt tên của người nhận là không được viết sai, chú ý các Kanji gần giống nhau như 「齋藤」 và「齊藤」hay 「斉藤」 và「佐藤」. Chú ý chức vụ của người người vị dụ như 「部長」và「課長」

• Tên của mình đã ghi đầy đủ chưa, như trên Đơn Xin Việc, Thư ứng tuyển, hay ngoài phong bì.

• Kiểm tra lại xem đã bỏ tất cả giấy tờ vào phong bì chưa, hay thứ tự của các loại giấy tờ đã đúng chưa. Sau khi check hết mọi thứ thì chúng ta đánh dấu

  「〆」

  như trong hình minh hoạ và gửi đi.

Nắm rõ và thực hiện đầy đủ các điều ở trên, thì bạn có thể yên tâm rằng từ bước gửi hồ sơ của chúng ta đã hoàn thành tốt và có tinh thần để chuẩn bị các bước tiếp theo trong quá trình tìm việc tại Nhật.

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Xem bình luận và phản hồi

Xem bình luận và phản hồi