Xác định giá trị doanh nghiệp của việc giải quyết vấn đề

• Bài viết
• 12/28/2022
• 3 phút để đọc

Trong bài viết này

Giá trị doanh nghiệp có thể thuộc một trong bốn loại sau:

• Doanh thu : Giải pháp này mang lại mức doanh thu không thể có được từ phương thức khác, thông qua một lĩnh vực kinh doanh hoặc dịch vụ mới, chưa từng được cung cấp trước đây.

• Tính hiệu quả : Tính hiệu quả thể hiện ở mức tiết kiệm chi phí hiệu quả. Giải pháp này cho phép những người tham gia thực hiện quy trình nhanh hơn.

• Số lượng : Người dùng hiện tại có thể xử lý nhiều giao dịch hơn, nên bớt được phần chi phí cho tài nguyên bổ sung.

• Khác : Giải pháp giúp cho tổ chức tuân thủ các yêu cầu “phải làm”, nhờ đó mà tránh được các án phạt tài chính.

Sau khi xác định được thể loại, chúng ta cần xác định giá trị sẽ đạt được:

• Doanh thu

  • Xác định những gì sẽ được tính phí cho dịch vụ

  • Xác định số lượng khách hàng sẽ mua dịch vụ hoặc sản phẩm

  • Xác định phạm vi thời gian sẽ đo lường (hằng tháng, hằng quý, hằng năm)

  • Doanh thu = (giá × số khách hàng) trong phạm vi thời gian

• Tính hiệu quả

  • Xác định số lượng người làm công việc hôm nay

  • Xác định lượng thời gian trực tiếp để họ thực hiện công việc hôm nay (“thời gian cũ”)

  • Xác định số lượng người sẽ thực hiện công việc sau khi giải pháp Microsoft Power Platform được xây dựng

  • Xác định lượng thời gian trực tiếp sẽ cần để sử dụng giải pháp mới (“thời gian mới”)

  • Mức tiết kiệm thời gian = thời gian cũ – thời gian mới (Để chuyển đổi giá trị này thành số tiền, hãy nhân mức tiết kiệm thời gian với chi phí để huy động đủ số người cho đơn vị thời gian bạn đang đo (ví dụ: giờ).)

• Thể tích

  • Xác định lượng giao dịch mà một người có thể xử lý trong một đơn vị thời gian nhất định (“giao dịch trên mỗi người”)

  • Xác định lượng giao dịch mà giải pháp mới sẽ có thể xử lý trong khoảng thời gian đó (“giao dịch mới trên mỗi người”)

  • Xác định lượng giao dịch cần được xử lý trong khoảng thời gian đó (“số lượng”)

  • Mức bớt chi phí = (số lượng÷giao dịch trên mỗi người) – (số lượng÷giao dịch mới trên mỗi người)
    Phép tính này cho biết số người sẽ không cần phải xử lý giao dịch mà tổ chức vẫn đạt được cùng một mức số lượng khi sử dụng giải pháp.

• Khác

  • Xác định án phạt có thể tránh được nhờ thu nạp và cung cấp sẵn thông tin trong giải pháp

Nếu giá trị doanh nghiệp mà bạn sẽ nhận được qua việc tự động hóa quy trình không đáng gì so với mức chi phí khi không làm gì cả, thì bạn phải cân nhắc xem đây có đúng là vấn đề công việc thích hợp cần tập trung công sức không.

Tuy nhiên, nếu giá trị doanh nghiệp bạn nhận được khi giải quyết vấn đề công việc lớn hơn mức chi phí khi không làm gì cả—cộng với thời gian phát triển của bạn và chi phí hằng tháng cho bất kỳ giấy phép phần mềm nào— thì bạn nên tự động hóa quy trình.

Ví dụ: Giá trị doanh nghiệp của việc tự động hóa quy trình chi phí

Trong trường hợp ứng dụng ví dụ của chúng tôi, thể loại chính của giá trị doanh nghiệp là tính hiệu quả. Ứng dụng mới sẽ giảm lượng thời gian cần thiết để xử lý cùng một số lượng báo cáo chi phí mỗi tuần, mỗi tháng và mỗi năm. Chúng tôi đã xem xét quy trình mới và những gì mà ứng dụng cần thực hiện cùng với người dùng trong tương lai. Chúng tôi đã hỏi họ rằng với quy trình với và khả năng tích hợp một số quy tắc vào ứng dụng báo cáo chi phí thì họ dự kiến sẽ tiết kiệm được bao nhiêu thời gian.

• Chúng tôi vẫn sẽ có 140 báo cáo chi phí được gửi mỗi tuần, con số đó không hề thay đổi. Nhưng khi nói chuyện với những người gửi báo cáo, chúng tôi nhận thấy có thể giảm thời gian làm báo cáo của họ xuống còn 20 phút—bằng cách trao cho họ khả năng nhập thông tin ngay lập tức và chụp ảnh biên lai khi cần có biên lai. Mức chi phí để huy động đủ số người cũng giữ nguyên.

  (140 báo cáo chi phí một tuần × 20 phút) × $90/giờ = $4.158/tuần = $216.216/năm

• Nick sẽ xem xét các báo cáo chi phí của nhóm anh ấy (khoảng 100 nhân viên bán hàng) và ước tính sẽ mất khoảng 5 phút để xem xét từng báo cáo. Phạm vi xem xét của anh ấy chỉ giới hạn ở loại chi phí được nộp, còn việc xác định nhu cầu cần có biên lai—cũng như sự cần thiết phải có tên khách cùng ăn và nhu cầu phân phối chi phí khách sạn vào các thể loại phù hợp—sẽ do ứng dụng kiểm soát.

  (100 báo cáo chi phí một tuần × 5 phút) × $90/giờ = $750/tuần = $39.000/năm

• Về sau, những người quản lý khác sẽ xem xét và phê duyệt báo cáo chi phí từ các bộ phận của họ, vậy nên, 40 báo cáo chi phí còn lại sẽ tốn $15.600/năm.

• Giờ thì công việc cho Abhay và nhóm của anh ấy chuyển thành kiểm tra ngẫu nhiên các báo cáo. Họ không cần phải làm lại bất kỳ báo cáo nào, trên thực tế, nhóm của Abhay có thể nhận làm các hoạt động khác vì không còn mất nhiều công sức xem xét báo cáo chi phí như trước nữa.

• Chúng tôi đã tối ưu hóa quy trình để liên kết chính xác mã hạch toán trong sổ cái với từng thể loại chi phí. Bây giờ, Abhay và nhóm của anh ấy có thể trích xuất dữ liệu để tạo bút toán thanh toán, giảm từ mức 40,3 giờ (16,5 giờ cho mã hóa + 23,8 giờ cho kết sổ) một tuần xuống còn vài phút, tiết kiệm được $188.604 ($77.220 cho mã hóa và $111.384 cho việc kết sổ) một năm. Abhay có thể giao cho một số thành viên nhóm làm công việc khác, quan trọng hơn trong bộ phận.

• Với quy trình mới, Abhay và nhóm của anh ấy có thể đăng báo cáo chi phí mỗi ngày, thế là Charlotte sẽ được cập nhật hằng ngày về tình hình ngân sách và cô ấy sẽ có thể phản ứng nhanh hơn khi ngân sách sắp đến mức giới hạn.

• Mức chi phí mới cho công ty khi triển khai ứng dụng tự động hóa là khoảng:

  $216.216 + $39.000 + $15.600 = $270.816 một năm

  Tiết kiệm cho công ty khoảng $777.738 mỗi năm

Lưu ý

Bạn có thể cho chúng tôi biết bạn thích dùng ngôn ngữ nào cho tài liệu không? Làm một cuộc khảo sát ngắn. (xin lưu ý, khảo sát này bằng tiếng Anh)

Cuộc khảo sát sẽ mất khoảng bảy phút. Không có dữ liệu cá nhân nào được thu thập (điều khoản về quyền riêng tư).