【Hướng Dẫn】Cách Vận Hành Doanh Nghiệp Hiệu Quả Qua 7 Bước

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, việc đề ra cách vận hành doanh nghiệp hiệu quả là điều bắt buộc nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình hoạt động trơn tru và tiết kiệm thời gian và chi phí.

Vậy cách vận hành doanh nghiệp hiệu quả và sinh lời như thế nào? Mình sẻ chia sẻ ngay trong bài viết này.

Vận hành doanh nghiệp là gì?

Vận hành doanh nghiệp là hoạt động định hướng, lãnh đạo nhân sự, bộ phận trong tổ chức doanh nghiệp làm việc để đạt được mục tiêu cụ thể được đề ra.

Để vận hành doanh nghiệp tốt cần có một quy trình vận hành doanh nghiệp chặt chẽ và nghiêm ngặt, làm nền tảng cho sự phát triển của doanh nghiệp

Quy trình vận hành doanh nghiệp quan trọng thế nào?

Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng hệ thống điều hành doanh nghiệp là điều hiển nhiên trong các tổ chức lớn. Các quy trình là mạch máu của bất kỳ doanh nghiệp nào, giúp hợp lý hóa các hoạt động riêng lẻ và đảm bảo các nguồn lực được sử dụng một cách tối ưu.

• Xác định nhiệm vụ nào là quan trọng đối với các mục tiêu kinh doanh lớn hơn của bạn
• Cải thiện chất lượng
• Giao tiếp giữa các cá nhân / phòng ban được đơn giản hóa
• Lập nên các phê duyệt để đảm bảo trách nhiệm giải trình và sử dụng tối ưu các nguồn lực
• Ngăn chặn sự hỗn loạn len lỏi vào các hoạt động hàng ngày của bạn bằng cách quản lý công việc tốt
• Chuẩn hóa một bộ quy trình để hoàn thành trơn tru các nhiệm vụ thực sự quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn

Cách xây dựng và kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả

Bước 1: Xác định các nhu cầu phát sinh trong quy trình làm việc

Trong quá trình điều hành và phát triển doanh nghiệp, bước đầu tiên và bước còn lại dựa trên việc xác định nhu cầu của quá trình vận hành doanh nghiệp. Nó có thể là:

• Làm mới hệ thống
• Nâng cấp trang thiết bị hiện đại hỗ trợ quá trình
• Tổ chức lại cơ quan quản lý và nguồn nhân lực

Bước 2: Xác định mục tiêu của quy trình làm việc

Cần đặt ra các mục tiêu phù hợp, rõ ràng và cụ thể cho bất kỳ hoạt động nào. Từ đó, doanh nghiệp sẽ định hướng và tìm ra phương pháp kiểm soát quy trình phù hợp với định hướng chiến lược của công ty.

Quy trình làm việc có mục tiêu sẽ tăng năng suất, đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn, giảm sự chậm trễ và đình trệ công việc. Hơn nữa, các mục tiêu là cơ sở cho tất cả các quá trình ra quyết định và quản lý trong tương lai của các nhà quản lý và doanh nghiệp.

Bước 3: Các câu hỏi cần đặt ra khi Kiểm soát Quy trình Kinh doanh

Khi bạn đã có các mục tiêu cụ thể, bước tiếp theo là xác định phạm vi kiểm soát quy trình làm việc của bạn dựa trên các tiêu chí như:

• Ai sẽ thực hiện và tuân theo các quy trình vận hành đã thiết lập?
• Nó áp dụng ở mức độ nào, công ty, bộ phận, phòng ban hay cá nhân cụ thể?
• Quá trình này mất bao lâu để dừng nâng cấp?
• Quy trình này áp dụng cho khu vực địa lý, chi nhánh hoặc lĩnh vực kinh doanh nào của công ty?

Bước 4: Xây dựng mô tả các bước của quy trình

Có rất nhiều công thức có thể được sử dụng để xây dựng mô tả bước quy trình phù hợp với quy mô và mục tiêu của bạn, một trong những công thức được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là Model 5W – H – 5M.

Đó là một công thức giúp hỗ trợ các nhà quản lý hệ thống và cung cấp hướng dẫn để điều phối và kết hợp các nguồn lực kinh doanh hiệu quả hơn. Giúp đẩy nhanh việc hoàn thành các mục tiêu quy trình tổng thể.

Ngoài ra, người quản lý có thể hiểu rõ hơn về mọi nhiệm vụ thiết yếu mà mỗi nhân viên cần phải hoàn thành, cho phép họ nhanh chóng giao nhiệm vụ để đạt hiệu quả cao hơn. Về 5W-H-5M được tóm tắt như sau:

5W

• What: Công việc ở đây là gì?
• Why: Tại sao bạn muốn làm điều này và mục tiêu của bạn là gì?
• Who: Ai phụ trách, việc này có hoạt động không?
• When: Khi nào công việc sẽ bắt đầu và kết thúc?
• Where: ở đâu, ở đâu, chính xác là ở đâu?

H

• How: Công việc được thực hiện như thế nào?

5M

• Man: (Nguồn nhân lực)
• Money (Nguồn kinh tế)
• Material (Nguồn cung cấp)
• Machine (Cơ sở hạ tầng, công nghệ, máy móc thiết bị)
• Method (Hình thức làm việc)

Bước 5: Tạo Quy tắc, Quy định và Hướng dẫn Quy trình Chung

Sau khi tạo xong bản mô tả quy trình, đã đến lúc người quản lý phải đưa ra các nội quy, quy định, hướng dẫn thực hiện quy trình để nhân viên có thể hiểu và thực hiện nhanh chóng hơn.

Bước 6: Chọn một phương pháp kiểm soát quy trình làm việc

Khi hoàn thành quy trình, nhà quản lý và nhân viên kinh doanh cần lựa chọn phương pháp kiểm soát tiến độ hoàn thành theo quy trình, để từ đó quản lý và điều chỉnh cho phù hợp.

Có nhiều cách để kiểm soát quy trình làm việc: thông qua tài liệu excel, lên lịch kiểm tra thường xuyên của người quản lý, khảo sát nhân viên …

Tuy nhiên, để đánh giá việc kiểm soát quá trình làm việc trên thường được áp dụng cho các công ty lớn, có tiềm lực kinh tế.

Đối với các DNVN, việc bố trí thêm người quản lý và tổ chức khảo sát nhân viên là không cần thiết và tốn kém.

Bước 7: Tự động hóa kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp bằng phần mềm quản lý công việc – Tự động hóa doanh nghiệp

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP sẽ hỗ trợ bạn tự động hóa doanh nghiệp như sau:

• Tạo và phân phối công việc dễ dàng và nhanh chóng giữa các phòng ban
• Nắm bắt và theo dõi trạng thái hiệu suất công việc và tiến độ công việc
• Nhận thông báo phản hồi tức thì mọi lúc, mọi nơi từ điện thoại thông minh của bạn
• Báo cáo thống kê tiến độ công việc nhanh chóng, trực quan và khoa học.
• Phân bổ nguồn lực và giao nhiệm vụ cho các bộ phận khác nhau
• Nhanh chóng tự động hóa điều phối công việc.

Cách vận hành doanh nghiệp hiệu quả và sinh lời bạn cần áp dụng ngay

Bạn không phải là nhà quản lý, bạn là nhà lãnh đạo

Lãnh đạo và quản lý giống nhau, phải không? Sai, hoàn toàn sai – Warren Bennis, giáo sư chuyên về quản trị kinh doanh và chuyên gia tư vấn tổ chức được trích dẫn như lời tựa: “Quản lý là người chấp nhận hiện trạng; nhà lãnh đạo là người thách thức nó.”

Ngay cả sự thay đổi tư duy đơn giản này cũng sẽ giải phóng bạn khỏi một trong những tình trạng kém hiệu quả phổ biến nhất trong công việc kinh doanh của bạn.

Nếu bạn thấy mình là một người quản lý, bạn không còn chiến lược như một người quản lý, lấy những gì bạn có và chỉ đơn giản là giữ nó.

Tinh thần kinh doanh dựa trên sự lãnh đạo: xác định điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp, tạo ra những thay đổi tích cực trong khi thuê người khác làm việc với bạn.

Sử dụng các hệ thống “Kế hoạch”, “Làm”, “Quan sát” và “Hành động”. Phát triển một ý tưởng khả thi, thử nghiệm, đánh giá và triển khai nó đến hiệu quả trên toàn hệ thống.

Một nhà lãnh đạo thực sự là người có tác động kép đến hiệu suất. Nếu bạn xác định mình là người dẫn đầu, bạn sẽ cải thiện hoạt động kinh doanh của mình thông qua hiệu quả.

Nếu bạn định hình tư duy cho nhóm của mình rằng họ cũng là những người lãnh đạo, họ sẽ xác định hiệu suất dựa trên hiệu suất ở mọi cấp độ kinh doanh của bạn.

Tinh giản

Khi được hỏi về tư duy tinh gọn, Taiichi Ohno, người sáng lập Hệ thống sản xuất Toyota, cho biết khi được hỏi về tư duy tinh gọn: “Tất cả những gì chúng tôi làm là xem xét dòng thời gian, từ khi khách hàng đặt hàng đến khi chúng tôi thu tiền.

Chúng tôi đang được rút ngắn bằng cách giảm lãng phí không có giá trị gia tăng. ”

Câu hỏi cốt lõi ở đây là “bạn đang làm gì mà mọi người không trả tiền cho bạn tại sao bạn lại làm điều đó?”.

• (1) Xác định nhu cầu, mục đích của khách hàng,
• (2) Xác định quy trình làm việc cần thiết để đạt được mục tiêu của khách hàng
• (3) Tự động hóa “hệ thống kéo” để giữ cho quy trình diễn ra liên tục (2).

Lãng phí có thể đến từ nhiều nguồn, bao gồm làm việc quá sức, di chuyển không cần thiết của hàng hóa và nhân viên, và những hiểu lầm đơn giản trong thiết kế hệ thống.

Hãy cắt bỏ nó đi, bởi vì không ai trả tiền cho bạn để làm điều đó, nhưng hãy cẩn thận để không vô tình làm giảm giá trị thương hiệu của bạn bằng cách trải qua quá trình hạ giá.

Đầu tư vào các đánh giá hiệu quả kinh doanh thực tế

Kevin Zhang, doanh nhân thương mại điện tử, người đứng sau sự phát triển của thương hiệu thời trang HEMPX có một cách tiếp cận độc đáo để đảm bảo rằng hiệu quả kinh doanh là cốt lõi kinh doanh quan trọng nhất.

Mỗi tháng, Kevin dành một tuần để ghi lại thành tích của mình từng giờ, sau đó xem xét kỹ lưỡng mọi thành tích kém. Kevin xem xét lịch trình của mình và xác định những hoạt động nào mang lại giá trị cao và có thể được tự động hóa bằng cách tuyển dụng nhân tài mới.

Sự khác biệt giữa một công ty khởi nghiệp thành công và một doanh nghiệp có quy mô là phát triển các hệ thống để xây dựng tăng trưởng dựa trên một khái niệm đã được chứng minh.

Đại học Oxford xác định cơ sở hạ tầng có khả năng mở rộng là một trong ba yêu cầu quan trọng để đưa doanh nghiệp lên tầm cao mới, bên cạnh khả năng lãnh đạo mạnh mẽ và chiến lược tiếp thị phù hợp. Điều này bao gồm CNTT và hệ thống sản xuất hoặc chế tạo cũng như không gian văn phòng và phân phối lao động.

Nếu một chủ doanh nghiệp dành tất cả thời gian của họ cho công việc kinh doanh, thay vì không ngừng nghĩ đến sự tăng trưởng, thì doanh nghiệp của họ chắc chắn sẽ không thể phát triển.

Tập trung và cam kết loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả cũng giống như loại bỏ xiềng xích tiềm năng của một doanh nghiệp.

Cần có sự lãnh đạo can đảm, xác định nhu cầu của khách hàng và cung cấp nó theo cách hợp lý nhất, đồng thời sẵn sàng dừng lại và kiểm tra kỹ để đảm bảo rằng bạn đang sử dụng thời gian hiệu quả để dẫn đầu. Dẫn dắt doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng.

Đơn vị hỗ trợ bạn vận hành doanh nghiệp tốt hơn

Qua những thông tin mình chia sẻ trên, chắc hẳn bạn sẽ quan tâm nhiều đến phần mềm giúp quản trị công việc và doanh nghiệp bởi vì những lợi ích tối ưu mà những phần mềm này mang lại.

Khi quản lý công việc hoặc vận hành doanh nghiệp một cách tốt nhất bạn không thể bỏ qua sự hỗ trợ của phần mềm này, nếu bạn đang tìm đơn vị để hỗ trợ điều này cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể tham khảo công ty Misa Amis.

Misa Amis là công ty chuyên cung cấp các giải pháp chuyển đổi kỹ thuật số toàn diện giúp doanh nghiệp thống nhất hoạt động, liên kết và đồng bộ dữ liệu trên một nền tảng duy nhất, gia tăng lợi nhuận, giảm chi phí hành chính và tăng năng suất.

Với đổi mới công nghệ và đổi mới quản lý, Misa Amis đang là công ty có nền tảng, phần mềm và dịch vụ được sử dụng phổ biến nhất trong và ngoài nước, phù hợp với mọi loại hình kinh doanh: thương mại, sản xuất, xây dựng và dịch vụ.

Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc tốt nhất

Chi tiết liên hệ Misa Amis:

• Địa chỉ:Tòa nhà Technosoft – Ngõ 15 Duy Tân, Quận Cầu giấy, Hà Nội
• Số điện thoại: 024 3795 9595
• Website: https://www.misa.vn/

Như vậy, mình đã chia sẻ cách vận hành doanh nghiệp hiệu quả và sinh lời cho bạn tham khảo, hy vọng sau bài viết này bạn có thể xem xét cách vận hành doanh nghiệp của mình và đề ra những bước tiến mới cho sự phát triển của doanh nghiệp nhé.