Giới thiệu về các báo cáo trong Access – Hỗ trợ của Microsoft
Báo cáo là một đối tượng cơ sở dữ liệu sẽ có ích khi bạn muốn thể hiện các thông tin trong cơ sở dữ liệu về bất kỳ cách dùng nào sau đây:
Các phần trong một báo cáo
Mặc dù có thể tạo báo cáo “không có ràng buộc” không hiển thị dữ liệu, nhưng trong khuôn khổ các mục đích của bài viết này, chúng tôi sẽ giả định là một báo cáo có ràng buộc với một nguồn dữ liệu như một bảng hoặc một truy vấn. Thiết kế của một báo cáo được chia thành các phần bạn có thể xem ở dạng xem Thiết kế. Việc hiểu cách vận hành của mỗi phần có thể giúp tạo ra các báo cáo tốt hơn. Ví dụ: một phần trong đó bạn chọn để đặt một điều khiển được tính toán sẽ định rõ cách thức Access sẽ tính toán các kết quả. Danh sách sau đây là tóm tắt về các loại phần và cách dùng của chúng:
Phần
Phần sẽ được hiển thị thế nào khi được in
Có thể dùng phần ở chỗ
Đầu trang Báo cáo
Phần đầu của báo cáo
Dùng đầu trang báo cáo cho các thông tin có thể xuất hiện bình thường trên một trang bìa, như logo, tiêu đề hoặc ngày tháng. Khi bạn đặt một điều khiển được tính toán dùng hàm tổng hợp Sum trong đầu trang báo cáo, thì tổng được tính toán là để dành cho toàn bộ báo cáo. Đầu trang báo cáo sẽ được in trước đầu trang.
Đầu trang
Nằm ở đầu mỗi trang.
Dùng đầu trang để lặp lại tiêu đề báo cáo trên mỗi trang.
Đầu mục Nhóm
Nằm ở phần đầu mỗi nhóm mới của các bản ghi.
Dùng đầu mục nhóm để in tên nhóm. Ví dụ: trong một báo cáo được gộp nhóm theo sản phẩm, hãy dùng đầu mục nhóm để in tên sản phẩm. Khi bạn đặt một điều khiển được tính toán dùng hàm tổng hợp Sum trong đầu mục nhóm, thì tổng này sẽ dành cho nhóm hiện tại. Bạn có thể có nhiều phần đầu mục nhóm trên một báo cáo, tùy thuộc vào việc bạn đã thêm vào bao nhiêu mức gộp nhóm. Để biết thêm thông tin về việc tạo các đầu mục và chân trang của nhóm, hãy xem phần Thêm gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng.
Chi tiết
Sẽ xuất hiện một lần cho mỗi hàng trong nguồn bản ghi.
Đây là vị trí bạn sẽ đặt các điều khiển để tạo nên nội dung chính của báo cáo.
Chân trang của Nhóm
Nằm ở phần cuối mỗi nhóm của các bản ghi.
Dùng chân trang của nhóm để in thông tin tóm tắt cho một nhóm. Bạn có thể có nhiều phần chân trang của nhóm trên một báo cáo, tùy thuộc vào việc bạn đã thêm vào bao nhiêu mức gộp nhóm.
Chân trang
Nằm ở cuối mỗi trang.
Dùng chân trang để in số trang hoặc thông tin về mỗi trang.
Chân trang Báo cáo
Nằm cuối báo cáo
Lưu ý: Ở dạng xem Thiết kế, chân trang báo cáo xuất hiện bên dưới chân trang. Tuy nhiên, trong tất cả các dạng xem khác (ví dụ: dạng xem Bố trí hoặc khi in hoặc xem trước báo cáo), chân trang báo cáo sẽ xuất hiện phía trên chân trang, ngay sau chân trang của nhóm cuối cùng hoặc dòng chi tiết trên trang cuối cùng.
Dùng chân trang báo cáo để in tổng cộng của báo cáo hoặc các thông tin tóm tắt khác cho toàn bộ báo cáo.
Bạn sẽ thấy là việc tạo ra các báo cáo sẽ dễ dàng hơn nhiều khi cơ sở dữ liệu của bạn có một cấu trúc bảng và các mối quan hệ được thiết kế tốt. Để xem phần giới thiệu cách hoạch định và thiết kế một cơ sở dữ liệu, hãy xem bài viết Kiến thức cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu
Đầu trang
