Giải pháp ERP tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Giải pháp ERP hiện nay đang được rất nhiều các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam sử dụng. Tuy vậy ERP cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có khác biệt đối với các doanh nghiệp lớn. Giải pháp ERP tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ là gì mời các bạn đọc bài dưới đây

Giải pháp ERP là gì

ERP – Enterprise resource planning là một giải pháp phần mềm ra đời nhằm mục đích hỗ trợ việc quản lý được hiệu quả hơn. Phần mềm này không được sử dụng cho những cá nhân mà sẽ giúp đỡ các doanh nghiệp kiểm soát các hoạt động thường nhật của mình.

Giải pháp ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
 

Thông thường, mỗi phòng ban sử dụng một 
 
Bởi vậy, sự kết hợp giữa các phần mềm riêng lẻ thành 1 cơ sở dữ liệu duy nhất là một cách làm hiệu quả để nhà quản trị có thể truy cập và kiểm soát tốt hơn các hoạt động cũng như các nguồn lực của doanh nghiệp.

Chức năng chính của ERP đó là tích hợp tất cả các phòng ban, mọi chức năng của doanh nghiệp thành 1 hệ thống duy nhất để dễ dàng theo dõi và cũng linh hoạt để đáp ứng được những nhu cầu khác nhau.Thông thường, mỗi phòng ban sử dụng một phần mềm quản lý . Thông dụng nhất là phần mềm quản lý kế toán, ngoài ra có các phần mềm quản lý khác như CRM chuyên quản trị quan hệ khách hang, POS chuyên quản lý các chuỗi cửa hàng, phần mềm quản trị nhân sự- chấm công HRM …Với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, nhà quản trị sẽ gặp nhiều khó khan trong việc kiểm soát các nguồn lực riêng lẻ như vậy.Bởi vậy, sự kết hợp giữa các phần mềm riêng lẻ thành 1 cơ sở dữ liệu duy nhất là một cách làm hiệu quả để nhà quản trị có thể truy cập và kiểm soát tốt hơn các hoạt động cũng như các nguồn lực của doanh nghiệp.

Hãy thử ví dụ về quá trình bán hàng của một chiếc laptop:

Bình thường, khi khách hang oder, đơn hang sẽ được chuyển từ hòm thư về công ty, sau đó nhân viên nhập dữ liệu sẽ chuyển nội dung đơn hang và hệ thống máy tính của công ty, chuyển tiếp qua bộ phân quản lý khách hang để ghi nhận lại thông tin về người đặt hang, sau đó chuyển qua kho, rồi kế toán…

 
Một quy trình bán hàng như trên khiến cho việc giao hàng đến tay khách hàng bị chậm trễ, mặt khác việc phải nhập liệu trên nhiều phần mềm cũng dễ xảy ra phát sinh lỗi, đồng thời cũng mất nhiều thời gian quản lý hơn.
 

Giải pháp ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
 

 
Nếu hoạt động của công ty trong một quy mô nhỏ thì mọi vấn đề trên có thể kiểm soát dễ dàng, tuy nhiên khi quy mô lớn dần lên, số lượng đơn hàng trong 1 ngày lên đến vài trăm thì khi đó vấn đề mất kiểm soát sẽ xảy ra, nó sẽ gây ra tình trang thất thoát, nhà quản trị không thể kiểm soát hết nguồn lực và chất lượng dịch vụ sẽ đi xuống vì bộ phận chăm sóc khách hàng không thể kiểm soát được hết các vấn đề của khách hàng.
 
Với ERP, đây là một giải pháp phần mềm duy nhất thay thế tất cả các hệ thống đơn lẻ như CRM, HRM, POS, MRP…toàn bộ các dữ liệu sẽ được lưu trữ trong một hệ thống duy nhất giúp các bộ phận tương tác với nhau hiệu quả nhất.
 
Xem thêm: 

Hệ thống ERP vẫn luôn có các tính năng riêng lẻ như quản trị nhân sự ( HRM), quản lý bán lẻ ( POS), quản trị quan hệ khách hàng ( CRM)…tùy vào mục đích sử dụng của các doanh nghiệp khác nhau. Tuy vậy, mọi dữ liệu của các bộ phận đều được lưu trữ cùng một nơi, bởi vậy mọi nhân viên ( nếu được cấp quyền) đều có thể xem được các thông tin như ý muốn. Và quan trọng nhất, nhà quản trị có thể kiểm soát được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp dù đang ở bất cứ đâu trên thế giới mà không cần phải chờ đợi những báo cáo từ các bộ phận.

Cùng với đó, không ai trong công ty biết được chi tiết tình trạng của đơn hàng bởi không có quyền truy cập vào tất cả các phần mềm, nhân viên chăm sóc khách hàng không thể biết được bên kho đã giao hàng tới đâu để chăm sóc, hay khi khách hàng muốn cập nhật tình trạng đơn hàng thì bộ phận chăm sóc khách hàng phải kiểm tra lại với kho hàng mới có thể biết chính xác được.Nếu hoạt động của công ty trong một quy mô nhỏ thì mọi vấn đề trên có thể kiểm soát dễ dàng, tuy nhiên khi quy mô lớn dần lên, số lượng đơn hàng trong 1 ngày lên đến vài trăm thì khi đó vấn đề mất kiểm soát sẽ xảy ra, nó sẽ gây ra tình trang thất thoát, nhà quản trị không thể kiểm soát hết nguồn lực và chất lượng dịch vụ sẽ đi xuống vì bộ phận chăm sóc khách hàng không thể kiểm soát được hết các vấn đề của khách hàng.Với ERP, đây là một giải pháp phần mềm duy nhất thay thế tất cả các hệ thống đơn lẻ như CRM, HRM, POS, MRP…toàn bộ các dữ liệu sẽ được lưu trữ trong một hệ thống duy nhất giúp các bộ phận tương tác với nhau hiệu quả nhất.Xem thêm: Tại sao phần mềm ERP đám mây dần phổ biến với doanh nghiệp vừa và nhỏ Hệ thống ERP vẫn luôn có các tính năng riêng lẻ như quản trị nhân sự ( HRM), quản lý bán lẻ ( POS), quản trị quan hệ khách hàng ( CRM)…tùy vào mục đích sử dụng của các doanh nghiệp khác nhau. Tuy vậy, mọi dữ liệu của các bộ phận đều được lưu trữ cùng một nơi, bởi vậy mọi nhân viên ( nếu được cấp quyền) đều có thể xem được các thông tin như ý muốn. Và quan trọng nhất, nhà quản trị có thể kiểm soát được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp dù đang ở bất cứ đâu trên thế giới mà không cần phải chờ đợi những báo cáo từ các bộ phận.

Phần mềm CRM cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
 

Thời điểm đầu, từ những năm 90 ERP được tích hợp thành một hệ thống mà doanh nghiệp phải mua toàn bộ dù có thể nguồn lực và nhu cầu của doanh nghiệp không sử dụng hết được các tính năng của ERP. Ngày nay, các tính năng riêng lẻ của hệ thống ERP đều có thể hoạt động độc lập nên rất dễ dàng cho các doanh nghiệp sử dụng.
 
Ngoài ra, ERP được tùy biến theo nhu càu của từng doanh nghiệp nên rất tiện lợi cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Những lợi ích mà ERP mang đến cho khách hàng

Lợi ích lớn nhất mà giải pháp phần mềm ERP mang đến cho khách hàng đó là cải thiện việc sử lý đơn hàng cũng như những nghiệp vụ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, hóa đơn…
 
Khi nhân viên nhập các thông tin đơn hàng, họ sẽ có hết tất cả những thông tin cần thiết để hoàn tất order. Ngoài ra, tất cả các nhân viên khác có liên quan đều có thể cập nhật thông tin và theo dõi quy trình giao hàng, tiến độ của bất cứ một đơn hàng nào.

Những lợi ích của ERP gồm có: 

Kiểm soát thông tin khách hàng: Do dữ liệu nằm chũng 1 nơi nên mọi nhân viên đều có thể truy cập và xem dữ liệu khách hàng(tất nhiên nhân viên đó phải được cấp quyền), hoặc có thể cập nhật thông tin khách hàng. Và nhà quản trị có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.
 

Lợi ích của ERP với doanh nghiệp
 

Tăng tốc quy trình sản xuất cung cấp hàng hóa dịch vụ: ERP được sử dụng như một công cụ giúp tự động hóa pột phần hoặc toàn bộ quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và lưu kho… Vì chỉ sử dụng một phần mềm duy nhất nên doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian, giảm thiểu các chi phí, tăng tối đa năng suất và giảm thiểu nhân sự không cần thiết.
 
Nhà quản trị có thể xem tất cả các hoạt động của công ty chỉ trong 1 giao diện hợp nhất, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian.
 
Kiểm tra chất lượng,  : ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch phân bổ các nguồn lực hợp lý nhất tùy vào yêu cầu của từng dự án. ERP có thể tự đống đánh giá, thống kế về thế mạnh của từng nhân viên để phân bổ công việc trong dự án phù hợp với năng lực của từng người, và nhà quản trị không cần mất nhiều thời gian cho việc này.
 
Kiểm soát thông tin tài chính: Để biết được kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhà quản trị cần tổng hợp và phân tích số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau mất rất nhiều thời gian. Với giải pháp ERP, mọi dữ liệu đều được tổng hợp lại 1 nơi và chỉ có 1 loại số liệu, hạn chế được những sai lầm hay tiêu cực. Ngoài ra, ERP có thể tạo ra các bản báo cáo tài chính theo chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP
 

 
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: ERP giúp quản trị nhân viên được hiệu quả bằng việc theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc hàng ngày. Ngay cả khi nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau.

Ngoài ra, ERP cũng giúp quy trình tuyển dụng trở nên chuyên nghiệp, dễ dàng hơn đồng thời giúp tuyển dụng nhân sự hiệu quả hơn.

Phần mềm quản trị nhân sự cho các doanh nghiệp
 

Khác biệt cơ bản của ERP so với các phần mềm quản lý rời rạc:

ĐIểm khác biệt cơ bản nhất đó là sự tích hợp. ERP chỉ là một phần mềm duy nhất, trong đó chứa các tính năng con như quản lý bán hàng, quản lý hệ thống kế toán – tài chính, quản trị nhân sự…
Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể con người. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP cũng khác hơn so với các phần mềm riêng lẻ.

Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng ban cụ thể ( như CRM chỉ phục vụ cho phòng chăm sóc khách hàng, HRM chỉ phục vụ cho phòng hành chính- nhân sự…) và không hề có tương tác với các phần mềm của các phòng ban khác. Việc chuyển tiếp thông tin giữa các phòng ban được thực hiện thủ công với năng suất thấp và không có tính kiểm soát.
 
Các module của ERP cũng được sử dụng cho các phòng ban, nhưng hơn thế nó giải quyết được mối quan hệ giữa các phòng do toàn bộ các nghiệp vụ đều được thực hiện trên 1 phần mềm duy nhất.
 
Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mề ERP có thể lấy thông tin từ nhiều buwocs trong quy trình và từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp.
 
Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, các doanh nghiệp sẽ thấy rõ nét nhất về các quy trình. Với mỗi doanh nghiệp, các quy trình được phân thành các quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ.

Xem thêm: 
 

Mối liên kết của ERP
 

Các kinh nghiệm thành công và thất bại trong việc triển khai và ứng dụng ERP
 
Triển khai theo từng giai đoạn: Tác giả Trần Xuân Sơn trong bài báo “ERP – một phong cách quản lý” thì việc ứng dụng ERP cần đi từ thấp đến cao theo một kế hoạch được cân nhắc thấu đáo. Vấn đề chủ yếu là các cá nhân cần có thời gian đủ lâu để làm quen với ERP và những sự thay đổi trong cách làm việc đi kèm với việc áp dụng ERP. Thông thường ERP được triển khai từ 3 – 5 năm tùy vào các tính năng mà doanh nghiệp muốn xây dựng.
 
Các giai đoạn chính của việc triển khai ERP
 
Giai đoạn 1: Triển khai các phân hệ mua hàng, quản lý kho và  bán hàng (sale và POS).
 
Giai đoạn 2: Triển khai các phân hệ liên quan như quản lý nhân sự, chăm sóc khách hàng và quản lý dự án.
 

Giai đoạn 3: Đối với các doanh nghiệp sản xuất – khai thác, giai đoạn này sẽ triển khai đến các phân hệ liên quan đến sản xuất. Tùy vào từng hệ thống ERP, việc quản lý sản xuất có thể được làm chi tiết đến từng giờ máy, từng giờ công lao động.

Giai đoạn 4: Triển khai các 
Trên thị trường Việt Nam hiện nay có rất nhiều các phần mềm quản trị doanh nghiệp như SAP, Oracle…

Triển khai các phân hệ liên quan đến kế toán – tài chính . Các phân hệ này cung cấp các chức năng của một phần mềm kế toán như hiện nay mà nhiều doanh nghiệp đang sử dụng.Trên thị trường Việt Nam hiện nay có rất nhiều các phần mềm quản trị doanh nghiệp như SAP, Oracle…

Cách lựa chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hầu hết những công ty tại Việt Nam sử dụng những phần mềm trên đều là các công ty có vốn nước ngoài, còn với những doanh nghiệp Việt Nam rất ít sử dụng những phần mềm này. Nguyên nhân là do chi phí triển khai khá lớn, đồng thời cá phần mềm này thường không đáp ứng được cá yêu cầu về chế độ sổ sách kế toán và chế độ báo cáo thuế của Việt Nam.

Xem thêm: 
 
Nguyên nhân nữa dẫn đến các phần mềm trên ít được các doanh nghiệp Việt Nam sử dụng là do cách thức tính giá hàng tồn kho, tính giá thành sản phẩm trong các phần mềm của nước ngoài rất khá cách tính giá mà các kế toán Việt Nam quen dùng. Bởi vậy, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay chủ yếu sử dụng phần mềm quản lý kế toán tài chính và phát triển phần mềm ERP dựa trên nền tảng kế toán. Điều này dẫn đến một hạn chế đó là với những cá nhân không biết nghiệp vụ về kế toán rất khó sử dụng được phần mềm.

Hầu hết những công ty tại Việt Nam sử dụng những phần mềm trên đều là các công ty có vốn nước ngoài, còn với những doanh nghiệp Việt Nam rất ít sử dụng những phần mềm này. Nguyên nhân là do chi phí triển khai khá lớn, đồng thời cá phần mềm này thường không đáp ứng được cá yêu cầu về chế độ sổ sách kế toán và chế độ báo cáo thuế của Việt Nam.Xem thêm: 5 điều phải chú ý khi lựa chọn đơn vị triển khai ERP Nguyên nhân nữa dẫn đến các phần mềm trên ít được các doanh nghiệp Việt Nam sử dụng là do cách thức tính giá hàng tồn kho, tính giá thành sản phẩm trong các phần mềm của nước ngoài rất khá cách tính giá mà các kế toán Việt Nam quen dùng. Bởi vậy, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay chủ yếu sử dụng phần mềm quản lý kế toán tài chính và phát triển phần mềm ERP dựa trên nền tảng kế toán. Điều này dẫn đến một hạn chế đó là với những cá nhân không biết nghiệp vụ về kế toán rất khó sử dụng được phần mềm.

ERPViet

Từ khoá liên quan: 

giải pháp erp là gì

Thời điểm đầu, từ những năm 90 ERP được tích hợp thành một hệ thống mà doanh nghiệp phải mua toàn bộ dù có thể nguồn lực và nhu cầu của doanh nghiệp không sử dụng hết được các tính năng của ERP. Ngày nay, các tính năng riêng lẻ của hệ thống ERP đều có thể hoạt động độc lập nên rất dễ dàng cho các doanh nghiệp sử dụng.Ngoài ra, ERP được tùy biến theo nhu càu của từng doanh nghiệp nên rất tiện lợi cho các doanh nghiệp vừa và nhỏLợi ích lớn nhất màmang đến cho khách hàng đó là cải thiện việc sử lý đơn hàng cũng như những nghiệp vụ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, hóa đơn…Khi nhân viên nhập các thông tin đơn hàng, họ sẽ có hết tất cả những thông tin cần thiết để hoàn tất order. Ngoài ra, tất cả các nhân viên khác có liên quan đều có thể cập nhật thông tin và theo dõi quy trình giao hàng, tiến độ của bất cứ một đơn hàng nào.Do dữ liệu nằm chũng 1 nơi nên mọi nhân viên đều có thể truy cập và xem dữ liệu khách hàng(tất nhiên nhân viên đó phải được cấp quyền), hoặc có thể cập nhật thông tin khách hàng. Và nhà quản trị có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.quy trình sản xuất , : ERP được sử dụng như một công cụ giúp tự động hóa pột phần hoặc toàn bộ quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và lưu kho… Vì chỉ sử dụng một phần mềm duy nhất nên doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian, giảm thiểu các chi phí, tăng tối đa năng suất và giảm thiểu nhân sự không cần thiết.Nhà quản trị có thể xem tất cả các hoạt động của công ty chỉ trong 1 giao diện hợp nhất, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. quản lý dự án : ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch phân bổ các nguồn lực hợp lý nhất tùy vào yêu cầu của từng dự án. ERP có thể tự đống đánh giá, thống kế về thế mạnh của từng nhân viên để phân bổ công việc trong dự án phù hợp với năng lực của từng người, và nhà quản trị không cần mất nhiều thời gian cho việc này.Để biết được kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhà quản trị cần tổng hợp và phân tích số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau mất rất nhiều thời gian. Với, mọi dữ liệu đều được tổng hợp lại 1 nơi và chỉ có 1 loại số liệu, hạn chế được những sai lầm hay tiêu cực. Ngoài ra, ERP có thể tạo ra các bản báo cáo tài chính theo chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP Kiểm soát lượng hàng tồn kho : ERP giúp kiểm soát chính xác trong kho còn bao nhiêu hàng, nguyên vật liệu còn nhiều hay ít. Việc này giúp doanh nghiệp giảm được số vật liệu tồn kho, giúp giải phóng dòng tiền.Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: ERP giúp quản trị nhân viên được hiệu quả bằng việc theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc hàng ngày. Ngay cả khi nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau.Ngoài ra, ERP cũng giúp quy trình tuyển dụng trở nên chuyên nghiệp, dễ dàng hơn đồng thời giúp tuyển dụng nhân sự hiệu quả hơn.ĐIểm khác biệt cơ bản nhất đó là sự tích hợp. ERP chỉ là một phần mềm duy nhất, trong đó chứa các tính năng con như quản lý bán hàng, quản lý hệ thống kế toán – tài chính, quản trị nhân sự…Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể con người. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP cũng khác hơn so với các phần mềm riêng lẻ.Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng ban cụ thể ( như CRM chỉ phục vụ cho phòng chăm sóc khách hàng, HRM chỉ phục vụ cho phòng hành chính- nhân sự…) và không hề có tương tác với các phần mềm của các phòng ban khác. Việc chuyển tiếp thông tin giữa các phòng ban được thực hiện thủ công với năng suất thấp và không có tính kiểm soát.Các module của ERP cũng được sử dụng cho các phòng ban, nhưng hơn thế nó giải quyết được mối quan hệ giữa các phòng do toàn bộ các nghiệp vụ đều được thực hiện trên 1 phần mềm duy nhất.Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mề ERP có thể lấy thông tin từ nhiều buwocs trong quy trình và từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp.Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, các doanh nghiệp sẽ thấy rõ nét nhất về các quy trình. Với mỗi doanh nghiệp, các quy trình được phân thành các quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ.Xem thêm: Mô hình triển khai ERP hiệu quả dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ