Cách quản lý cửa hàng thời trang hiệu quả – Bạn đã biết chưa?

Kinh doanh các mặt hàng thời trang không chỉ có phát triển sản phẩm, chăm sóc khách hàng hay triển khai các hoạt động marketing mà còn phải đảm bảo về vấn đề quản lý. Tuy nhiên rất nhiều chủ cửa hàng và nhất là các bạn trẻ mới bắt đầu khởi nghiệp thì lại chưa chú trọng vào việc quản lý của mình sao cho hiệu quả.

Có thể giai đoạn đầu, đặc biệt là với quy mô nhỏ sẽ không có gì bất cập quá nhiều xảy ra. Nhưng khi công việc kinh doanh bắt đầu vào cuồng, nhưng cách quản lý cửa hàng thời trang của bạn thì lại vẫn cứ “cũ” cũng chính là phát sinh ra rất nhiều vấn đề. Đây cũng chính là lý do vì sao nhiều người chỉ sau một thời gian đầu tư đã phải rút khỏi thị trường này. Vậy liệu bạn đã tìm được cách quản lý cửa hàng thời trang hiệu quả, phù hợp với mô hình của mình chưa?

Quản lý cửa hàng thời trang là gì?

Khi nhắc đến quản lý cửa hàng thời trang phần lớn chúng ta đều nghĩ ngay đó là một vị trí công việc được xây dựng trong lĩnh vực này. Những người đảm nhận vị trí này cũng thường được gọi là cửa hàng trưởng với nhiệm vụ giảm sát, điều hành tất cả các hoạt động tại đây. Tuy nhiên, với chủ đề của ngày hôm nay thì “Quản lý cửa hàng thời trang là gì?” được mang hàm ý nói về một công việc cụ thể trong hoạt động kinh doanh, buôn bán. Đây là một chuỗi các công việc liên quan đến nghiệp vụ quản lý quan trọng nhằm đảm bảo mọi thứ được tiến triển ổn định, hướng đến mục tiêu chung của cửa hàng.

Kinh doanh thời trang vẫn luôn là một lĩnh vực chưa bao giờ hết HOT, nhất là trong thời đại số phát triển. Chúng ta đã được chứng kiến sự “bùng nổ” của một loạt những cửa hàng thời trang online kinh doanh cực “phất”. Đặc biệt, ngay cả khi bạn không cần một số vốn quá lớn, một mặt bằng – địa chỉ kinh doanh thực tế thì vẫn có thể phát triển ý tưởng này. Nên vì vậy đây chính là ý tưởng thu hút dược rất nhiều sự quan tâm cũng như tham gia của đông đảo mọi người. Nhất là các bạn trẻ đang muốn “tập tành” khởi nghiệp, kinh doanh. Tuy nhiên, trong kinh doanh dù bạn hoạt động ở quy mô nào thì cũng sẽ có rất nhiều công việc khác nhau như tìm kiếm nguồn hàng, nhập hàng, marketing, quảng cáo, bán hàng,…

Vì vậy, để đảm bảo mọi thứ được diễn ra một cách trôi chảy nhất thì chúng ta cần phải quản lý mọi thứ thật khoa học và chuyên nghiệp. Nên nghiệp vụ quản lý cửa hàng thời trang luôn là một điều không thể bỏ qua. Càng phát triển lâu dài, càng mở rộng quy mô thì bạn sẽ càng nhận thấy rõ vai trò của vấn đề này. Nhiều chủ cửa hàng vì không giỏi về điều này sẽ thuê những nhân viên có kinh nghiệp, chuyên môn về quản lý để giúp mình.

Quản lý cửa hàng thời trang cần làm gì?

Chúng ta đều biết rằng với những ai đảm nhận vị trí quản lý cửa hàng thời trang sẽ là người chịu trách nhiệm cho toàn bộ những hoạt động tại cửa hàng và ngay cả đội ngũ nhân viên bán hàng, tư vấn cũng sẽ vậy. Tuy nhiên, nếu chỉ một câu nói như vậy thì rất khó để bạn biết được quản lý cửa hàng thời trang cần làm gì? Nhiều người sẽ cho rằng quản lý thì rất đơn giản chỉ đơn thuần làm giám sát mọi thứ dựa trên những quy định. Nhưng thực tế thì đây là công việc không hề đơn giản chút nào, các bạn có thể thấy được từ ngay những yêu cầu trong các phần mô tả tuyển dụng đối với vị trí này. 

Dựa trên sự phân chia về các mảng thì quản lý cửa hàng thời trang sẽ phải đảm nhận những công việc chính như sau:

•    Quản lý kho hàng
•    Quản lý sản phẩm
•    Quản lý nhân viên
•    Quản lý khách hàng
•    Quản lý tài chính

Tất nhiên, mỗi mảng này sẽ bao gồm rất nhiều đầu công việc nhỏ khác nhau và đều cần phải xử lý một cách hiệu quả nhất. Chỉ cần có một vấn đề phát sinh sẽ ảnh hưởng đến cả những mảng khác, khiến hiệu suất kinh doanh của cửa hàng bị giảm sút. Trong trường hợp nếu có vấn đề phát sinh xảy ra, chưa cân nhắc đến nguyên nhân từ đâu ra thì người quản lý sẽ chịu trách nhiệm đầu tiên. 

Ưu – Nhược điểm của các cách quản lý cửa hàng quần áo

Khi tìm kiếm cách quản lý cửa hàng thời trang hiệu quả thì bạn sẽ biết được chúng ta sẽ có dược rất nhiều sự gợi ý khác nhau. Mỗi một cách sẽ là một sự lựa chọn mang đến những trải nghiệm riêng biệt. Theo đó, hiện nay có ba cách được coi là phổ biến nhất khi được nhiều chủ cửa hàng áp dụng là: quản lý bằng sổ sách – quản lý bằng Excel – quản lý bằng phần mềm. Cách nào cũng sẽ có cả những mặt ưu và nhược điểm mà bạn cần phải nắm chắc.

Cách quản lý cửa hàng quần áo bằng sổ sách

Đây chính là cách quản lý cửa hàng quần áo rất “được lòng” các chủ shop nhỏ, kinh doanh theo mô hình truyền thống hoặc mới bắt đầu kinh doanh. Tất cả mọi thứ quan trọng sẽ đều được ghi chép, lưu giữ thông qua sổ sách, chứng từ. Hơn thế, việc ghi chép này còn giúp bạn tự mình ghi nhớ được các vấn đề, số liệu lâu. Tuy nhiên, hãy cùng xem nó cũng có những ưu, nhược điểm gì nhé.

+ Ưu điểm:
•    Dễ dàng tiến hành, thuận tiện
•    Giúp rèn luyện trí nhớ

+ Nhược điểm:
•    Tốn nhiều thời gian, công sức
•    Số sách, giấy tờ dễ bị hỏng, thất lạc khiến thông tin lưu trữ gặp rủi ro
•    Không có tính chia sẻ cao
•    Rất khó để kiểm soát tổng thể tình hình kinh doanh
•    Chi phí lớn
•    Đòi hỏi tính tỉ mỉ, kỹ lưỡng cao

Cách quản lý cửa hàng quần áo bằng Excel

Cách quản lý cửa hàng quần áo bằng Excel cũng chính là một giải pháp rất được ưu chuộng, có thể nói đây là một sự “thăng cấp” hơn rất nhiều so với cách quản lý bằng sổ sách, chứng từ đã quá đỗi quen thuộc từ trước đến nay. Cách này cũng sẽ tương tự với cách quản lý cửa hàng quần áo bằng Google Sheet. Vì tất cả đều được trình bày ở dạng bảng, giúp việc lưu trữ, tìm kiếm thông tin của bạn trở nên thuận tiện hơn rất nhiều.

+ Ưu điểm:
•    Dễ dàng cài đặt, không mất phí
•    Là chương trình phổ biến, được sử dụng rộng rãi
•    Lưu trữ được lượng thông tin lớn
•    Không quá khó để sử dụng các tính năng cơ bản

+ Nhược điểm: 
•    Vẫn sẽ mất nhiều thời gian và công sức để lưu trữ thông tin
•    Dữ liệu dễ bị chỉnh sửa, xóa, đánh cắp
•    Dữ liệu quá lớn sẽ khiến tốc độ xử lý bị chậm đi
•    Khó có thể kết nối với các thiết bị bán hàng
•    Khó để quản lý từ xa
•    Độ bảo mật thấp

Cách quản lý cửa hàng quần áo bằng phần mềm

Cách thứ ba cũng là cách quản lý cửa hàng quần áo hiệu quả mà chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn trong bài ngày hôm nay. Quản lý cửa hàng quần áo bằng phần mềm chắc chắn đã không còn xa lạ gì, nó không chỉ phù hợp với những chuỗi cửa hàng lớn mà ngay cả những cửa hàng thông thường, kinh doanh online cũng dễ dàng triển khai sử dụng. Trong xu hướng phát triển của cách mạng công nghệ 4.0 thì đây thực sự mà một sự lựa chọn đầy lý tưởng.

+ Ưu điểm:
•    Mang đến một giải pháp quản lý chuyên nghiệp, đồng bộ nhất
•    Không giới hạn dung lượng data
•    Bao gồm nhiều chức năng chuyên biệt, đáp ứng tối ưu nhất cho vấn đề quản lý ở mọi khâu
•    Mang tính bảo mật cao
•    Có thể dễ dàng cài đắt, kết nối trên nhiều thiết bị khác nhau
•    Giúp bạn quản lý từ xa một cách dễ dàng
•    Tự động xây dựng các hệ thống báo cáo chuyên nghiệp, chi tiết
•    Rút gọn quy trình bán hàng, thanh toán, vận đơn,… mà vẫn đảm bảo về hiệu quả
•    …

+ Nhược điểm:
•    Sẽ phải mất một khoản phí nhất định cho nhà cung cấp (hiện nay cũng có nhiều phần mềm miễn phí nhưng không được đánh giá cao bằng)
•    Không phải ai cũng có thể sử dụng, phải mất thời gian để hướng dẫn, đào tạo

Đâu là cách quản lý cửa hàng thời trang hiệu quả nhất hiện nay?

Với việc đánh giá từng ưu, nhược điểm của các cách quản lý cửa hàng thời trang đang được sử dụng nhiều nhất hiện nay có lẽ các bạn cũng đã có được những quyết định chính xác nhất đối với nhu cầu sử dụng của bạn. Tất nhiên, cách nào cũng sẽ có những nhược điểm tồn đọng nhất định, nhưng không bởi vì thế mà những ưu điểm của chúng sẽ bị phủ nhận đi hoàn toàn. Nhưng để đánh giá một cách khách quan nhất theo số đống và cùng với những trải nghiệm thực tế của chúng tôi. Quản lý bằng phần mềm hoàn toàn là cách quản lý cửa hàng thời trang hiệu quả nhất hiện nay mà bạn nên hướng đến.

Có thể ban đầu và ngay tại thời điểm hiện tại bạn sử dụng sổ sách, Excel để quản lý cửa hàng thời trang của mình vẫn thấy rất thuận tiện. Tuy nhiên về mặt lâu dài, khi tình hình kinh doanh phát triển, đơn hàng ổn định, lượng khách hàng tăng lên, bạn cần phải thuê thêm nhân viên,… thì mọi thứ sẽ không còn “ổn” nếu như bạn vẫn giữ nguyên cách quản lý đó. Các phần mềm quản lý cửa hàng nói chung đều được xây dựng dựa trên nhu cầu, nghiệp vụ quản lý thực tế mà bạn hay nhân viên của mình vẫn đang tiến hành. Chưa kể còn giúp nâng cao hiệu suất làm việc, mang đến một bức tranh tổng thể về hoạt động đầu tư, kinh doanh của bạn. Ngoài ra, nếu bạn đang cần tìm kiếm cách quản lý cửa hàng quần áo từ xa thì đây lại càng là sự lựa chọn không thể bỏ qua.

Kỹ năng quản lý cửa hàng thời trang cần có

Việc sử dụng các phần mềm, chương trình hay sổ sách đơn thuần sẽ mang đến các công cụ hỗ trợ công việc của bạn trở nên hiệu quả hơn. Còn lại vẫn cần phải có “sức người”, bởi công việc quản lý không phải lúc nào cũng sẽ rập khuôn theo một bộ tiêu chí nhất định. Chưa kể có những tình huống phát sinh mà không một loại phần mềm, máy móc nào có thể giúp bạn giải quyết triệt để. Vì vậy, nếu bạn là một chủ cửa hàng hoặc đang muốn phấn đấu trở thành cửa hàng trưởng – đảm nhận các công việc thì cần có những kỹ năng dưới đây:

•    Kỹ năng giao tiếp
•    Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
•    Kỹ năng quản trị xung đột
•    Kỹ năng xây dựng và phát triển đội nhóm
•    Kỹ năng đào tạo
•    Kỹ năng điều chỉnh tổ chức và năng lực quan sát toàn diện
•    Kỹ năng định hướng bán hàng
•    Kỹ năng phân tích sản phẩm hàng hóa

Ngoài những kỹ năng này ra để đảm nhận vị trí này bạn cần phải có những nghiệp vụ chuyên môn, kiến thức liên quan nhất định. Tất cả những điều này sẽ được các cửa hàng, doanh nghiệp yêu cầu cụ thể và bạn cần phải đáp ứng được. Bởi công việc của người quản lý cửa hàng thời trang thực sự không hề dễ dàng một chút nào. Nhưng mức lương và những cơ hội phát triển nghề nghiệp, bản thân là rất lớn nên nó hoàn toàn là tương xứng.

Kinh nghiệm quản lý cửa hàng thời trang “đắt giá”

Để có thể quản lý cửa hàng thời trang một cách tốt nhất thì những lý thuyết “suông” hay những công cụ hỗ trợ thôi chắc chắn nữa là chưa đủ. Một người quản lý được đánh giá cao chắc chắn sẽ là một người có cả những kinh nghiệm thực tiễn rất phong phú. Như chúng tôi đã đề cập đến với bạn, nếu có tình huống phát sinh xảy ra thì người quản lý sẽ phải giải quyết và chịu trách nhiệm. Với những người thiếu kinh nghiệm, gặp phải những điều này chắc chắn sẽ không tránh hỏi tình trạnh bối dối, không biết đưa ra giải pháp tốt nhất.

Vì vậy, trong phần cuối của bài này hôm nay chúng tôi sẽ mách bạn những kinh doanh quản lý cửa hàng thời trang cực “đắt giá” đã được rất nhiều nhà quản lý cấp cao chia sẻ.

1.    Kinh nghiệm quản lý kho hàng: Dù cửa hàng có nhiều hay ít sản phẩm thì hãy sắp xếp chúng một cách ngăn nắp, khoa học dựa trên các tiêu chí như chủng loại, số size, màu sắc,… Ngoài ra hãy định kỳ kiểm kê kho hàng của bạn.

2.    Kinh nghiệm quản lý sản phẩm: Để quản lý sản phẩm một cách tốt nhất thì bạn nên ứng dụng công nghệ hỗ trợ. Các cách thủ công sẽ không tối ưu điều này, thậm chí chỉ khiến bạn tốn công, tốn sức rất nhiều. Chưa kể đến các trường hợp sai dữ liệu khiến việc tìm kiếm, quản lý trở nên khó khăn hơn rất nhiều.

3.    Kinh nghiệm quản lý nhân viên: Hãy quản lý nhân viên của mình dựa trên một bảng tiêu chuẩn chung được quy định như thời gian làm việc, KPI, thái độ học hỏi, chuyên cần,… rõ ràng ngay từ đầu.

4.    Kinh nghiệm quản lý khách hàng: Thời trang là một lĩnh vực HOT với mức độ cạnh tranh rất “gắt”, nhất là khi độ trung thành của người tiêu dùng với một thương hiệu duy nhất ngày càng thấp. Vì vậy, khâu quản lý khách hàng sẽ giúp bạn thu hút, giữ chân và xây dựng mối quan hệ lâu dài. Hãy đưa ra một quy trình quả lý khách hàng đúng chuẩn, định kỳ đào tạo nghiệp vụ tư vấn, chăm sóc và sử dụng các phần mềm hỗ trợ.

5.    Kinh nghiệm quản lý tài chính: Tất cả mọi thứ đều cần phải rõ ràng, bạn hãy quản lý tài chính của mình với sự minh bạch ngay từ các bản báo cáo mọi cấp. Thay vì ghi chép vào sổ sách, lưu trữ Excel thì bạn có thể sử dụng các ứng dụng, phần mềm sẽ trực quan hơn rất nhiều. Hơn thế bạn sẽ không phải mất công tính toán chi tiết đối với từng khoản, từng mục một.

Từ những kinh nghiệm được chia sẻ trực tiếp từ các đối tác, khách hàng của chúng tôi thì cách quản lý cửa hàng thời trang hiệu quả nhất hiện nay luôn nhận được đánh giá tích cực chính là việc ứng dụng các phần mềm chuyên dụng. Tất nhiên, ngay lúc này nhiều người sẽ cảm thấy rằng việc quản lý bằng sổ sách, giấy tờ hay chương trình Excel vẫn rất ưu Việt. Nhưng theo thời gian phát triển bạn sẽ thấy đánh giá trên của chúng tôi là hoàn toàn chính xác. Chúng ta đang sống trong thời đại của công nghệ, kỹ thuật phát triển rầm rộ mọi thứ luôn được đề cao về tính tiện dung – nhanh chóng – hiệu quả. Vì vậy, “nâng cấp” ngay cả những quy trình đơn giản nhất để có thể vận hành một chuỗi hoạt động kinh doanh luôn được tối ưu.