Các quy định về công tác phí đối với doanh nghiệp – Tân Thành Thịnh

1. Phí công tác đối với doanh nghiệp là gì?

Căn cứ khoản 1, Điều 3, Thông tư 40/2017/TT-BTC: Công tác phí đối với doanh nghiệp là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc cho doanh nghiệp.

1.1 Công tác phí gồm những khoản nào?

Theo quy định Thông tư 40/2017/TT-BTC, các khoản công tác phí gồm có:

a)  Tiền đi lại trong công tác phí

Tiền đi lại từ chỗ ở/ chỗ làm việc đến sân bay/ bến xe/ ga tàu để đi công tác.

Tiền đi lại từ chỗ lưu trú (chỗ ở lúc đi công tác)/ chỗ làm việc (lúc công tác) đến sân bay/ bến xe/ ga tàu để về khi kết thúc công tác.

Tiền đi lại từ nơi đi (sân bay/ bến xe/ ga tàu nơi xuất phát) đến nơi đến (sân bay/ bến xe/ ga tàu nơi công tác) và ngược lại.

Tiền đi lại trong quá trình công tác.

b) Tiền ở trong công tác phí

Bao gồm: tiền khách sạn/ nhà nghỉ/ nhà trọ/ homestay có thể thuê theo tháng hoặc ngày. Và các khoản điện nước, mạng internet, cáp quang, máy giặt, tủ lạnh vv…

c) Cước phí hành lý và tài liệu trong công tác phí

Bao gồm: cước phí hành lý và tài liệu khi mang đi công tác và mang về khi kết thúc công tác.

d) Phụ cấp công tác trong công tác phí

Bao gồm: khoản hỗ trợ tiền ăn, uống, tiêu vặt dành cho người lao động khi đi công tác.

1.2 Đối tượng hưởng chế độ công tác phí

Trong dosnh nghiệp, đối tượng được hưởng chế độ công tác phí gồm: Cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng theo quy định của pháp luật làm việc tại doanh nghiệp tham gia các chuyến công tác theo yêu cầu công ty.

1.3 Điều kiện thanh toán công tác phí

Để các khoản chi phí công tác phí được tình vào chi phí hợp lý được giảm trừ, doanh nghiệp cần có bộ hồ sơ đầy đủ những chứng từ sau:

Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.

Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.

Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Có thể là vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….

1.4 Công tác phí có tính thuế không?

Công tác phí trong quá trình công tác có thể được xác định là chi phí giảm trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và cũng không phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân khi đáp ứng điều kiện theo quy định.

a) Quy định công tác phí trong doanh nghiệp về thuế TNDN

Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, công tác phí sẽ được tính làm chi phí giảm trừ tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan trong quá trình đi công tác như: Hóa đơn, vé máy bay, thẻ lên máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển (Nếu chi phí từ 20 triệu đồng trở lên)….

Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

b) Quy định công tác phí trong doanh nghiệp về thuế TNCN

Theo quy định tại điểm đ, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, khoản chi công tác phí như tiền vé máy bay, tiền lưu trú, tiền taxi và tiền ăn của các cá nhân đi công tác được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp chi tiền công tác phí cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.

1.5 Cách hạch toán chí phí công tác

Chi phí công tác kế toán được hạch toán tùy vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp đăng ký thông tư 133 hay 200.

a) Chi phí công tác hạch toán vào tài khoản nào theo thông tư 133

• Nếu là bộ phận bán hàng: hạch toán chi phí công tác vào tài khoản 6421

• Nếu là bộ phận quản lý: hạch toán chi phí công tác vào tài khoản 6422

b) Chi phí công tác hạch toán vào tài khoản nào theo thông tư 200

• Nếu là nhân viên phân xưởng hạch toán: 6271

• Nếu là Nhân viên các bộ phận bán hàng: 6411

• Nếu là nhân viên văn phòng quản lý: 6421