Bí quyết viết email xin việc

Thứ Hai, ngày 11/05/2015 14:04 PM (GMT+7)

Chia sẻ

Nộp hồ sơ xin việc qua e-mail đang là xu hướng phổ biến và được nhiều nhà tuyển dụng ưu tiên lựa chọn. Tuy nhiên làm thế nào để e-mail của bạn dễ gây thiện cảm giữa hàng trăm ngàn email xin việc mỗi ngày?

Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà bạn phải ghi nhớ khi soạn email xin việc.

Cách chọn địa chỉ e-mail

Bạn nên chọn cho mình một e-mail “nghiêm túc”, ví dụ như [email protected] (hoặc @gmail.com) nếu bạn tên là “Trần Đức Việt”, hoặc một e-mail tương tự kiểu như thế để sử dụng khi xin việc làm cũng như sử dụng lâu dài trong quá trình làm việc sau này. Đừng sử dụng những e-mail kiểu nhoccodon@… kelangthang@… deptrai8x@… những e-mail như vậy sẽ gây mất thiện cảm ngay từ cái nhìn đầu tiên của Nhà tuyển dụng, đơn giản vì họ cảm thấy bạn không nghiêm túc.

Phần chủ đề (tiêu đề) e-mail đầy đủ và rõ ràng

Viết tiêu đề e-mail với thông tin phù hợp mục đích và vị trí của bạn. Không được để trống dòng tiêu đề, hoặc dùng một tiêu đề chung chung như “xin chào”.  Hãy cho Nhà tuyển dụng nhận biết ngay mục đích e-mail của bạn tại ngay khi mở hòm mail, ví dụ: “Đơn xin ứng cử vào Vị trí Giám đốc Bán hàng”, như vậy bạn sẽ có cơ hội được xem xét ngay hoặc Nhà tuyển dụng dễ dàng tìm lại vào ngày hôm sau.

Ghi thông tin liên lạc của bạn vào e-mail

Những thông tin liên lạc đến bạn đã có trong hồ sơ của bạn, nhưng điều đó lại đòi hỏi Nhà tuyển dụng phải mở file đính kèm để tìm những thông tin này. Thay vào đó, bạn hãy là ghi tất cả thông tin liên lạc của bạn trong phần chính của e-mail.

Việc điền thông tin liên lạc vào e-mail bảo đảm rằng bạn có thể được liên lạc lại hoặc liên lạc trực tiếp ngay cả đối với Nhà tuyển dụng có rất ít thời gian rảnh hoặc với những Nhà tuyển dụng có máy tính không thể mở được các định dạng file đính kèm của bạn.

Đừng quên file đính kèm

Người ta hay quên gửi thêm những tài liệu như CV trong e-mail sau khi suy nghĩ và viết một cái thư dài. Hãy chắc rằng bạn nhớ file đính kèm, và nếu có thể, hãy kiểm tra để bảo đảm rằng nó có thể được mở mà không gặp khó khăn gì trước khi gửi đi. 

Nhớ rằng nên gửi những file có định dạng chung dễ mở ở tất cả các máy tính, ưu tiên số 1 là định dạng PDF, số 2 là DOC (Word), nếu có nhiều file bạn muốn nén lại thì nên dùng .ZIP, đừng dùng .RAR (mặc dù có thể nén thành dung lượng bé hơn).

Bày tỏ mong muốn được công ty phản hồi

Hãy viết trong e-mail của bạn mong chờ nhận được các thông tin phản hồi sớm và mong muốn có được sự liên hệ tiếp theo đó.

Bạn hãy chủ động gọi điện đển Nhà tuyển dụng vài ngày sau khi gửi e-mail. Những người phụ trách tuyển dụng thường cực kỳ bận rộn vì phải xem xét nhiều đơn xin việc. Việc tiếp tục liên lạc bằng cách gọi điện bảo đảm cho bạn không bị bỏ sót.

Đọc lại e-mail và kiểm tra lỗi chính tả

Cẩn thận với phần ngữ pháp và chính tả nếu bạn muốn nhà tuyển dụng coi mình như một người chuyên nghiệp. Hãy đọc lại e-mail hoặc tốt hơn là nhờ một người khác xem giúp bạn kỹ càng trước khi bạn ấn nút “Gửi”.