Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ doanh nghiệp hiệu quả

Các doanh nghiệp trước khi thực hiện bất kỳ công việc nội bộ nào, họ đều cần xây dựng một quy trình kiểm soát hiệu quả. Việc này giúp cho doanh nghiệp tăng tính chủ động, tiết kiệm thời gian, công sức mà còn mang lại hiệu quả cao hơn. Áp dụng điều này trong kinh doanh, nhiều doanh nghiệp hiện vẫn đang nỗ lực xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ doanh nghiệp sao cho hiệu quả nhất. Vậy quy trình kiểm soát nội bộ là gì? Và mang lại hiệu quả như thế nào? Hãy cùng mình tìm hiểu trong bài viết bên dưới nhé!

I. Lợi ích của quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh

Quy trình kiểm soát nội bộ bao gồm các hoạt động, phương pháp và chính sách cùng với nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót và giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.

Những lợi ích mà quy trình kiểm soát nội bộ mang lại thường bao gồm những việc như hạn chế việc xảy ra rủi ro, gian lận ở mức thấp nhất . Các số liệu, tài chính của doanh nghiệp sẽ được đảm bảo ở mức cao hơn. Ngăn chặn việc nhân viên hai mang trà trộn và ăn cắp bản quyền. Tiếp đến, quy trình kiểm soát nội bộ còn giúp doanh nghiệp loại bỏ được việc tham nhũng, bòn rút ngân sách công ty cho việc cá nhân. Tất cả các hoạt động của từng cá nhân, phòng ban, bộ phận hoạt động trong doanh nghiệp sẽ được quy trình này hỗ trợ và quản lý. Cuối cùng, việc kiểm soát nội bộ sẽ giúp giảm bớt rủi ro từ việc làm trái chính sách và quy định của công ty.

Tuyển dụng nhân viên kiểm soát nội bộ có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên Kiểm Soát Nội Bộ

– Chuyên viên Kiểm soát nội bộ (Dịch Vụ Tận Tâm)

II. Các bước xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả

Các doanh nghiệp phải thiết lập một kế hoạch xây dựng để có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo. Doanh nghiệp đi đúng hướng, không sao lãng trong quá trình thực hiện hệ thống nếu xây dựng được một hệ thống kiểm soát hiệu quả. Quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả sẽ gồm các bước sau:

1. Xác định hướng đi và những rủi ro có thể gặp phải

Đây là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp đề ra được hướng đi tốt nhất. Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ khác nhau tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp. Với bước này, doanh nghiệp phải vẽ ra sơ đồ tổ chức quản lý phù hợp nhất. Sau đó, doanh nghiệp cần thiết lập nội quy, quy chế, quy định để bất cứ ai trong công ty đều phải tuân thủ nghiêm ngặt. Tiếp đến là việc đưa ra chính sách quản lý nhân sự, chính sách phát triển doanh nghiệp và sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Cuối cùng là xác định những rủi ro có thể tới với doanh nghiệp trong hệ thống kiểm soát nội bộ này. Rủi ro về tài chính, chiến lược và rủi ro về hoạt động tổ chức là những rủi ro mà doanh nghiệp thường gặp phải.

2. Tiến hành phân tích và lên mô hình hóa

Việc tiến hành phân tích và mô hình hóa sẽ giúp doanh nghiệp hình dung rõ nhất về quy trình kiểm soát của mình sau khi đã xác định hướng đi và rủi ro trước đó. Với bước này, doanh nghiệp cần phải vẽ ra mô hình cụ thể nhất về hệ thống. Việc cần làm của công ty sau đó là đưa ra những phân tích về hệ thống của mình gồm có những gì. Doanh nghiệp cần chú ý làm cụ thể và rõ ràng khi tiến hành phân tích và mô hình hóa để từng cá nhân có thể hiểu rõ mình cần làm gì trong hệ thống.

3. Đối chiếu quy tắc quản lý

Sau khi tiến hành và lên mô hình hóa cho quy trình kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp, quy tắc quản lý của doanh nghiệp cần phải được đối chiếu và so sánh xem có phù hợp hay không. Những quy định cần phải bị loại bỏ nếu nó không phù hợp hoặc trái với quy tắc doanh nghiệp. Chú ý rằng, khi lên kế hoạch đối chiếu quy tắc quản lý cần phải có môi trường làm việc phù hợp để có một hệ thống hoàn hảo.

4. Hoàn thiện quy trình, hướng dẫn thực hiện – truyền thông

Doanh nghiệp cần phải có các hướng dẫn cụ thể thực hiện sau khi đã hoàn thành các bước trước đó. Hướng dẫn này cũng cần phải đưa đến các nhân viên, phòng ban để họ thực hiện đúng theo hệ thống đã xây dựng. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý đảm bảo tất cả mọi người nắm rõ về kế hoạch kiểm soát nội bộ. Chỉ cần một cá nhân làm sai quy trình, cả hệ thống sẽ không thể hoàn chỉnh. 

5. Thử nghiệm kế hoạch và đánh giá, rút kinh nghiệm

Việc thử nghiệm sau khi đã xây dựng quy trình kiểm soát nội là hết sức cần thiết để không xảy ra sai lầm lớn gây rủi ro nhiều cho doanh nghiệp. Trước tiên, doanh nghiệp nên thử nghiệm kiểm soát ở một bộ phận nhỏ trong doanh nghiệp. Sau khi đánh giá tác động tới bộ phận đó, nếu hiệu quả rồi thì mới nhân rộng ra toàn bộ công ty.

III. Chi tiết quy trình kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1. Kiểm soát quá trình bán và giao hàng

Quy trình kiểm soát quá trình bàn và giao hàng bao gồm các bước như: cam kết lịch giao hàng phù hợp, nhận các đơn hàng theo đúng tiêu chuẩn, sử dụng chính sách cho nợ tiền hàng hay kiểm soát số lượng hàng hóa chính xác được giao tới khách hàng.

Đối với bước cam kết lịch giao hàng, sẽ có trường hợp nhà máy không thể sản xuất kịp để đáp ứng các đơn hàng khi nhân viên đã cam kết và hẹn lịch giao với khách hàng. Do đó, để giải quyết, nhân viên bán hàng cần phải báo cáo lên cấp trên hoặc làm việc với phòng kế hoạch sản xuất trước khi nhận các đơn hàng để biết được tình hình và số lượng của hàng hóa. Mặt khác, họ có thể để phòng kế hoạch lên các kế hoạch sản xuất trước khi nhận đơn.

Với bước nhận đơn hàng theo đúng tiêu chuẩn, đơn hàng cần phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, đúng điều khoản dịch vụ của doanh nghiệp. Để xét duyệt các đơn hàng đủ tiêu chuẩn, doanh nghiệp cần phải đưa ra một vài tiêu chí trong quy trình sản xuất. Có thể kể đến như: nghiên cứu và cho ra những mẫu đơn hàng chuẩn để áp dụng đối với từng mặt hàng, những tiêu chi phù hợp để đánh giá hàng hóa kiểm tra khả năng chi trả mặt hàng, khả năng thanh toán và độ tin cậy của khách hàng khi đặt hàng,….

Ở bước sử dụng chính sách cho nợ tiền hàng, doanh nghiệp sẽ có nguy cơ lỗ vốn nhiều nếu nhân viên cho khách hàng chịu tiền hàng nhiều, dẫn tới nợ vượt mức cho phép hoặc khó đòi số tiền mà khách hàng đang thiếu. Doanh nghiệp cần đưa ra quy định rất rõ ràng về giới hạn cho phép khách hàng chịu tiền hàng trong một giới hạn nhất định để khắc phục tình trạng này. Một mẹo nhỏ khi thực hiện bước này, doanh nghiệp có thể phân loại từng đối tượng khách hàng thành khách hàng quen, khách hàng ít mua hàng hoặc chỉ mua hàng một vài lần rồi thôi, khách hàng nhỏ lẻ, khách hàng lớn để dễ dàng cho nợ.

Để đảm bảo chính xác số lượng hàng hóa cho khách hàng, doanh nghiệp cần yêu cầu nhân viên giao hàng cung cấp các phiếu giao hàng, các hóa đơn chứng từ của hàng hóa… các phiếu giao hàng cần phải được ký hiệu khớp với đơn hàng trên hệ thống của doanh nghiệp để nhân viên kiểm soát có thể rà soát lượng hàng hóa đã được giao và lượng hàng hóa còn thiếu chưa giao cho khách hàng hoặc là giao thừa cho khách hàng.

2. Kiểm soát quá trình mua hàng

Ở quy trình kiểm soát quá trình mua hàng, các bước cơ bản có thể kể đến như: lập phiếu mua hàng, kiểm soát tình hình chọn nhà cung cấp và kiểm soát hóa đơn mua hàng.

Với việc lập phiếu mua hàng, chỉ những người có quyền trong doanh nghiệp, được phân công nhiệm vụ kiểm soát quá trình mua hàng của doanh nghiệp thì mới có quyền để tiến hành lập phiếu đề nghị doanh nghiệp mua hàng. Khi có đề nghị mua hàng, các doanh nghiệp cần phải đánh số đối với phiếu mua hàng của từng bộ phận để kiểm soát tình hình hàng hóa đã mua một cách chính xác. 

Trong việc kiểm soát tình hình chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể mất uy tín khi các nhân viên mua hàng có thể lựa chọn các nguồn hàng có giá thấp nhất thị trường chất lượng hàng hóa khi đó có thể không được đảm bảo. Doanh nghiệp cần kiểm soát kỹ nguồn hàng đến và giá cả nhập, đề ra quy định, chính sách để luân chuyển vị trí công việc định kỳ, tránh tình trạng nhân viên mua hàng, bán hàng có mối quan hệ với khách hàng dựa trên lợi ích cá nhân.

Doanh nghiệp cần phải xem xét và kiểm soát kỹ từng hóa đơn mua hàng, cần phải có biện pháp để ngăn chặn những hóa đơn giả được cung cấp bởi các nhà cung cấp không rõ ràng. Với mục đích trục lợi, rất nhiều hóa đơn đã cố tình được ghi sai về số lượng hàng hóa mua vào, sai về giá trị của hàng hóa hoặc là sai ngày sản xuất. Để giải quyết và kiểm soát về vấn đề này, doanh nghiệp có thể đóng dấu vào hóa đơn, thống kê và lập danh sách các hóa đơn, ghi rõ thông tin của hóa đơn vào hệ thống bao gồm số hàng hóa, tổng tiền thanh toán, các loại mặt hàng…

3. Kiểm soát đối với hàng tồn kho

Doanh nghiệp phần lớn chỉ chú trọng quan tâm hàng hóa được xuất  hoặc hàng hóa mua về chứ ít khi kiểm soát kỹ hàng tồn kho. Việc này rất dễ xảy ra tình trạng mất hàng. Cần chú ý rằng một lượng tài sản hoặc doanh thu của doanh nghiệp vẫn đang nằm ở các mặt hàng tồn kho

Để kiểm soát hàng tồn kho, doanh nghiệp cần phải có biện pháp như là: bảo vệ hàng tồn tránh khỏi tình trạng bị mất, bị tráo đổi… Các thủ kho cần phải có danh sách từng loại mặt hàng tồn kho, số lượng để thống kê và đối chiếu với số lượng hàng đã được sản xuất và số lượng hàng đã được xuất bán.

4. Kiểm soát thông tin nội bộ

Để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động vững mạnh, các doanh nghiệp buộc phải có biện pháp kiểm soát hệ thống thông tin nội bộ. Các doanh nghiệp cần phải được thực hiện một cách chặt chẽ. Có hai cách kiểm soát thông tin nội bộ phổ biến hiện nay là ủy quyền về việc tiếp cận các tài liệu doanh nghiệp và bảo vệ hệ thống máy tính của doanh nghiệp.

Với cách thức ủy quyền tiếp cận tài liệu, để có sự kiểm soát trong từng máy tính và trên hệ thống của doanh nghiệp, doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống bảo mật. Cùng với đó, mỗi nhân viên trong công ty sẽ sở hữu một tài khoản đăng nhập vào máy tính của mình được doanh nghiệp cung cấp. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý được những thông tin, người kiểm soát và thực hiện thông tin đó.

Trong cách thức bảo vệ hệ thống máy tính, doanh nghiệp có thể thực hiện nhiều biện pháp khác nhau như: cài phần mềm diệt virus uy tín trên toàn bộ hệ thống máy tính của doanh nghiệp, đưa ra các quy định về việc kiểm soát các phần mềm không rõ nguồn gốc, không phục vụ cho công việc. Việc này nhằm hạn chế nguy cơ như tin tặc tấn công và lấy các dữ liệu quan trọng hoặc máy tính bị hỏng mất dữ liệu hay bị virus xâm nhập…

IV. Yếu tố quan trọng để thực hiện thành công kiểm soát nội bộ

Để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ, những yếu tố quan trọng cần được doanh nghiệp chú ý thực hiện thành công theo như: nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng trong một môi trường văn hóa, xác định rõ ràng bằng văn bản quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ, phân chia rõ ràng các hoạt động rủi ro với từng nhân viên, thực hiện tất cả các giao dịch với sự uỷ quyền thích hợp, hệ thống kiểm soát nội bộ phải được mọi nhân viên tuân thủ, phân chia rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát, tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập theo định kỳ, ghi lại dưới dạng văn bản mọi giao dịch quan trọng và cuối cùng là định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ.

Xem thêm:

– Mô tả công việc kế toán nội bộ – Yêu cầu và cơ hội việc làm hiện nay

– Nhân viên kho làm những gì? Mô tả công việc và mức lương hiện nay

– Xây dựng sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn, hiệu quả

Hy vọng bài viết đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích về việc xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ doanh nghiệp hiệu quả. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, đừng quên chia sẻ cho những người xung quanh nếu bạn thấy nội dung bổ ích. Hẹn gặp lại ở những bài viết tiếp theo