Văn hóa giao tiếp trong doanh nghiệp và mối quan hệ với văn hoá tổ chức lành mạnh – VNOKRs

Văn hóa tổ chức sẽ ảnh hưởng và góp phần hình thành nền văn hóa giao tiếp trong doanh nghiệp tương ứng. Ngược lại, văn hóa giao tiếp tích cực cũng là một trong những yếu tố giúp kiến tạo và duy trì văn hóa tổ chức mạnh mẽ. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu văn hóa giao tiếp và mối quan hệ với văn hóa tổ chức lành mạnh qua bài viết sau.

Văn hóa giao tiếp trong doanh nghiệp là gì?

Văn hóa giao tiếp tại nơi làm việc có thể được định nghĩa là cách tổ chức của bạn tương tác với mọi người, chia sẻ thông tin, thúc đẩy các cuộc trò chuyện và khuyến khích chia sẻ tiếng nói của nhân viên.

Văn hóa giao tiếp sẽ định hình cách thức nhân viên của bạn giao tiếp với nhau cũng như cách các nhà quản lý giao tiếp với team của họ như thế nào. Ở góc độ này, văn hóa giao tiếp thường được thể hiện thông qua những quy tắc ứng xử được công bố công khai hay những ngầm định giao tiếp được cả tổ chức công nhận và thực hiện.

Văn hoá giao tiếp được xác định như thế nào?

Văn hóa giao tiếp được hình thành bởi  giao tiếp diễn ra  ở tất cả các cấp độ tổ chức và trên các bộ phận truyền thông khác nhau bao gồm:

• Truyền thông doanh nghiệp:

  Bộ phận truyền thông của công ty sẽ đưa ra những thông tin chính thức của doanh nghiệp, phản ánh ý kiến của lãnh đạo tổ chức. Thông qua cách thức, thông tin truyền thông doanh nghiệp đưa ra, bạn có thể xác định được phần nào văn hóa giao tiếp của doanh nghiệp đó như thế nào.

• Thông tin liên lạc nội bộ:

  Văn hóa giao tiếp của doanh nghiệp không chỉ thể hiện ở bên ngoài mà còn qua chính cách nội bộ doanh nghiệp giao tiếp, liên lạc với nhau như thế nào. Một doanh nghiệp mà mọi nhân viên đều thoải mái chia sẻ thông tin, giao tiếp với nhau thì nhiều khả năng đó là một doanh nghiệp có văn hóa giao tiếp cởi mở, dân chủ.

• Thông tin liên lạc bên ngoài:

  Thông tin liên lạc ra bên ngoài là hình ảnh doanh nghiệp kỳ vọng được định vị trong tâm trí khách hàng, đối tác, công chúng. Luồng thông tin này cùng cách thức thông tin sẽ phản ánh văn hóa giao tiếp của tổ chức.

• Truyền thông lãnh đạo:

  Lãnh đạo doanh nghiệp cũng là những người ảnh hưởng, là khuôn mặt nhận diện của doanh nghiệp và đồng thời thể hiện văn hóa giao tiếp của doanh nghiệp đó. Nhìn vào doanh nghiệp, công chúng sẽ nhớ đến chủ doanh nghiệp, đến lãnh đạo doanh nghiệp đó và cả cách họ giao tiếp, ứng xử.

• Thông tin liên lạc quản lý:

  Thông tin liên lạc quản lý phản ánh những giao tiếp giữa nhân viên với quản lý của họ. Văn hóa giao tiếp của tổ chức sẽ được thể hiện thông qua cách thức giao tiếp ở từng team riêng biệt.

• Truyền thông khủng hoảng:

  Trong khủng hoảng, tổ chức sẽ phản ứng như thế nào, công bố, giải thích thông tin như thế nào… Đó cũng là những căn cứ để xác định văn hóa giao tiếp ở một tổ chức.

• Thay đổi thông tin liên lạc:

  Khi một nhân viên nghỉ việc thì họ sẽ giao tiếp với khách hàng, đối tác như thế nào cũng phản ánh phần nào văn hóa giao tiếp của tổ chức. Họ nghỉ việc và không chuyển giao lại thông tin liên lạc, đầu mối tiếp nhận công việc sẽ phản ánh văn hóa giao tiếp kém.

Vai trò của văn hoá giao tiếp trong việc thúc đẩy nền văn hoá doanh nghiệp tích cực và thành công

Văn hóa doanh nghiệp là “gốc cây”, lan tỏa, bao trùm những cành nhánh trong sự phát triển của doanh nghiệp. Trong tương quan đó, văn hóa giao tiếp của doanh nghiệp cũng phát triển từ gốc văn hóa doanh nghiệp chung, tổng thể. Nhưng ngược lại, văn hóa giao tiếp trong quá trình phát triển của mình hoàn toàn có thể thúc đẩy nền văn hóa doanh nghiệp trở nên tích cực và thành công hơn.

Đọc thêm: Đặc điểm của một nền văn hoá doanh nghiệp tích cực

Lợi thế cạnh tranh tốt hơn và hiệu quả kinh doanh cao hơn

Khi doanh nghiệp của bạn có văn hóa giao tiếp tích cực, doanh nghiệp sẽ có thêm lợi thế cạnh tranh tốt hơn. 

Lần gần nhất bạn cùng gia đình đi ăn nhà hàng, điều bạn nhớ đến sau bữa ăn hẳn là đồ ăn ngon, trang trí đẹp hay không gian nhà hàng… Nhưng ấn tượng với bạn còn có thể là nụ cười thường trực trên môi những nhân viên trong nhà hàng. Nụ cười đó chính là giao tiếp giữa nhà hàng với thực khách. Chắc chắn, bạn sẽ muốn quay lại một nhà hàng có văn hóa giao tiếp tốt hơn.

Nhìn rộng ra các lĩnh vực kinh doanh hay ngành nghề khác, văn hóa giao tiếp đều có ảnh hưởng đến khả năng doanh nghiệp của bạn có chốt được hợp đồng, có bán được thêm dịch vụ, sản phẩm hay khách hàng có trung thành với trải nghiệm công ty bạn đem lại hay không? Cạnh tranh trên thị trường rất khốc liệt và việc lựa chọn của khách hàng nhiều khi sẽ được quyết định bởi văn hóa giao tiếp của doanh nghiệp bạn có tốt hay không.

Khi tổ chức của bạn có văn hóa giao tiếp tốt, không chỉ khách hàng của bạn cảm thấy thoải mái mà chính nhân viên của bạn cũng sẽ thoải mái, hạnh phúc với công việc mỗi ngày. Thực tế, chúng ta sẽ không thể làm việc hiệu quả, tạo lợi thế cạnh tranh, gia tăng hiệu quả kinh doanh cho tổ chức khi chúng ta thiếu vắng cảm giác hạnh phúc, an toàn khi làm việc.

Một nghiên cứu Gallup cho biết: những công ty có nhân viên có sự gắn bó, hợp tác cao tạo ra lợi nhuận cao hơn 21% và có tỷ lệ năng suất cao hơn 17% so với những công ty không có. Mức độ hợp tác cao của nhân viên có thể giúp nhân viên làm việc hiệu quả, thông minh với hiệu suất ngày càng được cải thiện.

Kết nối thông tin thông suốt tạo ra sự tin tưởng

Biết – hiểu – tin tưởng, đây là quy trình giao tiếp thường thấy với nhân viên của bạn. Họ cần phải biết thông tin. Từ biết họ sẽ hiểu các vấn đề tổ chức muốn truyền thông. Cuối cùng, từ biết và hiểu, họ sẽ tin tưởng hơn vào tổ chức.

Một tổ chức có văn hóa giao tiếp lành mạnh sẽ góp phần giúp kết nối thông tin trong tổ chức một cách thông suốt và tạo ra sự tin tưởng. Bạn hãy cùng VNOKRs theo dõi ví dụ dưới đây.

Trường hợp thực tế: doanh nghiệp muốn thay đổi về thời gian làm việc. Lịch cũ là từ 8.00 đến 17.30 sang lịch mới là 8.30 đến 18.00.

• Phương án 1: Ban lãnh đạo yêu cầu phòng nhân sự ban hành quyết định thay đổi giờ làm và áp dụng toàn công ty ngay lập tức.

• Phương án 2: Công ty tổ chức buổi trao đổi toàn văn phòng. Lãnh đạo hoặc phòng nhân sự đưa ra phương án về thay đổi thời gian làm việc. Thậm chí, công ty có thể tổ chức bỏ phiếu online, bình chọn khung giờ làm việc tối ưu với nhân viên. Từ đó, bộ phận liên quan sẽ ghi nhận ý kiến và trình ban hành về quy định thời gian làm việc mới.

Rõ ràng, xử lý theo phương án 2 là cách xử lý thể hiện văn hóa giao tiếp tốt của tổ chức. Cùng một sự vụ thay đổi thời gian làm việc nhưng khi tổ chức có văn hóa giao tiếp lành mạnh, tích cực thì nhân viên sẽ phản ứng khác nhau. Với phương án 2, nhân viên sẽ cảm nhận được họ được lắng nghe ý kiến và sự thay đổi cũng để giúp công việc họ được tối ưu. Họ sẽ tiếp nhận thông tin thông suốt và có sự tin tưởng vào tổ chức cao hơn.

Sự gắn kết của nhân viên

Văn hóa giao tiếp cởi mở, lành mạnh sẽ giúp nhân viên của bạn giảm dần những “rào chắn” về tâm lý. Họ sẽ thực sự cảm nhận được bản thân là một phần của tổ chức và gắn kết hơn với đội ngũ của mình.

Với văn hóa giao tiếp cởi mở, trung thực, minh bạch, công ty của bạn sẽ hưởng lợi trong dài hạn cùng đội ngũ nhân viên vui vẻ, hài lòng trong công việc. Bạn hãy cố gắng chia sẻ thông tin về các hoạt động của công ty một cách rõ ràng, cởi mở với đội ngũ. Điều đó sẽ giúp team của bạn được cập nhật thông tin thường xuyên, gia tăng động lực công việc và gắn kết với nhau như một tập thể đúng nghĩa.

Mặt khác, văn hóa giao tiếp tích cực còn giúp các thành viên trong công ty bạn có được cảm giác an toàn tại nơi làm việc. Văn hóa giao tiếp cởi mở, “trong suốt” sẽ giúp định hình, khuyến khích con người của tổ chức cũng chia sẻ một cách cởi mở. Nhân viên sẽ sẵn sàng chia sẻ ý kiến của họ nếu họ có được cảm giác an toàn cùng văn hóa giao tiếp phù hợp của tổ chức.

Năng suất lao động tăng cao

Văn hóa giao tiếp giúp các thành viên trong tổ chức của bạn trao đổi, kết nối với nhau cởi mở, thuận lợi hơn. Từ đó, khả năng phối hợp trong công việc giữa các thành viên sẽ được cải thiện và gia tăng được năng suất lao động.

Khi công ty của bạn có được văn hóa giao tiếp tích cực, công ty sẽ dần hình thành được một đội ngũ làm việc ăn ý với nhau. Họ cũng thường sẽ gắn bó lâu dài cùng tổ chức vì ở đó họ là một phần gắn kết. Sự ăn ý, gắn kết của đội ngũ sẽ đem tới trái ngọt cho doanh nghiệp với năng suất, hiệu quả công việc tăng cao.

Giữ chân nhân viên

Nhân viên gắn bó với tổ chức không phải chỉ ở yếu tố lương thưởng, phúc lợi mà còn nằm ở yếu tố văn hóa tổ chức, trong đó có văn hóa giao tiếp. Không phù hợp với văn hóa là một trong những lý do chủ yếu khiến nhân viên rời bỏ công ty của mình.

Khi một nhân viên đề xuất với bạn về việc nghỉ việc, bạn có thể dùng cách tăng lương, thăng chức để giữ chân nhân viên ở lại. Tuy nhiên, cách giữ ổn định nhân sự như trên sẽ khó bền vững và tạo nên gánh nặng cho quỹ lương hàng tháng của công ty.

Văn hóa doanh nghiệp, trong đó có văn hóa giao tiếp tích cực, hấp dẫn và gắn kết đội ngũ hoàn toàn có thể giúp công ty bạn giữ chân nhân viên tốt hơn. Tỷ lệ biến động nhân sự sẽ được giảm thiểu khi nhân viên có được cảm giác hạnh phúc, thoải mái trong môi trường văn hóa giao tiếp phù hợp với họ.

Nghiên cứu của IBM cho thấy: Khi nhân viên được hỗ trợ tốt và có cơ hội thăng tiến, phát triển, họ sẽ gắn bó hơn với công việc và tổ chức sẽ giảm thiểu tỷ lệ biến động nhân sự. Mặt khác, các công ty có nền văn hóa mạnh mẽ cũng dễ dàng thu hút được những nhân tài hàng đầu. 

Nghiên cứu của Gallup chỉ ra: Văn hóa công ty tiêu cực, khả năng hợp tác kém có khả năng khiến nhân viên nghỉ việc cao hơn. Có đến 38% nhân viên cân nhắc rời bỏ công việc hiện tại khi họ cảm thấy bị bỏ rơi hoặc bị mắc kẹt trong môi trường làm việc không được chào đón. Đồng thời, khoảng 65% nhân viên cho biết văn hóa công ty là yếu tố quan trọng trong việc duy trì công việc của họ.

Kết nối mục tiêu cá nhân với mục tiêu của tổ chức

Những mục tiêu của các cá nhân không trùng khớp hay thậm chí là đi ngược lại mục tiêu của tổ chức là một trong những nguyên nhân khiến sự phát triển của tổ chức bị kìm hãm. Văn hóa giao tiếp tích cực là chìa khóa có thể giúp bạn giải quyết bài toán này.

Khi có văn hóa giao tiếp phù hợp, mỗi thành viên trong công ty sẽ hiểu rõ mục tiêu của tổ chức là gì, họ cần hướng đến mục tiêu ra sao. Từ đó, họ sẽ biết cách điều chỉnh mục tiêu, thái độ, hành vi của mình để cùng đội ngũ hướng đến mục tiêu chung. 

Mục tiêu của tổ chức cũng giống như một ngọn cờ phía trước. Khi đội ngũ của bạn giao tiếp tốt với nhau, họ sẽ cùng nhau hướng đến ngọn cờ thay vì mỗi người chạy một hướng, thậm chí giẫm chân, cản trở lẫn nhau.

Tìm hiểu thêm: Phương pháp quản trị mục tiêu OKRs

Thu hút nhân sự mới (phù hợp với văn hóa doanh nghiệp)

Văn hóa giao tiếp của một tổ chức sẽ thể hiện qua rất nhiều góc cạnh, chi tiết khác nhau:

• Cách nhân sự trao đổi với ứng viên

• Cách các thành viên công ty ứng xử với nhau

• Thông tin truyền thông về doanh nghiệp…

Ở góc độ ứng viên, họ sẽ tiếp cận đầu tiên với nhân sự. Lúc này, bộ phận nhân sự không chỉ đóng vai trò tuyển dụng mà còn là người thể hiện rõ nét văn hóa giao tiếp của tổ chức. Ứng viên giữa nhiều lựa chọn doanh nghiệp khác nhau, họ sẽ lựa chọn doanh nghiệp có văn hóa, trong đó có văn hóa giao tiếp phù hợp với họ.

Câu chuyện văn hóa giao tiếp ở góc độ này không chỉ là câu chuyện đơn thuần trong nội bộ tổ chức mà còn là yếu tố ảnh hưởng sâu sắc đến hình ảnh doanh nghiệp, đến khả năng thu hút nhân tài, những người phù hợp với văn hóa tổ chức.

Nghiên cứu của WeSpire vào năm 2018 cho biết: thế hệ Z sẽ chiếm 30% lực lượng lao động vào năm 2022 và là thế hệ đầu tiên ưu tiên mục đích hơn tiền bạc. Họ đọc các tuyên bố sứ mệnh và giá trị của công ty để xác định nơi họ phù hợp nhất. Thế hệ này mong đợi sự nhất quán và tính xác thực và kỳ vọng vào một doanh nghiệp có văn hóa tích cực với mục đích, giá trị cốt lõi mạnh mẽ.

Đọc thêm: Các yếu tố ảnh hưởng tới văn hoá doanh nghiệp

Thay đổi cách quản lý

Văn hóa giao tiếp tích cực góp phần giúp thay đổi cách quản lý của công ty bạn theo hướng cởi mở, dân chủ và hiệu quả hơn. Phong cách quản lý như thế nào sẽ quyết định đến văn hóa giao tiếp tương ứng. Và ngược lại, văn hóa giao tiếp cũng có những tác động, ảnh hưởng giúp phong cách quản lý của tổ chức được duy trì, thay đổi theo hướng tích cực.

Chẳng hạn như văn hóa giao tiếp của công ty bạn hướng đến tinh thần giao tiếp cởi mở, thẳng thắn thì cách quản lý tổ chức cũng sẽ có biến chuyển tích cực theo hướng cởi mở. Ngược lại, khi tổ chức của bạn trong giao tiếp đề cao câu chuyện vị trí công việc, chức vụ, thứ bậc thì phong cách quản lý cũng sẽ bị ảnh hưởng theo hướng cẩn trọng, đề cao sự tuân thủ, mệnh lệnh.

Cải thiện môi trường làm việc

Văn hóa giao tiếp là một phần tạo nên môi trường làm việc của doanh nghiệp. Môi trường làm việc không chỉ là cách thiết kế, cơ sở vật chất văn phòng mà còn chính là cách các thành viên trong công ty giao tiếp, kết nối với nhau như thế nào.

Theo nghiên cứu của Đại học Queens, mặc dù sự hợp tác giữa các phòng ban là điều bắt buộc nhưng 39% nhân viên tin rằng những thành viên trong công ty của họ không có sự hợp tác phù hợp.

Văn hóa giao tiếp tích cực hoàn toàn có thể cải thiện môi trường làm việc của công ty bạn. Khi các thành viên trong công ty giao tiếp với nhau một cách hòa ái, thân thiện, hướng đến công việc thì môi trường làm việc hàng ngày tại công ty sẽ trở nên lành mạnh, tích cực, giàu năng lượng hơn rất nhiều với mỗi thành viên.

Văn hóa giao tiếp “độc hại” với những xung đột, căng thẳng hàng ngày nên được nhìn nhận như những khói bụi độc lại sẽ làm suy giảm sức khỏe tinh thần của đội ngũ. Bạn không chỉ nên chỉnh trang, dọn dẹp văn phòng hàng ngày mà còn nên chú ý đến văn hóa giao tiếp của tổ chức để cải thiện môi trường làm việc.

Nghiên của của Salesforce cho biết: 86% nhân viên và CEO cho rằng sự thiếu hợp tác trong công việc có nguyên nhân từ giao tiếp không hiệu quả.

Văn hóa giao tiếp tích cực sẽ khuyến khích các thành viên hợp tác, tương trợ lẫn nhau để đạt được hiệu quả, hiệu suất công việc tối ưu. Tổ chức của bạn sẽ khó phát triển khi mỗi thành viên chỉ là những mảnh ghép riêng biệt, cô lập thay vì phối hợp để tạo nên một bức tranh chung, hướng đến tương lai, mục tiêu của tổ chức.

Tìm hiểu thêm: Giải pháp cải thiện môi trường làm việc hiệu quả

*

Văn hóa tổ chức lành mạnh sẽ góp phần nuôi dưỡng, phát triển văn hóa giao tiếp tích cực. Ngược lại, văn hóa giao tiếp tích cực khi đã được định hình, duy trì sẽ giúp văn hóa tổ chức tiếp tục lan tỏa, bền vững.

Hi vọng những chia sẻ về văn hóa giao tiếp và mối quan hệ với văn hóa tổ chức lành mạnh trên hữu ích và là gợi mở tốt để bạn phát triển văn hóa doanh nghiệp của mình. Để tìm hiểu về văn hóa doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo thêm thông tin từ Fanpage của Coach Mai Xuân Đạt – HLV Văn hoá doanh nghiệp tại Học viện Quản trị đúng John Academy