Truyền thông trong kinh doanh là gì? Quy trình thực hiện một chiến lược hiệu quả

Trong thời đại công nghệ số, thông tin bùng nổ như hiện nay chúng ta đều dễ dàng nhận ra một điều rằng truyền thông trong kinh doanh nắm giữ một vai trò vô cùng quan trọng. Nó không chỉ đơn thuần đưa sản phẩm, thương hiệu đến gần hơn với người tiêu dùng mà còn là một “vũ khí” giúp các doanh nghiệp có thể cạnh tranh và tồn tại trên thương trường.

 Truyền thông hoàn toàn có thể tạo ra những tác động mạnh mẽ đến nhận thức và dẫn đến hành động của người tiêu dùng. Vậy truyền thông trong kinh doanh là gì? Một chiến lược truyền thông trong kinh doanh sẽ được thực hiện như thế nào?

1/ Truyền thông trong kinh doanh là gì?

Trong cuộc sống thường ngày, không khó để bạn bắt gặp, nghe đến hoặc đề cập đến các vấn đề liên quan đến truyền thông. Đây là một thuật ngữ rất phổ biến không chỉ trong kinh doanh mà cuộc sống thường ngày cũng không phải điều gì xa lạ. Vậy truyền thông trong kinh doanh là gì? trước hết chúng ta hiểu rằng truyền thông là quá trình truyền tải thông tin, kiến thức, tư tưởng,… với nhiều cách thức khác nhau để đạt được mục đích cụ thể nào đó đến các đối tượng tiếp nhận.

Truyền thông được biết đến là một lĩnh vực phát triển vô cùng mạnh mẽ, nhất là với sự bùng nổ của cuộc cách mạng công nghệ 4.0. Do đó, có rất nhiều quan niệm, cách hiểu được đưa ra về khái niệm này, đồng thời nó cũng tác động đến nhiều khía cạnh trong cuộc sống và kinh doanh cũng là một trong số đó. Như vậy, truyền thông trong kinh doanh có thể hiểu một cách đơn giản là sử dụng thông tin để phát triển sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của các đơn vị kinh doanh. Mục đích cuối cùng ở đây là tác động vào nhận thức của người tiêu dùng để họ tiến hành việc mua bán sản phẩm, dịch vụ hoặc có những đánh giá tốt về thương hiệu.

Business communication – truyền thông trong kinh doanh sẽ bao gồm rất nhiều khía cạnh khác nhau: Marketing, quảng cáo, quan hệ công chúng, quan hệ truyền thông, phát triển thương hiệu, quan hệ khách hàng, quản trị danh tiếng,… Hơn thế, bản thân truyền thông cũng là một ngành kinh tế đang có tiềm năng phát triển rất cao và thậm trí là tạo ra giá trị kinh tế không nhỏ cho một quốc gia. 

Xem thêm:  Hỏi đáp: Cá nhân kinh doanh online có phải đóng thuế không?

2/ Mối quan hệ giữa truyền thông và marketing

Có rất nhiều người vẫn thường nhầm lẫn các vấn đề liên quan đến truyền thông và marketing, do nhiều điểm giống nhau giữa hai mảng này. Từ đó, rất nhiều cá nhận mặc định rằng truyền thông chính là marketing và ngược lại. Nhưng đây lại hai khái niệm hoàn toàn độc lập, chúng được định nghĩa và sử dụng với những mục đích khác nhau. Tuy nhiên, nếu các bạn nghiên cứu một cách kỹ lưỡng hơn thì truyền thông và marketing có một mối quan hệ “đặc biệt”. Thậm chí còn có một khái niệm được xây dựng về mối quan hệ này chính là truyền thông marketing tổng hợp – Integrated Marketing Communication.

Trong rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp truyền thông lại nằm trong marketing. Lúc này, marketing sẽ lấy khách hàng làm trung tâm để phát triển thông qua việc sử dụng các công cụ, chiến lược nhằm tạo sự liên kết giữa họ với sản phẩm, dịch vụ của mình. Mục đích chính là bán hàng, tăng doanh số cho doanh nghiệp. Còn ở khía cạnh truyền thông lúc này sẽ là một công cụ để tạo ra mối quan hệ công đồng, với mục đích thu hút sự quan tâm, ủng hộ của người tiêu dùng với hoạt động của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, truyền thông không phải nhất thiết lúc nào cũng đứng cùng với marketing. Chúng được thiết kế với nhiều mục đích khác nhau tùy vào thực tế, tình hình phát triển của mỗi một doanh nghiệp. Điển hình đó là rất nhiều doanh nghiệp sẽ không lấy mục tiêu là lợi nhuận cho hoạt động truyền thông của mình. Lúc này sẽ bao gồm ba vấn đề chính là Public Relation, Media Communication và Crisis Communication. Như vậy, nó sẽ không còn là một phần của marketing nữa.

3/ Vai trò của truyền thông trong kinh doanh đối với doanh nghiệp

Có thể thấy rằng, ngày nay không chỉ có các doanh nghiệp lớn mà các doanh nghiệp có quy nhỏ hơn cũng đang chuyển hướng sang việc “chăm sóc” cho vấn đề truyền thông trong kinh doanh của mình nhiều hơn. Trong thời đại thông tin bùng nổ và có thể dễ dàng tiếp cận trên nhiều phương tiện như hiện nay. Nếu như doanh nghiệp bỏ qua vấn đề này cũng đồng nghĩa với việc làm giảm mất đi ưu thế cạnh tranh, thu hút khách hàng của mình.

Bởi nếu áp dụng truyền thông trong kinh doanh tốt sẽ giúp doanh nghiệp có thể quảng bá, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình tốt hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể xây dựng được các mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác và cả nhân viên của mình. Truyền thông thực tế còn có khả năng tạo ra nhu cầu tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ vô cùng mạnh mẽ. Chính vì vậy, ở nhiều doanh nghiệp phải có đến gần 90% ngân sách marketing lại được dùng cho việc sử dụng các công cụ truyền thông.

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp nếu làm truyền thông không tốt khi có các khủng hoảng xảy ra thì hậu quả càng nghiêm trọng hơn. Bởi truyền thông dù trong cuộc sống hay trong kinh doanh đều có tính chất hai mặt. Có mặt tích cực nhưng cũng có mặt tiêu cực, nếu quản lý và xử lý truyền thông không tốt. Nhưng tin tức, thông tin xấu có thể khiến hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp nhận được những đánh giá đầy tiêu cực và thậm chí bị tẩy chay. Bản chất của một sự việc có thể tốt hơn hoặc xấu đi chính là do cách doanh nghiệp truyền thông như thế nào đến khách hàng của mình.

4/ Những phương tiện truyền thông kinh doanh phổ biến

Truyền thông được biết đến là một công cụ đầy hữu ích trong kinh doanh giúp việc lan tỏa, truyền tải và định hướng người tiêu dùng hiệu quả hơn bội phần. Tuy nhiên, để có thể truyền tải được các thông điệp, thông tin truyền thông sẽ cần phải sử dụng đến những phương tiện nhất định. Hiện nay, ngày càng có nhiều phương tiện truyền thông có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng của mỗi doanh nghiệp. Trong đó, dưới đây là những phương tiện truyền thông trong kinh doanh đang được sử dụng nhiều nhất.

Truyền thông qua mạng lưới Internet: Nói về mức độ phổ biến thì đây là phương tiện đang đứng đầu hiện nay với khả năng liên kết cực kì cao. Do lượng người dùng Internet ngày càng tăng chứ không hề giảm trong suốt những năm trở lại gần đây. 

Truyền thông qua truyền hình: Không giống như Internet, truyền hình là phương tiện truyền thông đã có “tuổi” rất lâu đời khi đã xuất hiện từ thế kỷ 20. Với ưu điểm trực quan, sinh động khi Internet thì nó chính là phương tiện “uy quyền” số một. Khi mà tỷ lệ dân số xem truyền hình đạt tới gần 90%.

Truyền thông qua báo chí: Phương tiện này thậm chí còn lâu đời hơn cả truyền hình khi đã có mặt từ vài thế kỷ trước. Tính phổ biến của nó đến từ việc tạo dựng được sự uy tín đến người đọc, vì vậy nếu tờ báo càng nổi tiếng, càng uy tín thì sẽ càng mang đến lợi ích cao khi doanh nghiệp sử dụng để truyền thông.

Truyền thông qua mạng xã hội: Với sự phát triển như vũ bão hiện nay của mạng xã hội sẽ thật thiếu xót rất lớn khi không nhắc đến phương tiện truyền thông vô cùng hiệu quả này. Nhất là khi chi phí bỏ ra cho phương tiện này là khá nhỏ so với các phương tiện mà chúng ta vừa tìm hiểu.

Truyền thông qua điện thoại: Phương tiện cuối cùng mà chúng tôi muốn đề cập đến chính là một thiết bị quá đỗi quen thuộc trong cuộc sống thường nhật của chúng ta. Phương tiện này có ưu điểm là nhắm đúng đối tượng và mang đến sự tương tác trực tiếp cao hơn.

4/ Các phương thức truyền thông trong kinh doanh

Truyền thông đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình xây dựng và phát triển của mọi doanh nghiệp, công ty. Đối với những doanh nghiệp nếu không có kinh nghiệm, chuyên môn trong vấn đề này thì họ có thể thuê dịch vụ từ các công ty chuyên về mảng này. Nên mới nói rằng, truyền thông bản chất cũng là một lĩnh vực kinh doanh. Nó có thể tạo ra công ăn việc làm cho rất nhiều người và tạo ra giá trị thực tế trong kinh tế. Theo thời gian và sự phát triển của xã hội – công nghệ, các phương thức truyền thông trong kinh doanh đã có sự thay đổi rõ rệt.

Điều này vừa mang đến những cơ hội nhưng đồng thời cũng là thách thức rất lớn đối với nhiều đơn vị, doanh nghiệp. Tuy nhiên, từ đó các tập thế có thể lựa chọn cho mình một hình thức truyền thông sao cho phù hợp nhất để có thể tối ưu các nguồn lực mà vẫn đạt được kết quả như mong muốn. Dựa theo việc sử dụng các công cụ, cách thức triển khai thì truyền thông trong kinh doanh cũng như trong các lĩnh vực khác được chia thành ba hình thức khác nhau như sau:

1.    Truyền thông hoàn toàn do sức người tác động.
2.    Truyền thông có sự kết hợp giữa sức người và các công cụ hỗ trợ.
3.    Truyền thông hoàn toàn được thực hiện bằng các công cụ hỗ trợ hiện đại, các phương tiện thông tin đại chúng không cần sức người tác động.

5/ Quy trình thực hiện chiến lược truyền thông trong kinh doanh

Để có thể đạt được các mục đích truyền thông thì việc xây dựng các chiến lược thực hiện là điều chắc chắn không thể thiếu. Bởi chiến lược là điều rất cần thiết giúp bạn hoạch định ra công việc mình cần thực hiện để tiến tới các đích mình đã đặt ra. Theo đó quy trình thực hiện một chiến lược truyền thông trong kinh doanh sẽ được tiến hành với 6 bước như sau:

Bước 1: Xác định đối tượng trong chiến lược truyền thông

Đây là một trong những yếu tố quan trọng trong truyền thông nói chung không thể thiếu. Bởi bạn làm truyền thông để truyền tải tin tức, thông điệp,… đương nhiên cần phải có người tiếp nhận. Để có thể xác định được đối tượng tiếp nhận bạn cần tiến hành nghiên cứu thị trường bao gồm phân khúc, khách hàng, nội bộ. Việc xác định đối tượng này sẽ giúp bạn phân tầng một cách chính xác đến từng đối tượng tiếp nhận thông tin. Bởi xác định càng chính xác, càng chi tiết sau này khi xây dựng nội dung, thông điệp sẽ dễ dàng và phù hợp hơn cả.

Bước 2: Xác định mục tiêu, mục đích trong chiến lược

Trong mỗi một chiến lược truyền thông mà các doanh nghiệp xây dựng sẽ có những mục tiêu, mục đích khác nhau cần phải thực hiện. Vì vậy, bước thứ 2 chính là xác định những vấn đề này trong chiến lược của bạn. Tất nhiên, mỗi một doanh nghiệp sẽ đưa ra các mục tiêu, mục đích khác nhau nhưng điểm cốt lõi vẫn là:

+ Giúp cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ được nhiều người biết đến hơn.
+ Thay đổi các đánh giá, nhìn nhận về các mặt liên quan đến doanh nghiệp.
+ Tác động gián tiếp đến việc thay đổi hành vi của người tiêu dùng.

Bước 3: Đưa ra các ý kiến, đề xuất cụ thể

Từ những phân tích trên và những mục tiêu, mục đích được xây dựng lúc này cần phải có những ý kiến, đề xuất cho hành động cụ thể. Bởi nếu chỉ là những lý thuyết trên giấy thì sẽ không có giá trị gì cả nếu nó không được hiện thực hóa. Ngay cả khi đó là những lý thuyết được đánh giá rất cao về tính khả thi đi chăng nữa. Các ý kiến, đề xuất cho hành động phải đảm bảo những tiêu chí như sau:

•    Thu hút được sự quan tâm, chú ý của hách hàng
•    Tạo được hứng thú cho khách hàng
•    Khiến khách hàng mong muốn được trải nghiệm, sử dụng sản phẩm, dịch vụ
•    Thúc đẩy hành vi mua sắm

Bước 4: Lựa chọn phương tiện truyền thông phù hợp

Có rất nhiều phương tiện truyền thông mà các bạn có thể lựa chọn cho chiến lược của mình. Mỗi một phương tiện đều có những ưu – nhược điểm khác nhau, chính vì vậy hãy phân tích hoặc có thể thử nghiệm trước khi lựa chọn đâu là loại phù hợp nhất với mình. Bởi không phải lúc nào phương tiện truyền thông tốn kém nhất sẽ đều mang đến hiệu quả cao nhất cho chiến lược của bạn. Bạn cần tận dụng được tối ưu nhất các lợi ích mà các phương tiện truyền thông mang lại. Đồng thời khắc phục hoặc hạn chế tối đa nhất những mặt nhược điểm mà nó mang lại.

Bước 5: Tính toán thời gian và nhân lực cần thiết

Để không lãng phí các nguồn lực cho một truyền thông quá nhiều, ngay từ đầu các bạn nên tính toán thời gian và nhân lực cần thiết sao cho hợp lý. Nếu không quản lý tốt điều này việc “quá tay” sẽ rất dễ xảy ra và tiêu tốn rất nhiều mặt của bạn mà kết quả lại không phải lúc nào cũng tốt. Có một điều mà bạn cần phải lưu ý đó là thời gian triển khai sẽ phục thuộc vào mục tiêu, mục đích bạn xây dựng trước đó và số lượng nhân lực tham gia triển khai. 

Bước 6: Theo dõi, kiểm soát và đánh giá tính khả quan

Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên và tiến hành triển khai, các bạn cần phải theo dõi, kiểm soát và đánh giá tính khả năng của chiến lược một cách chặt chẽ. Chớ nên lơ là dù ban đầu kết quả hiện thị đang đi đúng hướng mà bạn xây dựng, đặt ra. Đây là bước cuối cùng và đồng thời giúp doanh nghiệp nhận định được các thế mạnh – điểm yếu trong chiến lược truyền thông kinh doanh mà mình đã xây dựng.

Xem thêm:  Chiến lược kinh doanh: Bí quyết giúp bạn chạm đến thành công

Như vậy, với những chia sẻ trên đây đã giúp chúng ta có những thông tin hữu ích hơn về vấn đề truyền thông trong kinh doanh. Với một quá trình, chiến lược truyền thông tốt rất nhiều doanh nghiệp đã nhận được “trái ngọt” cho mình. Nhưng đồng thời cũng không có ít đơn vị phải nhận “trái đắng” do chưa đảm bảo và xây dựng mảng truyền thông tốt cho mình. Mong rằng, từ đó cũng sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của mình rút ra được nhiều bài học có giá trị cho hoạt động kinh doanh lâu dài của mình.