Top 10 kỹ năng giao tiếp cơ bản và cách rèn luyện hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp là hành trang không thể thiếu của mỗi người trên con đường phát triển. Dù là nhân viên, quản lý, đặc biệt là nhà lãnh đạo thì bạn càng cần phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp. Nó chính là công cụ giúp bạn xây dựng, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với mọi người và đạt được thành công trong cuộc sống. Trong bài viết sau, chúng tôi sẽ chia sẻ cụ thể về các kỹ năng giao tiếp cơ bản cũng như cách rèn luyện các kỹ năng này. 

Kỹ năng giao tiếp là gì? 

Kỹ năng giao tiếp (Communication Skills) là một kỹ năng quan trọng nằm trong nhóm kỹ năng mềm. Nó chính là khả năng sử dụng các quy tắc giao tiếp, ngôn ngữ hay ký hiệu nhằm truyền thông tin tới người khác một cách hiệu quả nhất. Kỹ năng này cũng bao gồm cả việc chủ thể tiếp nhận thông tin hiệu quả để thúc đẩy quá trình giao tiếp 2 chiều.

Đặc điểm của kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp dựa trên nguyên tắc Win – Win

Nguyên tắc Win – Win ở đây chính là 2 bên cùng đạt được lợi ích. Đây là đặc điểm đầu tiên của kỹ năng giao tiếp. Cho dù bạn dùng cách thức nào đi chăng nữa thì cũng phải đáp ứng được mục đích của 2 bên. Bạn càng làm thỏa mãn nhu cầu của người giao tiếp với bạn thì bạn càng thành công. Tất nhiên, quá trình đó cũng sẽ bao gồm việc thỏa mãn chính nhu cầu mong muốn của bạn. 

Ví dụ bạn giao việc cho nhân viên. Vậy cái đạt được sau khi giao tiếp phải là nhân viên hiểu rõ được đầu việc được giao. Còn bạn nhận lại được phản hồi chắc chắn về công việc mới từ nhân viên. Họ không lấn cấn hay mù mờ về công việc được giao nữa. 

Kỹ năng giao tiếp không tự nhiên mà có

Là một kỹ năng mềm nên tất nhiên kỹ năng giao tiếp không tồn tại bẩm sinh. Nó cần tích lũy, rèn luyện, học hỏi không ngừng để đúc rút kinh nghiệm. Hơn hết, phụ thuộc vào khả năng vận dụng của từng người mà kỹ năng giao tiếp phát huy được tác dụng. 

Trên thực tế, quá trình giao tiếp phát sinh rất nhiều vấn đề đòi hỏi sự nhạy bén cũng như khả năng ứng biến khác nhau. Vì thế, bản thân mỗi người cần liên tục cải thiện bản thân để tốt hơn 1% mỗi ngày. 

Giao tiếp không mang tính phản xạ mà mang tính nhận thức 

Giao tiếp không phải là một hoạt động lặp đi lặp lại. Chính vì thế nên nó sẽ không hình thành phản xạ giao tiếp ở mỗi người. Con người khi tham gia giao tiếp sẽ ý thức được hành vi của mình. Họ nhận thức được mục đích, nội dung của quá trình giao tiếp. Sau đó đưa ra các phân tích, điều chỉnh lý chí để phản hồi lại. 

Có một số trường hợp đã hình thành phản xạ trong giao tiếp. Tuy nhiên, đa số những người này đã thực hành và luyện tập liên tục thông qua nhận thức cá nhân. 

Kỹ năng giao tiếp có tính chọn lọc và sáng tạo

Khi thế giới ngày càng kết nối dễ dàng thì kỹ năng giao tiếp của con người cũng được cải thiện nhanh chóng. Không chỉ là các cá nhân mà còn ở các nhóm cộng đồng hoặc nền văn hóa. Mỗi người tự tìm tòi, học hỏi, tiếp thu, cải thiện. Đặc biệt là khi thay đổi môi trường giao tiếp, các cá nhân cũng cần có sự thích nghi để đạt được hiệu quả. 

Kỹ năng giao tiếp mang tính cá nhân hóa

Giao tiếp không có một khuôn khổ hay nguyên tắc đánh giá nào. Bởi đây là quá trình học tập, tích lũy của mỗi cá nhân. Có thể kỹ năng giao tiếp này ở môi trường này đúng, nhưng sang môi trường khác lại không phù hợp. Điều này dễ thấy nhất khi kỹ năng giao tiếp tại nơi làm việc bạn lại đưa về nhà để sử dụng. 

Do đó, việc sử dụng khả năng giao tiếp cần linh hoạt và nó phụ thuộc vào chính mỗi người để mang lại hiệu quả. 

Kỹ năng giao tiếp là sự kết hợp của nhiều nhóm kỹ năng mềm

Các nhóm kỹ năng mềm có thể kể đến như: kỹ năng lắng nghe, đặt câu hỏi, diễn đạt, phân tích… Việc sử dụng kỹ năng gì, khi nào, ra sao tùy thuộc vào khả năng mỗi người và mục đích giao tiếp. Đây là một trong những đặc điểm chung thường thấy của các loại kỹ năng mềm. 

Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc và cuộc sống

Mỗi ngày chúng ta đều cần phải giao tiếp với mọi người xung quanh. Vì thế, giao tiếp vô cùng cần thiết và quan trọng. Nó giúp bạn nắm bắt được những cơ hội tốt trong công việc và cuộc sống. 

Kỹ năng giao tiếp giúp tạo dựng mối quan hệ 

Bạn chỉ có thể xây dựng được các mối quan hệ thông qua giao tiếp. Nếu không có giao tiếp, bạn không thể nào kết nối với người khác. Giao tiếp chính là đầu mối để bạn bắt đầu xây dựng sự nghiệp và ổn định cuộc sống. 

Kỹ năng giao tiếp giúp gắn kết các mối quan hệ 

Không chỉ giúp tạo dựng thêm mà giao tiếp giúp bạn gắn kết chắc chắn các mối quan hệ đã có. Không chỉ là trong công việc mà còn trong gia đình: bố mẹ, vợ chồng, con cái. Có khả năng giao tiếp tốt, bạn duy trì được mối quan hệ hỗ trợ với đồng nghiệp. Có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn thấu hiểu, đồng cảm với vợ chồng, con cái, hiểu lòng cha mẹ. 

Kỹ năng giao tiếp giúp tăng hiệu suất làm việc

Khi việc truyền đạt, nắm bắt thông tin đạt hiệu quả thì tất nhiên năng suất làm việc của bạn cũng sẽ cao hơn. Đồng nghiệp, cấp trên hay đối tác nhanh chóng hiểu được thông tin, ý tưởng của bạn thì kế hoạch làm việc sẽ nhanh chóng được thực hiện. 

Kỹ năng giao tiếp giúp nhóm làm việc hiệu quả

Giao tiếp nhóm đóng vai trò mấu chốt trong sự thành công của một phòng ban. Khi giao tiếp hiệu quả, các thành viên hiểu rõ vị trí, vai trò của mình và cùng hành động vì mục tiêu chung. Lúc đó, phòng ban sẽ đạt được kết quả cao, doanh nghiệp phát triển được bền vững. 

Kỹ năng giao tiếp giúp tạo dựng niềm tin, ủng hộ của mọi người

Việc có cách hành xử đúng đắn sẽ dễ tạo thiện cảm đối với người xung quanh. Hơn nữa, nếu hành xử một cách chân thành thì bạn dễ tạo được niềm tin của mọi người. Họ sẽ ủng hộ và luôn hỗ trợ bạn trong mọi tình huống. 

Kỹ năng giao tiếp giúp bạn bước nhanh tới thành công 

Bạn được mọi người ủng hộ, tin tưởng. Bạn có nhiều mối quan hệ tốt đẹp. Bạn có hậu phương luôn chia sẻ, kề bên. Cùng với kiến thức chuyên môn, lúc này, không có lý do gì cản trở bạn đến với thành công. 

Tuy nhiên, bạn cần nhớ rằng, giao tiếp tốt không có nghĩa là thân thiện. Việc thân thiện quá mức ngược lại đôi khi sẽ làm hại bạn. 

Phân loại 5 cấp độ kỹ năng giao tiếp

Các cấp độ kỹ năng giao tiếp có thể được phân chia thành 5 mức, dựa vào khả năng của từng cá nhân. 

Excellent – Cấp độ Xuất sắc 

Những người có cấp độ giao tiếp xuất sắc là những người có thể đối mặt với các tình huống giao tiếp khó khăn nhất. Họ có sự bình tĩnh, tự tin khi đối diện với các đối tượng quan trọng, trong các vấn đề phức tạp, nhạy cảm. 

Cách giao tiếp của những người thuộc cấp độ Excellent cũng vô cùng linh hoạt, rõ ràng, có sức thuyết phục cao. Hơn nữa, họ còn biết cách lắng nghe và đồng cảm với những phản hồi. 

Very good – Cấp độ rất tốt

Cấp độ Very good chỉ kém Excellent một chút. Họ cũng có sự tự tin khi giao tiếp, khả năng thuyết trình mạch lạc với nhiều đối tượng khác nhau. 

Người thuộc cấp độ kỹ năng giao tiếp rất tốt hiểu rõ điều mình đang truyền đạt. Họ biết lắng nghe và xử lý tốt tình huống phát sinh trong giao tiếp. 

Good – Cấp độ tốt

Người thuộc cấp độ Good có khả năng trình bày rõ ràng, mạch lạc các nội dung tới người nghe. Họ biết cách lắng nghe, khơi gợi giao tiếp 2 chiều nhưng đôi khi vẫn cần người khác chỉ dẫn. 

Average – Cấp độ cơ bản 

Ở cấp độ này, người giao tiếp có thể xử lý các tình huống giao tiếp với độ khó vừa phải. Khả năng trình bày cũng như giọng điệu đôi khi không chính xác. Họ biết lắng nghe, quan tâm người nói và khơi gợi giao tiếp 2 chiều. Tuy nhiên, họ vẫn cần có sự hướng dẫn và hỗ trợ từ người khác. 

Poor – Cấp độ kém 

Với người có kỹ năng giao tiếp kém, họ chỉ xử lý được các tình huống giao tiếp cơ bản. Họ có thể diễn đạt ý kiến của mình nhưng chưa mạch lạc. Họ biết cách lắng nghe nhưng chưa thể khơi gợi giao tiếp 2 chiều. Vì thế, họ cần rất nhiều sự chỉ dẫn và học hỏi từ người khác.

Top 10 kỹ năng giao tiếp cơ bản 

1. Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp

Đây chính là kỹ năng cơ bản nhất bạn cần phải có nếu muốn giao tiếp thành công. Nhiều người thường nhầm lẫn rằng giao tiếp giỏi là phải nói nhiều, càng nhiều càng tốt. Tuy nhiên, bản chất của giao tiếp tốt lại thể hiện ở quá trình nghe chứ không phải nói. 

Việc lắng nghe sẽ giúp bạn thấu hiểu được điều đối phương mong muốn. Từ đó, bạn có thể sắp xếp thông tin, đưa ra cách chia sẻ với họ. Bạn cũng đừng quên trong quá trình lắng nghe, hãy phản hồi lại bằng cách mỉm cười, gật đầu hoặc nhìn họ… để họ biết bạn vẫn đang tập trung vào câu chuyện. 

2. Kỹ năng quan sát trong giao tiếp

Bên cạnh lắng nghe, bạn cũng cần phải biết vận dụng kỹ năng quan sát. Quan sát để có thể đoán định, nắm bắt được tâm lý đối phương chính xác hơn. Từ đó thay đổi cách thức tiếp cận hiệu quả. Ví dụ bạn là nhân viên bán hàng. Bạn muốn thuyết phục khách hàng mua hàng. Khi giới thiệu công dụng thứ nhất của sản phẩm, bạn thấy khách hàng cau mày. Hãy nhanh chóng chuyển sang giới thiệu công dụng khác và tiếp tục quan sát. Thay đổi chiến thuật để tìm điểm mấu chốt là rất cần thiết lúc này. 

3. Kỹ năng diễn đạt trong giao tiếp

Giao tiếp là quá trình trao đổi, chia sẻ thông tin giữa 2 bên. Diễn đạt chính là công cụ để bạn có thể truyền đạt thông tin đó. Khi giao tiếp, bạn cần lựa chọn cách truyền đạt rõ ràng, mạch lạc, đúng trọng tâm. Tùy vào từng đối tượng để lựa chọn ngôn từ, ngữ điệu, tốc độ nói cho thật phù hợp. 

Việc diễn đạt không chỉ là về mặt ngôn từ mà còn bao gồm cả ngôn ngữ cơ thể. Đó là ánh mắt, cử chỉ, khẩu hình miệng… Kỹ năng này đòi hỏi bạn cần học hỏi và rèn luyện mỗi ngày để nó mang tính chất cá nhân. 

4. Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp

Đặt câu hỏi là một trong những kỹ năng giao tiếp quan trọng, giúp chủ đề giao tiếp không đi vào ngõ cụt. Giao tiếp không chỉ đơn thuần là chia sẻ ý kiến, kiến thức. Nó cần những câu hỏi để tạo sự mới mẻ, giúp 2 bên chia sẻ được nhiều hơn. 

Bạn cần lưu ý rằng không nên chọn các câu hỏi đóng – những câu hỏi trả lời bằng Có hoặc Không. Ví dụ như Anh đã ăn tối chưa? Hơn nữa, bạn cũng đừng nên hỏi liên tục, rất dễ tạo áp lực cho người đối diện. Thậm chí, nó còn gây ra sự nhàm chán, khó chịu. 

5. Kỹ năng phân tích trong giao tiếp

Phân tích trong hoạt động giao tiếp không giống như bạn phân tích kế hoạch. Khi giao tiếp, bạn không có nhiều thời gian để ghi chép, rồi tính toán nên làm gì. Bạn cần lắng nghe, đặt câu hỏi và xử lý thông tin ngay lập tức. Sau đó bạn cần phản hồi liên tục một cách có chủ đích để đạt được được hiệu quả mong muốn. 

6. Kỹ năng thuyết phục trong giao tiếp

Tùy thuộc vào mục đích của từng hoạt động giao tiếp mà bạn cần sử dụng tới kỹ năng thuyết phục hay không. Tuy nhiên, trên thực tế có thể thấy kỹ năng thuyết phục này được áp dụng khá nhiều trong quá trình giao tiếp. Nó bao gồm cả khi bạn chia sẻ về kiến thức hay muốn thay đổi hành vi, suy nghĩ của ai đó. Bước đầu tiên bạn cần làm là phân tích, chia sẻ, tạo sự tin tưởng. Sau đó mới có thể hướng người nghe tới nội dung bạn muốn. 

7. Kỹ năng xử lý tình huống trong giao tiếp

Khi giao tiếp, chắc chắn sẽ có các tình huống xảy ra. Trong một số trường hợp bạn có thể dự đoán trước, hãy xử lý như bạn đã lên sẵn kịch bản. Còn trong trường hợp bất ngờ, hãy bình tĩnh, lắng nghe, thấu hiểu và chia sẻ với người đối diện. Sau đó phân tích thông tin, đưa ra phương án giải quyết và lắng nghe phản hồi từ họ. 

8. Kỹ năng kiểm soát cảm xúc trong giao tiếp

Rất nhiều người đã thể hiện cảm giác tức giận, khó chịu, coi thường… trong quá trình giao tiếp. Điều này ảnh hưởng xấu tới mối quan hệ, thậm chí đưa mối quan hệ vào ngõ cụt. Đặc biệt là đối với các mối quan hệ với khách hàng, đồng nghiệp và gia đình. Nó để lại những hậu quả khó lường. Do đó, hãy biết cách kiểm soát cảm xúc của mình khi giao tiếp. 

Định luật Festinger của Nhà tâm lý học xã hội người Mỹ, Leon Festinger đã nói: “10% cuộc sống được tạo nên từ những chuyện xảy ra với chính bạn, 90% còn lại được quyết định bởi cách bạn phản ứng với những chuyện xảy ra đó”. Hãy quản lý cảm xúc bằng cách thay đổi cách suy nghĩ. Những tư duy tích cực sẽ mang tới cho bạn những cảm xúc tích cực. 

9. Kỹ năng làm việc nhóm trong giao tiếp

Làm việc tại các công ty, bạn không thể tránh được việc giao tiếp nhóm. Vì thế, kỹ năng làm việc nhóm rất quan trọng để đạt được hiệu quả giao tiếp. Số lượng người càng đông thì kỹ năng làm việc nhóm càng cần được duy trì. Việc cùng nhau lắng nghe, chia sẻ, tập trung vào mục tiêu sẽ giúp đội nhóm hoàn thành công việc nhanh chóng.

10. Kỹ năng mời hẹn trong giao tiếp

Đây là kỹ năng thường xuất hiện khi bạn kết thúc một cuộc giao tiếp. Mời hẹn là cách để bạn tạo sự gắn kết, thắt chặt mối quan hệ. Một việc hoàn toàn nên làm. 

Bạn có thể sử dụng một số câu hỏi mở thay vì những câu hỏi kết thúc bằng chữ “không”. Ví dụ như Anh/Chị có muốn đi ăn cơm không? Bởi theo các nhà tâm lý học thì chữ “không” tác động tới người nghe rất nhiều. Họ có khả năng cao sẽ từ chối bạn. Vì thế, hãy thử hỏi “Anh/Chị đi ăn trưa cùng em nhé?”. Hoàn toàn khác phải không nào?

8 cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp nhanh chóng, hiệu quả

Cách 1: Nâng cao kiến thức của bản thân 

Kiến thức là một trong những yếu tố quan trọng quyết định chất lượng của buổi giao tiếp. Bạn không thể nói hay chia sẻ khi bạn không có kiến thức chuyên môn hay kiến thức xã hội được.

Hãy dành thời gian để bổ sung thêm vào kho kiến thức của mình mỗi ngày. Kiến thức chuyên môn giúp bạn khẳng định bản thân. Kiến thức xã hội lại giúp bạn dễ dàng hòa nhập vào các môi trường mới.

Cách 2: Rèn luyện sự tự tin

Sự tự tin là một trong những thứ cần thời gian để tạo thành. Bạn đừng cố gắng gồng mình để có được sự tự tin ngay tức thì. Hãy bắt đầu bằng những việc nhỏ để tạo dựng tự tin cho bản thân. Hãy tưởng tượng bạn là học sinh chuyên ngồi bàn cuối của lớp học. Bạn cần thời gian để chuyển lên bàn số 4, số 3. Rồi sau đó là bàn đầu tiên và sẵn sàng giơ tay phát biểu khi thầy cô đưa ra câu hỏi. Từng bước hoàn thiện chính mình sẽ giúp bạn có được sự tự tin khi giao tiếp. 

Cách 3: Hãy làm quen, kết bạn với những người giao tiếp tốt

“Gần mực thì đen, gần đèn thì rạng”. Khi bạn ở cấp độ kỹ năng giao tiếp cơ bản thì việc bạn làm quen với những người ở cấp độ kỹ năng giao tiếp cao hơn sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều. Không chỉ là về cách giao tiếp mà còn về sự tự tin, về kiến thức. Họ sẽ giúp bạn bổ sung thiếu sót rất tốt. 

Cách 4: Tiếp thu góp ý của người khác

Một trong những cách rèn kỹ năng giao tiếp tốt nhất đó chính là sai ở đâu sửa ở đó. Thay vì tự thu mình lại, sợ rằng nói sẽ sai, sẽ không tốt thì bạn hãy tự tin hơn. Sau đó xin góp ý từ những người xung quanh để cải thiện. Rất nhanh thôi, bạn sẽ bước lên các cấp độ mới của giao tiếp. 

Cách 5: Cải thiện giọng nói

Giọng nói chính là cách thức giao tiếp chủ yếu. Hãy duy trì một chất giọng ổn định, không quá gắt, không quá nhỏ nhẹ. Ngoài ra, hãy nói rõ từng chữ để đảm bảo người nghe không bỏ sót hoặc nhầm thông tin. 

Cách 6: Chuẩn bị cho buổi giao tiếp

Bất kỳ một vấn đề nào khi được chuẩn bị trước cũng sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Và giao tiếp cũng vậy. Trong những trường hợp đã có kế hoạch sẵn, hãy chuẩn bị khung cơ bản cho buổi giao tiếp. Điều này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi xuất hiện.

Cách 7: Luôn tôn trọng đối phương

Hãy luôn tôn trọng đối tượng giao tiếp dù họ có là ai đi nữa. Chỉ có khi làm được việc này thì bạn mới hoàn thành mục đích của cuộc giao tiếp. Bạn tôn trọng họ thì họ cũng sẽ tôn trọng bạn. Lúc này, thông tin được đưa ra sẽ mang tính tích cực và 2 chiều một cách hiệu quả.

Cách 8: Luyện tập thường xuyên

Không một kỹ năng nào có thể thành thạo nếu không có sự tập luyện mỗi ngày. Không nhất thiết phải nói chuyện với những người có vị trí quan trọng để rèn luyện. Bạn thậm chí có thể nói chuyện với gia đình, với bạn bè, đồng nghiệp… đều được. Nó sẽ dần tạo cho bạn sự cởi mở, tự tin và khả năng phản xạ tình huống tuyệt vời. 

Lưu ý những lỗi cần tránh khi giao tiếp

• Ngắt lời. Đây là lỗi sai “chết người” khi giao tiếp. Nếu muốn ngắt lời hãy “xin phép” để không gây khó chịu. 

• Chê bai, nói xấu người khác. Bạn không nên chia sẻ về các vấn đề nhạy cảm trong bất kỳ trường hợp nào. 

• Khoanh tay, cắn móng tay, gãi đầu, gãi cổ. Theo các nhà tâm lý học thì những hành động này sẽ khiến người đối diện khó chịu. 

• Sai chủ đề. Hãy cố gắng tập trung vào chủ đề của buổi giao tiếp. 

• Vòng vo, ngập ngừng. Điều này sẽ khiến người đối diện không tin tưởng vào thông tin của bạn. 

• Khua tay, múa chân. Đừng nên thể hiện sự lo lắng hay vui vẻ quá đà khi giao tiếp. 

• Không nhớ tên người đối diện. 

• Nói thì thầm khi giao tiếp nhóm. 

Lời kết

Hy vọng với những thông tin đã chia sẻ trong bài viết, bạn có thể cải thiện được kỹ năng giao tiếp một cách tích cực nhất. Từ đó có thể tác động tới thành tích công việc và sự nghiệp. Chúc các bạn thành công!