Thiết lập Hệ thống Kiểm soát Nội bộ

Để một doanh nghiệp hoạt động ổn định và phát triển vững mạnh, các yếu tố tác động từ bên trong hay bên ngoài đều là những vấn đề cần được kiểm soát chặt chẽ ngay từ khi mới thành lập, nhằm biến tiềm lực cũng như rủi ro thành sức mạnh trong suốt quá trình hoạt động. Những biện pháp và các kế hoạch kiểm soát đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ.

Sự kiểm soát nhân tố bên trong giúp nhân viên phát huy hết năng lực, thúc đẩy mong muốn cống hiến, đoàn kết và đồng lòng nỗ lực cho sự phát triển của doanh nghiệp, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững.

Các nhân tố bên ngoài tác động trực tiếp tới hoạt động của doanh nghiệp như sự thay đổi của chính sách, luật, quy định, sự cạnh tranh từ nền kinh tế mở cửa ngày càng phát triển như vũ bão cũng sẽ được hệ thống kiểm soát nội bộ kiểm soát bởi những kế hoạch và biện pháp cụ thể.

Chính vì vậy, thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ ngăn chặn và phòng ngừa tối đa những sai sót, gian lận, giúp doanh nghiệp vận hành một cách tối ưu và hiệu quả nhất.

Tuy nhiên, với những doanh nghiệp chưa có chi phí cho nguồn nhân lực để xây dựng hệ thống hoặc chưa am hiểu về quản lý tài chính, thì lựa chọn dịch vụ tư vấn kiểm soát nội bộ là một giải pháp tối ưu, vừa tiết kiệm thời gian cũng như chi phí, vừa đảm bảo quy trình tốt nhất, hạn chế tối đa sai sót và giúp doanh nghiệp hoạt động bài bản, hiệu quả.

Các bước thiết lập hệ thống Kiểm soát nội bộ tại VIET & PARTNERS

Sau khi khảo sát tình hình của doanh nghiệp, VIET & PARTNERS sẽ đưa ra phương án xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tối ưu nhất với mô hình và tiêu chí hoạt động của doanh nghiệp. Sau đó sẽ cùng doanh nghiệp thảo luận thống nhất phương án phù hợp với đặc trưng riêng rồi mới tiến hành triển khai và hoàn thiện hệ thống.

1. Khảo sát:

• Thu thập thông tin từ bộ phận quản lý (bao gồm các trưởng phòng), trao đổi trực tiếp để khảo sát mức độ nhận thức về vị trí công việc của các trưởng phòng.

• Phỏng vấn nhân sự chủ chốt và quan sát thực tế tại các bộ phận.

• Tìm hiểu và nhận biết tính hiệu quả của các công cụ mà doanh nghiệp đang áp dụng để quản lý và điều hành.

• Thu thập tài liệu và đánh giá về các rủi ro bên trong doanh nghiệp.

• Phát hiện những tồn tại trong môi trường kiểm soát của doanh nghiệp và đánh giá tình hình hình kiểm soát nội bộ.

• Đưa ra phương án xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ:

Với những doanh nghiệp đang hoạt động, sau khi khảo sát, các chuyên gia của VIET & PARTNERS sẽ dựa trên tình hình thực tế tại doanh nghiệp để xác định những lỗ hổng, yếu kém trong kiểm soát và đưa ra các giải pháp khắc phục cụ thể.

Giai đoạn 1:

• Tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm tra và vận hành phần mềm quản lý, phần mềm kế toán.

• Tư vấn, hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện kiểm kê tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền mặt, gửi thư xác nhận ngân hàng, thư xác nhận công nợ, các khoản nợ vay ngắn hạn, dài hạn (nếu có) nhằm có kết quả chính xác nhất về số liệu theo dõi trên báo cáo nội bộ.

• Rà soát tất cả các báo cáo nội bộ của đơn vị, bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính, Bảng cân đối công nợ, Bảng theo dõi tình hình tài sản cố định, Bảng lương, Báo cáo hoạt động kinh doanh, doanh thu bán hàng và giá vốn từng đơn hàng… Thu thập toàn bộ các bộ chứng từ liên quan, kết hợp với những thông tin đã thu thập được trong quá trình khảo sát. Từ đó có kết quả đánh giá chi tiết hơn về rủi ro toàn hệ thống mà doanh nghiệp đang gặp phải, cũng như đưa ra hướng xử lý số liệu nội bộ trên các báo cáo một cách hợp lý.

• Thiết lập các mẫu biểu liên quan đến quá trình chốt số liệu báo cáo nội bộ bao gồm: Biên bản kiểm kê tài sản cố định, biên bản kiểm kê công cụ dụng cụ, biên bản kiểm kê tiền mặt, thư xác nhận ngân hàng, thư xác nhận công nợ…;

• Xác định các bộ phận nào đang có quy trình hoạt động hiệu quả, bộ phận nào có quy trình không hiệu quả, lý do, ảnh hưởng như thế nào đến toàn hệ thống;

• Xác định những yếu tố bên trong  và bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ hiện hữu. Từ đó, đánh giá được những yếu tố có khả năng làm giảm tính khả thi của hệ thống kiểm soát nội bộ trong tương lai.

• Đánh giá và đưa ra kết luận về hệ thống cũ. Đồng thời lên kế hoạch chi tiết để hoàn thiện và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ mới hoàn chỉnh.

Giai đoạn 2: Giải pháp khắc phục:

• Đánh giá, dự đoán và đưa giải pháp cho tình hình tài chính của doanh nghiệp;

• Phát hiện, đánh giá và đưa ra giải pháp cho quá trình quản lý tiền, quản lý nợ phải thu, nợ phải trả, quản lý lương, các chi phí của doanh nghiệp và quản lý tài sản cố định.

Thiết lập các quy trình áp dụng trong tương lai:

• Quy trình hoạt động của kế toán tổng hợp và kế toán trưởng và các bộ phận;

• Quy trình doanh thu quản lý nợ phải thu, thu hồi công nợ;

• Quy trình quản lý chi phí và nợ phải trả;

• Quy trình quản lý nhân sự và tiền lương;

• Quy trình quản lý ngân quỹ;

• Quy trình quản lý tài sản cố định; và

• Quy trình quản lý tạm ứng ở bộ phận mua hàng (nếu có);

Giai đoạn 3:

• Họp thảo luận với Ban Giám đốc về các quy trình mới.

• Trên cơ sở các quy trình kinh doanh mới được thiết lập, tiến hành thực hiện việc phân công công việc, trách nhiệm và chức năng của các phòng ban, đặc biệt là phòng kế toán tài chính cũng như thiết lập các biểu mẫu phù hợp với các quy trình kinh doanh trên.

• Nhận biết các quy trình bổ sung cần thiết nhằm tăng cường môi trường kiểm soát chung và nhận biết đâu là hiệu quả có thể thực hiện.

• Tư vấn cho nhà cung cấp phần mềm của Công ty trong việc thiết kế và vận hành lại phần mềm kế toán, phần mềm hoạt động phù hợp với quy trình đã được thiết lập.

3. Triển khai và hoàn thiện hệ thống:

• Đưa hệ thống kiểm soát nội bộ mới vào hoạt động.

• Giám sát quy trình thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ .

• Phát hành báo cáo thiết lập quy trình kiểm soát.

• Thảo luận với Ban Giám đốc Công ty cũng như Hội đồng quản trị các vấn đề quan trọng phát hiện trong quá trình thực hiện dịch vụ cũng như kết quả làm việc tại Công ty.

• Điều chỉnh, bổ sung, tinh giảm nhằm mục đích hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.

• Bàn giao và tiến hành thực hiện toàn bộ quy trình cho phía Công ty.

• Giám sát thực hiện quy trình hệ thống kiểm soát nội bộ.

Với đội ngũ chuyên gia có tầm nhìn rộng, tận tâm, và giàu kinh nghiệm trong quản lý rủi ro và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, VIET & PARTNERS luôn đảm bảo giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp lý và các quy định hiện hành của nhà nước về công tác kế toán.

Ngoài ra, để được tư vấn và hỗ trợ về dịch vụ thiết lập hệ thống KSNB, vui lòng liên hệ: VIET & PARTNERS 

• Số điện thoại: Mr Việt: 097 445 2979 (Zalo). https://zalo.me/0974452979

• Website: www.viet-partners.com

• Fanpage: https://www.facebook.com/VIETPARTNERS

• 37 Lê Quốc Hưng, P13, Q4, TP. HCM