Thế nào là nhà quản trị có kỹ năng quản trị tốt?

Trong bài các chức năng của quản trị, MISA đã cho thấy thế nào là một nhà quản trị, họ có đặc điểm và chức năng gì, bài này sẽ tiếp tục cho thấy có bao nhiêu cấp độ quản trị trong một doanh nghiệp và đặc biệt cho biết, để làm một nhà quản trị giỏi thì bạn cần có các kỹ năng gì. 

I.  Ai là nhà nhà quản trị? 

Con người tham gia vào hệ thống tổ chức có thể được chia thành 2 loại: Những người thừa hành (thường được hiểu là nhân viên) và các nhà quản trị (thường được hiểu là các cấp lãnh đạo).

Người thừa hành là những người có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện một công việc theo sự phân công và chỉ đạo của người khác: cô y tá chăm sóc bệnh nhân, cô nhân viên bán hàng, anh thợ xây dựng, công nhân, người làm thuê trong dây chuyền sản xuất kinh doanh…

Nhà quản trị là những người có quyền điều khiển, giám sát công việc của người khác (nhân viên dưới quyền) đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm về công việc của người dưới quyền.

Một tổ trưởng điều khiển công việc của 3 nhân viên, một ông tướng chỉ huy hàng vạn binh lính, một ông giám đốc điều khiển công việc của hàng nghìn công nhân… đều là các nhà quản trị.

>> Đừng bỏ lỡ bài viết: Tầm hạn quản trị là gì? Những yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị

II. Các cấp độ quản trị 

Thường có nhiều cấp độ quản trị cao thấp khác nhau, nhưng chung quy lại có thể được phân chia làm 3 cấp: 

• Nhà quản trị cấp cao:

Là những nhà quản trị nằm ở tầng trên cùng của hệ thống: Giám đốc/Tổng Giám đốc/Chủ tịch HĐQT doanh nghiệp là những nhà quản trị cấp cao nhất. Nhà quản trị cấp cao nhất này cũng là người chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của doanh nghiệp mình.

• Nhà quản trị cấp trung gian:

Là những nhà quản trị nằm ở tầng giữa của hệ thống. Ví dụ, các Trưởng/Giám đốc bộ phận trong doanh nghiệp. Các nhà quản trị cấp trung gian thường có chức năng thực hiện các kế hoạch và chính sách của tổ chức bằng cách phối hợp các công việc nhằm hướng tới hoàn thành mục tiêu.

• Nhà quản trị cấp cơ sở

Là những nhà quản trị ở tầng thấp nhất của hệ thống đó là các tổ trưởng, nhóm trưởng… Nhiệm vụ của các nhà quản trị cơ sở là hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển công việc hàng ngày của công nhân hay các nhân viên thừa hành để đưa tới hoàn thành mục tiêu chung của cả tổ chức.

Mỗi cấp quản trị cao thấp lại có trách nhiệm và nhiệm vụ điều hành phù hợp với vị trí của họ, đó là:

• Cấp chiến lược: tập trung vào việc đề ra đích mà doanh nghiệp sẽ đạt đến trong dài hạn, thể hiện sứ mệnh và tầm nhìn – mission & vision của doanh nghiệp. Xác định rõ đích đến không chỉ làm cho tập thể toàn bộ nhân viên mà cả các cấp lãnh đạo khác của doanh nghiệp biết mình sẽ cùng đồng lòng với nhau tạo nên sức mạnh của tổ chức để hướng đến điều gì, các nỗ lực mà họ hy sinh đem lại thành quả nào, cho họ thấy rõ ý nghĩa và sự tự hào mà họ đang cùng nhau hướng tới. Và chính nhờ xác định được đích đến mà mỗi cấp quản lý, mỗi nhiên viên sẽ hiểu rõ hơn cụ thể mỗi giai đoạn họ cần làm gì

• Cấp tác nghiệp: tập trung vào việc thực hiện có hiệu quả những mục tiêu  mà doanh nghiệp đặt ra trong một giai đoạn cụ thể, ví dụ sản xuất sản phẩm dịch vụ nào, cung cấp nó cho ai và cụ thể phải đạt được doanh thu bao nhiêu cho sản phẩm dịch vụ đó, trong năm tới họ phải chiếm lĩnh được bao nhiêu % thị phần… Chức năng tác nghiệp là cốt lõi của mọi tổ chức. 

• Cấp kỹ thuật: trong tổ chức cần phải có người điều phối hoạt động những người ở cấp tác nghiệp. Công việc của những người này nằm ở cấp kỹ thuật, cấp này là cấp sẽ cụ thể hoá các biện pháp của từng tổ/nhóm và từng cá nhân cần có để đạt được mục tiêu mà cấp tác nghiệp đề ra. 

Hệ thống các cấp bậc quản trị với số lượng các quản trị viên trong từng cấp và trách nhiệm của từng cấp được biểu diễn theo sơ đồ sau:

 Là một nhà quản trị dù ở cấp nào, lĩnh vực nào cũng đều có một mục đích là tạo ra một môi trường để trong môi trường đó, các thành viên của tập thể có thể hoàn thành các công việc chung, mục đích chung với với niềm hứng thú, sáng tạo nhiều nhất nhưng chi phí về thời gian, vật chất, tiền bạc ở mức tối thiểu nhất có thể. 

III. Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị

Để các công việc được hoàn thành có hiệu quả với nguồn lực hữu hạn , đòi hỏi người thực hiện công việc phải có những kỹ năng tương ứng với yêu cầu của công việc đó. Gần đây, nhận định kỹ năng mềm chiếm 75% thành công của người lao động lúc mới xuất hiện nó gây sửng sốt cho thị trường lao động, song con số này đang ngày càng chứng minh là có nó cơ sở, 25% còn lại chính là kiến thức chuyên môn của họ. Trong quản trị lại càng đòi hỏi kỹ năng của người lãnh đạo ở mức cao hơn để dẫn dắt tổ chức hoàn thành tốt các mục tiêu đã đặt ra, các kỹ năng của nhà quản trị bao gồm:

1. Kỹ năng chuyên môn

Trên cơ sở kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ  mà mình được trang bị, nhà quản trị vận dụng các kiến thức này để điều hành một công việc cụ thể. Ví dụ: giám đốc kỹ thuật điều hành các bộ phận kỹ thuật của tổng công ty, đội trưởng tổ xây dựng vận dụng kiến thức chuyên môn để chỉ đạo đội hoàn thành công trình xây dựng, trưởng phòng Marketing xây dựng chương trình nghiên cứu thị trường cho công ty, kế toán trưởng chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác hạch toán, báo cáo kế toán của doanh nghiệp…

2. Kỹ năng quản lý nhân sự 

Kỹ năng này liên quan đến khả năng của nhà quản trị trong ứng xử giữa người người, giữa chính nhà quản trị với cấp dưới và ngay cả cấp trên của mình, trong xử lý mối quan hệ giữa con người với con người. Đó là nghệ thuật ứng xử, nghệ thuật đối nhân xử thế, nghệ thuật thuyết phục, đàm phán… Kỹ năng này tốt có thể giúp xây dựng một tập thể mạnh, sức sáng tạo cao, tinh thần làm việc hăng say của người lao động. Việc sử dụng đúng người, đúng việc còn giúp mỗi cá nhân phát huy cao nhất sở trường của họ, giúp sở đoản của cá nhân này có thể được bổ khuyết bởi sở trường của cá nhân khác làm cho mỗi người có khả năng hòa nhập cao vào công việc chung, giúp nhanh chóng giảm thiểu các mâu thuẫn để cùng hoàn thành mục tiêu. 

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI VĂN PHÒNG SỐ MISA AMIS

3. Kỹ năng tư duy

Kỹ năng này liên quan đến khả năng của nhà quản trị trong việc nhận rõ mức độ phức tạp và các khó khăn của hoàn cảnh thực tế và biết cách giảm thiểu sự phức tạp đó xuống mức độ có thể ứng phó được trong phạm vi nguồn lực của doanh nghiệp. Kỹ năng này không chỉ là xử lý các vấn đề hiện tại mà còn là khả năng phân tích, tổng hợp để phán đoán các vấn đề có thể nảy sinh trong tương lai để có các biện pháp phòng ngừa sớm. Việc phòng ngừa và có giải pháp kể cả khi bất lợi chưa xảy đến làm doanh nghiệp đã chuyển từ thế bị động đối phó với các bất lợi chuyển sang thế chủ động giải quyết khi khó khăn thực sự xảy ra.

Tất cả các nhà quản trị, dù làm việc ở lĩnh vực nào, ở cấp nào cũng đều phải có đầy đủ 3 loại kỹ năng nói trên. Tầm quan trọng của mỗi kỹ năng lại tùy thuộc vào cấp bậc của nhà quản trị. Kỹ năng tư duy có vai trò càng tăng khi lên cấp quản trị càng cao. Nói cách khác, cấp quản trị càng cao thì đòi hỏi nhà quản trị càng phải có nhiều kỹ năng tư duy chiến lược hơn. Kỹ năng về nhân sự thì đều cần thiết như nhau đối với mọi cấp nhà quản trị, vì nhà quản trị cấp nào cũng cần phải chỉ đạo một tập thể, đều phải tiếp xúc, chỉ đạo và phối hợp với một hoặc nhiều người. Kỹ năng về kỹ thuật sẽ giảm dần mức độ quan trọng khi lên cao dần trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị. 

Trong bối cảnh xã hội hiện đại, khi các công nghệ và kiến thức biến chuyển nhanh chóng, nhà quản trị còn cần có thêm một số kỹ năng khác như kỹ năng học tập và cập nhật, kỹ năng “chịu tải” cao và cùng lúc có thể làm nhiều việc

Làm thế nào để doanh nghiệp lập kế hoạch kinh doanh khoa học và đảm bảo mọi hoạt động thành công? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu qua Ebook chuyên sâu:

Mời bạn đăng ký nhận ngay Ebook miễn phí: Điều bạn cần biết khi lập kế hoạch năm 2023 cho doanh nghiệp

4. Kỹ năng học tập và đào tạo 

Cho phép nhà quản trị: (1) liên tục cập nhật các kiến thức mới, nhất là các công nghệ quản lý mới, các phần mềm hỗ trợ quản trị mới để tăng hiệu quả công tác quản trị; (2) có khả năng xử lý một lượng dữ liệu mới khổng lồ với thời gian ngắn. Trí thông minh nhân tạo, các ứng dụng chuyên thực hiện tác vụ tự động trên Internet (bot), công nghệ chuỗi khối blockchain, sự tự động hóa,… đang dần dần chuyển giao hệ sinh thái công nghệ nhân sự đòi hỏi người quản trị cũng phải học tập để bắt kịp xu thế tất yếu này; (3) kỹ năng đào tạo cho phép đội ngũ luôn phát triển cả chất và lượng, có nguồn nhân sự đủ để bù lấp các khoảng trống nên cho phép doanh nghiệp tăng thế chủ động về nhân sự, đồng thời, các nhân viên nhìn rõ hơn lộ trình nghề nghiệp và các giá trị mà họ nhận được ngoài tiền lương, làm họ gắn bó hơn với doanh nghiệp.

5. Kỹ năng “chịu tải” cao và cùng lúc có thể làm nhiều việc

Bối cảnh cạnh tranh ngày càng mạnh, khung pháp luật ngày càng được hoàn thiện, tri thức của xã hội ngày càng được nâng cao dẫn đến năng suất lao động bình quân toàn xã hội theo đó cũng tăng lên thì nhà quản trị càng cao cấp càng phải chịu nhiều sức ép trong công việc và trong cuộc sống. Khi làm nhà quản trị dù ở cấp nào thì khối lượng công việc họ phải làm sẽ chỉ ngày càng nhiều hơn, mạnh hơn, phức tạp hơn mà thôi. Kéo theo đó, các mối quan hệ công việc ngày sẽ càng đan xen, phức tạp và mở rộng, ngoài những công việc chính, nhà quản trị luôn phải làm các công việc phát sinh ngoài kế hoạch. Nhiều khi các công việc phát sinh cùng lúc, không cho phép việc nào làm trước, việc nào làm sau. Do đó, làm việc đa nhiệm, có thể chỉ đạo, giải quyết quyết nhiều nhiệm vụ cùng lúc là kỹ năng không thể thiếu của một nhà quản lý.

>> Khám phá ngay: Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ – Giải pháp nào cho người lãnh đạo?

6. Kỹ năng hoạch định chiến lược

Nhà quản trị ở cấp càng cao cần có suy nghĩ có càng sâu, tầm nhìn càng rộng và rất dài hạn. Trước tiên là nhà quản trị phải biết “bước ra” khỏi hoàn cảnh hiện tại để nhìn nhận một cách tổng thể, toàn diện và có hệ thống về mọi thứ xung quanh doanh nghiệp để làm rõ xu hướng biến động trong dài hạn của môi trường, nhận định rõ các cơ hội, thách thức đang đặt ra, các nguồn lực hiện tại và khả năng huy động được các nguồn lực trong tương lai để đạt những mục tiêu dài hạn. Tư duy chiến lược của Nhà quản trị là một quá trình lao động, học tập để sáng tạo thể hiện tầm nhìn của một nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp. Quá trình này mang tính trí tuệ cao và không chỉ dừng lại ở các mục đích ngắn hạn mà còn là những bước đi để đổi mới doanh nghiệp, để đưa doanh nghiệp đến các thành tựu giúp doanh nghiệp khác xa so với hiện tại.

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. MISA AMIS Công việc tự hào hỗ trợ hơn 170.000 doanh nghiệp từ mọi quy mô, lĩnh vực như Austdoor, Caralighting, Mediplatex… tiết kiệm thời gian báo cáo, tối ưu quy trình làm việc tự động, cắt giảm chi phí và tăng trưởng năng suất mạnh mẽ. 

Để cải tiến cách thức làm việc và quản trị công việc, dự án hiệu quả, người quản lý hãy tìm hiểu, ứng dụng sức mạnh của MISA AMIS Công việc ngay hôm nay: 

IV. Kết luận 

Như vậy, để làm một nhà quản trị giỏi, bạn cần ngoài kiến thức còn là cả quá trình học tập để rèn luyện, trau dồi các kỹ năng của mình. 

 446 

Đánh giá bài viết

[Tổng số:

1

Trung bình:

5

]