Tất tần tật về quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Xây dựng quy trình mua hàng để đảm bảo cho việc cung ứng hàng hóa diễn ra ổn định, giúp doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả là điều rất quan trọng. Bởi đây là nghiệp vụ tiềm ẩn rất nhiều rủi ro về tài chính và thất thoát tài sản, nhất là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, liên tục nhập nguyên vật liệu với số lượng lớn. 

Trong bài viết dưới đây, Viện FMIT sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về quy trình này. Hãy cùng tìm hiểu ngay nhé!

Quy trình mua hàng là gì?

Có thể hiểu một cách đơn giản rằng quy trình mua hàng chính là trình tự của hoạt động mua hàng. Các bước này được thực hiện dựa theo nghiệp vụ hay quy định của doanh nghiệp.

Lưu đồ quy trình mua hàng sẽ được bắt đầu từ khi lập yêu cầu mua hàng và kết thúc khi hàng hóa đã được nhập kho, thanh toán. Các bước cụ thể như sau:

Lưu đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Đặc điểm quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Quy trình mua hàng của một doanh nghiệp sẽ được thực hiện theo một trình tự nhất định. Khi áp dụng vào doanh nghiệp sẽ tồn tại những ưu và nhược điểm khác nhau.

Ưu điểm

– Đơn giản hóa hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. 

– Duy trì việc cung ứng hàng hóa, nguyên vật liệu, hạn chế các rủi ro và thất thoát xảy ra. 

– Nâng cao được chất lượng sản xuất, cải tiến năng suất mua hàng cho doanh nghiệp. 

– Quá trình tổ chức, gắn kết dây chuyền sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp được thực hiện dễ dàng hơn.

– Nhờ có quy trình cụ thể nên có thể phổ thông hóa chuyên môn của từng bộ phận, dễ dàng hơn trong việc đào tạo nhân viên mới, ứng phó với tình trạng thiếu hụt nhân sự đột xuất.

– Thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín trong cách làm việc của doanh nghiệp.

Quy trình mua hàng giúp hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được hiệu quả hơn

Nhược điểm

Mặc dù có nhiều ưu điểm nhưng quy trình mua hàng vẫn sẽ tồn tại một số hạn chế sau đây:

– Nếu một bước nào đó trong quy trình không được thực hiện đúng hoặc bị chậm trễ so với kế hoạch thì nguy cơ xảy ra tắc nghẽn là rất cao.

– Gây khó khăn nếu doanh nghiệp muốn đi “tắt” để đón đầu xu hướng thị trường.

Mô tả quy trình mua hàng của một tổ chức

Nội dung của quy trình chuẩn tại doanh nghiệp bao gồm 8 bước.

Bước 1: Xác định nhu cầu và tạo “Yêu cầu mua hàng”

Phòng mua hàng sẽ tiếp nhận “Yêu cầu mua hàng” của các phòng ban khi có nhu cầu để tiến hành mua hàng hóa, nguyên vật liệu, dụng cụ,… đáp ứng cho hoạt động vận hành, kinh doanh của doanh nghiệp. Các “Yêu cầu mua hàng” chỉ được thực hiện khi được trưởng phòng hoặc người chịu trách nhiệm phê duyệt.

Sau khi yêu cầu đã được thông qua, bộ phận mua hàng sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp và báo giá cho các vật dụng cần mua.

Bộ phận phát sinh nhu cầu gửi “Yêu cầu mua hàng” đến phòng mua hàng

Bước 2: Tạo “Đề nghị báo giá”

Tại bước 2 của quy trình mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ lập “Đề nghị báo giá” dựa trên “Yêu cầu mua hàng” và những báo giá đã thu thập được đến nhà cung cấp hiện có hoặc nhà cung cấp mới theo đề xuất của bộ phận gửi yêu cầu.

Bước 3: Thu thập và tham khảo giá từ các nhà cung cấp

Bộ phận mua hàng cần theo dõi và ghi nhận báo giá từ nhà cung cấp gửi về. Sau đó đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt nhất các tiêu chí đã đề ra. 

Bước 4: Phê duyệt báo giá

Thông thường, ban lãnh đạo sẽ là người chịu trách nhiệm phê duyệt báo giá của nhà cung cấp. Căn cứ để phê duyệt sẽ là thông tin so sánh báo giá của các nhà cung cấp với điều kiện mua hàng và báo giá cũ – mới của các nhà cung cấp trong cùng một mặt hàng.

Bước 5: Lập hợp đồng mua hàng

Bước này chỉ được thực hiện khi đã chọn được nhà cung cấp phù hợp. Lúc này, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành lập hợp đồng mua hàng. Nội dung chính của hợp đồng sẽ bao gồm các thông tin cụ thể về báo giá, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng.

Ký kết hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp

Hợp đồng sẽ được gửi đến nhà cung cấp để ký kết và thực hiện các nội dung đã thống nhất giữa hai bên. Trong đó, các công việc mà doanh nghiệp cần theo dõi và thực hiện bao gồm: bộ phận kế toán theo dõi các nghiệp vụ thanh toán, bộ phận kho hàng theo dõi quá trình nhập kho hàng hóa.

Bước 6: Lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng”

Phòng mua hàng sẽ lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng” đến các phòng ban có liên quan tiện theo dõi. Đây là bước quan trọng trong quy trình mua hàng, giúp đảm bảo cho khâu nhập hàng được diễn ra đúng theo lịch, cũng như phòng ngừa trường hợp phát sinh sự cố tại thời điểm nhập hàng. 

Bước 7: Tiến hành nhập kho

Khi hàng hóa được vận chuyển đến kho, bộ phận kho hàng sẽ thực hiện kiểm định hàng hóa, đảm bảo hàng nhập khi đủ số lượng, quy cách, thông số kỹ thuật,… đã đề ra. Nếu phát hiện có hàng hóa không đạt chuẩn thì cần phản hồi lại với phòng mua hàng để đổi/trả hàng hóa với nhà cung cấp. Những sản phẩm đạt chuẩn sẽ được nhập kho.

Bộ phận kho hàng có nhiệm vụ kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho

Bước 8: Hoàn tất thanh toán

Phòng mua hàng sẽ lập hồ sơ thanh toán dựa trên các điều khoản được ghi trong hợp đồng và các hồ sơ liên quan và gửi đến phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ tiếp nhận và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp nếu hồ sơ hợp lệ. Nếu không thì sẽ báo lại với phòng mua hàng để chỉnh sửa.

Một số lưu ý để thực hiện quy trình mua hàng hiệu quả

Để quyết định mua hàng mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp thì việc xác định nhu cầu, cân đối về số lượng, thời gian cần nhập hàng, khả năng cung ứng của nhà cung cấp và tình hình tài chính của doanh nghiệp là điều không thể thiếu.

Xác định thời điểm mà doanh nghiệp cần có hàng

Thời điểm cần có hàng có tác động lớn đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Cần tính toán sao cho hàng hóa có mặt tại kho đúng thời điểm và chất lượng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí lưu kho. Từ đó tối ưu được chi phí vận hành, sản xuất.

Cân nhắc kỹ càng về số lượng

Việc lên kế hoạch mua hàng cần phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất, sử dụng thực tế để xác định nguyên vật liệu cần mua, cũng như số lượng cần nhập là bao nhiêu. Trong đó, số lượng hàng hóa muốn mua cần thỏa mãn 2 điều kiện là: đáp ứng đủ cho nhu cầu sản xuất (tính cả thời gian chờ giao hàng) và đảm bảo nằm trong khoảng tồn kho tối thiểu và tối đa.

Xác định đúng số lượng hàng hóa và mức tồn kho an toàn

Nắm rõ tình hình thực hiện đơn hàng thực tế của nhà cung cấp

Mỗi nhà cung cấp sẽ có năng lực cung ứng hàng hóa khác nhau. Ví dụ nhà cung cấp trong nước sẽ có thời gian giao hàng và các loại phí phát sinh khác với nhà cung cấp nước ngoài. Trong đó, thời gian thực hiện đơn hàng thực tế của nhà cung cấp (thời gian chờ) có ảnh hưởng lớn đến quyết định mua hàng của doanh nghiệp.

Nếu lựa chọn nhà cung cấp nước ngoài có thời gian chờ lâu, bắt buộc doanh nghiệp phải mua hàng với số lượng lớn để đủ phục vụ cho nhu cầu sử dụng trong thời gian chờ.

Khóa học “Quản trị cung ứng mua hàng theo chuẩn quốc tế ISM®” tại Viện FMIT

ISM (Institute of Supply Management) – Viện quản trị cung ứng Hoa Kỳ là hiệp hội quản lý cung ứng nổi tiếng và lâu đời nhất trên thế giới với hơn 100 năm hoạt động, 50.000 thành viên, có mặt trên 100 quốc gia. IS đã góp phần vào việc phát triển chuỗi cung ứng, nâng cao năng lực của các nhân sự trong lĩnh vực quản lý cung ứng và mua hàng thông qua các chương trình đào tạo, cấp chứng chỉ. Đây cũng là một trong những tổ chức đào tạo Supply Chain hàng đầu thế giới hiện nay.

Viện FMIT đã triển khai hợp tác với ISM để phát triển chương trình đào tạo “Quản trị cung ứng mua hàng theo chuẩn quốc tế ISM®”. Khóa học này sẽ giúp cho các nhà quản lý, chuyên gia cung ứng của các doanh nghiệp Việt Nam có thể phát triển năng lực của bản thân, nâng cao khả năng quản trị cung ứng, từ đó mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp và xã hội.

Viện FMIT – Kết nối doanh nghiệp với những chuẩn mực quốc tế

Chương trình đào tạo được chia làm 3 cấp độ, tương ứng với 3 mức kiến thức và năng lực, bao gồm: Cấp độ cơ bản, cấp độ tích hợp và cấp độ lãnh đạo. Khi tham gia khóa học này, doanh nghiệp sẽ được cung cấp đầy đủ kiến thức và năng lực về nghiệp vụ mua hàng nói riêng, và các nghiệp vụ trong chuỗi cung ứng nói chung theo đúng chuẩn quốc tế ISM, giúp doanh nghiệp xây dựng khung quản lý cung ứng hiện đại để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Bên cạnh đó, khóa học còn giúp cho các học viên nắm vững kiến thức để thi lấy chứng chỉ CPSM – chứng chỉ hàng đầu về quản trị cung ứng do Viện ISM cấp.

Để tìm hiểu rõ hơn về khóa học và đăng ký ghi danh, doanh nghiệp vui lòng truy cập vào bài viết: QUẢN TRỊ CUNG ỨNG MUA HÀNG.

Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình mua hàng được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay. Hy vọng những kiến thức này sẽ giúp ích được nhiều cho doanh nghiệp trong quá trình xây dựng và vận hành quy trình tại đơn vị. Nếu cần thêm thông tin tư vấn, hãy liên hệ ngay với Viện FMIT thông qua hotline nhé!