ÁP DỤNG 5S TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG – Phần mềm Getfly CRM

Cập nhật 8:14 sáng 22/01/2017

8728 lượt xem

ÁP DỤNG 5S TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

1. I.                  Mục đích chính của việc đưa 5S vào chương trình quản lý:

5S là một giải pháp quản trị nhà nhằm mục đích mục tiêu nâng cấp cải tiến môi trường tự nhiên thao tác, một chương trình hoạt động giải trí thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị chức năng hành chính. 5S là một chiêu thức nâng cấp cải tiến rất đơn thuần nhưng lại rất hiệu suất cao trong trong thực tiễn .Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường thi công kiến thiết xây dựng, hay nhà xưởng công nghiệp hoặc nông nghiệp. Nơi nào có hoạt động giải trí thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần thật sạch. Không có hoạt động giải trí 5S thì không hề bàn đến việc quản trị và nâng cấp cải tiến. 5S ngăn ngừa sự xuống cấp trầm trọng của nhà xưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi thao tác, đỡ mất thời hạn cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người thao tác cảm thấy tự do, thao tác có hiệu suất cao và tránh được sai sót. Các thiết bị sản xuất hoạt động giải trí trong thiên nhiên và môi trường tương thích với tiêu chuẩn chất lượng bảo đảm an toàn. Chính vì thế, công ty Cổ phần Tập đoàn Kim Lộc Phát đã vận dụng 5S vào trong công ty mình .

Ngày nay, khái niệm Chất lượng và Quản lý Chất lượng không còn lạ lẫm với những doanh nghiệp Nước Ta. Muốn nâng cao năng lực cạnh trên thị trường, mỗi doanh nghiệp phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh thương mại cũng như trong phương pháp quản trị. Tuy nhiên dù doanh nghiệp có chọn phương pháp kinh doanh thương mại nào, góp vốn đầu tư loại thiết bị máy móc hay công nghệ tiên tiến nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyết định hành động đem lại thành công xuất sắc cho doanh nghiệp .Xuất phát từ triết lý con người là TT của mọi sự tăng trưởng, quy mô thực hành thực tế 5S đã được vận dụng tại Nhật bản như một nền tảng để vận dụng thành công xuất sắc mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng. 5S tạo ra một môi trường tự nhiên thật sạch, tiện nghi và giúp cho tổ chức triển khai / doanh nghiệp, tạo điều kiện kèm theo cho việc vận dụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng, đem lại niềm tin cho người mua .

1. Khái niệm 5S:

5S là nền tảng cơ bản để thực thi những mạng lưới hệ thống bảo vệ chất lượng xuất phát từ quan điểm : Nếu thao tác trong một môi trường tự nhiên lành mạnh, sạch sẽ và đẹp mắt, thoáng đãng, tiện nghi thì niềm tin sẽ tự do hơn, hiệu suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện kèm theo để việc vận dụng một mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng hiệu suất cao hơn1.1. Sàng lọc ( SERI ) :Là xem xét, phân loại, lựa chọn và vô hiệu những thứ không thiết yếu tại nơi thao tácLà xem xét, phân loại, lựa chọn và vô hiệu những thứ không thiết yếu tại nơi thao tác. Chống xu thế của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự trữ, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện đi lại tối thiểu tương hỗ cho việc làm, nên dán nhãn “ đỏ ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật tư thiết yếu giữ lại .1.2. Sắp xếp ( SEITON ) :Là sắp xếp, sắp xếp mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hài hòa và hợp lý để thuận tiện, nhanh gọn cho việc sử dụng .Là sắp xếp, sắp xếp mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hài hòa và hợp lý để thuận tiện, nhanh gọn cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện đi lại trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ phân biệt, tạo nơi thao tác có tổ chức triển khai, giảm thiểu thời hạn tìm kiếm, vô hiệu những hành vi dư thừa gây tiêu tốn lãng phí thời hạn .1.3. Sạch sẽ ( SEISO ) :Là giữ gìn vệ sinh tại nơi thao tác, máy móc, thiết bị để bảo vệ thiên nhiên và môi trường, mỹ quan tại nơi thao tác .Là giữ gìn vệ sinh tại nơi thao tác, máy móc, thiết bị để bảo vệ môi trường tự nhiên, mỹ quan tại nơi thao tác. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị chức năng đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện đi lại, dụng cụ vệ sinh cho vừa đủ và thích hợp. Công việc vệ sinh là việc làm liên tục của mọi người trong tổ chức triển khai, và Ban chỉ huy liên tục kiểm tra nhắc nhở việc triển khai .1.4. Săn sóc ( SEIKETSU ) :Là liên tục duy trì, nâng cấp cải tiến nơi thao tác bằng : Seri, Seiton và Seiso .Là duy trì liên tục những việc đã làm, nâng cấp cải tiến liên tục nơi thao tác để đạt được hiệu suất cao cao hơn là điều rất quan trọng và thiết yếu. Xác lập một mạng lưới hệ thống trấn áp trực quan, như dán nhãn hoặc ghi lại bằng sắc tố. Tạo thiên nhiên và môi trường thuận tiện để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và thật sạch .1.5. Sẵn sàng ( SHITSUKE ) :Là tạo thói quen tự giác tuân thủ khắt khe những qui định tại nơi thao tác .Giáo dục đào tạo mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ khắt khe những qui định tại nơi thao tác. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết hiệu quả nhìn nhận 5S tại nơi thao tác để khuyết chích việc tốt và rút kinh nghiệm tay nghề việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, thiết kế xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị chức năng .

2. Nguyên nhân công ty thực hiện 5S:

Tại sao phải thực thi ?Khi công ty mới đi vào hoạt động giải trí thì việc sắp xếp những tài liệu, hồ sơ sách vở chưa logic, phần nhiều giữ lại toàn bộ mọi thứ thiết yếu và không thiết yếu. Kết quả là có trong tay cả kho những thứ không sử dụng được. Tại sao không sử dụng được ?* Thứ nhất là không ngăn nắp : Vì quá nhiều đồ vật cất giữ lộn xộn, không biết mình đang có cái gì, khi cần tìm không biết đâu mà tìm, và vẫn phải đi mua dù đang có sẵn. Như vậy, vừa tốn phí dữ gìn và bảo vệ, vừa không có tính năng .* Thứ hai là không tinh lọc, chuẩn bị sẵn sàng : Giữ lại cả thứ sử dụng được và không sử dụng được, thứ sử dụng được thì không sẵn sàng chuẩn bị sử dụng, cất giữ lộn xộn làm mất thời hạn tìm kiếm .– Môi trường thao tác bộn bề, không vệ sinh tạo thành thói quen, không ai chăm sóc, chỉ làm khi có đoàn kiểm tra .– Có tổ chức triển khai tốt mới sản xuất ra được những loại sản phẩm tốt và không thay đổi, với tình hình lúc bấy giờ, muốn sống sót thì phải thực thi

3. Lợi ích của 5S trong công ty:

3.1 Lý do mà công ty cổ phần Tập đoàn Kim Lộc Phát tham gia thực hiện 5S:

5S là quy trình liên tục, lâu dài hơn nên không hề nói là “ thực thi xong ” nhưng qua quy trình thực thi, doanh nghiệp sẽ thu được một số ít hiệu quả như sau :

– 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mô doanh nghiệp
– 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ.
– Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
– Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc.

– Xây dựng một thiên nhiên và môi trường thật sạch, ngăn nắp .– Tăng cường phát huy sáng tạo độc đáo .– Nâng cao ý thức kỹ luật trong cơ quan .– Xây dựng hình ảnh tổ chức triển khai / doanh nghiệp, đem lại thời cơ trong kinh doanh thương mại .

– Những vật dụng thừa được loại bỏ.
– Mặt bằng kho bãi được hợp lý hoá, giải quyết được nhu cầu xuất nhập.
– Nhân viên có ý thức khi thực hiện công việc.

– Tạo được vệ sinh, ngăn nắp tại nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước kia phải tìm kiếm, chất lượng công việc tăng.
Tuy nhiên một số vấn đề các công ty thường gặp cần phải khắc phục:

– Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng
– Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động khác, không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc
– Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn các công việc
– Tồn tại nhiều sai sót trong công việc
– Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ nhiều
– Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ
– Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy móc không hoạt động cao
– Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ người lao động
– Nơi làm việc không an toàn dẫn đến nhiều tai nạn, sự cố xảy ra
– Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh …) không sạch sẽ
– Tinh thần làm việc của công nhân kém
– Người lao động không tự hào về công ty và công việc của mình

3.2 Mục tiêu chính của chương trình 5S :– Xây dựng ý thức nâng cấp cải tiến ( Kaizen ) cho mọi người tại nơi thao tác .– Xây dựng niềm tin đồng đội giữa mọi người– Phát triển vai trò chỉ huy của cán bộ chỉ huy và cán bộ quản trị trải qua những hoạt động giải trí thực tiễn .– Xây dựng cơ sở để đưa vào những kỹ thuật nâng cấp cải tiến .3.3 Bốn yếu tố cơ bản để thực thi thành công xuất sắc 5S :a. Lãnh đạo luôn cam kết và tương hỗ : Điều kiện tiên quyết cho sự thành công xuất sắc khi triển khai 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của chỉ huy trong việc hình thành những nhóm công tác làm việc và chỉ huy triển khaib. Bắt đầu bằng giảng dạy : Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, phân phối cho họ những chiêu thức triển khai là khởi xướng của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện đi lại thì mọi người sẽ tự giác tham gia và dữ thế chủ động trong những hoạt động giải trí 5Sc. Mọi người cùng tự nguyện tham gia : Bí quyết thành công xuất sắc khi triển khai 5S là tạo ra một thiên nhiên và môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi ngườid. Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn : Thực hiện chương trình 5S là sự tái diễn không ngừng những hoạt động giải trí nhằm mục đích duy trì và nâng cấp cải tiến công tác làm việc quản trị .

4. Các bước áp dụng cụ thể 5S vào trong công ty:

II. QUI ĐỊNH SẮP XẾP – S2

Tags : ÁP DỤNG 5S, CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Chia Sẻ Kiến Thức