Số Hóa Doanh Nghiệp – Nhà Quản Lý Cần Chuẩn Bị Gì? - Kiến Thức Cho Người lao Động Việt Nam

Số hóa doanh nghiệp là bước đi duy nhất để doanh nghiệp tồn tại trong thời đại của công nghệ số, kỷ nguyên của công nghiệp 4.0. Doanh nghiệp có hai lựa chọn:

Một: Không bắt kịp xu thế, thoái trào và… chết
Hai: tham gia vào công cuộc chuyển đổi số trong doanh nghiệp càng sớm càng tốt.

Số hóa doanh nghiệp là những bước đầu tiên chủ doanh nghiệp cần phải thực hiện khi bước vào công cuộc chuyển đổi số.

Vậy số hóa doanh nghiệp là như thế nào? Phải làm thế nào mới hiệu quả? Mời bạn đón đọc bài viết chi tiết dưới đây của đội ngũ Nef Digital.

Số hóa doanh nghiệp là gì?

Số hóa doanh nghiệp là phương pháp tối ưu hóa doanh nghiệp, chuyển đổi các định dạng khác nhau thành dữ liệu trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ khác. Một số chuyển đổi như quản lý doanh nghiệp, chuyển đổi công tác điều hành, các hồ sơ, giấy tờ, tài liệu viết tay, bản in, hình ảnh, âm thanh…

Hai hình thức số hóa doanh nghiệp

Dựa trên tiêu chí số hóa, số hóa doanh nghiệp được chia làm 2 hình thức chính:

#1. Số hóa dữ liệu

Số hóa dữ liệu hay còn được biết đến nhiều hơn với thuật ngữ số hóa tài liệu. Đây là phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ mọi định dạng vật chất sang định dạng kỹ thuật. Cuối cùng được lưu vào hệ thống máy tính để đáp ứng mục đích hoạt động của doanh nghiệp.

Ví dụ thường gặp nhất là việc quét tài liệu từ văn bản sang định dạng PDF để chuyển vào lưu trữ trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ.

#2. Số hóa quy trình

Số hóa quy trình là quá trình cải thiện hoặc quy trình kinh doanh bằng cách áp dụng công nghệ kỹ thuật số cũng như dữ liệu số hóa.

Nó không biến đổi quy trình kinh doanh của doanh nghiệp nhưng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu. Bằng cách cải thiện nâng cao năng suất, tăng hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian ra quyết định của nhà quản lý.

Số hóa doanh nghiệp có tầm quan trọng như thế nào?

Đối với việc số hóa dữ liệu và số hóa quy trình làm việc, doanh nghiệp sẽ đạt được những lợi ích và hiệu quả đáng kể như:

#1. Nâng cao năng suất làm việc

Khi số hóa doanh nghiệp, nhân viên thực hiện các thao tác với tài liệu một cách đơn giản. Tiết kiệm được thời gian trong tìm kiếm tài liệu so với lúc mà doanh nghiệp chưa số hóa.

Trước đây tìm kiếm tài liệu giấy có thể mất tới hơn 15 – 20 phút. Còn bây giờ, họ đã tiết kiệm được quỹ thời gian của mình. Thời gian đó trực tiếp đổi ra tiền cho doanh nghiệp. Các nhân viên có thể dùng khoảng thời gian tối ưu được để làm việc khác hữu ích hơn.

Công việc thực hiện nhanh chính xác hơn hơn, các nhà quản lý doanh nghiệp các cấp ra quyết định nhanh hơn mà còn chính xác. Tất cả đều giúp tăng năng suất lao động cho doanh nghiệp.

Làm việc năng suất và hiệu quả với số hóa doanh nghiệp

#2. Tiết kiệm chi phí liên quan đến thiết bị cho doanh nghiệp

Để giúp bạn hình dung dễ hơn về các chi phí liên quan đến thiết bị/dụng cụ, chúng tôi lấy ví dụ về chiếc máy in.

Máy in được sử dụng trong quá trình làm việc sẽ phát sinh khá nhiều chi phí liên quan khác. Cụ thể như tiền giấy, mực in, trang thiết bị, tiền sửa chữa, bảo dưỡng máy định kỳ…

Khi doanh nghiệp đã thực hiện số hóa doanh nghiệp, họ sẽ giảm thiểu được tối đa khoản chi phí kể trên. Với khoản tiết kiệm này, doanh nghiệp có thể dùng để đầu tư hơn và máy móc, trang thiết bị điện tử để tăng hiệu quả trong quá trình kinh doanh, sản xuất.

#3. Không bị giới hạn và dễ dàng tiếp cận

Cách mạng công nghiệp 4.0 tạo ra bước đi đột phá trong công nghệ. Đối với doanh nghiệp thì nó là bước đi tiện ích trong quá trình hoạt động. Các thông tin, dữ liệu quan trọng được sắp xếp hợp lý, tiện lợi cho các nhà quản lý.

Giờ đây họ có thể tìm kiếm thông tin một cách đơn giản, từ đó ra các quyết định tối ưu nhất.

Nef Digital

Ở doanh nghiệp đã số hóa, tất cả dữ liệu ở đây đều dưới định dạng kỹ thuật số. Tiện lợi trong truy cập khi kết nối vào điện toán đám mây là có thể làm việc.

Các thiết bị đăng nhập chỉ cần có kết nối internet như máy tính, điện thoại di động… Làm việc ở đâu cũng được, đơn giản, dễ sử dụng mà ai cũng biết làm.

Số hóa giúp bạn không sợ mất kết nối

#4. Bảo mật trong truy cập dữ liệu

Lúc quét một dữ liệu định dạng văn bản, người dùng có thể theo dõi được các văn bản đó. Đặc biệt hơn là khả năng giới hạn quyền truy cập vào văn bản như khả quyền xem, quyền nhận xét, quyền chỉnh sửa.

Người tiếp nhận văn bản có thể là cá nhân hoặc các phòng ban và tác động của họ lên văn bản đã được giới hạn.

#5. Số hóa doanh nghiệp giúp bảo mật thông tin

Khi doanh nghiệp chưa số hóa, họ phải lưu trữ lượng lớn tài liệu trên giấy tờ. Quan trọng hơn phải bảo quản chúng không để bị hư hỏng, thất lạc; tệ hơn là bị mất cắp. Trách nhiệm với giấy tờ là rất cao khiến họ mệt mỏi và lo lắng.

Nhưng nếu doanh nghiệp số hóa, thì mọi việc lại trở nên đơn giản hơn. Dữ liệu giờ được lưu trữ an toàn hơn dưới định dạng tài liệu ảo, lưu trữ trên các đám mây.

Tài liệu đã khắc phục các nhược điểm khi ở dạng giấy tờ được lưu trữ thủ công. Dễ dàng quản lý, an tâm với tài liệu của doanh nghiệp.

#6. Hạn chế rủi ro của tài liệu sau thảm họa

Dù là lý do khách quan (như thiên tai, hỏa hoạn,…) hay nguyên nhân chủ quan (do con người, nhân sự, nội bộ của doanh nghiệp). Việc tài liệu, dữ liệu của doanh nghiệp đều phải đối mặt với các nguy cơ như:

Mất tài liệu
Cháy tài liệu
Tài liệu bị ẩm mốc
Tài liệu bị rách nát,…

Đây đều là những rủi ro không doanh nghiệp nào muốn. Hậu quả là doanh nghiệp của bạn sẽ mất hết thông tin, tài liệu quan trọng.

Tuy nhiên, việc số hóa doanh nghiệp sẽ khắc phục trường hợp này.

#7. Thân thiện với môi trường

Sử dụng tài liệu số, lưu trữ dưới định dạng tài liệu ảo ở điện toán đám mây. Doanh nghiệp sẽ hạn chế giấy vụn thải ra mỗi năm của mình.

Một doanh nghiệp đã hạn chế được nhiều giấy vụn thì nhiều doanh nghiệp cùng nhau số hóa sẽ hạn giảm khối lượng lớn giấy mỗi năm. Nói cách khách, sự số hóa khá thân thiện với môi trường trong trường hợp này.

#8. Đặt viên gạch nền móng cho chuyển đổi số

Lưu trữ dữ liệu ảo là bước đầu trong chuyển đổi đổi số của doanh nghiệp. Tiện lợi trong lưu trữ và quản lý dữ liệu, ra những quyết định nhanh nhất và tối ưu nhất.

Công nghệ hiện đại giúp số hóa tích hợp những tính năng thông minh, chuyên nghiệp. Phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao.

Chuyển đổi số và số hóa trong doanh nghiệp

Đặc biệt là trong thời gian này, doanh nghiệp rất dễ lẫn lộn số hóa trong doanh nghiệp và chuyển đổi số. Mặc dù đây là hai khái niệm này đều chỉ chuỗi công việc khác nhau. Tuy nhiên, giữa hai khái niệm này vẫn có điểm chung nhất định.

Vài nét về chuyển đổi số

Chuyển đổi số là quá trình áp dụng số hóa vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Lúc này, người quản lý phải ứng dụng công nghệ số vào các quy trình vận hành của doanh nghiệp. Từ đó quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn còn tạo ra những giá trị chất lượng hơn.

Chuyển Đổi số

Lấy ví dụ như quét mã QR để thanh toán các dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp. Muốn làm được điều đó họ phải số hóa tài liệu và quy trình để thông tin được đưa lên hệ thống công nghệ. Tiếp đến là sử dụng Big Data, AI… để phân tích, xử lý các thông tin. Có vậy, máy mới tiếp nhận hình thức thanh toán QR này.

Điểm giống nhau giữa chuyển đổi số và số hóa

Đều có xuất phát từ thời buổi công nghệ hiện đại. Cả hai đều được ứng dụng triệu để vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp tăng năng suất, quản lý thời gian, tối ưu quy trình quản lý dự án và có các quyết định tối ưu.

Điểm khác nhau giữa chuyển đổi số và số hóa

Về số hóa

Số hóa đơn giản là chuyển đổi dữ liệu từ định dạng vật lý sang định dạng kỹ thuật số. Nó chỉ là sự chuyển đổi từ cái này qua cái khác mà vẫn giữ nguyên bản chất.

Bản thân của dữ liệu không hề thay đổi nó vẫn là nó nhưng được chuyển sang định dạng kỹ thuật số mới để tiện lợi cho hoạt động lưu trữ của doanh nghiệp. Như scan một văn bản rồi chuyển sang định dạng PDF.

Những lợi ích khi số hóa doanh nghiệp là rất rõ ràng. Nhưng vẫn tồn tại hạn chế khi không thể tìm cách tối ưu hóa các quy trình hoặc dữ liệu.

Về chuyển đổi số

Chuyển đổi số đòi hỏi công nghệ thông tin phức tạp. Ứng dụng công nghệ thông tin kỹ thuật số làm biến đổi quy trình của doanh nghiệp.

Đơn giản hơn là chuyển đổi số dùng dữ liệu của số hóa rồi phân tích, xử lý nó đưa ra những kết quả cụ thể như các chiến lược kinh doanh, mô hình nào thì phù hợp với doanh nghiệp… Nó là một cấp cao hơn của số hóa doanh nghiệp.

Những hiểu lầm về số hóa doanh nghiệp

Đây là một số lầm tưởng mà người ta hay hiểu sai về số hóa doanh nghiệp. Là người quản lý của doanh nghiệp, bạn cần hiểu rõ, tránh và loại bỏ những hiểu nhầm này.

Hiểu nhầm 1: Cứ áp dụng số hóa là thành công

Công nghệ cũng chỉ là một phần để hỗ trợ hoạt động doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Thực chất, sự thành công vẫn nằm ở các nhà quản lý đã vận dụng nó như nào, hỗ trợ nhân viên giải quyết vấn đề lớn ra sao.

Hiểu nhầm 2: Chỉ có những công ty lớn mới áp dụng số hóa

Khả năng thích ứng nhanh là điều cần có trong mỗi doanh nghiệp. Số hóa không gò bó lại với ai mà nó cho tất cả các doanh nghiệp sử dụng. Bỏ đi những cái cũ lạc hậu sẽ giúp doanh nghiệp đơn giản hơn trong hoạt động của mình.

Hiểu nhầm 3: Vội vàng áp dụng số hóa doanh nghiệp là hiệu quả

Nóng vội áp dụng xu thế công nghệ mới sẽ là con dao hai lưỡi nếu chưa biết rõ về nó. Tìm hiểu thật kỹ áp dụng vào bộ máy của mình một cách phù hợp để đạt độ hiệu quả nhất.

Câu hỏi thường gặp

Số hóa là gì?

Số hóa doanh nghiệp là phương pháp tối ưu hóa doanh nghiệp, chuyển đổi các định dạng khác nhau thành dữ liệu trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ khác.

Hiểu nhầm về số hóa doanh nghiệp của người quản lý?

– Cứ thoải mái áp dụng là thành công
– Chỉ có công ty lớn mới cần số hóa
– Vội vàng áp dụng là hiệu quả

Trên đây là toàn bộ chia sẻ về số hóa doanh nghiệp mà chúng tôi muốn chia sẻ. Hy vọng rằng bài viết này hữu ích dành cho bạn.

Để hiểu hơn về số hóa, chuyển đổi số cùng các giải pháp giúp doanh nghiệp áp dụng công nghệ và quy trình, hệ thống của tổ chức. Xin vui lòng để lại bình luận hoặc liên hệ với chúng tôi.

Trụ sở: Số 11 Hà Kế Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội
Hotline: 0246655 2266
Website: https://nef.vn
Email: [email protected]