Tổng quan sơ đồ Gantt và hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel

Biểu đồ Gantt là gì?

Sơ đồ/ biểu đồ Gantt ( hay còn gọi là Gantt Chart ) là loại sơ đồ dùng để trình bày tổng quan các nhiệm vụ công việc và thời gian ước tính thực hiện nhiệm vụ để hoàn thành dự án. Sơ đồ bao gồm cả 2 phần chính : trục tung thể hiện cho các nhiệm vụ và trục hoành thể hiện các mốc thời gian dành cho những công việc đó. Gantt Chart tóm tắt các giai đoạn công việc cần thiết hoàn thành theo thứ tự chính ưu tiên theo mỗi giai đoạn.Thế nên, khi nhìn vào sơ đồ Gantt, bạn sẽ nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc trong dự án.

Xét về thực chất, nó cũng giống như là “ hình ảnh minh hoạ ” cho bản kế hoạch dự án Bất Động Sản, giúp mọi người, từ quản trị đến nhân viên cấp dưới theo dõi thuận tiện hơn hàng loạt việc làm cần phải được thực thi theo deadline thời hạn lao lý, phát huy tính phát minh sáng tạo, cũng như phối hợp nhau bảo vệ dự án Bất Động Sản được diễn ra một cách suôn sẻ, nhanh gọn và thuận tiện. Và cũng nhờ đó, mà những thành viên trong team cũng sẽ biết cách sử dụng và quản trị tổng thể và toàn diện dự án Bất Động Sản tối ưu .

Phần lớn, những nhà quản trị thường thích ứng dụng biểu đồ Gantt vì những tính năng đơn thuần, thân thiện, dễ phong cách thiết kế và giúp họ đưa ra quyết định hành động hiệu suất cao trong quy trình thực thi dự án Bất Động Sản. Chính vì những sắp xếp, sắp xếp thông tin rõ ràng, trực quan như vậy nên nó trở thành một công cụ hữu dụng được thông dụng để lên kế hoạch, lên timeline thực thi quản trị quy trình tiến độ dự án Bất Động Sản .
Mơi bạn xem thêm :

Các thành phần chính trong sơ đồ Gantt chart

Một biểu đồ gantt được bao hàm từ nhiều yếu tố khác nhau. Một Gantt chart chuẩn sẽ gồm những thành phần như sau :

• Task list: hiển thị chi tiết các nhiệm vụ cần để tạo nên dự án. Danh sách liệt kê các nhiệm vụ được sắp xếp theo trục dọc ( trục tung) của sơ đồ và có thể được tổ chức theo các nhóm.
•  Timeline: biểu thị tổng thời gian để hoàn tất dự án, được chi cụ thể thành các khoảng thời gián như ngày, tuần, tháng,…Dòng thời gian được thể hiện theo trục hoành ( trục ngang).
• Bars: Cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về thời gian và tiến độ công việc
• Milestones: Thể hiện cột mốc những sự kiện quan trọng cần lưu ý
• Dependencies: Kết nối các nhiệm vụ lại với nhau theo một trình tự nhất định
• Progress: Quy trình
• Resource assigned: Cho biết người quản lý hoặc nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ

Tầm quan trọng của sơ đồ Gantt trong dự án

Sơ đồ Gantt Chart phân phối những minh hoạ rõ nét, cái nhìn tổng thể và toàn diện về hàng loạt dự án Bất Động Sản và chi tiết cụ thể việc làm cần triển khai. Thông qua đó, mọi người trong nhóm hoàn toàn có thể chớp lấy, trấn áp những thông tin của việc làm được đề ra và thời hạn để chạy quy trình tiến độ việc làm đó .

Hơn nữa, nó cũng phần nào giúp nhắc nhở nhân viên cấp dưới nhanh gọn nhận ra những sai phạm, sự chậm trễ làm tác động ảnh hưởng đến tiến trình dự án Bất Động Sản như thế nào. Ngoài ra, sơ đồ cũng giúp bạn nhìn thấy cần ưu tiên thực thi việc nào trước, việc nào sau để từ đó tăng nhanh quá trình dự án Bất Động Sản nâng lên đáng kể, mang lại hiệu suất cao cao .

Vì sao sơ đồ Gantt phổ biến đến thế?

 Ưu điểm :

Biểu đồ gantt là phương pháp hữu hiệu mang lại hiệu suất cao thiết thực cho việc lập kế hoạch dự án Bất Động Sản, tương thích với những việc làm có đặc thù tương đối đơn thuần, ít chồng chéo, dễ thiết kế xây dựng và người đọc dễ nhận viết được những việc làm và thời hạn triển khai công tác làm việc, thấy rõ tổng thời hạn từng trách nhiệm và hàng loạt dự án Bất Động Sản .

 Quản lý cùng lúc nhiều thông tin

Bằng phương pháp biểu lộ trực quan, trình diễn đơn thuần nhưng dễ hiểu và hiệu suất cao gồm 2 trục thao tác chính ( trục ngang và trục dọc ). Sơ đồ Gantt chart giúp bạn hiểu rõ và chớp lấy những thông tin thiết yếu của dự án Bất Động Sản nhanh gọn : ai là người quản trị chịu nghĩa vụ và trách nhiệm thực thi, bộ phận / nhóm nào có trách nhiệm gì, thời gian khởi đầu và thời hạn kết thúc hoàn thành xong việc làm, mối quan hệ của việc làm tác động ảnh hưởng đến quá trình dự án Bất Động Sản .

Nâng cao năng suất

Các thông tin như người triển khai việc làm, thời hạn quy trình tiến độ được bộc lộ công bố công khai minh bạch, giúp mỗi cá thể hiểu rõ được tầm quan trọng trong từng mắt xích dự án Bất Động Sản. Việc này sẽ củng cố sự dữ thế chủ động triển khai xong việc làm với ý thức nghĩa vụ và trách nhiệm cao của nhân viên cấp dưới. Bởi lẽ họ hiểu rằng sự ngưng trệ của bản thân chắc như đinh sẽ tác động ảnh hưởng tới quá trình triển khai của người khác và hơn nữa là của cả quy trình tiến độ dự án Bất Động Sản, đây cũng là yếu tố thôi thúc sự ngày càng tăng hiệu suất .

Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Biểu đồ Gantt phân phối cho người quản trị dự án Bất Động Sản, lập kế hoạch dự có tầm nhìn tổng quan về dự án Bất Động Sản, giúp họ hoàn toàn có thể điều phối việc làm sao cho tương thích để bảo vệ hiệu suất cao, chất lượng dự án Bất Động Sản, nguồn nhân lực được sử dụng hài hòa và hợp lý và tối ưu .

Nhược điểm :

Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng

Trên thực tiễn, nếu nhà quản trị cố gắng nỗ lực tạo ra cấu trúc phân loại việc làm cùng lúc với việc kiến thiết xây dựng biểu đồ gantt, họ hoàn toàn có thể mắc rủi ro tiềm ẩn sẽ phải làm lại hết thảy hàng loạt lịch biểu dự án Bất Động Sản – khi chẳng may có gì đó bị bỏ sót hay thời lượng ước tính sai hoặc mắc sai lầm đáng tiếc nào đó khó đoán .

Chỉ hiệu quả tốt với các dự án nhỏ

Khi thời lượng và tác vụ lê dài hơn một trang, Gantt Chart sẽ khởi đầu mất dần tính năng của nó, vì sẽ khó khăn vất vả khi xem một dự án Bất Động Sản tổng quan trên màn hình hiển thị máy tính hơn. Đồng thời, so với những dự án Bất Động Sản có hàng trăm đầu việc, việc phải update tiếp tục cũng khiến cho nhà quản trị mất khá nhiều thời hạn hơn .
Thế nên, hoàn toàn có thể thấy rằng, Gantt Chart không phát huy hiệu quả tốt trong việc diễn đạt sự phức tạp. Vì nguyên do hạn chế đó mà những nhà quản trị không nên chỉ phục thuộc vào mỗi biểu đồ Gantt cho nhu yếu quản trị dự án Bất Động Sản .

Sơ đồ Gantt yếu trong việc xử lý các ràng buộc của dự án .

Điều này ảnh hưởng tác động do thiết lập trọng tâm chính của sơ đồ Gantt chính là thời hạn. Có 3 ràng buộc cơ bản trong một dự án Bất Động Sản : thời hạn, ngân sách và khoanh vùng phạm vi. Ngân sách chi tiêu và khoanh vùng phạm vi vừa đủ sẽ không được biểu lộ hết trên một biểu đồ gantt. Đồng thời cũng khó nhận ra việc làm nào sẽ cần ưu tiên nếu như có quá nhiều sơ đồ việc làm xen kẽ, liên tục nhau .

Cách tạo một sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

Theo như phương pháp truyền thống lịch sử xưa thì sơ đồ Gantt được tạo bằng cách vẽ tay rất công phu. Mỗi khi dự án Bất Động Sản có đổi khác thì việc chỉnh sửa cũng rất khó khăn vất vả. Điều này tạo nên một rào cản lớn với việc ứng dụng Gantt Chart. Tuy nhiên, theo dòng thời hạn, với sự sinh ra của công nghệ tiên tiến và những ứng dụng tân tiến, biển đồ Gantt thời nay hoàn toàn có thể thuận tiện tạo lập, update và in ra một cách thuận tiện .

Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết

Việc thứ nhất hết bạn cần làm là liệt kê những đầu mục việc làm thiết yếu để lên kế hoạch triển khai dự án Bất Động Sản. Để xác lập được đầu mục, bạn hãy đặt ra tiềm năng về dự án Bất Động Sản mà bạn cần đạt, những tiêu chuẩn đơn cử, nhờ thế mà kế hoạch mới thực sự suôn sẻ và mang lại hiệu suất cao. Sau khi có bản list những việc làm, bạn hãy xác lập đúng chuẩn thời hạn để bắt tay vào làm và ước tính khoảng chừng thời hạn thực thi .

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Một trong những điểm mạnh của sơ đồ Gantt là nó diễn đạt được mối quan hệ, tính tương quan mật thiết giữa từng phần việc làm. Sau khi đã có mục đầu việc làm, thời hạn triển khai, hãy xem việc làm nào buộc phải triển khai xong mới hoàn toàn có thể thực thi tiếp việc làm kia. Một số việc làm khá tất cả chúng ta hoàn toàn có thể thực thi “ song song ”, nghĩa là triển khai cùng lúc. Càng nhiều những việc làm được triển khai cùng lúc như thế thì quá trình dự án Bất Động Sản sẽ được rút ngắn lại .
Khi xác lập trách nhiệm trong một dự án Bất Động Sản trong trường hợp những trách nhiệm bị phụ thuộc vào nhau thì nên chú ý quan tâm đến mối quan hệ giữa chúng. Nó giúp bạn chớp lấy thâm thúy hơn về phương pháp tổ chức triển khai dự án Bất Động Sản và hỗ trợ có ích khi mở màn diễn đạt lịch trình hoạt động giải trí trên biểu đồ .
Trong biểu đồ gantt, có 3 mối quan hệ chính giữa những trách nhiệm tuần tự :

• Finish to Start (FS) – Nhiệm vụ FS không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ trước đó (và liên quan) kết thúc. Chúng bắt đầu sau.
• Start to Start (SS) – Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu. Chúng bắt đầu sau.
• Finish to Finish (FF) – Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ  trước kết thúc. Chúng kết thúc sau.
• Ngoài ra còn loại thứ tư, Start to Finish (SF), nhưng sẽ rất hiếm gặp.

Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt

Bây giờ thì bạn đã có tập hợp những tài liệu thiết yếu và đây là lúc để bạn màn biểu diễn sơ đồ. Bạn hoàn toàn có thể trình diễn sơ đồ Gantt bằng nhiều hình thức khác nhau từ vẽ tay cho đển sử dụng những ứng dụng chuyên nghiệp như : Gantto, Microsoft Project, Base Wework, …
Ngoài ra, còn có 1 số ít công cụ được phong cách thiết kế dựa trên đám mây, nghĩa là bạn và nhóm hoàn toàn có thể truy vấn tài liệu từ bất kể vị trí nào .

 Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Khi dự án Bất Động Sản của bạn chuyển dời dọc theo biểu đồ đồng nghĩa là nó đang trên đà tiến triển. Tuy nhiên, trong thời hạn tiến hành, sẽ hoàn toàn có thể xảy ra nhiều sự đổi khác khác. Ví dụ việc làm B chỉ hoàn toàn có thể tiến hành khi việc làm A đã triển khai xong xong nhưng việc làm A hiện tại vẫn chưa xong .
Vì vậy bạn cần kiểm soát và điều chỉnh quá trình tương thích hơn sao cho chúng không làm tác động ảnh hưởng đến hàng loạt quy trình dự án Bất Động Sản. Thường xuyên theo dõi và update những đổi khác để bạn có hướng kiểm soát và điều chỉnh kịp thời. Điều này cũng giúp bạn trấn áp để hoàn toàn có thể phân phối thông tin về kế hoạch cho nhóm của mình và đối tác chiến lược hỗ trợ vốn .

Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel

1.Chuẩn bị dữ liệu

Trong phần Thực hiện  dự án, để bổ sung thêm chúng ta sẽ có thêm cột % completion (tỷ lệ hoàn thành) trong bảng Thực hiện (actual), đồng thời thêm mục Days completed (số ngày đã thực hiện) trong Data Preparation trong đó

• Nếu Project timeline (thời gian dự án) cho mục Plan thì sẽ không tính Days completed
• Nếu Project timeline là Actual thì Days completed = % completion * Days

Mục đích việc này là để biết được trên trong thực tiễn là đã hoàn thành xong bao nhiêu % so với tiêu chuẩn đặt ra. Bảng dữ liệu sau khi triển khai xong sẽ biểu lộ như sau :

2.Các bước vẽ biểu đồ Gantt Chart

1.Tạo mới 1 biểu đồ

Trong mục thẻ Insert ở trên thanh công cụ, click chọn Chart / Bar / Stacked Bar

2.Nạp dữ liệu vào biểu đồ

 Ngay phần thẻ Chart Tools (nhấp vào biểu đồ vừa tạo sẽ xuất hiện thẻ Chart tools trên thanh công cụ), kéo chọn mục Design, sau đó chọn tiếp Select Data

Trong Chart data range : Chọn vùng tài liệu nạp vào Chart

Thêm một vùng tài liệu nữa là Start date : Trong phần Legend Entries ( series ), nhấn chọn Add

Kế đến tất cả chúng ta hoàn toàn có thể biến hóa thứ tự cho Start date đưa lên trước mục Days trong Legend Entries và Edit lại cho mục Horizontal ( category ) Axis Labels. Sau khi hoàn tất những bước này, tất cả chúng ta có tác dụng thu được như biểu đồ như bên dưới :

3.Sắp xếp thứ tự của task

Trong sơ đồ trên tất cả chúng ta thấy rằng những Task đang được sắp xếp thứ tự ngược so với mong ước. Do đó tất cả chúng ta sẽ phải sắp xếp lại thứ tự này bằng cách :

• Click vào tên các Task trong biểu đồ
• Trong cửa sổ dòng chữ Axis Options bấm chọn mục Categories in reverse order

4.Chỉ giữ lại phần biểu đồ số ngày thực hiện cho các task

Chúng ta hoàn toàn có thể thấy phần tô màu xanh ngay trong biểu đồ trên chính là biểu thị phần số ngày triển khai cho những Task, và phần tô màu vàng là tính từ mốc mở màn. Mốc này sẽ được tính năng tự động hóa của Excel gợi ý. Vì thế mục tiêu của tất cả chúng ta khi vẽ biểu đồ Gantt chart để quản trị quá trình dự án Bất Động Sản chính là chỉ hiển thị phần Số ngày thực thi những Task .
Muốn ẩn phần tô màu vàng, tất cả chúng ta nhấn chuột phải vào thanh biểu đồ, chọn Format Data Series, ở mục Fill chọn No fill, trong mục Border chọn No Line

5.Thay đổi khoảng thời gian của biểu đồ

Trong quy trình vẽ biểu đồ dạng này, Excel sẽ tự động hóa gợi ý cho tất cả chúng ta về khoảng chừng thời hạn. Tuy nhiên gợi ý này không phải khi nào cũng có tính đúng chuẩn. Do vậy tất cả chúng ta sẽ cần phải thực thi kiểm soát và điều chỉnh lại sao cho sát với dự án Bất Động Sản mà tất cả chúng ta đang quản trị, theo dõi .
Nếu tất cả chúng ta click chuột vào mục Ngày trong biểu đồ thì sẽ thấy :

• Ngày nhỏ nhất được hiển thị dưới dạng số 43120 tương ứng với ngày 20/01/2018
• Ngày lớn nhất được hiển thị dưới dạng số 43240 tương ứng với ngày 20/05/2018

Nhiệm vụ của tất cả chúng ta là phải đổi sang dưới dạng :

• Ngày nhỏ nhất mà gần sát với dự án  có thể chọn là ngày 01/03/2018
• Ngày lớn nhất mà gần sát với dự án có thể chọn là ngày 10/05/2018

Nhập 2 ngày này vào vị trí bất kể trong Sheet, sau đó format cells cho 2 vị trí đó dưới dạng General tất cả chúng ta có hiệu quả sẽ thấy giá trị ngày này được hiển thị dưới dạng hình thức số lượng. Nhập 2 số này vào phần trên ta được :

6.Theo dõi tỉ lệ hoàn thành công việc

 Để có thể theo dõi, kiểm soát tỉ lệ công việc đã hoàn thành thì chúng ta phải biểu diễn phần Days completed vào trong biểu đồ và lồng vào trong phần Days. Để làm được điều này chúng ta sẽ thêm 1 đối tượng vào biểu đồ đó chính là Error Bar.

Nhấn chuột vào biểu đồ và chọn trong thẻ Chart Tools / Design / Add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options …

Khi chọn More Error Bar Options sẽ Open mục Add Error Bars based on Series : Ngĩa là là Excel muốn hỏi tất cả chúng ta sẽ thêm tài liệu Error Bar tính cho vùng tài liệu nào. Ở đây tất cả chúng ta sẽ chọn cho Start date .
Trong mục Format Error Bars thiết lập như sau :

• Direction chọn Plus
• End syle chọn No cap
• Error Amount chọn Custom/ Specify Value và chọn tới vùng Days Completed (vùng O4:O9)

Tiếp đến tất cả chúng ta sẽ định dạng hiển thị của vùng này như sau :

• Chọn màu (color): cần chọn màu có độ tương phản cao hơn so với màu được hiển thị trên biểu đồ
• Chọn độ rộng (width): Tuỳ theo độ rộng vùng biểu đồ mà chọn tương ứng sao cho Error Bar sẽ chèn lên toàn bộ vùng biểu đồ gốc

Thu được kết quả sau khi sử dụng Error Bar như sau (trong biểu đồ dưới đây đã đổi màu Working days là màu vàng, Error bar (day completed) màu xanh)

Sau khi hoàn tất những bước là tất cả chúng ta đã hoàn toàn có thể triển khai xong sơ đồ Gantt trong Excel để quản trị dự án Bất Động Sản .

Kết luận :

Trên là những hướng dẫn đơn cử về tổng quan sơ đồ Gantt và hướng dẫn phương pháp vẽ sơ đồ Gantt trong Excel. Mình kỳ vọng qua bài viết này, những bạn hoàn toàn có thể thuận tiện tự tạo cho mình một bản kế hoạch quản trị dự án Bất Động Sản dưới dạng Gantt Chart. Chúc những bạn thành công xuất sắc !

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Chia Sẻ Kiến Thức