Quy trình quản lý văn bản đi và văn bản đến
Công tác văn thư – lưu trữ ở Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý Nhà nước, đảm bảo việc cung cấp và xem xét giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.
2. PHẠM VI
Quy trình này được áp dụng trong việc quản lý công tác văn thư (văn bản đi, văn bản đến, quản lý con dấu) của Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị.
Cán bộ văn thư tổ chức thực hiện quy trình này
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
– Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.
– Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.
– Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
– Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.
– Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
– Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
– Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
– LĐCC: Lãnh đạo chi cục
– CBVT: Cán bộ văn thư.
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
5.1 Quy trình quản lý văn bản đến
5.1.1 Lưu đồ
5.1.2 Mô tả5.1.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Cán bộ Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
– Đối với văn bản thường:
+ Nhận, kiểm tra, phân loại văn bản, vào sổ Văn bản đến theo biểu mẫu
+ Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn” phải được ưu tiên bóc bì ngay và trình LĐCC giải quyết kịp thời.
+ Văn bản trên bì thư ghi rõ tên người nhận thì chuyển thẳng cho người đó.
+ Mọi văn bản đến đều được đóng dấu “ĐẾN” ở lề bên trái, phía trên trang đầu của văn bản, bằng mực đỏ; vào Sổ văn bản đến, trình LĐCC xem xét, chỉ đạo thực hiện.
– Đối với văn bản mật:
+ Văn bản ở bì có dấu chỉ mức độ “mật”, “tuyệt mật” thì cán bộ văn thư bóc bì thư, vào sổ văn bản đến “mật” theo biểu mẫu
5.1.2.2 Xem xét chỉ đạo thực hiện :
– LĐCC trực tiếp xử lý văn bản đến bút phê văn bản để phân phối văn bản đến các phòng, đơn vị cá nhân có trách nhiệm chính xử lý văn bản.
5.1.2.3 Chuyển văn bản
– CBVT nhận văn bản đến từ LĐCC để phô tô nhân bản, khi phôtô xong Văn thư chuyển cho các phòng và đơn vị, cá nhân theo chỉ đạo của LĐCC Các phòng và đơn vị, cá nhân ký nhận văn bản tại Sổ chuyển giao của Văn thư, với những văn bản chỉ cần chuyển trên mạng điện tử, văn thư căn cứ vào bút phê chuyển trực tiếp qua mạng cho phòng và cá nhân theo bút phê
Văn bản đến cơ quan ngày nào thì chuyển không quá 01 ngày, không để chậm.
Trường hợp Văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải quyết thì người nhận văn bản đó chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng nơi giải quyết.
Các văn bản giấy chuyển đến các phòng, hoặc cá nhân liên quan thì đơn vị, cá nhân đó có trách nhiêm bảo quản và lưu trữ. Còn nếu các văn bản chỉ chuyển bằng đường điện tử thì văn thư lưu giữ văn bản giấy
5.1.2.4 Thực hiện xử lý văn bản đến
– Bộ phận/cá nhân liên quan có trách nhiệm nghiên cứu, thực hiện văn bản đến theo chỉ đạo của LĐCC, kể cả văn bản thường và văn bản mật
5.1.2.5 Lưu hồ sơ
– Bộ phận/Cá nhân thực hiện/lưu giữ văn bản đã được giải quyết theo quy định.
– Sổ văn bản đến thường, sổ văn bản đến mật được lưu trữ tại Bộ phận Văn Thư trong thời gian 01 năm, sau đó chuyển lưu trữ.
5.2 Quy trình quản lý văn bản đi
5.2.1 Lưu đồ
5.2.2 Mô tả
5.2.2.1 Soạn thảo văn bản đi
+ Đối với văn bản thường:
– Cán bộ được phân công tiến hành soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn bản trước khi trình duyệt.
+ Đối với văn bản mật:
– Cán bộ đề xuất mức độ ban hành văn bản mật và soạn thảo văn bản theo nội dung yêu cầu và thể thức quy định; Cán bộ dự thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn bản trước khi trình duyệt.
5.2.2.2 Duyệt văn bản thảo
– Trưởng phòng/ Phụ trách phòng thực hiện soát xét nội dung, thể thức văn bản và k
ý nháy vào góc phải mục chức vụ của người có thẩm quyền ban hành văn bản sau khi văn bản được chỉnh sửa.
5.2.2.3 Duyệt, ký văn bản
– LĐCC xem xét nội dung, hình thức văn bản và ký; nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại cán bộ được phân công soạn thảo văn bản để chỉnh sửa.
– Chữ ký của người có thẩm quyền ở văn bản phải rõ ràng; không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.
5.2.2.4 Làm thủ tục ban hành
– Sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, văn bản được chuyển qua Văn thư; Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, vào sổ văn bản đi theo
– Với những văn bản chuyển trong ngành Y tế tiến hành scan văn bản để chuyển văn bản qua văn phòng điện tử
5.2.2.5 Gửi văn bản đi
+ Đối với văn bản thường:
– Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định bằng đường bưu chính (các đơn vị ngoài ngoài ngành), qua mạng văn phòng điện tử Sở Y tế (các đơn vị trong ngành Y tế hoặc đơn vị có kết nối văn phòng điện tử với Chi cục)
+ Đối với văn bản mật:
– Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định và đảm bảo. Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực hiện theo đúng quy định riêng của ngành bưu điện
– Ngoài bì thư có đóng dấu (ký hiệu) theo đúng mức độ yêu cầu của văn bản
5.2.2.6 Lưu hồ sơ
– Sau khi đăng ký và làm thủ tục ban hành. Bộ phận chuyên môn có trách nhiệm lưu giữ 01 bản chính (Văn thư sẽ chuyển qua văn phòng điện tử cho phòng ban soạn thảo và các phòng liên quan(nếu có)), cán bộ văn thư lưu giữ bản gốc.
5.22 Quản lý con dấu
– Con dấu được quản lý chặt chẽ theo quy định, Văn thư có trách nhiệm quản lý con dấu của Chi cục, không để người khác sử dụng một cách tùy tiện. Khi vắng mặt, phải có người thay thế theo sự phân công của LĐCC.
– Chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và chữ ký của người đúng thẩm quyền.
– Khi đóng dấu có phụ lục kèm theo, phải đóng dấu vào góc trên bên trái của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang. Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài đóng dấu treo phải đóng dấu giáp lai.
– Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.
1 Hồ sơ
– Văn bản đến, văn bản đi
–
–
–
–
– Cuống giấy giới thiệu
2 Phụ lục
– BM-08-01: Sổ đăng ký văn bản đến
– BM-08-02: Sổ đăng ký văn bản đến mật
– BM-08-03: Sổ đăng ký văn bản đi
– BM-08-04: Sổ đăng ký văn bản đi mật
Phòng HC-TH
Công tác văn thư – lưu trữ ở Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý Nhà nước, đảm bảo việc cung cấp và xem xét giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.Quy trình này được áp dụng trong việc quản lý công tác văn thư (văn bản đi, văn bản đến, quản lý con dấu) của Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị.Cán bộ văn thư tổ chức thực hiện quy trình này- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.- LĐCC: Lãnh đạo chi cục- CBVT: Cán bộ văn thư.Lưu đồ5.1.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đếnCán bộ Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký văn bản đến- Đối với văn bản thường:+ Nhận, kiểm tra, phân loại văn bản, vào sổ Văn bản đến theo biểu mẫu (BM-08-01), đồng thời scan văn bản nhập vào văn phòng điện tử quản lý văn bản đến, đối với văn bản đến được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng, CBVT cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản… và sau đó chuyển cho Lãnh đạo chi cục xử lý văn bản đến.+ Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn” phải được ưu tiên bóc bì ngay và trình LĐCC giải quyết kịp thời.+ Văn bản trên bì thư ghi rõ tên người nhận thì chuyển thẳng cho người đó.+ Mọi văn bản đến đều được đóng dấu “ĐẾN” ở lề bên trái, phía trên trang đầu của văn bản, bằng mực đỏ; vào Sổ văn bản đến, trình LĐCC xem xét, chỉ đạo thực hiện.- Đối với văn bản mật:+ Văn bản ở bì có dấu chỉ mức độ “mật”, “tuyệt mật” thì cán bộ văn thư bóc bì thư, vào sổ văn bản đến “mật” theo biểu mẫu (BM-08-02), sau đó chuyển LĐCC xem xét, chỉ đạo thực hiện (không thực hiện scan văn bản)5.1.2.2 Xem xét chỉ đạo thực hiện :- LĐCC trực tiếp xử lý văn bản đến bút phê văn bản để phân phối văn bản đến các phòng, đơn vị cá nhân có trách nhiệm chính xử lý văn bản.5.1.2.3 Chuyển văn bản- CBVT nhận văn bản đến từ LĐCC để phô tô nhân bản, khi phôtô xong Văn thư chuyển cho các phòng và đơn vị, cá nhân theo chỉ đạo của LĐCC Các phòng và đơn vị, cá nhân ký nhận văn bản tại Sổ chuyển giao của Văn thư, với những văn bản chỉ cần chuyển trên mạng điện tử, văn thư căn cứ vào bút phê chuyển trực tiếp qua mạng cho phòng và cá nhân theo bút phêVăn bản đến cơ quan ngày nào thì chuyển không quá 01 ngày, không để chậm.Trường hợp Văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải quyết thì người nhận văn bản đó chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng nơi giải quyết.Các văn bản giấy chuyển đến các phòng, hoặc cá nhân liên quan thì đơn vị, cá nhân đó có trách nhiêm bảo quản và lưu trữ. Còn nếu các văn bản chỉ chuyển bằng đường điện tử thì văn thư lưu giữ văn bản giấy5.1.2.4 Thực hiện xử lý văn bản đến- Bộ phận/cá nhân liên quan có trách nhiệm nghiên cứu, thực hiện văn bản đến theo chỉ đạo của LĐCC, kể cả văn bản thường và văn bản mật5.1.2.5 Lưu hồ sơ- Bộ phận/Cá nhân thực hiện/lưu giữ văn bản đã được giải quyết theo quy định.- Sổ văn bản đến thường, sổ văn bản đến mật được lưu trữ tại Bộ phận Văn Thư trong thời gian 01 năm, sau đó chuyển lưu trữ.5.2.2.1 Soạn thảo văn bản đi+ Đối với văn bản thường:- Cán bộ được phân công tiến hành soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn bản trước khi trình duyệt.+ Đối với văn bản mật:- Cán bộ đề xuất mức độ ban hành văn bản mật và soạn thảo văn bản theo nội dung yêu cầu và thể thức quy định; Cán bộ dự thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn bản trước khi trình duyệt.5.2.2.2 Duyệt văn bản thảo- Trưởng phòng/ Phụ trách phòng thực hiện soát xét nội dung, thể thức văn bản và ký nháy vào góc phải mục chức vụ của người có thẩm quyền ban hành văn bản sau khi văn bản được chỉnh sửa.5.2.2.3 Duyệt, ký văn bản- LĐCC xem xét nội dung, hình thức văn bản và ký; nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại cán bộ được phân công soạn thảo văn bản để chỉnh sửa.- Chữ ký của người có thẩm quyền ở văn bản phải rõ ràng; không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.5.2.2.4 Làm thủ tục ban hành- Sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, văn bản được chuyển qua Văn thư; Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, vào sổ văn bản đi theo (BM-08-03 ), đối với văn bản thường; vào sổ văn bản đi và đối với văn bản mật ( BM-08-04) làm các thủ tục ban hành nếu đúng thể thức qui định.- Với những văn bản chuyển trong ngành Y tế tiến hành scan văn bản để chuyển văn bản qua văn phòng điện tử5.2.2.5 Gửi văn bản đi+ Đối với văn bản thường:- Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định bằng đường bưu chính (các đơn vị ngoài ngoài ngành), qua mạng văn phòng điện tử Sở Y tế (các đơn vị trong ngành Y tế hoặc đơn vị có kết nối văn phòng điện tử với Chi cục)+ Đối với văn bản mật:- Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định và đảm bảo. Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực hiện theo đúng quy định riêng của ngành bưu điện- Ngoài bì thư có đóng dấu (ký hiệu) theo đúng mức độ yêu cầu của văn bản5.2.2.6 Lưu hồ sơ- Sau khi đăng ký và làm thủ tục ban hành. Bộ phận chuyên môn có trách nhiệm lưu giữ 01 bản chính (Văn thư sẽ chuyển qua văn phòng điện tử cho phòng ban soạn thảo và các phòng liên quan(nếu có)), cán bộ văn thư lưu giữ bản gốc.- Con dấu được quản lý chặt chẽ theo quy định, Văn thư có trách nhiệm quản lý con dấu của Chi cục, không để người khác sử dụng một cách tùy tiện. Khi vắng mặt, phải có người thay thế theo sự phân công của LĐCC.- Chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và chữ ký của người đúng thẩm quyền.- Khi đóng dấu có phụ lục kèm theo, phải đóng dấu vào góc trên bên trái của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang. Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài đóng dấu treo phải đóng dấu giáp lai.- Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.- Văn bản đến, văn bản đi BM-08-01 : Sổ đăng ký văn bản đến BM-08-02 : Sổ đăng ký văn bản đến mật BM-08-03 : Sổ đăng ký văn bản đi BM-08-04 : Sổ đăng ký văn bản đi mật- Cuống giấy giới thiệu- BM-08-01: Sổ đăng ký văn bản đến- BM-08-02: Sổ đăng ký văn bản đến mật- BM-08-03: Sổ đăng ký văn bản đi- BM-08-04: Sổ đăng ký văn bản đi mật
