Quy trình quản lý dự án

27/04/2017 |
23505 lượt xem

Nội Dung Chính

Quy trình quản lý dự án gồm năm bước : thiết lập dự án, lập kế hoạch dự án, thực thi dự án, trấn áp dự án, kết thúc dự án. Vai trò của quy trình là triển khai và trấn áp nhiều việc làm. Quy trình giúp nhân viên cấp dưới tưởng tượng được trong mỗi nhiệm vụ họ phải thực thi những bước việc làm nào, phương pháp thế nào và phải cần đạt hiệu quả gì ? Đối với cấp quản lý hoàn toàn có thể giám sát quá trình và chất lượng việc làm do nhân viên cấp dưới thực thi .

1. Thiết lập dự án

Gồm 2 hoạt động chính:

Bạn đang đọc: Quy trình quản lý dự án | Faceworks

– Xây dựng bản công bố dự án : bản công bố tự án biểu lộ tiềm năng dự án, yếu tố tác động ảnh hưởng đến dự án, những ràng buộc, tổ chức triển khai dự án, quyền hạn, vai trò – nghĩa vụ và trách nhiệm những vị trí quan trọng, những rủi ro đáng tiếc, … ở mức độ tổng quát. Tất cả những dự án đều phải có bản công bố dự án. Bởi tài liệu này xu thế hoạt động giải trí, là cơ sở để xác lập và công nhận hiệu quả sau cuối của dự án .
– Xác định những người tương quan : nhằm mục đích tích lũy khá đầy đủ những thông tin có tương quan đến dự án. Xây dựng sơ bộ cỗ máy nhân sự. Mục tiêu của quản lý dự án chính là cân đối quyền lợi, đưa ra tiếng nói chung của những bên tương quan .

2. Lập kế hoạch dự án

Xây dựng bản kế hoạch dự án đơn cử, tổng lực phải dựa trên những phương diện : nhu yếu của người mua, thời hạn, ngân sách, chất lượng, nhân sự, tiếp thị quảng cáo, rủi ro đáng tiếc, đấu thầu, tích hợp … Bốn yếu tố để tạo nên bản kế hoạch dự án hoàn hảo nhất là :
– Có sự tham gia của rất đầy đủ những bên ( Bought-in )
– Thể hiện chính thức bằng văn bản toàn bộ 9 phương diện trên ( Formal )
– Được phê duyệt bởi hội đồng xét duyệt kế hoạch ( Approval )
– Tính khả thi ( Realistic ) .

3. Thực thi dự án

Thực hiện đúng, đủ những việc làm đã được vạch ra trong kế hoạch. Tuy nhiên, trong thực tiễn tiến hành và tư suy kế hoạch có sự sai số tương đối nên cấp quản lý dự án và nhân viên cấp dưới trực tiếp triển khai những việc làm cần có sự linh động, kiến thức và kỹ năng trình độ và kinh nghiệm tay nghề nhất định .

4. Kiểm soát dự án

Đối chiếu giữa kế hoạch và trong thực tiễn để đưa ra kiểm soát và điều chỉnh tương thích và kịp thời ( nếu cần ). Sự kiểm soát và điều chỉnh hoặc đổi khác hoàn toàn có thể ảnh hưởng tác động đến tiến trình việc làm hoặc phải lập lại kế hoạch, tệ hơn là quay lại bước thiết lập dự án. Thay đổi là điều khó tránh khỏi trong những dự án. Những kiểm soát và điều chỉnh hoặc đổi khác biểu lộ tổ chức triển khai chưa khám phá thật kỹ càng những thông tin tương quan, hiểu rõ tiềm năng, việc làm, nên khi tiến hành mới phát sinh ra những nhu yếu mới .

5. Kết thúc dự án

Đây là những hoạt động giải trí triển khai xong để chính thức đóng lại dự án. Việc kết thúc dự án phải được thực thi chuyên nghiệp và rất đầy đủ. Nhà thầu chuyển giao mẫu sản phẩm, nhận feedback từ người mua, sao lưu hồ sơ, … Giai đoạn kết thúc dự án không theo trình tự sẽ phát sinh nhiều rắc rối như những yếu tố tương quan đến pháp lý, nghĩa vụ và trách nhiệm nhân sự, …. Điều này sẽ để lại cho tổ chức triển khai nói chung và những cá thể trong nhóm dự án nói riêng những thiệt hại to lớn về kinh tế tài chính và khét tiếng .

Quy trình quản lý dự án gồm nhiều quá trình, trong mỗi quá tình lại có nhiều công việc. Nếu cơ cấu tổ chức không rõ ràng, chi tiết thì rất dễ đến tình trạng quá tải hoặc phân bổ nhân sự/ công việc không hợp lý. Hiện nay, nhiều công ty đã và đang sử dụng PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN để san sẻ bớt những khó khăn trong quy trình quản lý dự án và tối đa hóa năng suất cho doanh nghiệp. Một trong những điểm nổi bật nhất của phần mềm là hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra, giám sát dự án và quản lý quá trình thực hiện công việc.

bieu to tien do cong viec

Biểu đồ quản lý tiến trình dự án

Phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch triển khai dự án, nhắc nhở công việc cần thực hiện trong ngày và các công việc sắp hết hạn hoàn thành.

Hệ thống nhắc nhở công việc

Quản lý chi tiết thông tin dự án: thời gian dự toán, tổng mức đầu tư, thời gian thực hiện, lĩnh vực đầu tư, địa điểm, quy mô của dự án,…

Quản lý các đầu mục công việc cần làm trong dự án

Quản lý thông tin về tiến độ hoàn thành của dự án
Phần mềm tính toán thông minh, dựa trên thời gian định mức và tiến độ yêu cầu của dự án để tự động tính toán ra sốnhân lực dự tính cần thiết
Quản lý thời gian thực hiện dự án theo tổng số giờ dự kiến và số giờ thực tế
Quản lý thông tin về đối tác và các liên hệ liên quan
Có tích hợp gửi SMS, Email,… tới các thành viên dự án để thông tin khi cần
Tìm kiếm và tra cứu các thông tin: tỷ lệ giải ngân, % hoàn thành dự án,… một cách dễ dàng
Quản lý dự toán đầu tư
Phần mềm có thể phân cấp giúp người dùng lập kế hoạch công việc một cách chi tiết.
Quản lý công việc theo mức độ ưu tiên, cấu trúc công việc (công việc mẫu, công việc cha, công việc con), phân môn,… Phần mềm với các tính năng thông minh, đưa ra các cảnh báo vê thời gian định mức còn lại của dự án.

Cấp trên có thể tiến hành giao việc trực tiếp trên phần mềm theo hai hướng: Giao trực tiếp cho cấp dưới và giao việc lên siêu thị công việc để cấp dưới có thể nhận các công việc phù hợp với mình

( Giao việc trực tiếp cho nhân viên cấp dưới )

Xem thêm: Làm gì để tìm kiếm được việc làm sau covid 19

Siêu thị việc làm

Nhân viên cũng có thể tiến hành đề xuất công việc với lãnh đạo cấp trên nếu cần thiết

Quản lý tài chính và nguồn lực của dự án
Theo dõi tiến trình và quản lý rủi ro dự án
Hệ thống nhắc nhở cảnh báo trên phần mềm, gửi email, gửi SMS

Hệ thống gửi mail nhắc nhở việc làm

Hệ thống báo cáo như báo cáo tiến độ dự án, báo cáo năng suất nhân viên, báo cáo công việc trễ hạn, báo cáo công việc sắp phải hoàn thành, báo cáo điểm công việc,…

Hệ thống app sử dụng trên smartphone: Một số doanh nghiệp có tính chất thực địa khá nhiều trong công việc, vì vậy TIT đã phát triển ra một hệ thống ứng dụng phần mềm quản lý dự án sử dụng trên điện thoại với 2 nền tảng lớn nhất hiện nay là Android và IOS. Ứng dụng này mang đầy đủ các module và tính năng như giải pháp phần mềm quản lý sử dụng trên nền tảng web, hỗ trợ linh hoạt doanh nghiệp trong quá trình quản lý công việc và dự án.