Quy Trình Hay Qui Trình – Quá Trình (Process) Vs Quy Trình (Procedure)

Bạn đang ở đây

Nhà » Forums » Kỹ năng công việc của Business Analyst » Kỹ năng Phân tích » Quá trình (Process) vs Quy trình (Procedure)
Nhà » Forums » Kỹ năng việc làm của Business Analyst » Kỹ năng Phân tích » Quá trình ( Process ) vs Quy trình ( Procedure )Quá trình và Quy trình là gì ?

Thuật ngữ trong ISO 9000 & ISO 9001 đề cập đến “Quá trình – Process” như là một “tập hợp các hoạt động có tương tác nhằm biến đổi đầu vào thành đầu ra”. Như vậy nói Quá trình – Process là nói đến hoạt động.

Bạn đang xem : Quy trình hay qui trìnhThuật ngữ “ Quy trình – Procedure ” như là “ một giải pháp đơn cử để thực thi một quy trình hay việc làm. Quy trình thường được bộc lộ bằng văn bản. Như vậy, thường thì những đơn vị chức năng tăng trưởng những “ Quy trình ” nhằm mục đích thực thi và trấn áp những “ Quá trình ” của mình. Một quy trình hoàn toàn có thể nhằm mục đích trấn áp nhiều quy trình, và ngược lại, một quy trình hoàn toàn có thể được trấn áp bằng nhiều quy trình .Quá trình là đối tượng người tiêu dùng của quản trị, trong khi quy trình lại là công cụ quản trị. Hai định nghĩa này có sự khác nhau. Dưới đây tôi xin đề cập tới “ Quy trình ” .Tại sao lại cần phải có quy trình ?Mỗi cá thể có kỹ năng và kiến thức, kỹ năng và kiến thức khác nhau dẫn đến cách thao tác khác nhau. Quy trình giúp cho người thực thi việc làm biết rằng trong một nhiệm vụ thì họ phải triển khai những bước việc làm nào, làm ra sao và phải cần đạt hiệu quả như thế nào ? Sẽ không có thực trạng nhân viên cấp dưới nhận thông tư của Sếp mà không biết phải làm thế nào ? Hay thực trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý Sếp .Ví dụ : Phòng HCNS có quy trình tuyển dụng, nhân viên cấp dưới HCNS sẽ biết bản “ Danh sách ứng viên dự tuyển ” phải gồm có những thông tin gì để cho Trưởng phòng HCNS + Trưởng phòng / bộ phận xem xét, sang lọc hồ sơ, chọn ra những người đủ tiêu chuẩn để phỏng vấn .Đối với những quy trình việc làm cần sự phối hợp nhóm ( teamwork ) thì quy trình giúp cho những thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải vướng mắc rằng việc này do ai làm ? Làm như thế nào ?Ví dụ : Quy trình mua hàng của phòng TCKT sẽ giúp Nhân viên HCNS biết và thực thi đúng những thủ tục khi mua gia tài cho Công ty, phối hợp với Nhân viên Kế toán thanh toán giao dịch tốt hơn .Quy trình cũng giúp ích cho những cấp quản trị trấn áp quá trình và chất lượng việc làm do nhân viên cấp dưới triển khaiVí dụ : Trưởng phòng HCNS nhìn vào Phiếu nhìn nhận ứng viên, có ghi mức lương, phụ cấp, ngày mở màn đi làm, có chữ ký của những người tương quan sẽ biết Nhân viên HCNS soạn Hợp đồng cho người lao động có đúng hay không ?Rào cản trong quy trình thực thi quy trình

Bản thân các cấp quản lý không chịu đầu tư thời gian để làm quy trình, cho rằng làm quy trình mất thời gian, còn phải nhiều việc kiếm tiền. Nhưng bản thân cách nhìn này chưa phải là dài hạn và họ thực sự chưa nhận thức rõ được tác dụng của quy trình, cũng như hiểu được rằng mất thời gian một chút nhưng họ sẽ rất nhàn về sau trong việc quản lý và kiểm soát công việc của nhân viên.

Cho rằng quy trình là mất thời hạn, phức tạp rườm rà, trao đổi trực tiếp với nhau cho nhanh. Tôi cho rằng trao đổi trực tiếp là một điều rất tốt, nhưng sau khi tranh luận, thống nhất thì những điểm đó phải được lên sách vở. Nhiều khi nói mồm với nhau ba ngày sau sẽ quên mất mình nói gì, hoặc nhớ nhưng không dủ ý. Trong nhiều trường hợp thành ra phát sinh tranh luận không đáng có, đại loại như “ Ý anh không phải như vậy ” hay “ Mỗi ngày anh nói một kiểu, em biết lối nào mà lần ”Người làm quy trình chưa nắm rõ trọn vẹn về mặt nhiệm vụ, bạn nên nhớ rằng thước đo của một quy trình có hiệu suất cao hay không biểu lộ ở việc người tuân thủ nó hoàn toàn có thể triển khai một cách trôi chảy, quy trình giúp họ thực thi việc làm đạt chất lượng tốt hơn .Xem thêm : Hereinafter Referred To As Là Gì, Nghĩa Của Từ Hereinafter Referred To AsNội dung của mạng lưới hệ thống tài liệu quá sơ sài. Các tài liệu không phản ánh đủ những hoạt động giải trí thực tiễn đang diễn ra .Quá ít biểu mẫu. Biểu mẫu sẽ là hồ sơ phản ánh những hoạt động giải trí của nhân viên cấp dưới. Quá ít biểu mẫu sẽ dẫn đến khó giám sát và nhìn nhận hiệu suất cao việc làm, khó xử lý tranh chấp hay vi phạm .Hệ thống tài liệu quá nhiều. Công ty không hề trấn áp được tài liệu mới, lỗi thời .Không thực thi nâng cấp cải tiến, xem xét lại mạng lưới hệ thống tài liệu sau một thời hạn .Thực tế hoạt động giải trí không vận dụng như tài liệu đã lao lý ,Cách thiết lập quy trình– Xác định nhu yếu. – Xác định mục tiêu. – Xác định khoanh vùng phạm vi vận dụng. – Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tìm hiểu thêm – Xác định số bước việc làm. – Xác định những điểm trấn áp. – Xác định người thực thi. – Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ. – Xác định chiêu thức trấn áp những bước việc làm. – Xác định những điểm cần kiểm tra thử nghiệm. – Mô tả / diễn giải những bước việc làm., biểu mẫu kèm theo .( Hình ảnh mang đặc thù minh họa ) Lưu ý cần phân biệt tài liệu – hồ sơ :+ Tài liệu là những văn bản được phát hành mà mọi thành viên trong tổ chức triển khai phải tuân theo ví dự như : Sổ tay, Quy trình, Thủ tục, Quy định, Hướng dẫn, Biểu mẫu …

+ Hồ sơ là bằng chứng về việc thực hiện theo tài liệu ví dụ như biên bản vi phạm kỷ luật lao động, quyết định kỷ luật…..

Sử dụng quy trình hiệu suất caoQuy trình được lập ra và thống nhất triển khai là một điều thiết yếu cho tác nghiệp của nhân viên cấp dưới và là công cụ trấn áp cho những cấp quản trị. Quy trình tốt hay không được nhìn nhận qua mức độ vận dụng vào thực tiễn và nó phải nâng cao chất lượng của người thực thi việc làm. Quy trình được lập ra không có nghĩa là trọn vẹn dập khuôn, trong một số ít trường hợp nó phải được vận dụng linh động, tránh mắc bệnh sách vở .Kết luậnBài viết này mang đặc thù tổng quan, giúp cho anh / chị / em hiểu những điều cơ bản nhất về Quy trình và vai trò của Quy trình. Khi quy mô Công ty ngày càng rộng, số lượng nhân sự ngày càng lớn thì Quy trình thực sự phát huy vai trò của nó .

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Chia Sẻ Kiến Thức