Phần mềm quản trị tài chính: 6 thông tin mọi CFO phải biết

Tài chính là nguồn lực quan trọng để duy trì mọi hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp. Vì vậy, việc sử dụng phần mềm quản trị tài chính để kiểm soát dòng tiền không chỉ đảm bảo doanh nghiệp sẽ hoạt động ổn định lâu dài mà còn thể hiện sự đầu tư trong việc nâng cấp bộ máy chung của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây đề cập đến 6 thông tin về phần mềm mà mọi CFO nên biết.

1. Định nghĩa về phần mềm quản trị tài chính

Phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp là công cụ chuyên hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dòng tiền một cách chuyên nghiệp, hiệu quả hơn. Đây là giải pháp quản trị có khả năng đáp ứng được những yêu cầu của nhà lãnh đạo từ việc theo dõi dữ liệu tài chính, quản lý tiền mặt, quản lý nguồn vốn, sự lưu động dòng tiền, … đến việc kiểm soát tài sản cố định của doanh nghiệp.

Việc theo dõi và quản lý sát sao khi sử dụng phần mềm quản trị tài chính tạo điều kiện để nhà quản trị có cái nhìn tổng quan hơn về hoạt động tài chính của doanh nghiệp cũng như nhanh chóng đưa ra những quyết định phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

2. 5 tính năng chính của phần mềm quản trị tài chính

Việc sử dụng phần mềm quản trị tài chính đem đến cho doanh nghiệp một giải pháp quản lý tinh gọn nhưng vẫn đảm bảo bao hàm toàn bộ nghiệp vụ liên quan như: chuẩn hóa nguồn dữ liệu, thiết lập và quản lý ngân sách, theo dõi thu chi, xây dựng và lập báo cáo quản trị chuẩn.

2.1. Chuẩn hóa nguồn dữ liệu liên quan đến tài chính – kế toán

Phần mềm cho phép kết nối với hệ thống liên quan như hệ thống bán hàng, hệ thống mua hàng, quản lý hàng tồn kho, …, tạo thành một mạng lưới quản trị hợp nhất, đảm bảo tính đồng bộ cao. Hoạt động dựa trên các bút toán, hệ thống quản lý tài chính sẽ giảm thiểu các sai sót khi hạch toán, giúp bộ phận kế toán tiết kiệm thời gian và tối ưu nguồn lực.

Ngoài ra, hệ thống còn có thể đồng bộ dữ liệu rời rạc về một hệ thống. Đây là tính năng rất hữu ích, đặc biệt với các doanh nghiệp có cấu trúc phức tạp như nhiều pháp nhân, nhiều chi nhánh, … Việc tổng hợp toàn bộ thông tin về chung 1 đầu mối trên 1 hệ thống nhất định không chỉ đảm bảo tính đồng bộ của dữ liệu mà còn giảm bớt sai số, số liệu thừa thãi và giảm thời gian luân chuyển thông tin trong hệ thống.

2.2. Thiết lập và quản lý ngân sách

Phần mềm quản trị tài chính hỗ trợ doanh nghiệp lập ngân sách theo từng kỳ và từng năm tài chính cũng như tự động phân chia, quản lý dòng tiền hiệu quả theo các quy tắc được định nghĩa sẵn ngay cả với các quy trình phức tạp. Ngoài ra, hệ thống cho phép quản lý ngân sách phù hợp với từng phòng ban, ngăn chặn kịp thời các khoản ngân sách vượt quá hạn mức bằng cách đưa ra cảnh báo phê duyệt.

2.3. Theo dõi thu chi hiệu quả

Kế toán phải trả giúp doanh nghiệp quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp thông qua nghiệp vụ liên quan tới hoạt động thanh toán và chi trả. Cụ thể hơn, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các khoản thanh toán và tiền tệ bằng nhiều hình thức khác nhau, đảm bảo sự linh hoạt trong lúc làm việc. Ngoài ra, nhờ tính năng cập nhật liên tục và chính xác các thông tin, nhà quản lý sẽ thường xuyên nhận được các báo cáo kịp thời về tình hình công nợ, các kế hoạch thanh toán, các khoản thanh toán theo nhiều loại tiền tệ…

Trong nghiệp vụ kế toán phải thu, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi quy trình bán hàng sát sao, từ đó nhà quản lý có cơ sở vững chắc để phân tích số tiền thu về và đưa ra dự báo lợi nhuận với kỳ tương ứng. Đặc biệt, với tính năng lập hóa đơn, phiếu bán hàng tự động, tích hợp với eInvoice, phần mềm còn giúp theo dõi các khoản nợ chưa thanh toán của khách hàng hoặc nhà cung cấp đối với hàng hóa hoặc dịch vụ đã được giao hoặc sử dụng.

2.4. Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị chuẩn

Hầu hết các phần mềm quản trị tài chính đều được lắp đặt sẵn các công cụ thiết kế báo cáo theo tiêu chuẩn nhất định. Ví dụ như công cụ Crystal Report & Dashboard Design được tích hợp sẵn trong phần mềm SAP Business One. Các công cụ này thực hiện các vai trò cơ bản đến nâng cao như: lập kế hoạch từ báo cáo có sẵn và cập nhật dữ liệu báo cáo liên tục, giúp các cấp quản lý đưa ra quyết định kịp thời và lập kế hoạch thích ứng nhanh chóng trong trường hợp có phát sinh

2.5. Lập báo cáo theo thông tư của Bộ Tài chính

Phần lớn các phần mềm quản trị tài chính là giải pháp quốc tế. Tuy nhiên, tại Việt Nam, các báo cáo tài chính đều được có phiên bản localization (bản nội địa hoá) đảm bảo theo chuẩn VAS và đúng theo thông tư mới nhất của Bộ Tài chính. Dựa vào phần mềm quản lý tài chính, bộ phận liên quan hoàn toàn có thể tổng hợp, thực hiện các bản báo cáo tài chính định kỳ của doanh nghiệp một cách nhanh chóng và chuẩn xác.

3. Thời điểm doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý tài chính

Nếu gặp những vấn đề dưới đây, doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai giải pháp để kịp thời khắc phục sự cố và giảm thiểu rủi ro trong tương lai.

• Mất phương hướng trong việc quản lý hoạt động tài chính, đồng thời có khả năng phải đối mặt với những rủi ro tài chính trong tương lai như nợ xấu
• Không đủ nguồn lực để duy trì hoạt động hoặc vực dậy khi gặp phải sự cố, rủi ro bất ngờ
• Có nhiều khoản nợ xấu chưa có khả năng chi trả do phân bổ nguồn lực tài chính bất hợp lý.
• Chỉ phân tích trên bề nổi, thiếu cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính, từ đó bỏ lỡ cơ hội đầu tư kinh doanh
• Kiểm soát thu chi chưa hiệu quả do chồng chéo thông tin, sai số trong bộ dữ liệu, chứng từ.

4. 6 lợi ích doanh nghiệp nhận được khi sử dụng phần mềm quản trị tài chính

Sau khi sử dụng phần mềm quản lý tài chính, doanh nghiệp sẽ vượt qua được những khó khăn trước mắt và hướng tới những giá trị thiết thực hơn trong quá trình sản xuất – kinh doanh như sau:

4.1. Nắm bắt được bức tranh toàn cảnh tình hình tài chính

Thông qua phần mềm quản trị tài chính, các dữ liệu được lưu trữ luôn có sẵn trên hệ thống, đảm bảo tính nhất quán và xuyên suốt. Nhờ vậy, khi cần, người quản lý hay nhân viên có thể nhanh chóng đưa ra các báo cáo tài chính một cách chính xác. Bên cạnh đó, việc theo dõi sát sao được tình hình kinh doanh, dòng tiền luân chuyển giúp doanh nghiệp hạn chế bất cập, hao hụt tài chính có thể xảy ra, từ đó đưa ra hướng xử lý kịp thời.

4.2. Chuyên nghiệp hóa – tự động hóa quy trình vận hành

Với việc sử dụng phần mềm, các nghiệp vụ tài chính – kế toán sẽ được tổng hợp trên một nền tảng duy nhất. Nhờ vậy, kế toán viên được hỗ trợ giải quyết nhanh chóng việc quản lý chứng từ, sổ sách, giảm thiểu việc mất chứng từ, sổ sách, tiết kiệm chi phí lưu trữ, in ấn. Quy trình vận hành phần mềm tài chính đồng thời nâng cao tính bảo mật, tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ thuế, thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật.

4.3. Quản lý và phân bổ nguồn vốn hiệu quả

Nhằm đảm bảo tình hình sản xuất, hoạt động kinh doanh đem lại hiệu quả, việc quản lý số liệu tài chính của doanh nghiệp luôn được quan tâm hàng đầu. Tính năng này được bổ sung trong hầu hết các phần mềm quản trị tài chính ngày nay. Hàng ngày, các thông tin sẽ được cập nhật để người quản lý dễ dàng kiểm soát, theo dõi xem vốn đang được phân bổ ở khách hàng nào, nhà cung cấp nào, có nguy cơ nợ xấu hay không. Từ đó giúp kế toán viên đưa ra quyết định cấn trừ công nợ hay lập phiếu đề nghị thanh toán để thu hồi vốn về.

4.4. Tăng sự hài lòng của khách hàng

Hệ thống quản trị tài chính sẽ giúp kế toán viên nắm được các thông tin cơ bản của khách hàng như: họ tên, địa chỉ, mã khách hàng, mã hợp đồng, số lượng hàng hóa đã gửi, số lượng hàng hóa cần gửi trả…Căn cứ vào đó, doanh nghiệp có thể sắp xếp các nhóm khách hàng theo mức độ ưu tiên, giúp doanh nghiệp đánh giá tệp khách hàng mới, khách hàng thân thiết và đưa ra chế độ chăm sóc phù hợp. Hệ thống còn giúp theo dõi hạn mức công nợ của từng đối tượng (khách hàng), từ đó kế toán viên dễ dàng nhắc hạn nợ, thu hồi công nợ quá hạn. Từ đó, xây dựng mối quan hệ khách hàng – doanh nghiệp bền chặt hơn.

4.5. Bảo mật thông tin chặt chẽ

Tài chính là một trong các yếu tố nòng cốt của doanh nghiệp luôn, đòi hỏi tính bảo mật cao. Vì vậy, các phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp sử dụng nên được bảo mật tuyệt đối theo tiêu chuẩn quốc tế bằng cách lưu trữ data trên một cơ sở dữ liệu chung, phân quyền theo chức năng của từng khối phòng ban. Khi cần truy cập dữ liệu, cần có đúng tài khoản được chỉ định mới xem được thông tin về kế toán tài chính, tránh rò rỉ dữ liệu ra ngoài.

4.6. Tăng khả năng cạnh tranh với đối thủ

Ứng dụng phần mềm vào trong quản lý nói chung hay quản trị tài chính nói riêng góp phần tạo nên sức bật cho doanh nghiệp. Các lợi ích phần mềm quản trị tài chính mang lại như: tiết kiệm nguồn lực, tiết kiệm thời gian, tối ưu quy trình sẽ thực sự giúp bộ máy của doanh nghiệp vận hành trơn tru, nâng cao năng suất lao động, tăng chất lượng sản phẩm, từ đó cạnh tranh tốt hơn với đối thủ trên thị trường.

5. 6 tiêu chí chọn phần mềm quản trị tài chính cho mọi doanh nghiệp

Trên thị trường có vô số phần mềm quản trị tài chính đến từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, mỗi phần mềm lại có đặc trưng riêng khiến người dùng băn khoăn. Vậy thì 6 tiêu chí dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp chọn được phần mềm quản lý tài chính đảm bảo chất lượng và đem lại hiệu quả rõ rệt.

5.1. Chọn phần mềm được nhiều doanh nghiệp tin dùng

Nếu chưa có kinh nghiệm về việc chọn lựa phần mềm quản trị tài chính, doanh nghiệp có thể xem xét các phần mềm được nhiều doanh nghiệp đi trước ứng dụng thành công. Điều này chứng tỏ phần mềm thực sự đem lại hiệu quả và nhận được phản hồi tốt từ phía khách hàng. Tránh chọn những phần mềm ít người dùng, hoặc ít thông tin phản hồi để tránh rủi ro không mong muốn.

5.2. Có khả năng thích ứng – điều chỉnh linh hoạt

Nhà quản lý nên sẵn sàng và chủ động trong việc trang bị, điều chỉnh hoặc sử dụng thêm công cụ ưu việt, những phân hệ, chức năng mở rộng, có đủ khả năng giải quyết, hỗ trợ doanh nghiệp cả trong những thời kỳ khó khăn và giai đoạn mở rộng kinh doanh. Đây mới chính là minh chứng cho khả năng thích ứng – điều chỉnh linh hoạt mà một phần mềm quản trị tài chính nên có.

5.3. Tốc độ xử lý dữ liệu nhanh

Trước đây, việc quản lý tài chính thủ công cần đến nhiều sức lực cũng như thời gian của đội ngũ kế toán viên. Trong quá trình hoạt động hay điển hình ở cuối kỳ, quyết định điều tiết vốn, thu hồi nợ, báo cáo lên cơ quan Thuế, đầu tư có thể bị trễ, gây ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, doanh số và sự nỗ lực của cả doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm quản trị tài chính, các vấn đề này gần như hoàn toàn được giải quyết. Với phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp có thể thiết lập tự động hạch toán ghi sổ đối với các quy trình nghiệp vụ của các phòng ban khác như mua hàng, bán hàng, kho …, giúp giám sát, quản trị nguồn tiền tốt hơn. Doanh nghiệp có thể truy xuất, tiếp cận – phân tích báo cáo mọi lúc. Điều này đồng thời giúp cho nhà quản lý có thể nhanh chóng đưa ra quyết định, nắm bắt thời cơ phát triển.

5.4. Phù hợp với doanh nghiệp đa ngành nghề – đa lĩnh vực

Mỗi mảng lĩnh vực khác nhau, phần mềm quản trị tài chính có thể có sự khác biệt tương đối, nhằm phục vụ tối đa yếu tố chuyên môn nghiệp vụ. Doanh nghiệp nên cùng đơn vị cung cấp phần mềm trao đổi với những người làm chuyên môn tài chính – kế toán của doanh nghiệp để họ hiểu đúng về tính chất và quy trình kế toán – tài chính của doanh nghiệp.

5.5. Quản trị toàn diện hoạt động của doanh nghiệp

Thực tế, tại các doanh nghiệp, một số phần mềm quản lý tài chính không cung cấp đầy đủ được tất cả các chức năng cần thiết cho các kế toán viên. Vậy nên khi lựa chọn phần mềm quản trị tài chính, nhà quản lý nên lưu ý thêm, ưu tiên phần mềm có khả năng tích hợp với nhiều phân hệ (module) khác cùng lúc và tích hợp với phần mềm của bên thứ 3 như eInvoice. Tránh trùng lặp, sai sót dữ liệu khi muốn mở rộng kinh doanh, giảm thời gian lưu chuyển thông tin giữa hai hệ thống.

5.6. Theo dõi hoạt động mọi lúc mọi nơi

Hoạt động của doanh nghiệp cũng như tình hình tài chính luôn phải được cập nhật và dễ dàng truy cập, xử lý bất cứ khi nào nhà quản lý cần. Vì vậy, một phần mềm quản lý tài chính nên có khả năng theo dõi và kiểm soát 24/24, có phiên bản trên điện thoại di động, giúp quản lý nắm bắt thông tin nhanh và kịp thời.

6. 4 phần mềm quản trị tài chính toàn diện nhất hiện nay

Dưới đây là 4 phần mềm quản trị tài chính đáp ứng được 6 tiêu chí chọn phần mềm đã nêu trên, là những “mảnh ghép hoàn hảo” làm cho hệ thống kế toán – tài chính của doanh nghiệp chuyên nghiệp và toàn diện hơn.

6.1. Phần mềm quản trị tài chính ưu việt SAP Business One

Phần mềm quản trị tài chính SAP Business One (SAP B1) là một trong những phần mềm toàn diện nhất hiện nay, thuộc công ty SAP AG, Walldorf, CHLB Đức. Đây là một trong 3 công ty sản xuất phần mềm lĩnh vực quản trị doanh nghiệp lớn nhất trên thế giới tính đến thời điểm hiện tại.

Nguyên tắc hoạt động của SAP Business One dựa trên bút toán ghi sổ, quản lý khoản phải thu – phải trả, theo dõi dòng tiền, tài sản cố định và theo dõi hoạt động thực tế so với ngân sách đề ra. Phần mềm cho phép người sử dụng lập các biểu đồ phân tích kế toán chính xác, dựa trên dữ liệu đầu vào.

Các chức năng chính của phần mềm quản trị tài chính SAP Business One gồm có:

• Thiết lập và quản lý ngân sách: Ở từng chu kỳ hoạt động, tính năng này giúp kiểm soát thực thi các quy tắc ngân sách chính xác.
• Kiểm soát thu chi theo từng giai đoạn: Nhà quản lý và kế toán viên kiểm soát được ảnh hưởng của hoạt động đầu tư – chi tiêu trong doanh nghiệp so với mục tiêu tổng thể.
• Lập và cập nhật các báo cáo quản trị: Tích hợp sẵn công cụ thiết kế báo cáo Crystal Report & Dashboard Design giúp doanh nghiệp luôn cập nhật được dữ liệu báo cáo theo thời gian thực, lập kế hoạch và đánh giá tình hình kinh doanh hiệu quả.
• Báo cáo theo chuẩn VAS: Dù là giải pháp quốc tế nhưng SAP B1 được nội địa hóa theo tiêu chuẩn của nước sở tại và luôn đảm bảo cập nhật theo thông tư mới của Bộ Tài chính.

SAP Business One đáp ứng đầy đủ các tiêu chí của một phần mềm quản trị tài chính, đem lại hiệu quả hàng đầu cho doanh nghiệp. Từ quy trình nghiệp vụ chuyên nghiệp, hạch toán chuẩn xác, cấu trúc hệ thống tài khoản theo đúng quy định, tính bảo mật cao đến khả năng hỗ trợ thu chi và chi phí triển khai hợp lý. Đây đúng là một giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp đa ngành nghề, đa lĩnh vực và quy mô.

6.2. Phần mềm quản trị tài chính Odoo

Odoo là phần mềm kế toán – quản trị tài chính doanh nghiệp sử dụng mã nguồn mở trên điện toán đám mây (Cloud), thuộc sở hữu của công ty cùng tên. Phần mềm có thể thực hiện quản lý nghiệp vụ kế toán cơ bản và phù hợp với môi trường kế toán của Việt Nam.

Tại thị trường Việt Nam, Odoo là một trong số các phần mềm quản lý tài chính tốt, hỗ trợ quản trị với các chức năng như: quản lý bán hàng; theo dõi tài sản cố định, nhập xuất hàng hóa; báo cáo thuế; kế toán kho; kế toán quản trị; kế toán phải thu / phải trả; kế toán tài sản cố định, chi phí trả trước.

6.3. Phần mềm quản trị tài chính Bravo

Thuộc sở hữu trí tuệ của công ty Cổ phần Phần mềm Bravo, phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp Bravo có khả năng dễ tùy chỉnh, đáp ứng vừa đủ nhu cầu về nghiệp vụ kế toán cho doanh nghiệp. Hệ thống báo cáo chi tiết giúp ban lãnh đạo có thể nhìn được bao quát về hoạt động tài chính, từ đó đưa ra các quyết định, điều chỉnh hợp lý.

Phần mềm hỗ trợ quản lý thu chi hiệu quả, công nợ khách hàng, có tính đồng bộ hệ thống với các chức năng chính như: tạo lập phiếu thu chi; lên danh mục tài khoản; tìm kiếm, thêm mới, lọc dữ liệu đối tượng khách hàng, báo cáo hoạt động…

6.4. Phần mềm quản trị tài chính Misa

Misa là phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Hiện nay, phần mềm này được ứng dụng vào bộ máy của nhiều doanh nghiệp bởi tính năng kế toán, hệ sinh thái hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử.

Phần mềm giúp công việc quản lý hóa đơn, kê khai thuế, các thao tác nghiệp vụ ngân hàng trở nên hiệu quả hơn ở các khía cạnh như: quản lý mua, bán hàng; nghiệp vụ thuế; quản lý tài sản cố định; quản lý ngân sách. Ngoài ra, tính bảo mật và độ chính xác của Misa khá cao giúp doanh nghiệp an tâm khi sử dụng.

Như vậy, có rất nhiều giải pháp phần mềm quản trị tài chính mà doanh nghiệp có thể cân nhắc chọn lựa dựa trên bộ tiêu chí đề ra, nhằm giải quyết được các vấn đề nội tại doanh nghiệp theo đúng nguyên tắc của phần mềm.

Nếu còn bất kỳ băn khoăn nào cần được giải đáp hay muốn tìm hiểu thêm về các loại phần mềm triển khai ERP thông minh. doanh nghiệp hãy liên hệ với Beetech theo thông tin dưới đây:

Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng

• Địa chỉ: Lầu 5, 361 Lê Trọng Tấn, phường Sơn Kỳ, quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh
• Website: http://beetechcom.vn/
• Facebook: Beetech
• Email: [email protected]

Rate this post