Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp năm 2020

Trong sự vận hành của nền kinh tế thị trường, việc các nhà quản trị và các bên liên quan thấu hiểu các quy định của pháp luật về doanh nghiệp, trong đó có pháp luật về người đại diện là một yêu cầu thiết yếu. Bài viết làm rõ khái niệm, đặc điểm và cơ chế xác lập người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

1. Khái quát về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

1.1. Khái niệm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Trên thế giới, khái niệm người đại diện theo pháp luật (NĐDTPL) của doanh nghiệp được quy định khác nhau. Chẳng hạn, Luật Doanh nghiệp của Úc năm 2001 quy định: “Đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân do doanh nghiệp chỉ định để thực hiện tất cả hoặc bất kỳ quyền hạn nào mà doanh nghiệp có thể thực hiện” [1], Luật Công ty Anh năm 2006 quy định NĐDTPL của công ty là: “Một thành viên cá nhân được ủy quyền bởi công ty có quyền thực hiện các quyền hạn tương tự công ty có thể thực hiện” [2]. Riêng pháp luật Nhật Bản (Luật Công ty Nhật Bản năm 2005) tiếp cận NĐDTPL thông qua chức năng quản lý, đó là: “Người quản lý có quyền thực hiện bất kỳ và tất cả các hành vi pháp lý và phi tư pháp nhân danh công ty liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình” [3].

Qua khảo sát quy định về NĐDTPL của một số nước trên thế giới, có thể khẳng định thuật ngữ “người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp” mang những nội dung khác nhau, tùy thuộc vào pháp luật của mỗi quốc gia. Tuy nhiên, nhìn chung, pháp luật của các nước vẫn có điểm giao thoa nhau về khái niệm NĐDTPL, đó là người được doanh nghiệp chỉ định nhân danh doanh nghiệp để thực hiện các quyền và nhiệm vụ của doanh nghiệp.

Ở Việt Nam, trước đây Bộ luật Dân sự năm 2005 quy định về đại diện theo pháp luật như sau: “Đại diện theo pháp luật là đại diện do pháp luật quy định hoặc cơ quanh nhà nước có thẩm quyền quyết định” ([4]). Hiện nay, khoản 1 Điều 137 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định: “NĐDTPL của pháp nhân bao gồm:

a) Người được pháp nhân chỉ định theo điều lệ.

b) Người có thẩm quyền đại diện theo quy định của pháp luật.

c) Người do Tòa án chỉ định trong quá trình tố tụng tại Tòa án”.

Về NĐDTPL của doanh nghiệp, khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định: “NĐDTPL của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật”.

Như vậy, Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã đưa ra một định nghĩa khá đầy đủ về NĐDTPL của doanh nghiệp dựa trên vai trò, chức năng của NĐDTPL trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong phần định nghĩa này đã bỏ qua chức năng xác lập giao dịch (nhân danh doanh nghiệp) của người đại diện, mà chỉ chú trọng chức năng thực hiệc các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Trong khi về logic và thực tế, chức năng xác lập giao dịch (nhân danh doanh nghiệp) phải xuất hiện trước chức năng thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp.

Về mặt học thuật, “người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp” là khái niệm dùng để chỉ cá nhân đóng vai trò là đại diện cho doanh nghiệp tham gia xác lập các giao dịch, thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh đối với doanh nghiệp trong quá trình thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp; là đại diện của doanh nghiệp để tham gia tố tụng trước Tòa án, Trọng tài với tư cách là nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan. Bên cạnh đó, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cũng là người thay mặt doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Về số lượng NĐDTPL của doanh nghiệp, hiện nay, quy định về số lượng NĐDTPL của Doanh nghiệp tư nhân (DNTN) và Công ty hợp danh (CTHD) trong Luật Doanh nghiệp năm 2020 không có gì thay đổi so với các đạo luật về doanh nghiệp trước đây, chủ DNTN vẫn là NĐDTPL của DNTN ([5]), còn tất cả các thành viên hợp danh của CTHD đều là NĐDTPL của CTHD ([6]). Tuy nhiên, quy định về số lượng NĐDTPL của công ty trách nhiệm hữu hạn (CT TNHH) và công ty cổ phần (CTCP) thì có sự thay đổi. Trên cơ sở những quy định mới về đại diện cho pháp nhân của Bộ luật Dân sự năm 2015 (quy định pháp nhân có thể có nhiều NĐDTPL) ([7]), Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã tháo gỡ sự bế tắc trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp khi quy định CT TNHH và CTCP có thể có một hoặc nhiều NĐDTPL, với điều kiện là điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của NĐDTPL của doanh nghiệp. ([8])

1.2. Căn cứ xác lập tư cách người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Hiểu một cách tổng quan nhất, tư cách pháp lý là tư cách của cá nhân, pháp nhân, tổ chức hay các chủ thể khác khi tham gia vào một hay nhiều quan hệ pháp luật ([9]. Theo pháp luật Việt Nam, nếu tư cách đại diện của một người là do pháp luật quy định, hoặc do quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được gọi là đại diện theo pháp luật. ([10]) Ngược lại, nếu tư cách đại diện đó được xác lập theo ý chí của người được đại diện thì được xem là đại diện theo ủy quyền ([11]).

Theo quy định của pháp luật dân sự, quyền đại diện theo pháp luật của pháp nhân được xác lập dựa trên 3 căn cứ: (i) Người được pháp nhân chỉ định theo điều lệ; (ii) Người có thẩm quyền đại diện theo quy định của pháp luật; (iii) Người do Tòa án chỉ định trong quá trình tố tụng tại Tòa án (Điều 135, Điều 137 Bộ luật Dân sự 2015).

Từ đó cho thấy, quyền đại diện của NĐDTPL của doanh nghiệp được xác lập dựa trên 1 trong 3 căn cứ: (i) Người được doanh nghiệp chỉ định theo điều lệ; (ii) Người có thẩm quyền đại diện theo quy định của pháp luật; (iii) Người do Tòa án chỉ định trong quá trình tố tụng tại Tòa án.

1.3. Đặc điểm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Qua khái niệm NĐDTPL và căn cứ xác lập tư cách NĐDTPL của doanh nghiệp, chothấy, NĐDTPL của doanh nghiệp có một số đặc điểm cơ bản như sau:

Thứ nhất, NĐDTPL của doanh nghiệp phải là cá nhân và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

NĐDTPL của doanh nghiệp thay mặt doanh nghiệp để xác lập, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp, do đó họ phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

Thứ hai, NĐDTPL của doanh nghiệp phải cư trú tại Việt Nam.

NĐDTPL của doanh nghiệp là người thay mặt doanh nghiệp trong việc tổ chức công việc nội bộ doanh nghiệp và giao dịch với bên ngoài. Do đó, NĐDTPL của doanh nghiệp phải thường xuyên có mặt tại doanh nghiệp để thực hiện nghĩa vụ của mình. Pháp luật bắt buộc NĐDTPL của doanh nghiệp phải cư trú tại Việt Nam, trường hợp vắng mặt ở Việt Nam trên 30 ngày phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác. ([12])

Thứ ba, NĐDTPL của doanh nghiệp phải hành động nhân danh doanh nghiệp.

Trong quản lý doanh nghiệp, NĐDTPL của doanh nghiệp phải hành động nhân danh doanh nghiệp – đại diện đương nhiên cho doanh nghiệp và thay mặt các chủ sở hữu doanh nghiệp để thực hiện quyền và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp.

Thứ tư, quyền và nghĩa vụ của NĐDTPL của doanh nghiệp được xác định theo quy định của Bộ Luật Dân sự, Luật Doanh nghiệp, các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, Điều lệ của doanh nghiệp, văn bản thỏa thuận giữa chủ sở hữu doanh nghiệp với người đại diện hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Vì thế, NĐDTPL của doanh nghiệp không thể tự đặt ra quyền và nghĩa vụ cho mình.

2. Một số nhận định và kiến nghị nhằm hoàn thiện pháp luật về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Kế thừa Luật Doanh nghiệp năm 2014, những quy định về NĐDTPL của doanh nghiệp trong Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã giải quyết được vướng mắc của Luật Doanh nghiệp năm 2005 trước đây về NĐDTPL. Việc cho phép doanh nghiệp có thể có nhiều NĐDTPL đã giúp doanh nghiệp thuận lợi, linh hoạt và chủ động trong quá trình hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi, cũng nảy sinh nhiều vấn đề pháp lý về NĐDTPL cần được xác định rõ như sau:

Thứ nhất, thẩm quyền và phân định thẩm quyền của các đại diện.

Khi một doanh nghiệp có nhiều NĐDTPL thì sự phân công thẩm quyền đại diện giữa những người này sẽ như thế nào? Pháp luật hiện hành quy định: đối với CTHD thì các TVHD là NĐDTPL của công ty và tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, các TVHD phân công nhau đảm nhiệm các chức danh quản lý và kiểm soát công ty ([13]), còn đối với CT TNHH và CTCP thì: Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của NĐDTPL, quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng NĐDTPL. Trường hợp Điều lệ chưa quy định rõ việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện thì mỗi NĐDTPL đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba([14]). Vậy có thể thấy, theo pháp luật về doanh nghiệp hiện nay, khi doanh nghiệp có nhiều NĐDTPL thì mỗi người đại diện sẽ có thẩm quyền giao kết giao dịch khác nhau.

Như vậy, pháp luật hiện hành đã có quy định đầy đủ về thẩm quyền và phân định thẩm quyền của các đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Tuy nhiên, những quy định trên lại dẫn đến khó khăn cho một bên trong việc xác định thẩm quyền NĐDTPL của bên mà mình đang giao dịch. Vì mặc dù Điều lệ là văn bản ghi nhận rõ nhất các chức danh quản lý, cũng như quyền và nghĩa vụ của từng NĐDTPL, nhưng đây cũng chỉ là văn bản mang tính nội bộ và không phải là nội dung bắt buộc phải thông báo công khai ([15]). Bên cạnh đó, hiện nay, thông tin về doanh nghiệp đăng trên Cổng thông tin Đăng ký doanh nghiệp quốc gia còn ít, không có thông tin chi tiết cụ thể về thẩm quyền, chức vụ của từng người đại diện, dẫn đến việc bên thứ ba khó kiểm chứng và xác định được tư cách đại diện và thẩm quyền của NĐDTPL. Điều này có thể gây ra những thiệt hại nhất định cho các bên, bởi lẽ giao dịch sẽ không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với một bên khi giao dịch đó được xác lập bởi người không có quyền đại diện, trừ một số trường hợp theo quy định tại Điều 142, 143 của Bộ luật Dân sự năm 2015.

Theo Điều 142 Bộ luật Dân sự năm 2015, doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm về giao dịch do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện nếu doanh nghiệp đó: công nhận giao dịch; hoặc biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý; hoặc có lỗi dẫn đến việc bên đối tác không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch với mình không có quyền đại diện. Do đó, bên cạnh việc gây rủi ro cho đối tác, quy định cho phép doanh nghiệp có nhiều NĐDTPL của Luật Doanh nghiệp năm 2020 cũng có thể gây rủi ro cho chính doanh nghiệp trong việc phải chịu trách nhiệm với đối tác, khi mà NĐDTPL của doanh nghiệp tiến hành ký kết không đúng thẩm quyền, hoặc vượt quá phạm vi thẩm quyền đại diện của họ.

Từ đây, vấn đề được đặt ra là về trách nhiệm của các bên khi tham gia các giao dịch. Cụ thể, liệu doanh nghiệp và NĐDTPL có phải thông báo cho bên kia biết về phạm vi thẩm quyền đại diện của NĐDTPL, hay phải công bố điều lệ của công ty?

Hiện nay, mặc dù khoản 4 Điều 141 Bộ luật Dân sự năm 2015 có quy định “người đại diện phải thông báo cho bên thứ ba biết về phạm vi đại diện của mình”, nhưng trong trường hợp người đại diện cố tình không thông báo thì lại không có chế tài để ràng buộc trách nhiệm của doanh nghiệp đối với giao dịch trong trường hợp này.

Thứ hai, cơ chế giám sát lẫn nhau giữa những NĐDTPL; sự phân định về trách nhiệm liên đới hay riêng lẻ của các đại diện theo pháp luật và phạm vi đại diện của các đại diện theo pháp luật trong việc xác lập giao dịch nhân danh doanh nghiệp. Có những trường hợp đặt ra trong thực tiễn cần được làm rõ như có sự bất đồng giữa các đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trong các mối quan hệ với đối tác.

Khi doanh nghiệp có nhiều hơn một NĐDTPL, việc xảy ra mâu thuẫn, bất đồng giữa những NĐDTPL là điều hoàn toàn có thể xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh, hoặc cũng có thể xảy ra trường hợp, khi một NĐDTPL của doanh nghiệp đã ra một quyết định, nhưng sau đó do quyết định đó gây bất lợi cho doanh nghiệp nên NĐDTPL khác lại ra một quyết định phủ định lại quyết định này. Điều này chắc chắn sẽ dẫn tới những tranh chấp giữa các bên.

Thứ ba, trong quá trình hoạt động sản xuất – kinh doanh, doanh nghiệp có thể thay đổi NĐDTPL của doanh nghiệp, hay thay đổi chức danh NĐDTPL.

Trong thực tiễn có trường hợp NĐDTPL của doanh nghiệp đã bị bãi nhiệm, tuy nhiên, họ vẫn xác lập các giao dịch nhân danh doanh nghiệp trong thời gian doanh nghiệp đang làm thủ tục đăng ký thay đổi NĐDTPL với cơ quan đăng ký kinh doanh. Đồng thời, tại thời điểm này, những NĐDTPL còn lại trong doanh nghiệp theo quy định tại Điều lệ công ty lại không có thẩm quyền ký kết các giao dịch trên. Trong trường hợp này, đối tác ký kết hợp đồng cũng rất khó để biết được thẩm quyền đại diện theo pháp luật của người ký kết hợp đồng với mình đã bị bãi nhiệm. Bên thứ ba rất khó có thể suy đoán NĐDTPL của công ty đã không còn tư cách đại diện nếu như không có những thông tin hay dấu hiệu nhất định nào đó, nhất là đối với những đối tác đã có mối quan hệ làm ăn lâu dài với doanh nghiệp, vì giữa doanh nghiệp và đối tác đã có hàng loạt các giao dịch trước đó mà NĐDTPL nhân danh doanh nghiệp xác lập, thực hiện… Tuy nhiên, đến giao dịch cuối cùng, đối tác bị bất ngờ khi doanh nghiệp tuyên bố giao dịch này vô hiệu, vì người đại diện doanh nghiệp xác lập giao dịch không còn có tư cách đại diện tại thời điểm giao dịch cuối cùng này được xác lập.

Vậy, việc tuyên bố giao dịch vô hiệu trong trường hợp này liệu có thực sự công bằng với người thứ ba?

* Một số kiến nghị hoàn thiện pháp luật về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Để góp phần hoàn thiện pháp luật về NĐDTPL của doanh nghiệp cũng như đảm bảo tính khả thi của pháp luật về NĐDTPL của doanh nghiệp, tác giả đề xuất một số kiến nghị:

– Cần bổ sung vai trò “xác lập” các giao dịch (nhân danh doanh nghiệp) vào khái niệm về NĐDTPL trong Luật Doanh nghiệp. Cụ thể, có thể quy định: “Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp xác lập, thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật”. Việc bổ sung vai trò “xác lập” các giao dịch là cần thiết và phù hợp, vì NĐDTPL không chỉ là người “thực hiện”, mà còn là người nhân danh doanh nghiệp ký kết, “xác lập” các giao dịch. Đây cũng chính là một trong các quyền hạn then chốt của NĐDTPL và cũng đảm bảo thống nhất với quy định về đại diện trong Bộ luật Dân sự năm 2015 ([16]).

– Bên cạnh đó, Luật Doanh nghiệp cũng cần bổ sung quy định: Trong trường hợp doanh nghiệp có hơn 1 NĐDTPL, thì thẩm quyền của từng đại diện theo pháp luật phải được thông báo chi tiết với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn được xác định cụ thể kể từ ngày doanh nghiệp có quyết định cử người đại diện theo pháp luật. Nội dung này được cơ quan nhà nước công khai công bố theo hồ sơ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp trên Cổng thông tin Đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

– Cùng với đó, Nghị định hướng dẫn Luật Doanh nghiệp của Chính phủ cần có quy định về việc: (i) doanh nghiệp phải có trách nhiệm công khai về sự phân định thẩm quyền đại diện giữa những NĐDTPL của doanh nghiệp theo các cách thức như công bố trên website chính thức Cổng thông tin Đăng ký doanh nghiệp quốc gia, website riêng của doanh nghiệp hoặc các hình thức khác nhằm giúp bên thứ ba tiếp nhận thông tin; (ii) ngay khi ban hành Nghị quyết/ quyết định của doanh nghiệp về việc miễn nhiệm NĐDTPL, thì doanh nghiệp có trách nhiệm công khai thông tin miễn nhiệm này ngay lập tức trên website riêng của doanh nghiệp hoặc các hình thức khác nhằm giúp bên thứ ba tiếp nhận thông tin; (iii) khi nhân danh doanh nghiệp xác lập giao dịch với đối tác, NĐDTPL có trách nhiệm thông tin đến đối tác thẩm quyền đại diện của mình.

– Hoặc là, trong trường hợp NĐDTPL nhân danh doanh nghiệp xác lập giao dịch vượt quá thẩm quyền đại diện với bên thứ ba thì có thể quy định như một số quốc gia khác. Ví dụ như: Điều 11.3 Luật Công ty Nhật Bản năm 2005 đã quy định: “Có thể khẳng định quyền đại diện đầy đủ của người đại diện đối với người thứ ba mà họ không biết về những hạn chế đó” ([17]). Pháp luật của Vương quốc Anh còn đi xa hơn khi quy định vì lợi ích của bên thứ ba giao dịch với công ty một cách ngay tình, quyền hạn của các giám đốc (người đại diện) nhân danh công ty (hoặc ủy quyền lại cho người khác hành động nhân danh công ty) không chịu bất cứ giới hạn nào theo các văn bản nội bộ của công ty. ([18])

Thật ra, pháp luật về doanh nghiệp của Việt Nam đã có trường hợp quy định giống như các nước kể trên, đó là quy định về hạn chế đối với TVHD trong CTHD. Cụ thể, khoản 1 Điều 184 LDN năm 2020 quy định: “Mọi hạn chế đối với thành viên hợp danh trong thực hiện công việc kinh doanh hằng ngày của công ty chỉ có hiệu lực đối với bên thứ ba khi người đó được biết về hạn chế đó”. Vậy nên chăng, bổ sung vào Luật Doanh nghiệp quy định tương tự như vậy đối với NĐDTPL của doanh nghiệp. Ví dụ, có thể quy định theo hướng: “Mọi quy định hạn chế về thẩm quyền đại diện của NĐDTPL của doanh nghiệp chỉ có hiệu lực đối với bên thứ ba khi người đó biết hoặc phải biết về hạn chế đó”.

– Về khắc phục tình trạng khi một NĐDTPL của doanh nghiệp đã nhân danh doanh nghiệp để ra một quyết định, nhưng sau đó nhận thấy quyết định đó gây bất lợi cho doanh nghiệp nên NĐDTPL khác lại ra một quyết định phủ định lại quyết định này, cần có quy định trong Luật Doanh nghiệp theo hướng: “Khi NĐDTPL của doanh nghiệp đã ra một quyết định đối với bên thứ ba mà quyết định này được ban hành đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền và nội dung theo quy định của pháp luật, đồng thời đã được công bố chính thức với bên thứ ba thì có giá trị pháp lý đối với các bên”.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn

Nội dung của nó không phải là lời khuyên pháp lý và không nên được coi là lời khuyên chi tiết trong các trường hợp riêng lẻ. Để được tư vấn pháp lý, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY LUẬT TNHH UNILAW

Hotline: 0912266811