Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ, trụ sở công ty gửi khách hàng

Trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp sẽ không khó tránh phải việc thay đổi địa chỉ, trụ sở để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của đơn vị. Vậy mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty như thế nào chính xác và đúng với quy định hiện nay. Hãy cùng Trí Luật tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết này nhé!

Hướng dẫn soạn mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty
 

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp chính là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ của nước Việt Nam. Nơi đây có địa chỉ được xác định bằng số nhà, ngách, hẻm, phố, ngõ phố, thôn, ấp, xóm, phường, thị trấn, quận, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, số điện thoại, thư điện tử, số fax,…
 

Chính vì vậy, khi lựa chọn địa chỉ cho công ty, bạn nên chọn nơi có địa chỉ chính xác, cụ thể và có thể sử dụng ổn định lâu dài. Điều này vừa giúp phục vụ cho công việc kinh doanh vừa đảm bảo cho các công tác quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Không chỉ vậy, địa chỉ làm việc thường xuyên, ổn định giúp đối tác, khách hàng có thể đến làm việc trực tiếp hoặc liên hệ giải quyết công việc dễ dàng.

Theo Khoản 2 Điều 47 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trước khi thay đổi địa chỉ, trụ sở chính, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới. Hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đăng ký. Trường hợp doanh nghiệp đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thì kèm theo thông báo phải có bản sao các loại giấy tờ pháp lý của cá nhân người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH MTV, nghị quyết, quyết định và bản sao của biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, của công ty hợp danh, Đại hội đồng cổ đông đối với CTCP về việc thông báo thay đổi trụ sở công ty.
   

Hồ sơ thông báo chuyển địa điểm kinh doanh

Nộp hồ sơ thông báo đổi địa chỉ công ty ở đâu?

Khi doanh nghiệp thực hiện thông báo về việc thay đổi trụ sở công ty thì cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh (ĐKKD) nơi đặt trụ sở mới.

Trình tự thực hiện thông báo chuyển địa điểm kinh doanh

• Bước 1: Nộp hồ sơ.
• Bước 2: Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện trao Giấy biên nhận.
• Bước 3: Trong vòng thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng ĐKKD có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
   

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng ĐKKD phải thông báo bằng văn bản về nội dung cần bổ sung hoặc sửa đổi cho doanh nghiệp biết. Hoặc hồ sơ bị từ chối thì phải có văn bản giải thích rõ ràng.

***Có thể bạn cần thông tin: Các thủ tục tạm ngừng kinh doanh

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty theo quy định

Mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty của doanh nghiệp sẽ dùng chung mẫu Thông báo thay đổi nội dung Đăng ký doanh nghiệp được ban hành kèm theo tại phụ lục của thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Khi đó, doanh nghiệp chỉ cần chọn và kê khai vào trang tương ứng với nội dung mình muốn thay đổi.
 

Mẫu công văn thay đổi địa chỉ công ty

Khi có nhu cầu thay đổi địa chỉ công ty hay còn gọi là thay đổi trụ sở của doanh nghiệp, ngoài việc làm các thủ tục thông báo đến Cơ quan thuế liên quan thì doanh nghiệp cần gửi thông báo, văn bản đến với khách hàng, đối tác của mình.
 

Đây là việc làm cần thiết. Bởi, thông qua việc gửi thông báo chuyển địa điểm kinh doanh này, khách hàng sẽ nắm bắt được rõ ràng những thay đổi của doanh nghiệp, tránh việc họ tìm đến các địa chỉ cũ vừa tốn thời gian, công sức mà lại không mang đến hiệu quả.
 

Bên cạnh đó, thông qua việc thông báo doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình. Khách hàng cũng nhận được sự tôn trọng mà doanh nghiệp muốn gửi đến, giúp họ cảm thấy hài lòng, muốn đồng hành và gắn bó lâu dài với công ty.
 

Thông báo về việc thay đổi trụ sở công ty đến khách hàng có vai trò rất quan trọng
 

*** Mời bạn xem thêm thông tin: Cách đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế

Bí quyết soạn thông báo thay đổi địa chỉ công ty đến khách hàng

Như chia sẻ ở trên, việc thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi đến khách hàng hay đối tác có vai trò cực kỳ quan trọng. Do đó, để giúp văn bản được chỉn chu, trang trọng và lịch sự, sau đây, bạn cần lưu ý một số vấn đề như sau:

• Về hình thức của thông báo, cần đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của một văn bản hành chính.
• Về nội dung của thông báo, cần phải mạch lạc, rõ ràng, dễ hiểu và có căn cứ cụ thể.
• Thông tin về địa chỉ cũ và mới của công ty cần được ghi nhận chính xác và đầy đủ.
• Cần đề cập và ghi cụ thể, rõ ràng về những thay đổi kèm theo trong quá trình thực hiện thay đổi địa chỉ công ty như về tài khoản ngân hàng, con dấu,….
• Có lời cảm ơn đến quý khách hàng, đối tác và thể hiện được sự mong muốn hợp tác với khách hàng những dự án về sau.

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty đến khách hàng

Dưới đây là một số mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty mà doanh nghiệp của bạn có thể áp dụng để gửi đến quý khách hàng, đối tác của mình:
 

Mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty 1
 

Mẫu công văn thay đổi địa chỉ công ty 2

Xử phạt hành chính khi vi phạm thông báo thay đổi địa chỉ công ty

Thay đổi địa chỉ công ty đồng nghĩa với việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Do đó, căn cứ theo quy định tại điều 44 tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP , vi phạm về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cụ thể như sau:

• Quá thời hạn đăng ký thay đổi nội dung ĐKDN theo quy định từ 1 – 10 ngày: Bị phạt cảnh cáo.
• Quá thời hạn đăng ký thay đổi nội dung ĐKDN theo quy định từ 11 – 30 ngày:  Phạt tiền từ 3 đến 5 triệu đồng.
• Quá thời hạn đăng ký thay đổi nội dung ĐKDN theo quy định từ 31 – 90 ngày: Phạt tiền từ 5 đến 10 triệu đồng.
• Quá thời hạn đăng ký thay đổi nội dung ĐKDN theo quy định từ 92 ngày trở lên: Phạt tiền từ 10 đến 20 triệu đồng.
• Đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung ĐKDN theo quy định: Phạt tiền từ 20 đến 30 triệu đồng.
   

Mức xử phạt hành vi vi phạm khi không thông báo thay đổi địa điểm kinh doanh

Sau khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm gì?

Sau khi hoàn tất các thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, doanh nghiệp, bạn cần lưu ý một số vấn đề như sau:

• Về việc xử lý hóa đơn, tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp là muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn với địa chỉ cũ hoặc ngừng sử dụng mà có cách xử lý khác nhau.
• Thiết kế lại bảng hiệu với địa chỉ mới vừa thay đổi và lắp đặt tại trụ sở công ty mới.
• Thông báo cho khách hàng, ngân hàng, đối tác, cơ quan BHXH… về việc doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
• Trong thời gian nộp hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ công ty sang địa bàn mới, cơ quan thuế địa bàn cũ sẽ rà soát lại tình hình đóng thuế, tình hình nộp báo cáo của công ty. Nếu phát hiện còn thiếu hoặc sai sót, cơ quan thuế địa bàn cũ sẽ yêu cầu doanh nghiệp hoàn thiện.
   

Trên đây là những hướng dẫn về thủ tục, mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty mà quý doanh nghiệp cần biết. Trong quá trình thực hiện sẽ không khó tránh khỏi những vấn đề phát sinh khác, do đó, bạn hãy liên hệ ngay cho Trí Luật qua hotline (028) 7304 5969 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất nhé!