Lập kế hoạch là gì? Phương pháp lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả

Bất kỳ doanh nghiệp nào khi muốn có được thành công lâu dài và bền vững đều cần chú trọng vào bước xây dựng mục tiêu và lập kế hoạch. Nếu chỉ làm việc và phân công theo bản năng, không có kế hoạch cụ thể thì hiệu quả công việc không có, nhân viên chán nản vì không biết mình phải làm gì. Chính vì thế, các doanh nghiệp cần có những phương pháp lập kế hoạch cụ thể để có thể áp dụng trong mọi trường hợp, mọi dự án. 

I. Lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch là kỹ năng sắp xếp công việc theo mức độ trong một khoảng thời gian nhất định. Lập kế hoạch nhằm mục đích giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát thời gian, quy trình làm việc và hiệu quả công việc. 

Lập kế hoạch được coi là một trong những kỹ năng mềm quan trọng, cần thiết không chỉ trong cuộc sống mà còn trong các doanh nghiệp lớn.

II. Những lỗi cơ bản của doanh nghiệp khi lập kế hoạch 

Phương pháp lập kế hoạch rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết áp dụng các phương pháp lập phổ biến để lập kế hoạch hợp lý và rõ ràng. Đa số các doanh nghiệp hiện nay mắc phải những lỗi sau khi lập kế hoạch kinh doanh: 

• Kế hoạch không đầy đủ

Kế hoạch kinh doanh chuẩn chỉnh cần đảm bảo đủ những yếu tố: khách hàng, sản phẩm/dịch vụ, hoạt động Marketing và bán hàng, quản lý, hoạt động liên quan đến đối thủ cạnh tranh. Thiếu một trong những yếu tố này thì việc triển khai công việc cũng như đánh giá sau khi thực hiện sẽ không đầy đủ, thiết chính xác. 

• Lập kế hoạch quá mơ hồ

Sự mập mờ về thông tin là điều khiến kế hoạch kinh doanh của nhiều doanh nghiệp thất bại. Khi ứng dụng phương pháp lập kế hoạch, nhiều doanh nghiệp không lên đầy đủ những thông tin cần thiết hoặc chỉ lên những đầu mục rất chung chung. Điều này dẫn đến nhân viên gặp khó khăn trong việc tiếp nhận công việc và thực hiện. 

• Đưa ra những đầu việc thiếu cơ sở và không thực tế 

Quy trình lập ra kế hoạch kinh doanh tốt cần dựa trên cơ sở thực tiễn chính xác và được nhìn nhận khách quan. 

Những sai lầm này dẫn đến hệ quả nhân viên không nắm được hết nhiệm vụ của mình, làm việc mà không biết mình đang làm vì mục đích gì vì không có mục tiêu cụ thể, tiến độ công việc rối loạn, cấp quản lý cũng không biết dựa trên cơ sở nào để giao việc và quy trách nhiệm. 

III. Những lưu ý quan trọng khi lập kế hoạch kinh doanh

• Kiểm tra đầy đủ các chỉ số thời gian để nắm bắt tình hình

   

Căn thời gian rõ ràng trước khi lên kế hoạch: Thời gian bắt đầu, kết thúc, thời gian dự trù giải quyết những rủi ro

• Lên kế hoạch cần bám sát vào tình trạng hiện tại 

Doanh nghiệp không thể lấy số liệu của năm trước hoặc dự kiến số liệu tương lai để lên kế hoạch cho hiện tại. Tình hình hiện tại thế nào, lên kế hoạch làm gì, vì mục đích nào và phục vụ như thế nào cho công việc hiện tại,…

Đưa ra kế hoạch phù hợp với các yếu tố từ nhân lực, địa điểm, ngân quỹ,…

• Lên các đầu việc rõ ràng, minh bạch 

Liệt kê các đầu việc hợp lý, rõ ràng, phân công rõ ràng ai làm gì để nhân viên biết nhiệm vụ chính của mình là gì, hướng đến mục tiêu nào, tránh trường hợp mông lung không biết đang làm gì.

• Dùng những dữ liệu tổng thể để lên kế hoạch 

Số liệu dùng để lên kế hoạch chính xác, rõ ràng, trong khả năng để đảm bảo mục tiêu. 

Xem thêm: 8 nguyên tắc lập kế hoạch hiệu quả, nâng cao tính khả thi với công thức vàng 5W1H2C5M

IV. 4 phương pháp lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp 

1. Phân tích bối cảnh hiệu quả bằng SWOT 

Dùng mô hình SWOT để phân tích những yếu tố liên quan đến bối cảnh và tình hình trước khi lên kế hoạch. Phân tích SWOT (SWOT analysis) là một trong 5 bước hình thành chiến lược sản xuất kinh doanh của một tổ chức, doanh nghiệp hoặc một dự án, dựa trên việc đánh giá 4 yếu tố:

• Strengths: Thế mạnh của doanh nghiệp để tận dụng và phát huy 

• Weaknesses: Những hạn chế để khắc phục và không làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện kế hoạch

• Opportunities: Những cơ hội có thể nắm bắt được từ kế hoạch 

• Threats: Những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình thực hiện kế hoạch 

Ứng dụng mô hình SWOT để phân tích bối cảnh doanh nghiệp trước khi lên kế hoạch mang lại nhiều lợi ích khi có thể nắm bắt khái quát tình hình cụ thể, cải thiện những yếu điểm, hạn chế nguy cơ, nắm bắt cơ hội kịp thời. Đây là một trong những phương pháp lập kế hoạch hữu hiệu được nhiều doanh nghiệp sử dụng.

2. Xác định rõ mục tiêu với mô hình SMART 

SMART là mô hình thiết lập mục tiêu hiệu quả với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập và đánh giá mức độ khả thi, sự liên quan và tính hợp lý của các mục tiêu trong kế hoạch kinh doanh dựa trên 5 tiêu chí: 

• Specific (cụ thể)

• Measurable (đo lường được)

• Actionable (tính khả thi) 

• Relevant (sự liên quan) 

• Time-bound (thời hạn đạt được mục tiêu) 

Xác định mục tiêu kinh doanh theo SMART giúp quá trình thực hiện các mục tiêu dài hạn hoặc ngắn hạn của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên, các nhà quản lý vẫn thường xuyên gặp khó khăn trong việc đặt mục tiêu theo mô hình SMART. 

• Cụ thể mục tiêu (Specific): 

Khi xây dựng mục tiêu SMART, nhà quản lý cần đảm bảo được tiêu chí cụ thể cho mục tiêu đó. Cần có con số rõ ràng để xác định. Ví dụ “Tăng độ nhận diện thương hiệu” =>”Quý II Tăng thêm 20% độ nhận diện thương hiệu so với quý I”. Bạn cần dùng những chỉ số KPI để đo lường hiệu quả công việc và hoạt động kinh doanh để biết đâu là số lượng mình cần cải thiện. 

• Đo lường được (Measurable): 

Khi lập kế hoạch kinh doanh, các nhà quản lý cần chắc chắn rằng mình có thể đo lường được mục tiêu đó bằng cách sử dụng những con số. Cần xác định rõ ràng bằng con số cụ thể để tăng hay giảm số lượng, đạt được mục tiêu doanh nghiệp muốn. 

Phần mềm quản lý công việc 1Office có thể giúp bạn trong quá trình này khi đưa ra các số liệu cụ thể để đánh giá và đưa ra mục tiêu, từ đó thực hiện phương pháp lập kế hoạch hiệu quả. 

• Tính khả thi (Achievable) 

Tính khả thi là có thể thực hiện được. Con số mà mục tiêu SMART hướng tới nên nằm trong phạm vi mà đội ngũ nhân viên có thể hoàn thành. Ví dụ, nếu số lượng người ghé thăm trang website của doanh nghiệp tăng 10% vào tháng trước, một mục tiêu tăng con số đó lên 8-10% sẽ khả thi hơn so với con số 25%.

Trong trường hợp này, 1Office có thể giúp các doanh nghiệp: Báo cáo được tổng hợp trực quan, đa chiều. Đồng thời thống kê đầy đủ các chỉ số kinh doanh theo thời gian thực, tính năng lọc theo thời gian mong muốn. 

• Tính liên quan (Relevant)

Sự liên quan giữa mục tiêu chính và các mục tiêu nhỏ sẽ ảnh hưởng lớn đến việc xác định mục tiêu. Nếu bạn chú trọng vào tiêu chí này của mục tiêu theo mô hình SMART, chắc hẳn mục tiêu marketing sẽ phù hợp và hỗ trợ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp. 

• Thời gian (Time-bound)

Lên mục tiêu có tính thời gian cụ thể sẽ giúp các nhà quản lý và đội ngũ nhân viên đi theo đúng hướng, đúng lịch trình cụ thể. Giới hạn thời gian cho việc hoàn thành mục tiêu cũng giúp tạo động lực cho đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.

Hãy tránh việc đặt mục tiêu không có giới hạn thời gian cụ thể như: “Năm nay, chúng ta sẽ triển khai một chiến dịch marketing lớn”.

Tham khảo: 5 nguyên ngân gây lãng phí thời gian của doanh nghiệp và cách khắc phục 

3. 5W1H – “Chìa khóa” xác định nội dung công việc hiệu quả

5W1H là công thức xây dựng nội dung được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực kinh doanh, Marketing và quản lý. 

• What? – Xác định dịch vụ, sản phẩm kinh doanh 

Trong yếu tố này doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi: sản phẩm là gì? Có ưu điểm thuộc tính gì? Sản phẩm nằm trong lĩnh vực nào, các đối thủ cạnh tranh ra sao? 

• Who? – Định vị khách hàng 

Ai sẽ là người cần đến sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp? Người tiêu dùng hay các doanh nghiệp lớn? Xác định đúng đối tượng khách hàng mới có thể tìm cách tiếp cận phù hợp và chính xác. Bạn cần đặt mình vào vị trí khách hàng để hình dung ra hành vi mua hàng của họ. 

• Why? – Tạo sao khách hàng tìm đến doanh nghiệp của bạn? 

Ở phần này bạn cần có kế hoạch làm nổi bật những đặc điểm ưu việt của sản phẩm/ dịch vụ kinh doanh, những khác biệt so với thị trường và đối thủ cạnh tranh. Đây đồng thời là yếu tố giúp nâng cao khả năng sáng tạo và hoàn thiện sản phẩm/ chất lượng dịch vụ. 

• When? – Thời điểm tung chiến lược ra thị trường 

Thời điểm thích hợp để thực hiện kế hoạch là khi nào? Các đầu việc nhỏ hoàn thành ra sao để kịp tiến độ? Những điều này bạn cần làm rõ khi lập kế hoạch kinh doanh. Như vậy các phương pháp lập kế hoạch sẽ được ứng dụng hoàn chỉnh và mang đến hiệu quả cao. 

• Where? – Địa điểm kinh doanh 

Hãy chú trọng vào địa điểm nơi doanh nghiệp của bạn sẽ thực hiện công việc sẽ lên kế hoạch vì nó quyết định đến 30% việc bạn thành công hay thất bại. 

• How? – Làm thế nào để lên kế hoạch hiệu quả ?

Khi đã có bức tranh tổng thể về kế hoạch của mình, giờ đến lúc bạn cần tiến hành lập bản kế hoạch cụ thể, chi tiết và liên tục sáng tạo trong cách thực hiện. 

4. Quản lý rủi ro phát sinh với mô hình 2C

2C: Control – Check 

• Control:

  Kiểm soát dự án đi đúng hướng là việc làm quan trọng mà người quản lý sẽ là người đứng đầu và chịu trách nhiệm. Bất cứ công việc nào khi tiến hành cũng cần đến bước này để cải thiện từng phần và hoàn thiện nhằm đem đến kết quả tốt nhất. Việc đo lường bằng công cụ gì và như thế nào sẽ được vạch sẵn trong bản kế hoạch. Tùy vào tính chất công việc và kết quả cần đạt thì các công cụ này sẽ thay đổi theo.

• Check:

  Xác định phương pháp mà người quản lý sẽ dùng để kiểm tra trong trường hợp này là gì. Bạn phải kiểm tra nó với tần suất bao nhiêu và người thực hiện việc này là ai. Đích thân người quản lý hay trợ lý thực hiện?

1Office là phần mềm quản trị doanh nghiệp hỗ trợ đắc lực trong việc lập kế hoạch và ứng dụng các phương pháp lập kế hoạch trong kinh doanh được vô số doanh nghiệp ứng dụng. Trong mỗi bước của các phương pháp xây dựng kế hoạch, 1Office đều giúp doanh nghiệp giải quyết được một bài toán riêng về quy trình, khả năng đánh giá và phân công hiệu quả.