KPIs là gì? Quy trình xây dựng hệ thống KPIs chuẩn cho doanh nghiệp

Quản trị nhân sự bằng KPIs là một trong những phương pháp phổ biến, được nhiều công ty, doanh nghiệp quan tâm đến hiện nay. Vậy KPIs là gì? Quy trình xây dựng thực hiện như thế nào? Nội dung bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cụ thể đến bạn!

1. KPIs là gì?

KPIs (Key Performance Indicator – chỉ số đánh giá thực hiện công việc) đây là một chỉ số dùng để đo lường, đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của mỗi nhân viên, cá nhân và toàn doanh nghiệp. 

Các công ty, tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc KPIs ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ khi đạt được mục tiêu đề ra. KPIs cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, còn KPIs cấp thấp tập trung vào hiệu suất của các quy trình hoặc nhân viên trong các phòng ban như bán hàng và tiếp thị.

KPIs là chỉ số đánh giá công việc mà các doanh nghiệp cần quan tâm

Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều đề ra KPIs cho các hoạt động của công ty, và cho từng nhân viên nhằm giúp cho toàn tập thể hoặc các cá nhân có thêm nhiều động lực hơn trong quá trình làm việc.

Có thể nói, KPIs chính là công cụ tiên tiến giúp các nhà quản lý xây dựng chiến lược, và biến chúng thành các mục tiêu cho từng phòng ban, bộ phận với từng lĩnh vực như nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, lương, đánh giá công việc,..) tài chính, kinh doanh, quảng cáo và từng cá nhân. KPIs thường áp dụng cho nhiều mục đích khác nhau như quản lý hệ thống công việc của một nhóm, tổ chức, tự quản lý công việc của từng cá nhân.

2. Làm thế nào để có một KPIs hiệu quả ?

KPIs chỉ thực sự có giá trị khi áp dụng vào thực tế và mang lại hiệu quả tích cực. Nếu tổ chức áp dụng KPIs một cách mù quáng, khuôn mẫu và bắt chước theo các công ty khác, thì khó mà có thể phản ánh đúng hoạt động kinh doanh của đơn vị mình, nhất là không thể tạo ra bất kỳ thay đổi tích cực nào. Xây dựng KPIs có hiệu quả cần phải vắng tắc, rõ ràng và có sự liên quan, như vậy sẽ dễ dàng tiếp nhận và thực hiện theo. 

Xây dựng KPIs hiệu quả cần có chiến lược thực hiện rõ ràng, cụ thể

Trong việc phát triển chiến lược xây dựng KPIs, các nhóm, phòng ban,… nên bắt đầu với những điều cơ bản và hiểu mục tiêu tổ chức của mình là gì, cách bạn lên kế hoạch đạt được chúng và ai có thể hành động dựa trên thông tin đó. Quá trình này, cần được lặp đi lặp lại liên quan đến phản hồi từ các nhà phân tích, trưởng bộ phận và người quản lý. Khi nhiệm vụ được đưa ra thực tế, bạn sẽ nắm được quy trình kinh doanh nào cần được đo bằng KPIs và thông tin đó sẽ được chia sẻ với ai để áp dụng cho hiệu quả.

3. Quy trình xây dựng hệ thống KPIs chuẩn cho doanh nghiệp

Thông thường, tại mỗi doanh nghiệp sẽ có những hệ thống KPIs riêng biệt, vì sẽ phụ thuộc vào kế hoạch cũng như mục tiêu riêng của mỗi đơn vị. Tuy nhiên vẫn sẽ có một khuôn quy trình chung để các nhà quản lý có thể dựa theo đó mà phát triển thành hệ thống KPIs phù hợp với đơn vị mình. 

Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình xây dựng KPIs chuẩn và cải tiến cho phù hợp

Dưới đây là các bước quy trình xây dựng KPIs phù hợp cho các doanh nghiệp:

Bước 1: Xác định chủ thể xây dựng KPIs

Những người xây dựng KPIs cần phải là những người quản lý, các trưởng bộ phận… họ sẽ là những người có kiến thức cao về chuyên môn, nắm bắt rõ về các mục tiêu, kế hoạch của công việc, đồng thời cũng cần phải hiểu được về KPIs là gì?

Bước 2: Xác định chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

Khi doanh nghiệp xây dựng 1 hệ thống KPI cần phải gắn liền với nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận, cá nhân.

Bước 3: Xác định vị trí chức danh và trách nhiệm của từng bộ phận

Doanh nghiệp cần phải mô tả rõ ràng, chi tiết về công việc của từng cá nhân, tổ chức đồng thời đưa ra những trách nhiệm của từng chức danh đó.

Bước 4: Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs

• Chỉ số cá nhân: Theo yêu cầu của chỉ số Smart được nêu ở trên

• Chỉ số nhóm, bộ phận: Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.

• Xây dựng kỳ đánh giá cụ thể từng chỉ số cụ thể.

Bước 5: Xác định các khung điểm số cho từng kết quả

Từng chỉ số sẽ có 1 khung điểm khác nhau, nó sẽ phụ thuộc vào mức độ hoàn thành cũng như tính hiệu quả của công việc.

Bước 6: Đo lường, tổng kết và tiến hành điều chỉnh

Các nhà quản lý sẽ dựa trên những khung điểm để đưa ra những đánh giá và kết luận, cũng như những điều chỉnh trong tương lai.

Bài viết trên đây, chúng tôi đã chia sẻ đến bạn về khái niệm chỉ số KPIs là gì, cũng như những vấn đề liên quan đến KPIs như các bước quy trình xây dựng,…  Hy vọng rằng, đây sẽ là bài viết hữu ích giúp bạn hiểu hơn về chỉ số đánh giá thực hiện công việc này. Từ đó, biết cách áp dụng chúng một cách hiệu quả cho doanh nghiệp của mình. Liên hệ Công ty giải pháp Tinh Hoa, nếu bạn muốn được tư vấn cụ thể hơn về chỉ số KPIs này!