Hướng dẫn quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại văn phòng

Nguyễn Đông

12/09/2022

Đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức việc quản lý, lưu trữ hồ sơ là điều rất cần thiết và quan trọng. Bởi thông qua đó giúp hồ sơ, tài liệu của đơn vị được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, thuận tiện khi tìm kiếm. Cùng SENTO tìm hiểu về quy trình lưu trữ trong tủ hồ sơ, cách lưu trữ tài liệu hiệu quả qua nội dung dưới đây.

Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ

Quy trình quản lý, lưu trữ hồ sơ là vô cùng quan trọng và cần thiết cho các doanh nghiệp, tổ chức. Bởi khi số lượng giấy tờ, hồ sơ càng lớn sẽ cần có biện pháp quản lý khoa học nhất. Điều này giúp cho các đơn vị này thuận tiện hơn khi sử dụng, tìm kiếm, bảo quản hồ sơ.

Tầm quan trọng của hồ sơ văn phòng

Hồ sơ văn phòng là những tài liệu vô cùng quan trọng đối với 1 tập thể, tổ chức. Tất cả các văn bản sản sinh ra trong quá trình giải quyết công việc được phân loại theo vấn đề, sự việc cụ thể. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc của nhân viên, doanh nghiệp.

Hơn nữa, hồ sơ còn giúp các doanh nghiệp này theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung, khối lượng văn bản. Từ đó có thể biết được loại hồ sơ tài liệu nào cần bảo quản cẩn thận, phát hiện văn bản bị thất lạc… Đảm bảo việc giữ gìn bí mật các thông tin nội bộ của cơ quan, ngành, nhà nước.

Ngoài ra, việc lập hồ sơ còn tạo điều kiện thuận lợi để lưu trữ hồ sơ, tránh khó khăn khi phân loại, xác định giá trị tài liệu. Những lý do trên chứng minh cho tầm quan trọng của việc lập hồ sơ lưu trữ cho đơn vị.

Tầm quan trọng của quy trình sắp xếp hồ sơ tài liệu

Việc lưu trữ hồ sơ được nhiều đơn vị quan tâm hiện nay. Bởi trong các hoạt động từ điều hành, quyết định công việc đều gắn liền với các tài liệu, văn bản.

Do vậy, việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ tài liệu là rất quan trọng. 

• Đảm bảo nguồn thông tin, tư liệu, dữ liệu đáng tin cậy cho hoạt động kinh doanh và quản lý.

• Nâng cao hiệu suất làm việc, hỗ trợ thực hiện và kiểm tra công việc chính xác để có thể điều chỉnh phương hướng thực hiện kịp thời.

• Phục vụ nghiên cứu nhằm đưa ra các kế hoạch kinh doanh đầy đủ, chính xác nhất.

• Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí khi tìm kiếm hoặc xử lý tài liệu.

Quy trình lưu trữ hồ sơ

Cách sắp xếp hồ sơ lưu trữ trong doanh nghiệp không quá phức tạp nhưng đòi hỏi đúng quy trình. Quy trình lưu trữ này rất quan trọng và cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Phân chia các loại hồ sơ, tài liệu

Việc phân chia xấp hồ sơ trong cách lưu tài liệu là bước đầu tiên chúng ta cần quan tâm. Cụ thể bạn có thể phân chia tài liệu theo các cách sau: 

1. Phân chia theo tháng, quý, năm

Bạn có thể lưu trữ hồ sơ theo 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, theo Quý, theo tháng,… tùy ý. Điều này giúp chúng ta dễ dàng tìm kiếm tài liệu theo mốc thời gian cụ thể.

2. Phân chia theo dự án 

Tùy theo từng dự án liên quan đến nhau mà chúng ta có thể sắp xếp hồ sơ, tài liệu chung 1 vị trí. Các dự án khác nhau sẽ có các giấy ghi chú bên ngoài để dễ dàng nhận biết.  

3. Phân chia theo phòng ban 

Ngoài ra, chúng ta có thể lưu trữ hồ sơ theo phòng ban hoạt động trong công ty. Ví dụ như các phòng ban sau:

• Hành chính văn phòng 

• Nhân sự

• Hoạt động kinh doanh

• Kỹ thuật

• Tài chính, kế toán 

• Các loại hồ sơ khác tùy doanh nghiệp

Bước 2: Sắp xếp hồ sơ, tài liệu

Có khá nhiều phương thức sắp xếp tài liệu, hồ sơ như sau để chúng ta lựa chọn:

• Sắp xếp theo thời gian thông qua việc ghi chú các mốc thời gian của tài liệu ở bên ngoài vị trí nơi dễ quan sát nhất.

• Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

• Sắp xếp theo tính chất hồ sơ như loại hồ sơ đã giải quyết xong, hồ sơ đang xử lý, hồ sơ đang chờ phản hồi,…

Ngoài ra, chúng ta cần thực hiện đánh số, sắp xếp nhóm tài liệu có cùng chủng loại với nhau. Hãy để các loại tài liệu, hồ sơ ít sử dụng bên trong, loại hồ sơ thường xuyên sử dụng ở bên ngoài.

Có thể đánh thứ tự từ trái qua phải, từ trên xuống dưới và đánh số từ ngoài vào trong. Lưu ý cần rà soát các tài liệu, hồ sơ hết giá trị lưu trữ để thực hiện tiêu hủy giúp giải phóng diện tích nơi lưu trữ.

Bước 3: Lập danh mục quản lý

Trong quy trình lưu trữ hồ sơ chúng ta cần tạo danh mục quản lý cụ thể cho từng loại tài liệu, hồ sơ trên máy tính. Nhờ đó việc tra cứu và sử dụng tài liệu, hồ sơ thuận tiện và nhanh chóng hơn. Danh mục hồ sơ cần được thường xuyên cập nhật theo số lượng tài liệu phát sinh.

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ

Bước tiếp theo, chúng ta có thể lưu trữ hồ sơ vào vị trí nhất định và có thêm bản quản lý mềm để dự phòng. Danh sách tài liệu được tạo bằng bảng tính excel có công dụng dẫn link, liên kết tập tin hình ảnh lưu trữ tài liệu tương ứng.

Bước 5: Hoạt động chỉnh lý hồ sơ tài liệu

Hồ sơ, tài liệu cần liên tục được cập nhật, chỉnh lý theo các số liệu phát sinh. Ngoài ra chúng ta cần kiểm tra hồ sơ định kỳ để thực hiện điều chỉnh phù hợp, bổ sung giấy tờ còn thiếu kịp thời.

Lựa chọn vật tư phù hợp lưu trữ hồ sơ

Để sắp xếp tài liệu, quản lý hồ sơ khoa học thì chúng ta cần lựa chọn vật tư lưu trữ phù hợp. Ví dụ như kệ sắt lưu trữ, tủ locker, tủ sắt lưu trữ tài liệu…  

Tủ sắt hồ sơ, tài liệu

Tủ sắt đựng hồ sơ có nhiều ngăn chứa, có nhiều ngăn ở bên trên và có hộc tủ ở bên dưới sẽ giúp chúng ta lưu trữ nhiều loại hồ sơ khác nhau. Nếu kho lưu trữ hạn chế diện tích, bạn có thể nghiên cứu các mẫu tủ sắt treo tường để tiết kiệm không gian. 

Tại Sento cung cấp rất nhiều mẫu tủ sắt đựng hồ sơ, tài liệu khác nhau cho quý khách hàng lựa chọn. Sento cung cấp sản phẩm chất lượng, chất lượng bền bỉ, giá bán hợp lý. 

Tủ locker

Tủ locker đựng tài liệu, hộp lưu trữ tài liệu có nhiều ngăn chứa, với nhiều kích thước khác nhau. Mỗi ngăn chứa chúng ta nên phân loại để chứa đựng các nhóm tài liệu thích hợp và dễ tìm kiếm. 

Loại tủ này có nhiều ngăn và khóa riêng biệt phù hợp để chúng ta lưu trữ các tài liệu quan trọng khác nhau. Hơn nữa, việc phân chia các ô đựng tài liệu giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, quản lý hồ sơ theo ý muốn.

Kệ sắt

Kệ sắt lưu trữ, giá kệ cố định, giá kệ di động là lựa chọn hoàn hảo khi lưu trữ hồ sơ. Tùy theo diện tích kho văn phòng để chúng ta chọn các mẫu giá kệ phù hợp nhất.  Lưu ý khi sắp xếp cần chừa không gian để di chuyển và tránh gây cảm giác chật chội.

Trên đây là các thông tin cơ bản nhất về quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Sento là địa chỉ cung cấp rất nhiều mẫu tủ sắt, tủ locker chất lượng cao. Tại đây có đội ngũ nhân viên sẽ tư vấn tận tình và chu đáo cho quý khách hàng. Để được tư vấn cụ thể hơn về các mẫu tủ sắt, tủ locker hãy liên hệ Sento theo thông tin sau:

LIÊN HỆ VỚI SENTO

• Địa chỉ: Kim Chung – Hoài Đức

• Số điện thoại: 0963559655 – 0964439388

• Facebook: facebook.com/tusatchinhhang

• Website: noithatsento.com

Xem thêm: