Hướng dẫn quản lý thu chi bằng Excel mẫu mới nhất 2023

Ngay cả khi rất nhiều phần mềm công nghệ ra đời, Excel vẫn luôn là một trong những sự lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp, hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị & điều hành. Ở bài viết này, FastWork tổng hợp các mẫu file quản lý thu chi bằng Excel mới nhất, hy vọng mang lại nguồn thông tin hữu ích giúp đơn giản hóa hoạt động quản lý thu chi trong doanh nghiệp bạn!

1. File Excel quản lý thu chi công ty

Quản lý thu chi giúp các chủ doanh nghiệp nắm bắt chặt chẽ nguồn thu – chi, chuyển động dòng tiền trong doanh nghiệp từ đó cân nhắc điều chỉnh kế hoạch chi tiêu hợp lý.

Thường công ty quản lý thu chi bằng File Excel đã được thiết lập sẵn, dữ liệu qua các tháng tự động tính toán theo công thức sau khi bộ phận kế toán nhập thông tin tổng thu/ tổng chi.

Ví dụ về một mẫu file quản lý thu chi bằng Excel

Nội dung File Excel quản lý thu chi công ty cụ thể được chia thành 4 bảng:

– Tổng hợp thu tiền 

– Tổng hợp chi tiền

– Phiếu thu

– Phiếu chi

Về bảng tổng hợp thu tiền & chi tiền bao gồm các cột thông tin:

• Chứng từ (số, ngày tháng)
• Họ và tên
• Địa chỉ
• Diễn giải
• Tài khoản phát sinh (Có, Số tiền)
• Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn
• Ngày hóa đơn
• Tên người bán
• Mã số thuế người bán
• Mặt hàng
• Doanh số
• Thuế suất
• Thuế GTGT

Về phiếu thu & phiếu chi, cần cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản về Họ tên, Địa chỉ, Lý do nộp, Số tiền (Bằng chữ) và kèm theo chứng từ.

Tham khảo thêm:

2. Mẫu Excel quản lý thu chi nội bộ

Có 2 loại mẫu Excel quản lý thu chi phổ biến đó là File quản lý thu chi nội bộ công ty & File quản lý thu chi cá nhân.

Quản lý thu chi bằng Excel được ứng dụng rộng rãi

Mẫu Excel quản lý thu chi cửa hàng

Việc quản lý thu chi bằng Excel cho cửa hàng khá phức tạp. Tùy vào quy mô, mỗi ngày cửa hàng có thể có hàng trăm giao dịch phát sinh, chưa kể mỗi giao dịch có thể lại được thực hiện bởi một nhân viên khác (theo ca làm việc).

Nếu không kiểm soát chặt chẽ dữ liệu thu/ chi, rất dễ xảy ra tình trạng nhân viên trục lợi tiền kinh doanh của cửa hàng nhằm mục đích cá nhân, khiến doanh nghiệp thua lỗ.

Để đảm bảo việc quản lý thu chi chính xác & hiệu quả, bạn có thể áp dụng mẫu File Excel dưới đây của FastWork.

Mẫu Excel Quản lý thu chi cá nhân

Ngay cả bạn là chủ doanh nghiệp hay một nhân viên thì việc quản lý thu chi cũng là cân thiết để bạn có thể cân đối giữa thu nhập, chi tiêu và khoản tiết kiệm.

Quản lý thu chi bằng Excel cho cá nhân đơn giản và ít trường thông tin hơn so với công ty, bạn có thể tham khảo mẫu file dưới đây.

3. Ưu và nhược điểm khi quản lý thu chi bằng Excel

Bởi tính tiện dụng & hoàn toàn miễn phí nên Excel được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi như một công cụ quản trị thiết yếu. Nó góp phần mang lại nhiều lợi ích thiết thực khi áp dụng vào hoạt động quản lý thu chi cho doanh nghiệp nói chung và cá nhân nói riêng:

• Thống kê thu chi chi tiết từng hạng mục theo ngày/ tuần/ tháng
• Báo cáo tổng hợp chi tiêu hàng tháng, chi tiêu thực tế so với kế hoạch để có cơ sở cân đối thu chi hợp lý.
• Cập nhật số liệu, thêm bớt danh mục nhanh chóng
•  Giao diện thân thiện, chi phí sử dụng hoàn toàn miễn phí
• Phân quyền người xem, người chỉnh sửa dễ dàng
• Cung cấp số liệu chính xác giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt thực tế chuyển động dòng tiền trong doanh nghiệp từ đó lên kế hoạch thu chi khoa học và hiệu quả hơn.

Bên cạnh những lợi ích nêu trên thì việc quản lý thu chi bằng Excel còn tồn tại một số hạn chế. Có thể kể đến như:

• Để tính toán thu chi chính xác đòi hỏi người dùng phải am hiểu & có những kiến thức căn bản về các hàm và công thức tính cho từng hạng mục trên Excel
• Quản lý cùng lúc khá nhiều nguồn thông tin dẫn đến việc thống kê, theo dõi gặp khá nhiều khó khăn
• Tính bảo mật không cao, dễ dàng xảy ra hiện tượng thất lạc file hoặc nhân sự tự ý chia sẻ file khiến một số thông tin quan trọng bị rò rỉ
• Excel chỉ phù hợp với những công ty mới thành lập hoặc quy mô nhỏ.

3. Phần mềm quản lý thu chi FastWork Expense

Nằm trong Nền tảng quản trị & điều hành doanh nghiệp thống nhất FastWork.vn. FastWork Expense ra đời nhằm giải quyết triệt để những bất cập tồn tại trong cách quản lý thu chi kiểu cũ qua giấy tờ, Excel, mang đến một bức tranh tổng thể về chuyển động dòng tiền ra – vào doanh nghiệp trên một nền tảng tập trung, trực tuyến. 

100% quy trình khởi tạo – phê duyệt – lưu trữ thông tin phiếu thu – chi của từng hoạt động trong doanh nghiệp cho dù là nhỏ nhất được thực hiện trực tuyến trên phần mềm thu chi FastWork.

• Thống kê quỹ đầu kỳ, tổng thu, tổng chi và tồn quỹ cuối kỳ
• Quản lý hoạt động thu – chi của từng cá nhân/ phòng ban
• Quản lý hoạt động thu – chi của từng dự án
• Quản lý hoạt động thu – chi của từng giao dịch gắn với khách hàng

Xem chi tiết tính năng & hướng dẫn sử dụng phần mềm TẠI ĐÂY

So với giải pháp quản lý thu chi bằng Excel, phần mềm FastWork Expense được đánh giá tối ưu hơn nhờ tự động hóa tối đa các tác vụ thủ công lặp lại, giảm thiểu áp lực từ đó nâng cao năng suất đội ngũ kế toán. Mời bạn tham khảo giao diện, tính năng phần mềm quản lý thu chi FastWork Expense qua video hướng dẫn dưới đây.

Từng khoản thu chi được quản lý tập trung và minh bạch, dễ dàng tìm kiếm nhanh chóng nhằm hạn chế tối đa thất thoát không đáng có, giải quyết triệt để tình trạng biển thủ công quỹ thường gặp trong cách quản lý kiểu cũ.

Ngoài ra, giải pháp On-Cloud FastWork Expense còn giúp thêm / bớt người dùng linh hoạt,  bảo mật thông tin tuyệt đối, phân quyền quản trị rõ ràng đến từng đối tượng. Chỉ những người lập phiếu thu, thủ quỹ, cơ sở và những cá nhân liên quan được gắn tag theo dõi mới nắm bắt được dữ liệu thu/ chi của doanh nghiệp trên hệ thống.

Tìm hiểu thêm: Câu chuyện khách hàng đã triển khai thành công nền tảng FastWork

Để được tư vấn miễn phí hoặc demo 1-1 từ chuyên gia, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!

Đăng ký tư vấn