Giấy xác nhận công tác mẫu chuẩn theo quy định mới nhất 2023 | CakeResume

Giấy xác nhận công tác là loại giấy tờ có mặt trong mọi doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức nhằm xác nhận nguồn lực lao động cơ hữu tại đơn vị mình. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết rõ về nội dung và cách trình bày khi cần xác nhận công tác. Do đó, bài viết này cung cấp cho bạn các mẫu giấy xác nhận công tác thường dùng và 4 lưu ý quan trọng khi điền mẫu đơn xác nhận đang làm việc tại công ty.

Giấy xác nhận công tác là gì?

Đây là loại văn bản hành chính do đơn vị sử dụng lao động cung cấp nhằm xác nhận nhân viên thuộc phạm vi quản lý của đơn vị. Loại văn bản này còn có một số tên gọi khác như:

• Giấy xác nhận làm việc tại công ty
• Giấy xác nhận thời gian công tác
• Giấy xác nhận nơi làm việc
• Giấy xác nhận làm việc
• Giấy xác nhận quá trình công tác

Bạn sẽ cần xác nhận công tác khi thực hiện thủ tục chứng minh tài chính, nộp xin visa (thị thực) du lịch, công tác hoặc du học, làm hồ sơ vay vốn ngân hàng, mở thẻ tín dụng, v.v.. 

Có trường hợp các doanh nghiệp khi tuyển dụng yêu cầu loại giấy này từ công ty cũ của bạn để xác minh kinh nghiệm làm việc của ứng viên. Ngoài ra, mẫu xác nhận công tác còn được dùng để đảm bảo hưởng đầy đủ các chính sách ưu tiên theo năng lực và thời gian cống hiến của bạn tại cơ quan.

4 mẫu giấy xác nhận công tác

✍🏻 Mẫu giấy xác nhận làm việc tại công ty

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

[…], ngày […] tháng […] năm […]

GIẤY XÁC NHẬN LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY

Xác nhận:

Anh/Chị: […]
Ngày tháng năm sinh: […]

CCCD số: […] Ngày cấp […] Nơi cấp: […]

Thông tin liên lạc:

• Số điện thoại: […]
• Email: […]
• Địa chỉ: […]

Đã từng làm việc tại Công ty: […] – Địa chỉ: […]

Chức vụ: […] – Phòng/Ban: […]

Loại hợp đồng lao động: […] 
(không xác định thời hạn; xác định thời hạn 01 năm; xác định thời hạn 02 năm; hoặc xác định thời hạn 03 năm)

• Thời gian bắt đầu làm việc: […]
• Thời gian kết thúc công việc: […]

ĐẠI DIỆN CÔNG TY
(Chữ ký, họ tên kèm chức vụ và đóng dấu)

Download mẫu đơn xác nhận công tác (file word) tại đây.

✍🏻 Mẫu đơn xác nhận đang làm việc tại công ty

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty […]
                Trưởng Phòng/ Bộ phận […]

Tôi tên là: […]
Ngày tháng năm sinh: […]
Quê quán: […]
CCCD số: […] Ngày cấp […] Nơi cấp: […]
Chỗ ở hiện nay: […]
Số điện thoại: […]
Email: […]

Hiện đang công tác tại: 

Công ty: […] – Địa chỉ: […]
Được tuyển dụng ngày: […]
Chức vụ: […] – Phòng/Ban: […]

Loại hợp đồng lao động: […] 
(không xác định thời hạn; xác định thời hạn 01 năm; xác định thời hạn 02 năm; hoặc xác định thời hạn 03 năm)

• Thời gian bắt đầu làm việc: […]
• Thời hạn hết hiệu lực của hợp đồng lao động: […]

Lý do làm đơn xin xác nhận làm việc tại công ty: […]

Kính mong Ban Giám đốc Công ty xem xét xác nhận giúp tôi. 

Tôi xin chân thành cảm ơn.

[…], ngày […] tháng […] năm […]

Xác nhận của công ty                                                                                            Người viết đơn

                                                                                                                         (chữ ký và đầy đủ họ tên)

Download mẫu giấy xác nhận đang công tác tại công ty (file word) tại đây.

✍🏻 Mẫu giấy xác nhận công tác tại cơ quan nhà nước

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

[…], ngày […] tháng […] năm […]

GIẤY XÁC NHẬN LÀM VIỆC

Xác nhận:

Anh/Chị: […]
Giới tính: […]
Ngày tháng năm sinh: […]
Quê quán: […]
CCCD số: […] Ngày cấp […] Nơi cấp: […]

Thông tin liên lạc:

• Số điện thoại: […]
• Email: […]
• Đăng ký hộ khẩu thường trú tại: […]
• Chỗ ở hiện nay: […]

Hiện là viên chức/công chức đang làm việc tại […]

Chức vụ: […]
Phòng/Ban: […]
Được tuyển dụng theo quyết định số: […]
Mã ngạch viên chức/công chức: […]

Loại hợp đồng lao động: […] 
(không xác định thời hạn; xác định thời hạn 01 năm; xác định thời hạn 02 năm; hoặc xác định thời hạn 03 năm)

• Thời gian bắt đầu làm việc: […]
• Thời hạn công tác theo hợp đồng làm việc/lao động: […]

Mục đích làm giấy xác nhận công tác tại cơ quan nhà nước: […]

XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN CHỦ QUẢN

(ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Download mẫu giấy xác nhận công tác tại cơ quan nhà nước (file word) tại đây.

✍🏻 Mẫu xác nhận công tác – tiếng Anh

EMPLOYMENT CONFIRMATION LETTER

Company name: […]
Address: […]
Tel: […]
Fax: […]
Company Reg. No. […]

[DD/MM/YYYY] 

RE: Confirmation of Employment

To Whom it May Concern,

This letter serves to confirm that Mr./Ms./Mrs./Miss […]  (tên người cần xác nhận công tác) is permanently employed by […] (tên công ty) from the [DD/MM/YYYY] (ngày bắt đầu làm việc tại công ty).

Mr./Ms./Mrs./Miss […] is employed in the capacity of […] (vị trí làm việc). This is a full-time position with a monthly salary of […] (mức lương hiện tại).

This letter of employment confirmation is used to: […] (mục đích làm mẫu giấy xác nhận làm việc tại công ty)

Please do not hesitate to contact us with the contact details below if you need any further information or have any questions. 

Yours sincerely, 
Mr./Ms./Mrs./Miss […] (Quản lý trực tiếp)

[…] (Chức vụ)
[…] (Phòng/Ban)
Email: […] 

[…] (Dấu công ty)

Download mẫu xác nhận công tác – tiếng Anh (file word) tại đây.

Lưu ý khi làm đơn xác nhận công tác

Trước khi nhận được giấy xác nhận công tác từ đơn vị sử dụng lao động, bạn cần trình đơn xin xác nhận. Tuy có nhiều mẫu đơn khác nhau, song dù bạn dùng biểu mẫu nào cũng cần đặc biệt lưu ý 4 điều sau để quy trình thủ tục được nhanh gọn và thuận lợi nhé!

Ghi chính xác thời gian làm việc.

Việc xác nhận công tác dù phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Song, thông tin chung trong mọi mẫu đơn xác nhận công tác là thời gian làm việc, bao gồm thời gian ký hợp đồng, thời gian công tác theo hợp đồng, thời gian tập sự, thực tập, v.v. (nếu có). Các mốc thời gian này sẽ được đối chiếu với các hồ sơ thuế, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho cán bộ, viên chức hoặc công chức. Từ đó, quyền lợi và chế độ chính sách cho người lao động được đảm bảo đầy đủ . 

Chỉ ghi thông tin cần thiết theo mục đích sử dụng.

Một số thông tin trong các mẫu đơn xin xác nhận công tác có sẵn có thể linh hoạt bỏ đi tùy vào mục đích bạn sử dụng giấy xác nhận thời gian làm việc. Ví dụ như khi bạn muốn xin thị thực du lịch, bạn chỉ cần chứng minh tài chính bằng tài khoản tiết kiệm của ngân hàng mà không cần xác nhận thu nhập. Do vậy, bạn có thể bỏ thông tin về mức lương trong đơn xác nhận công tác.

Ghi đầy đủ thông tin liên lạc.

Tùy mục đích của giấy xác nhận công tác tại công ty mà cấp có thẩm quyền sẽ liên lạc với bạn hoặc đơn vị chủ quản nhằm xác nhận thông tin hay yêu cầu bổ sung hồ sơ. Do đó, nếu bạn ghi thiếu thông tin liên lạc của mình hoặc của đơn vị đang công tác có thể gây kéo dài thời gian hoàn tất hồ sơ của bạn. 

Tránh lỗi không đúng quy phạm.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ có quy định, hướng dẫn chi tiết cách trình bày cho các loại văn bản hành chính. Trong đó hướng dẫn về thể thức văn bản như Quốc hiệu, Tiêu ngữ, tiêu đề và các thành phần chính là quy định cứng cần tuân theo với mọi loại văn hành chính. Do vậy, tốt nhất bạn nên sử dụng các mẫu đơn xin xác nhận công tác hoặc mẫu giấy xác nhận thời gian làm việc có sẵn tại đây để tránh bị sai định dạng nhé. 

Trên đây là các mẫu giấy xác nhận công tác mẫu mới nhất 2023 và 4 lưu ý quan trọng khi điền mẫu đơn xác nhận đang làm việc tại công ty. Nếu bạn cần biết thêm về các biểu mẫu xin chuyển công tác hay các thủ tục hành chính khác thì hãy tham khảo tại đây nhé! 

Với CakeResume, bạn có thể tham khảo nhiều mẫu CV đẹp và dễ dàng tạo CV miễn phí. Hãy thu hút nhà tuyển dụng và chinh phục công việc mơ ước với bản CV xịn sò ngay hôm nay! 

Tạo CV

— Tác giả bài viết: Lana Nguyen —