Hướng dẫn sử dụng excel cho người mới bắt đầu

2020-01-02

Microsoft Excel là ứng dụng giải quyết và xử lý bảng tính truyền kiếp và đã được hàng triệu người tin cậy sử dụng suốt nhiều thập kỷ kể từ ngày phát hành. Thế nhưng, hiện tại vẫn có người mới chỉ mở màn dùng Microsoft Excel cho việc làm, học tập hay việc cá thể … Dù sử dụng ứng dụng văn phòng này nhằm mục đích mục tiêu gì, bạn hoàn toàn có thể gặp chút khó khăn vất vả khởi đầu. ​

1. Microsoft Excel là gì?

Nói một cách đơn thuần, Microsoft Excel là một ứng dụng bảng tính. Nó sử dụng mạng lưới hệ thống những ô trong cột và hàng để thao tác, sắp xếp, thống kê giám sát tài liệu. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng những bảng tổng hợp ( PivotTable ), biểu đồ, công thức và hàm theo nhiều cách khác nhau .

Điều này cũng cho thấy ứng dụng không bị số lượng giới hạn bởi những số lượng dù tên của nó là “ Excel ”. Bạn hoàn toàn có thể gõ nội dung, ảnh, video, đối tượng người dùng cùng nhiều kiểu tài liệu khác để theo dõi, quản trị và thuận tiện xem thông tin .

a, Công dụng chính của Excel

• Quản lý ngân sách gia đình và tài chính doanh nghiệp
• Hóa đơn và biên lai
• Theo dõi dự án, đối tác, khách hàng và hồ sơ sức khỏe
• Lập kế hoạch và lịch trình
• Mục cần kiểm tra và danh sách nhiệm vụ
• Tài chính, vay nợ và tính toán thế chấp
• Quản lý kho

b, Các phiên bản Excel

• Microsoft Excel
• Microsoft Excel Online
• Microsoft Excel cho Android
• Microsoft Excel cho iOS

Trên đây là chỉ là những cách dùng Excel thông dụng. Dù sử dụng Excel nhằm mục đích mục tiêu gì, bạn cũng cần biết 1 số ít khái niệm cơ bản sau :

2. Khái niệm cơ bản trong Excel

Đọc hướng dẫn này, bạn sẽ thấy nó lặp lại rất nhiều khái niệm. Làm quen với chúng sẽ giúp bạn hiểu hướng dẫn và những bước tốt hơn .
Workbook và Spreadsheet : Workbook là nơi bạn thao tác khi mở Excel. Nó chứa những bảng tính. Một workbook hoàn toàn có thể gồm có nhiều bảng tính và bạn thuận tiện chuyển dời chúng theo tab nằm ở phía dưới cùng .
Cell : Bảng tính được tạo thành bởi những khối hình chữ nhật, gọi là ô. Ô chứa tài liệu bạn nhập vào, từ những số lượng tới từ, ảnh, công thức. Nói cách khác ô là vùng lưu thông tin. Bạn hoàn toàn có thể nhập tài liệu trực tiếp trong ô hoặc vào thanh công thức ( text box ) cho ô đó ngay dưới ribbon .
Tên ô nằm ở bên trái thanh công thức. Mặc định, nó hiển thị cột và hàng tương ứng cho ô đó. Ví dụ, ô ở góc bên trái trên cùng bảng tính là A1 cho cột A, hàng 1 .
Formulas và Functions : Bạn hoàn toàn có thể nghĩ formula là phép tính hay phương trình. Trong Excel, bạn hoàn toàn có thể tạo công thức hoặc sử dụng hàm có sẵn. Những công thức này hoàn toàn có thể tự động hóa đo lường và thống kê những số lượng theo phép cộng, phép nhân …
Ngoài giám sát, bạn hoàn toàn có thể sử dụng những tính năng này cho mục tiêu khác như đếm số lượng mục trong cột hoặc hiển thị tối thiểu hay tối đa số mục trong nhóm ô .

3. Tab Excel và Ribbon

Bạn nên dành chút thời hạn làm quen ribbon Excel. Tương tự như những ứng dụng Microsoft khác, ribbon chứa những nút sử dụng trong tab. Bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh nó để chuyển dời, thêm cả tab và nút. Nhưng mặc định, tab luôn nằm bên dưới .

Tab Excel và Ribbon gồm có :

• File: Tạo một workbook mới, mở file hiện có, lưu, in và chia sẻ bảng tính, workbook.
• Home: Ctrl clipboard, font, căn chỉnh văn bản, đánh số, định dạng, ô và chỉnh sửa.
• Insert: Chèn bảng, biểu đồ, ảnh minh họa, bộ lọc, liên kết.
• Draw: Sử dụng công cụ vẽ như tạo vùng chọn, tẩy xóa, bút và làm nổi bật.
• Page Layout: Điều chỉnh giao diện bảng tính, thiết lập trang, chỉnh kích thước vừa khít nội dung, các tùy chọn bảng tính.
• Formulas: Chọn công thức, hàm từ thư viện, kiểm tra công thức.
• Data: Nhận và chuyển dữ liệu, xem truy vấn, kết nối, phân loại, lọc, sử dụng công cụ dữ liệu.
• Review: Sử dụng các công cụ để hiệu đính, phân quyền xem, ngôn ngữ, bình luận.
• View: Thay đổi chế độ xem workbook, mục hiển thị, phóng to, thu nhỏ, làm việc với các cửa sổ.

Ngoài ra, hãy chú ý quan tâm tới Tell me what you want to do. Nếu cần trợ giúp hay muốn nhiều thông tin hơn về tính năng, chỉ cần gõ từ khóa vào box đó để xem tác dụng .

4. Quick Access Toolbar

Giống như tab và ribbon, đây cũng là thanh công cụ bạn nên làm quen trước khi sử dụng. Nó nằm phía trên cùng bên trái của Excel. Quick Access Toolbar quan trọng vì được cho phép bạn hoàn tác, làm lại một hành vi cũng như lưu tập tin nhanh .

Nếu mắc lỗi, muốn làm lại, chỉ cần nhấp nút Undo. Click một lần, nó sẽ hoàn trả tác vụ gần nhất. Nếu liên tục nhấp, bảng tính sẽ trở lại trạng thái cách hai thao tác vừa triển khai trước đó. Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể click phím mũi tên bên cạnh Undo và chọn tổng thể hành vi bạn muốn hoàn tác .
Nếu hoàn tác một hành vi, sau đó, bạn hoàn toàn có thể nhấn nút Redo để triển khai lại thao tác vừa Undo. Cách hoạt động giải trí của nó giống hệt nút Undo. Bạn hoàn toàn có thể click nút bấm hoặc sử dụng mũi tên bên cạnh Redo để đảo ngược nhiều hành vi một lúc .
Nút Save được cho phép bạn lưu tập tin đang thao tác nhanh kèm tên file hiện tại .

5. Tùy chọn bảng tính

Quản lý một số lượng bảng tính lớn chỉ là chuyện nhỏ với Excel. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng hàng loạt bảng tính cùng lúc nếu cần. Ví dụ, bạn hoàn toàn có thể sử dụng những bảng tính khác nhau trong nhiều tháng hoặc nhiều năm ship hàng quản trị khu vực kho loại sản phẩm, vay nợ, công ty tín dụng thanh toán hoặc trang thiết bị chăm nom sức khỏe thể chất …
Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể tận dụng những tính năng cơ bản của Excel, gồm có :

• Thêm một bảng tính: Nhấp vào nút cộng ở phía dưới bên cạnh bảng tính cuối cùng.
• Sắp xếp lại bảng tính: Giữ tab bảng tính và kéo nó tới vị trí mới trong workbook.
• Đặt tên bảng tính: Nhấp đúp vào tab bảng tính, rồi gõ tên mới. Mặc định, tên của chúng ban đầu là Sheet 1, Sheet 2…
• Tô màu tab bảng tính: Nhấp chuột phải vào tab bảng tính đó, chọn Tab Color rồi click vào màu sắc yêu thích.
• Bảo vệ bảng tính: Click chuột phải vào bảng tính, di chuyển tới Protect Sheet, thêm mật khẩu và nhấp vào lựa chọn của bạn.
• Di chuyển hoặc sao chép bảng tính: Nhấp chuột phải vào tab bảng tính => chọn Move hoặc Copy. Sau đó, bạn có thể di chuyển bảng tính tới vị trí khác trong workbook và tạo bản sao của nó để sử dụng sau này.
• Xóa bảng tính: Nhấp chuột phải vào bảng tính, click Delete. Bạn cần xác thực hành động ở cửa sổ pop-up hiện ra.

6. Làm việc với cột, hàng, ô trong Excel

Những tính năng cơ bản nhất khi tự học Excel bạn phải nhớ gồm có : chọn, chèn và xóa cột, hàng, ô .

a, Chọn toàn bộ cột hoặc hàng

Khi vận động và di chuyển chuột qua tiêu đề cột hoặc số hàng, một mũi tên nhỏ sẽ Open. Nếu lúc đó nhấp chuột, hàng loạt cột hoặc hàng sẽ được chọn. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng thao tác này để vận dụng tính năng, định dạng hoặc phân loại .

b, Chọn nhóm cột, hàng hoặc ô

Chắc chắn có lúc bạn muốn chọn nhiều hơn một cột, ô hoặc hàng. Bạn hoàn toàn có thể làm điều này theo 1 số ít cách khác nhau, nhờ vào vào vị trí của chúng : nằm liền kề hay rải rác .

c, Chọn cột, hàng hoặc ô liền kề

Khi muốn chọn cột, hàng, ô liền nhau, hãy chọn ô tiên phong trước. Sau đó, giữ nút bấm chuột và kéo qua những phần còn lại. Bạn sẽ thấy vùng chọn được làm điển hình nổi bật. Thả nút bấm chuột ra khi triển khai xong .
Một cách khác là chọn ô tiên phong, giữ phím Shift, rồi chọn ô ở đầu cuối. Nếu làm thế, bạn hoàn toàn có thể chọn hàng loạt nhóm từ trên xuống dưới .

d, Lựa chọn cột, hàng, ô nằm rải rác

Nếu muốn chọn cột, hàng, ô không liền kề, hãy nhấp vào vị trí chọn tiên phong. Sau đó, giữ phím Ctrl, liên tục nhấn vào những vùng bạn muốn. Thả phím Ctrl khi triển khai xong .

e, Chèn hoặc xóa cột, hàng, ô

Bạn hoàn toàn có thể thuận tiện thêm hoặc vô hiệu cột, hàng không còn thiết yếu. Một lần nữa, hãy đặt trỏ chuột vào vần âm hoặc số, nhưng thay vì click chuột trái, hãy click chuột phải. Ở menu hiện ra, chọn Insert hoặc Delete .
Bạn cũng hoàn toàn có thể ẩn ( bỏ ẩn ) cột hay hàng bằng cách chọn Hide ( hoặc Unhide ) từ menu này .
Bạn hoàn toàn có thể chèn hoặc xóa ô tựa như như vậy. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận được thông tin pop-up hỏi cách muốn chuyển ô, hàng hoặc cột. Chỉ cần chọn và nhấn OK .

f, Di chuyển cột, hàng hoặc ô

Nếu quyết định hành động chuyển cột, hàng hoặc ô sang vị trí khác trong bảng tính, bạn hoàn toàn có thể làm điều đó nhưng phải thận trọng. Đầu tiên, chọn cột, hàng hoặc ô như hướng dẫn trên. Đặt trỏ chuột lên một trong số cạnh của nó để mũi tên 4 mặt Open. Sau đó, chuyển nó tới vị trí mới bằng cách giữ nút bấm chuột và kéo. Thả chuột ra khi đã hoàn tất trách nhiệm .

Điều bạn phải cẩn trọng ở đây là khi thả cột, hàng hoặc ô tại vị trí đã chứa dữ liệu. Trong trường hợp này, một pop-up hỏi bạn có muốn thay thế dữ liệu không sẽ hiện ra. Nếu đây là hành động lỗi, click Cancel để hủy. Nó sẽ trở lại vị trí ban đầu. Nhưng nếu muốn thay dữ liệu thật, hãy nhấp OK.

g, Điều chỉnh kích thước cột hoặc hàng

Bạn hoàn toàn có thể muốn hiển thị hàng loạt hoặc một số ít cột, hàng trên bảng tính ở size nhất định mà không cần chăm sóc tới lượng tài liệu chúng tàng trữ. Điều chỉnh chiều rộng hoặc chiều cao rất đơn thuần và bạn hoàn toàn có thể làm theo hai cách :

• Cách 1: Bạn chọn và nhấp chuột phải vào cột hoặc hàng. Ở menu, chọn Column Width hoặc Row Height, phụ thuộc vào nhân tố bạn muốn thay đổi. Ở cửa sổ pop-up hiện ra, bạn sẽ thấy bề rộng và cao hiện tại. Thay nó bằng số bạn muốn và nhấn OK.
• Cách 2: Chọn cột hoặc hàng muốn chỉnh kích thước. Di chuyển chuột tới đường viền cho tới khi thấy mũi tên 2 chiều xuất hiện. Giữ nút bấm chuột và kéo cho tới khi đạt tới kích thước mong muốn.

h, Điều chỉnh kích thước vừa khít dữ liệu

Nếu muốn có size cột / hàng ôm khít tài liệu, bạn hoàn toàn có thể làm điều đó chỉ bằng vài cú click. Đầu tiên, chọn toàn bảng tính bằng cách click vào hình tam giác ở góc bên trái phía dưới, nằm giữa A và 1 .
Sau đó, chuyển dời chuột giữa hai cột cho tới khi thấy mũi tên hai chiều, nhấp đúp. Tiếp theo, làm tựa như với hàng. Bạn sẽ thấy cả cột và hàng vừa khít tài liệu. Nó sẽ tự động hóa chỉnh size ô theo vị trí có tài liệu dài nhất .

7. Định dạng cơ bản

Excel phân phối rất nhiều cách định dạng bảng tính, từ cơ bản tới nâng cao. Vì hướng dẫn cho người mới, bài viết này sẽ liệt kê một số ít mẹo định dạng đơn thuần .

a, Font chữ, đánh bóng và tô màu

Dù dùng Excel nhằm mục đích mục tiêu gì, định dạng cột, hàng và ô cơ bản hoàn toàn có thể giúp bạn xem tài liệu thuận tiện. Ví dụ : bạn hoàn toàn có thể sử dụng hàng tiên phong của bảng tính để chèn tiêu đề. Ở bảng loại sản phẩm trên, bạn hoàn toàn có thể vận dụng cho mã số mục, tên loại sản phẩm và giá thành .
Hãy chọn hàng, rồi vận dụng định dạng mong ước bằng cách sử dụng tùy chọn trên tab trang chủ. Tại đây, bạn hoàn toàn có thể bôi đậm font, bôi màu bóng và tô màu font chữ .

• Chọn hàng đầu tiên.
• Nhấp Bold.
• Nhấp phím mũi tên bên cạnh Fill Color và chọn màu sắc.
• Nhấp phím mũi tên bên cạnh Font Color và chọn màu sắc.

Hãy nhớ hướng dẫn này vận dụng lên hàng loạt hàng tiên phong. Nếu chỉ có một vài cột, bạn hoàn toàn có thể chỉ chọn ô nhất định trong hàng đó, rồi định dạng lại chúng .

b, Ngày tháng, đơn vị tiền tệ và số thập phân

Nếu bạn định tạo bảng tính theo dõi gì đó, định dạng tự động hóa cho ngày tháng, đơn vị chức năng tiền tệ và số thập phân sẽ tiện nghi hơn. Bạn hoàn toàn có thể vận dụng từng quy tắc định dạng chỉ bằng vài click từ tab trang chủ .

Ngày tháng

Cột Date có nhiều ý nghĩa khác nhau trên bảng tính như ngày nhập tài liệu, ngày mua, ngày hết hạn …

• Chọn cột, hàng, ô tại nơi bạn nhập ngày.
• Trong Number trên ribbon, nhấp phím mũi tên trong General.
• Chọn Short Date hoặc Long Date từ hộp thả xuống.

Lưu ý nếu sử dụng Long Date, từ và số sẽ hiển thị bên dưới, bạn không cần gõ chúng nữa. Ví dụ, nếu chọn Long Date và gõ “ 2/14/18 ”, nó sẽ tự động hóa chuyển sang “ Wednesday, February 14, 2018. ”

Tiền tệ

Nếu lập bảng tính ngân sách, list Ngân sách chi tiêu hoặc hóa đơn, bạn hoàn toàn có thể vận dụng định dạng tiền tệ hiện tại theo hai cách khác nhau .
Cách 1

• Chọn cột, hàng, ô nhập tiền tệ.
• Trong Number trên ribbon, nhấp phím mũi tên trong General.
• Chọn Currency từ box thả xuống.

Cách 2

• Cách này cho phép bạn chọn loại tiền tệ mong muốn
• Chọn cột, hàng, ô nhập tiền tệ.
• Trong Number trên ribbon, nhấp phím mũi tên bên cạnh Currency.
• Chọn đơn vị tiền tệ muốn dùng.

Số thập phân

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng định dạng thập phân để kiểm soát và điều chỉnh tiền tệ hoặc số đơn thuần. Ví dụ, bạn hoàn toàn có thể quản trị trình độ học viên, thậm chí còn cả vị trí cần dùng số thập phân. Tất cả bạn chỉ cần làm theo hai bước sau :

Chọn cột, hàng, hoặc ô tại nơi nhập số.
Trong Number trên ribbon, nhấp nút Increase Decimal hoặc Decrease Decimal phụ thuộc vào định dạng số hiện tại.

c, Định dạng số bổ bung

Number trên tab trang chủ còn có nhiều cách định dạng số khác. Chúng cực hữu ích khi giải quyết và xử lý những số lượng trên Excel .
Những tùy chọn này gồm có thời hạn, phân số, Xác Suất … Ngoài ra, bạn cũng hoàn toàn có thể nhấp link More number formats nằm bên dưới để thấy những tùy chọn như zip code, số điện thoại thông minh và những lựa chọn tùy chỉnh .

Xem thêm : 5 điểm yếu kém của ứng dụng quản trị bán hàng không tính tiền bằng Excel

8. Các công thức đơn giản: Autosum

Một trong những tính năng tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn nhất trên Excel là công cụ AutoSum. Nó dễ dùng và giúp bạn giảm những lỗi thống kê giám sát. Nếu đang dùng Excel quản trị thu nhập, ngân sách hay vay nợ, bạn chắc như đinh cần dùng tính năng AutoSum .
Nó hoàn toàn có thể thêm, tính số trung bình, đếm số hoặc tìm số nhỏ nhất, lớn nhất cho cột, hàng hoặc nhóm ô. Mặc định, nút Autosum nằm trên tab trang chủ ở bên phải. Bạn cũng hoàn toàn có thể truy vấn nó từ tab Formulas .

Nếu chỉ click vào nút AutoSum, nó sẽ tự động hóa chèn hàm tính tổng. Thế nhưng, nếu nhấp vào phím mũi tên, bạn sẽ thấy những công thức thông dụng hoàn toàn có thể sử dụng khác .
Nếu muốn thêm một cột số, tiên phong, nhấp vào ô muốn hiển thị tổng. Tiếp theo, click nút AutoSum. Excel tự động hóa phát hiện số muốn thêm. Chúng sẽ được làm điển hình nổi bật và bạn hoàn toàn có thể thấy công thức hiện ra, ví dụ : = SUM ( C2 : C7 ) .
Lưu ý : Dấu bằng chỉ công thức. SUM là hàm toán học. C2 : C7 là những ô vận dụng hàm tính .
Nếu công thức đúng, bạn chỉ cần nhấn phím Enter. Các số lượng giám sát sẽ hiện trong ô tương quan .
Những tùy chọn khác trong AutoSum cũng hoạt động giải trí như vậy. Trong trường hợp muốn tính số trung bình của một nhóm ô. Đầu tiên, click ô muốn hiện số trung bình. Tiếp theo, click mũi tên cho nút AutoSum. Một lần nữa, Excel sẽ tự động hóa phát hiện số, làm điển hình nổi bật ô, phân phối công thức. Click phím Enter để chèn số trung bình .
Như đã đề cập ở mục Các khái niệm Excel cơ bản, ứng dụng này có nhiều công thức và hàm toán học hữu dụng, trong đó, có cả những hàm nâng cao cung ứng nhu yếu của người dùng chuyên nghiệp. Nếu muốn biết cách hoạt động giải trí của chúng, hãy tò mò, thử mọi công thức trong tab Formulas .

9. Bắt đầu bằng một Excel Template

Một trong những cách làm quen với Excel tốt nhất là sử dụng một template. Bạn sẽ thấy hàng loạt tùy chọn trong Excel và những trang bên ngoài .

a, Template có sẵn trong Excel

Để xem tùy chọn trong Excel, click File > New. Sau đó, bạn sẽ thấy những template, hạng mục hoàn toàn có thể chọn và ô tìm kiếm theo từ khóa .

Bộ sưu tập template khá phong phú từ lịch, kế hoạch đơn giản tới báo cáo tài chính phức tạp hay bảng cân đối thu chi… Muốn xem template nào, hãy click vào nó để đọc mô tả và kích thước download ở cửa sổ pop-up. Nếu muốn dùng nó, click nút Create.

b, Template Excel của bên thứ ba

Bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể sử dụng những template bên ngoài hoặc tự tạo. Từ công cụ gây quỹ tới bảng lịch hữu dụng, lưu bảng tính như một template dễ hơn bạn tưởng tượng đấy .
Hi vọng hướng dẫn tự học Excel này sẽ mang tới khởi đầu tuyệt vời cho người mới. Chúc những bạn thành công xuất sắc !

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Chia Sẻ Kiến Thức